檔案信息化建設(shè)中電子檔案的應(yīng)用研究

史立娜

摘 要：近些年，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化時代的大幕已經(jīng)徹底拉開。信息技術(shù)讓檔案建設(shè)與管理過程出現(xiàn)了巨大的改變，而讓檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)信息化，也成為時代的主題。與傳統(tǒng)檔案資料類似，在檔案信息化建設(shè)過程中，其電子檔案資料的應(yīng)用水平，將會直接影響最終信息化建設(shè)的成果。針對這一現(xiàn)狀，本文將會以當下電子檔案應(yīng)用過程所存在的問題為切入點，針對檔案信息化建設(shè)過程中的策略實施更為具體的分析，希望借此可有力推動相關(guān)領(lǐng)域的進步與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;電子檔案應(yīng)用;檔案管理;信息化管理

引言：近些年，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國檔案信息化建設(shè)的進程也在不斷加快，各項措施也在迅速完善。檔案信息化的建設(shè)工作讓檔案的管理水平得到很大的提升，同時也大幅度提升了檔案自身的可利用空間。以技術(shù)發(fā)展及時代需求的角度出發(fā)，檔案信息化建設(shè)工作將是我國檔案管理工作的未來發(fā)展方向。

1、我國電子檔案應(yīng)用過程中所現(xiàn)存的具體問題

1.1、電子檔案整體缺少標準與規(guī)范

雖然我國檔案信息化建設(shè)工作在技術(shù)的支持下迅速完善，但是，因發(fā)展過程中所存在的技術(shù)不平衡等因素，當下電子檔案整體的標準與規(guī)范仍然存在一定的問題。我國檔案信息化建設(shè)過程在各地區(qū)之間存在著很嚴重的發(fā)展不平衡現(xiàn)象，這就直接導(dǎo)致了在檔案信息化的建設(shè)過程中，很多標準與規(guī)范沒有得到很好的確立，例如：管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范以及與檔案信息自身相關(guān)的技術(shù)規(guī)范等等。電子檔案應(yīng)用過程中所存在的管理問題，主要體現(xiàn)在電子檔案自身的定義以及整理與存儲過程中。電子檔案應(yīng)用的業(yè)務(wù)規(guī)范問題，是指當下沒有形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)與文件格式來為這些檔案資料建立標準。電子檔案中的技術(shù)規(guī)范不統(tǒng)一問題，是指在信息技術(shù)發(fā)展過程，隨著技術(shù)的拓展與改良，檔案數(shù)據(jù)的壓縮與檔案平臺所使用的技術(shù)標準等等均存在很大的差異性。

1.2、檔案信息化過程中需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)換

在傳統(tǒng)檔案的存儲過程中，檔案內(nèi)容全部以紙質(zhì)資料的形式存在，而電子檔案的建設(shè)過程中，對應(yīng)的資料數(shù)據(jù)是以信息數(shù)據(jù)的形式進行保存，而當下的電子檔案內(nèi)容，主要來源于兩個方面，一個是檔案所對應(yīng)人員在社會活動中所形成的的電子信息資料，另一方面就是將紙質(zhì)檔案進行信息化處理。電子檔案建設(shè)工作在近些年才逐漸興起，這也就直接導(dǎo)致了絕大多數(shù)的檔案資料均是紙質(zhì)形式，這對于信息化的發(fā)展帶來了極為繁重的工作。

1.3、檔案管理人員的素質(zhì)無法滿足信息化建設(shè)的需求

電子檔案的管理過程與傳統(tǒng)模式相比存在著很大的不同，其對管理人員自身的素養(yǎng)要求很高，但是，當下很多檔案管理者仍然以傳統(tǒng)思維進行工作，無論是主觀意識還是客觀的業(yè)務(wù)技能，都無法滿足信息化時代對檔案建設(shè)工作的需求。

2、電子檔案在檔案信息化建設(shè)過程中所需要采取的問題處理策略

2.1、強化基礎(chǔ)軟硬件方面的設(shè)施建設(shè)工作

電子檔案的實現(xiàn)過程，需要計算機硬件與軟件設(shè)施相互配合，通過合理的操作，將原本的紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子信息資料，而在這數(shù)字化的處理過程中，這些基礎(chǔ)資源設(shè)備就成為困擾工作效率的主要因素。所以，無論是檔案管理者與相關(guān)檔案存儲部門，均需要從根源入手，解決困擾電子檔案建設(shè)過程中的基礎(chǔ)資源不足問題。首先，硬件方面，需要針對檔案自身的數(shù)據(jù)量以及使用過程中對于速度的要求，對硬件設(shè)備進行全面升級，擴大存儲空間，并持續(xù)改善內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高數(shù)據(jù)上傳速度。另外，檔案數(shù)據(jù)在存儲過程中，其數(shù)據(jù)自身的存儲穩(wěn)定性也與軟硬件基礎(chǔ)資源直接相關(guān)，相關(guān)部門需要充分解決信息化技術(shù)發(fā)展過程中對于數(shù)據(jù)的處理與保障方面的經(jīng)驗，充分改善相應(yīng)的存儲環(huán)境。當下，檔案在各地之間的流通情況極為明顯，因此，需要構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)檔案平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的高效管理。

2.2、以技術(shù)自身特點為基礎(chǔ)，為電子檔案管理選取更為合適的標準的與規(guī)范

電子檔案的建設(shè)過程中，為了有效提升檔案資源的利用程度，降低其使用難度，需要為其制定更為專業(yè)標準與技術(shù)規(guī)范，根據(jù)技術(shù)發(fā)展的規(guī)律以及檔案自身的特點，需要從以下幾個層面入手：首先，需要綜合考量當下信息技術(shù)的具體狀況，以檔案高效管理為最終目標，為檔案整個生命周期選出最為合適的技術(shù)標準，同時，在技術(shù)標準中需要充分考慮到檔案的應(yīng)用場景，提高其實際的應(yīng)用效率;其次，檔案的業(yè)務(wù)標準是確保檔案資源更為規(guī)范的前提，無論是檔案管理人員還是制定者，都需要對檔案進行規(guī)范化作業(yè)，相關(guān)資料需要確保足夠齊全，資料的規(guī)格也需要在規(guī)定標準之內(nèi);最后，檔案的管理標準也需要進行明確化，提升檔案管理工作的地位，制定詳細的檔案日常管理制度，并在制度中對檔案的日常操作以及檔案管理人員的行為進行規(guī)范，確保最終管理工作的效能。

2.3、以提升檔案管理人員業(yè)務(wù)技能為目標，強化檔案工作人員的各項培訓(xùn)工作

現(xiàn)代檔案管理，尤其是電子檔案管理過程中，需要使用大量的現(xiàn)代化設(shè)備，并且對應(yīng)的管理技術(shù)也與傳統(tǒng)模式存在很大的不同，如果檔案自身的綜合素質(zhì)不足以高效利用這些設(shè)備與技術(shù)，那么電子檔案的建設(shè)與管理工作將會困難重重。當下，我國檔案管理人員隊伍的素養(yǎng)相對較低，很多專業(yè)技能相對較為匱乏，因此，需要立足現(xiàn)實，以解決問題為最終目標，通過開展大量的業(yè)務(wù)與知識培訓(xùn)課程，不斷提升每一位工作人員在電子檔案建設(shè)與管理過程中的能力。從個人角度出發(fā)，需要建立每一位工作人員的學(xué)習觀念，提升其學(xué)習態(tài)度，使其在日常的工作過程中不斷提升自我;從組織角度出發(fā)，檔案管理機構(gòu)與部門需要為每一位檔案工作者提供充足的成長空間，定期舉辦各類培訓(xùn)工作，提升其專業(yè)技術(shù)能力，同時，組織內(nèi)部需要加大對高素質(zhì)人才的聘請力度，打造更具吸引力的工作環(huán)境。

結(jié)束語：綜上所述，為了我國電子檔案過程中所存在的各類問題，各級檔案管理部門需要立足未來，以提升檔案管理效率為目標，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，具體分析每一項困擾電子檔案發(fā)展的難題，實施更為科學(xué)合理的管理措施。

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