中小企業(yè)人力資源管理外包策略探究

王雪

摘要：近幾年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來(lái)越多企業(yè)如雨后春筍般涌現(xiàn)。然而企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)隨著時(shí)代的推演，也在發(fā)生著巨大的改變，企業(yè)人力資源也在原來(lái)的活動(dòng)形式基礎(chǔ)上發(fā)生了深刻變化，人力資源外包就是其中之一。越來(lái)越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境意味著人力資源外包也有著自身的優(yōu)缺點(diǎn)，然而不可否認(rèn)的是，人力資源外包對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響，是一個(gè)值得研究的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：人力資源;外包合作

一、人力資源外包的含義與作用

人力資源外包就是指原來(lái)由企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)的相關(guān)人力資源工作，例如工資發(fā)放、績(jī)效考評(píng)、員工招聘等等，通過(guò)招標(biāo)的方式交付給外部專(zhuān)業(yè)從事人力資源管理的服務(wù)商經(jīng)營(yíng)。從廣義上說(shuō)，通過(guò)購(gòu)買(mǎi)或者付費(fèi)的方式，將企業(yè)內(nèi)部與人力資源管理工作有關(guān)的事宜，交付給外部人員的做法，都可以稱(chēng)作人力資源外包，然而根據(jù)相關(guān)學(xué)者研究，這種說(shuō)法并不總是正確。準(zhǔn)確的人力資源外包應(yīng)當(dāng)包括以下幾點(diǎn)，首先應(yīng)當(dāng)有具體的要求說(shuō)明;其次，應(yīng)當(dāng)簽訂合法的合同。外包承接方應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同上所規(guī)定的內(nèi)容，完成原本企業(yè)內(nèi)部所承擔(dān)的所有人力資源活動(dòng)，并且根據(jù)合同規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)。

人力資源外包對(duì)于企業(yè)的發(fā)展也是一種獨(dú)特的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。由于人力資源管理工作具有日常性和連續(xù)性的特點(diǎn)，因此這種獨(dú)特的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)在短期的人力資源外包中并沒(méi)有很明顯的體現(xiàn)。如果企業(yè)能夠進(jìn)行長(zhǎng)期有效的人力資源外包活動(dòng)，就可以為企業(yè)人力資源的重構(gòu)節(jié)約精力和成本，提高人力資源的工作效率，將人力資源服務(wù)化作為企業(yè)人力資源管理的優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí)，企業(yè)可以利用人力資源外包節(jié)約的時(shí)間進(jìn)行更加有助于企業(yè)發(fā)展的活動(dòng)，將人力物力重新組合再開(kāi)發(fā)，從而提高人力資源活動(dòng)的效益。

另一方面，采取人力資源外包的形式也可以讓企業(yè)避免承擔(dān)一些不必要的風(fēng)險(xiǎn)。比如在利用信息技術(shù)時(shí)，由于專(zhuān)業(yè)化水平不夠，很容易產(chǎn)生故障，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)違反政府的規(guī)章制度，因此人力資源外包幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)點(diǎn)獲得很多企業(yè)的青睞。整體上來(lái)說(shuō)，時(shí)代的發(fā)展意味著人力資源必然往更加先進(jìn)的領(lǐng)域進(jìn)步，很多企業(yè)難以適應(yīng)這種變化卻又不得不承受，因此人力資源外包可以說(shuō)為企業(yè)提供了一個(gè)過(guò)渡期，讓企業(yè)在向新時(shí)代邁進(jìn)的過(guò)程中，保障了人力資源管理的正常運(yùn)作。

二、中小企業(yè)人力資源外包的原因

（一）成本的壓力

成本問(wèn)題是企業(yè)生存和發(fā)展過(guò)程中不可忽視的問(wèn)題之一。隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，企業(yè)面臨的外部環(huán)境也愈發(fā)激烈。為了在國(guó)際市場(chǎng)謀求長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，企業(yè)不得不根據(jù)自身的情況進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)上的改變，這無(wú)疑會(huì)給企業(yè)帶來(lái)額外的成本支出。對(duì)于正常運(yùn)營(yíng)的企業(yè)，他們要盡力縮減開(kāi)支;對(duì)于正在成長(zhǎng)的企業(yè)，他們要盡力控制成本，而對(duì)于發(fā)展困難的中小企業(yè)，成本短缺也是他們不可忽視的問(wèn)題。人力資源作為企業(yè)日常工作活動(dòng)開(kāi)展的基礎(chǔ)，向來(lái)備受重視，因而也消耗了大量的成本。在企業(yè)調(diào)整組織結(jié)構(gòu)的過(guò)程中，人力資源必然成為降低成本的焦點(diǎn)。企業(yè)人力資源外包是眾多企業(yè)控制人力資源成本的主要手段，由于人力資源團(tuán)隊(duì)具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，并且同時(shí)為多家企業(yè)提供服務(wù)，因此很容易產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)，從而降低了單個(gè)用戶的成本，因此人力資源外包已經(jīng)成為企業(yè)控制成本的首要選擇。

（二）對(duì)專(zhuān)家服務(wù)的需求

如何精簡(jiǎn)工作量，控制成本是企業(yè)多年以來(lái)一直關(guān)注的問(wèn)題，人力資源消耗的巨大成本也是企業(yè)不可否認(rèn)的事實(shí)，在二十世紀(jì)九十年代初，很多企業(yè)都進(jìn)行了組織重構(gòu)，中老年專(zhuān)家由于具有較高的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)，占據(jù)了很大部分的薪資，這類(lèi)人成為企業(yè)控制成本的對(duì)象。不少專(zhuān)家被提前辦理退休，使得企業(yè)專(zhuān)業(yè)人才不斷流失，而企業(yè)人力資源管理的工作量卻并沒(méi)有因此而縮減，反而使工作量逐漸增加。企業(yè)為了調(diào)節(jié)人員流失與大量人力資源工作的平衡，不得不尋求一種平衡穩(wěn)健的是方式，外包就是其中一種。企業(yè)將必須由自身完成的工作留下，而將其他的人力資源管理工作承包出去，能夠利用外部專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家服務(wù)，從整體上對(duì)企業(yè)人力資源管理進(jìn)行把控。對(duì)于一些小型企業(yè)，要做到完全由自身完成人力資源工作幾乎是不可能的，而人力資源外包則可以給他們提供更加高效率的服務(wù)。

（三）人力資源信息技術(shù)的影響

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人力資源管理也逐漸與計(jì)算機(jī)結(jié)合，很多企業(yè)的人力資源管理都安裝了大型的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。在信息化的影響下，人力資源管理工作的展開(kāi)變得更加高效，大大簡(jiǎn)化了日常工作活動(dòng)的流程。然而對(duì)于信息系統(tǒng)的配置，也需要消耗很大成本，并且信息系統(tǒng)在使用過(guò)程中也存在維護(hù)與修復(fù)的問(wèn)題。人力資源外包可以有效解決這一問(wèn)題，目前的人力資源外包承包商大多配備先進(jìn)的信息技術(shù)系統(tǒng)，企業(yè)無(wú)需消耗太多成本和精力便可以過(guò)得這種技術(shù)的使用，因而人力資源外包也逐漸演變成了一種工作需要。從另一個(gè)角度看，人力資源外包不僅僅是成本的控制，也是一種利益獲取的過(guò)程，尤其是對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)期的發(fā)展，以外包的形式獲取信息技術(shù)的利益，對(duì)企業(yè)的發(fā)展是極為有效的。

（四）人力資源職能部門(mén)再造

長(zhǎng)期以來(lái)，人力資源從事的工作大多數(shù)是事務(wù)性的工作，對(duì)于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展并沒(méi)有什么顯著作用。要想改變這種現(xiàn)象，只能對(duì)人力資源進(jìn)行由內(nèi)而外的改革，不僅要改變?nèi)肆Y源管理的資源配置方式，還要重新定義人力資源管理的角色，應(yīng)當(dāng)將人力資源管理作為企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)者。人力資源管理為企業(yè)提供行動(dòng)方案，并且實(shí)施到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，成為員工關(guān)系改善和企業(yè)文化建設(shè)的組織者。在這種情況下，很多企業(yè)試圖通過(guò)采用外包的方式，將人力資源從繁重的事務(wù)工作中釋放出來(lái)，讓其有充分的時(shí)間參與到企業(yè)的戰(zhàn)略決策中去。

三、中小企業(yè)人力資源外包的步驟

（一）成立決策機(jī)構(gòu)

人力資源外包方案成立的前提，是企業(yè)明確企業(yè)長(zhǎng)期與短期的發(fā)展目標(biāo)。為了保證企業(yè)決策的合理性與科學(xué)性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立專(zhuān)門(mén)的決策機(jī)構(gòu)，決策機(jī)構(gòu)的成員應(yīng)當(dāng)來(lái)自不同部門(mén)，以此作為企業(yè)人力資源外包的監(jiān)督者，對(duì)外包的具體問(wèn)題進(jìn)行研究，尋找與外包有關(guān)的資料、收集數(shù)據(jù)，并且對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。決策機(jī)構(gòu)的決策應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的價(jià)值觀與企業(yè)文化。在對(duì)內(nèi)部的數(shù)據(jù)進(jìn)行了具體分析之后，還應(yīng)當(dāng)評(píng)估企業(yè)人力資源管理的哪些只能可以外包，從而為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打算。

（二）進(jìn)行成本效益分析

企業(yè)進(jìn)行外包的目的是節(jié)約成本，因此在外包之前，企業(yè)會(huì)對(duì)外包的成本進(jìn)行具體分析，希望能夠最大程度完成成本效益分析。目前我國(guó)很多企業(yè)人力資源外包活動(dòng)中，成本預(yù)估也是必不可少的環(huán)節(jié)，企業(yè)對(duì)現(xiàn)有的人力資源完成某種工作的成本進(jìn)行合算，再將外包下這種工作開(kāi)展的成本進(jìn)行對(duì)比，從而選出最適合企業(yè)的方案。但是這種方法并不具有很強(qiáng)的準(zhǔn)確性，首先，通過(guò)人力資源外包節(jié)約下來(lái)的辦公室和設(shè)備在短時(shí)間內(nèi)并不能得到及時(shí)的處理，因此很難立馬看到成本的節(jié)約。除此之外，企業(yè)還要考慮到人力資源外包后相關(guān)員工的崗位重新安排問(wèn)題，這些員工對(duì)于外包工作開(kāi)展的滿意度，將直接關(guān)系到外包工作能否順利開(kāi)展，盡量減少因?yàn)閱T工工作崗位的調(diào)整而造成的內(nèi)部人才流失和混亂。因此在人力資源外包活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，要設(shè)置相應(yīng)的員工福利，獲得高回報(bào)的同時(shí)也保證企業(yè)內(nèi)部的穩(wěn)定。

（三）進(jìn)行研究規(guī)劃

對(duì)人力資源管理中承包出去的工作應(yīng)當(dāng)進(jìn)行準(zhǔn)確的研究和規(guī)劃。每個(gè)領(lǐng)域都有自己必須面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇，企業(yè)需要對(duì)以下三個(gè)當(dāng)面進(jìn)行研究：企業(yè)自身能力、外部承包商能力以及成本效益分析。在進(jìn)行外包之前，企業(yè)要對(duì)外部的市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行分析，仔細(xì)調(diào)查市場(chǎng)的運(yùn)作流程和需求量。在外包之后，企業(yè)也不能就此放任不管，承包出去的人力資源工作畢竟與企業(yè)自身的發(fā)展直接相關(guān)，企業(yè)在服務(wù)方遇到困難時(shí)，也要積極參與問(wèn)題的解決，保持與承包商的溝通與交流，做好每個(gè)環(huán)節(jié)的完善和規(guī)劃。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對(duì)外包計(jì)劃的開(kāi)展制定準(zhǔn)確的時(shí)間表，指引企業(yè)外包活動(dòng)的開(kāi)展。時(shí)間表也可以隨著企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況而發(fā)生調(diào)整，但是不能與企業(yè)目標(biāo)相背離。

（四）尋找可能的服務(wù)商

在人力資源外包活動(dòng)即將實(shí)施之前，應(yīng)當(dāng)請(qǐng)過(guò)去曾經(jīng)使用過(guò)這家外包機(jī)構(gòu)的企業(yè)，或者請(qǐng)熟悉的專(zhuān)家提出相關(guān)意見(jiàn)。企業(yè)如果從未使用過(guò)外包，可以與其他一些正在做外包的人力資源部門(mén)進(jìn)行信息交換，以獲取更多有效的服務(wù)名單。無(wú)論與哪一家外包服務(wù)商交流，都應(yīng)當(dāng)在查詢(xún)其多年的發(fā)展?fàn)顩r基礎(chǔ)上，再進(jìn)行下一步行動(dòng)。其中有一種方法是聯(lián)系至少三家以上的服務(wù)商，充分了解他們的價(jià)錢(qián)和提供服務(wù)的類(lèi)型，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行選擇。企業(yè)不要花費(fèi)太多精力在計(jì)劃書(shū)上，因?yàn)槟菢訉?huì)浪費(fèi)更多的人力物力去查詢(xún)不必要的資料。

（五）簽訂完善的合同

外包工作的負(fù)責(zé)部門(mén)應(yīng)當(dāng)派代表去與外包承包商進(jìn)行談判，同時(shí)談判應(yīng)當(dāng)采取最適合企業(yè)的方式，從實(shí)際出發(fā)，并且需要有相關(guān)專(zhuān)家介入。一個(gè)好的談判代表不需要在每個(gè)談判點(diǎn)上都占據(jù)上風(fēng)，合同的簽訂最終目的是為了使雙方達(dá)到雙贏的目標(biāo)。在交流過(guò)程中，每一項(xiàng)交易的談判對(duì)公司的發(fā)展都將至關(guān)重要。在簽訂合同之后，外包承包商不僅僅與企業(yè)是合作關(guān)系，還應(yīng)當(dāng)建立更加親密的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，這份合同最主要的內(nèi)容是費(fèi)用的構(gòu)成，必須在合同中注明時(shí)間的長(zhǎng)短與費(fèi)用的關(guān)系，并且如果有費(fèi)用的加成，應(yīng)當(dāng)具體指出何時(shí)何地，增加量是多少，并且還要確定增加費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)，以避免承包商含糊費(fèi)用。

四、中小企業(yè)外包合作關(guān)系的建立措施

（一）嚴(yán)格要求項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)

項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)是企業(yè)交給服務(wù)商的一份正式的文件，它的內(nèi)容包括了服務(wù)商回答的問(wèn)題和提供的材料證明等等。項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)的要求是讓企業(yè)對(duì)潛在的外包對(duì)象進(jìn)行充分的了解，在很大程度上決定投標(biāo)的范圍以及服務(wù)商的工作類(lèi)型和工作量等等，因此在起草項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)的過(guò)程中，需要得到有關(guān)部門(mén)的高度重視，并且要注意一些技巧。項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)應(yīng)當(dāng)由人力資源部門(mén)的專(zhuān)家或者熟悉業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行起草。否則很難清楚表達(dá)企業(yè)真正的需求。在項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)中提出的要求應(yīng)當(dāng)是與外包活動(dòng)的開(kāi)展有關(guān)的，并且要有具體明確的指向。項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)還應(yīng)當(dāng)對(duì)本企業(yè)所在的市場(chǎng)地位進(jìn)行介紹，并且在計(jì)劃書(shū)中應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)企業(yè)對(duì)于外包人力資源活動(dòng)類(lèi)型的期望，除此之外，還應(yīng)當(dāng)要求服務(wù)商說(shuō)明自身所具備的溝通能力，技術(shù)要求等信息，最后由服務(wù)商提交項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)，并且回復(fù)相關(guān)截止日期，雙方在選定時(shí)間進(jìn)行面談，才能確定最終的結(jié)果。

（二）關(guān)于工作成效與收費(fèi)的協(xié)議

企業(yè)實(shí)施人力資源外包的主要目的是降低成本與節(jié)約成本，因此，成功的人力資源外包活動(dòng)追求的是節(jié)約成本。然而，外包活動(dòng)的開(kāi)展也不能忽略人力資源管理的績(jī)效，在開(kāi)展外包活動(dòng)之前，應(yīng)當(dāng)與服務(wù)商明確提出要求，保證績(jī)效，并且要確保相關(guān)舉措的實(shí)施。實(shí)施人力資源外包活動(dòng)的企業(yè)必須通過(guò)正規(guī)的手段，對(duì)承包商的收費(fèi)和績(jī)效管理進(jìn)行監(jiān)控，以確保外包活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中人力資源管理服務(wù)的質(zhì)量。目前為止，我國(guó)人力資源外包承包商大多數(shù)都是經(jīng)驗(yàn)豐富，并且經(jīng)營(yíng)多家企業(yè)人力資源業(yè)務(wù)，他們的工作成效沒(méi)有很大的風(fēng)險(xiǎn)，并且他們大多數(shù)情況也能與企業(yè)的期望達(dá)成一致性。然而在外包合同簽定過(guò)程中，還是必須詳細(xì)指明企業(yè)花費(fèi)的成本用在了何處，以及明確如何保證工作成效等問(wèn)題。在長(zhǎng)期的外包活動(dòng)上，服務(wù)商通常希望條款中有明確指出增加收費(fèi)的時(shí)間和方式，這個(gè)問(wèn)題考慮到了雙方的利益，因此需要在簽訂合同時(shí)達(dá)到一種平衡的結(jié)果。如果公司和服務(wù)商都沒(méi)有監(jiān)督機(jī)制來(lái)保證雙方遵守合同，那么所有的條款都只能是一紙空文，因此在外包合同簽定之前，企業(yè)和承包商應(yīng)當(dāng)就工作成效與收費(fèi)問(wèn)題達(dá)成明確的約定，以避免以后不必要麻煩的產(chǎn)生。

（三）管理和維護(hù)服務(wù)商的關(guān)系

在完成了審計(jì)并確定于一家服務(wù)商簽訂合同之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)挑選一位關(guān)系經(jīng)理，負(fù)責(zé)與對(duì)方進(jìn)行合同的簽署與相關(guān)項(xiàng)目的協(xié)調(diào)。這個(gè)職位最好有外包工作委員會(huì)或者人力資源部門(mén)的一名員工擔(dān)當(dāng)，無(wú)論誰(shuí)擔(dān)當(dāng)這個(gè)經(jīng)理，都應(yīng)當(dāng)從企業(yè)目標(biāo)出發(fā)，建立一種雙贏的合作伙伴關(guān)系。在與服務(wù)商建立友好關(guān)系的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)經(jīng)常開(kāi)展相關(guān)會(huì)議，服務(wù)商共同討論今后人力資源各個(gè)項(xiàng)目諸多事宜的處理問(wèn)題，明確工作的各個(gè)細(xì)節(jié)，通過(guò)溝通與交流，雙方才能夠更加明白自己所要完成的任務(wù)和承擔(dān)的責(zé)任。作為企業(yè)負(fù)責(zé)人，應(yīng)當(dāng)明確連續(xù)的人力資源活動(dòng)需要長(zhǎng)期穩(wěn)定的關(guān)系建立，這樣以來(lái)，就需要對(duì)人力資源外包活動(dòng)進(jìn)行長(zhǎng)期的規(guī)劃，服務(wù)商與客戶需要有更加深層次的文化交流，互相尊重對(duì)方的文化。在建立長(zhǎng)期關(guān)系之后，也應(yīng)當(dāng)定期對(duì)外包承包商的工作質(zhì)量進(jìn)行考察，合理選擇服務(wù)，并且對(duì)服務(wù)類(lèi)型做出調(diào)整。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)考慮到人力資源外包的周期性，定期舉行外包競(jìng)標(biāo)活動(dòng)，以為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供更多選擇。

五、總結(jié)

綜上所述，面對(duì)嚴(yán)峻的市場(chǎng)環(huán)境，企業(yè)要想節(jié)約成本，就應(yīng)當(dāng)關(guān)注人力資源外包合作關(guān)系的建立。在人力資源外包合作關(guān)系的建立過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分了解到人力資源外包的作用，針對(duì)企業(yè)當(dāng)前的環(huán)境，分析人力資源外包的優(yōu)缺點(diǎn)，并且根據(jù)實(shí)際情況建立有效的外包合作關(guān)系。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在節(jié)約成本的同時(shí)關(guān)注外包服務(wù)商工作績(jī)效的問(wèn)題，并且還要積極與相關(guān)員工進(jìn)行溝通，以保證外包工作的順利開(kāi)展，只有這樣才能保證企業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。

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