事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法管理探索

李亮亮

摘要：新時(shí)代的來(lái)臨給各個(gè)行業(yè)帶來(lái)了巨大的沖擊，信息化技術(shù)、電子化技術(shù)等的普及應(yīng)用使得檔案信息量劇增，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法充分滿(mǎn)足當(dāng)前的檔案發(fā)展需求，所以相關(guān)行業(yè)工作人員必須在現(xiàn)有檔案管理工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善和優(yōu)化管理方法。本文簡(jiǎn)要分析了目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足之處，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化方法

檔案管理是事業(yè)單位日常工作當(dāng)中至關(guān)重要的一部分，對(duì)保障其他工作類(lèi)項(xiàng)的順利有序開(kāi)展起著舉足輕重的作用。在新時(shí)期背景下，各行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)都非常激烈，全球已經(jīng)進(jìn)入了信息大爆炸時(shí)期，誰(shuí)掌握了更多的有價(jià)值信息，誰(shuí)就占據(jù)市場(chǎng)主動(dòng)權(quán)，事業(yè)單位也不例外。檔案管理的根本目的就是為了開(kāi)發(fā)檔案信息的利用價(jià)值，為發(fā)展決策提供更加可靠的數(shù)據(jù)參考依據(jù)，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)此給予正確的認(rèn)知。

1事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的必要性

1.1順應(yīng)信息化發(fā)展要求

隨著信息化技術(shù)及多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)信息化發(fā)展，成為事業(yè)單位檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作技術(shù)的優(yōu)化和創(chuàng)新，能夠更好的提高生產(chǎn)力，促進(jìn)事業(yè)單位的有效發(fā)展。檔案管理工作作為人力資源管理工作的重要組成部分，信息化發(fā)展水平在某種程度上能夠反映出該事業(yè)單位在人力資管理工作的水平。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化是必要的。

1.2提升檔案管理工作效率

事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容主要是對(duì)該事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，所存在的歷史數(shù)據(jù)、資料信息進(jìn)行全方位的搜集及整理。在社會(huì)不斷發(fā)展過(guò)程中，部分事業(yè)單位的業(yè)務(wù)量達(dá)到了一定的峰值，在這個(gè)時(shí)候，檔案管理部門(mén)所需要整理的歷史數(shù)據(jù)、信息資料業(yè)務(wù)量是非常多的，如果說(shuō)繼續(xù)采用傳統(tǒng)的管理辦法，會(huì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量造成一定影響。在這樣的情況下，引入新的信息技術(shù)和管理辦法，能夠促進(jìn)檔案管理工作的效率提升。

2目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足之處

2.1缺乏正確的檔案管理理念

目前我國(guó)事業(yè)單位雖然已經(jīng)投入了一定精力和成本來(lái)進(jìn)行檔案管理，但是大部分檔案管理工作者缺乏正確的檔案管理理念，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)文件進(jìn)行歸檔和保存，對(duì)檔案內(nèi)容的完善性以及有效性等都沒(méi)有做嚴(yán)格的檢查，檔案資源利用率比較低。甚至部分檔案管理工作人員對(duì)于檔案信息的調(diào)閱也不重視，導(dǎo)致許多檔案資料在管理過(guò)程中出現(xiàn)丟失和缺損現(xiàn)象，給后續(xù)檔案使用帶來(lái)了很大的困擾。另一方面，事業(yè)單位的上層管理人員對(duì)于檔案管理個(gè)工作的重視程度也足，這也在一定程度上降低檔案管理工作者的積極性，同時(shí)也給基層檔案管理人員樹(shù)立了不正確的檔案管理意識(shí)，不利于檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人才

就目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀而言，大部分檔案管理工作者都是年齡較大的人員，其中部分工作者長(zhǎng)期從事檔案管理工作，具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是卻缺乏對(duì)專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)的了解。還有部分工作者則是由其他即將退休老同志兼職，或者是從其他部門(mén)借調(diào)的，這批檔案管理人員不僅缺乏專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)，而且也不具備實(shí)際檔案管理經(jīng)驗(yàn)，這就使得許多事業(yè)單位的檔案管理存在混亂現(xiàn)象，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位的檔案管理效率和管理質(zhì)量。另外有些事業(yè)單位雖然引進(jìn)了具備理論基礎(chǔ)的檔案管理工作者，但大多以應(yīng)屆畢業(yè)生為主，這批人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)，但是缺乏足夠的實(shí)踐鍛煉，所以檔案管理水平還有待進(jìn)一步提高。以上這些都對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生了或多或少的不利影響。

3優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的辦法

3.1加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視

加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視、樹(shù)立正確的檔案管理工作理念是保證檔案管理工作高效、健康開(kāi)展的重要方法。事業(yè)單位上層領(lǐng)導(dǎo)必須要充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作部門(mén)制定科學(xué)的管理理念，并且監(jiān)督落實(shí)。單位內(nèi)部可以成立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)管小組對(duì)單位內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，采取不定期或定期檢查的方式保證檔案管理工作的正確運(yùn)作。除此之外，在工作過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)積極的宣傳檔案管理工作重要性，使檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作本身有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，提高工作積極性。

3.2促進(jìn)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升

根據(jù)前文分析可知，檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)缺乏是阻礙事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的重要原因，事業(yè)單位上層領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)忽視檔案管理部門(mén)的重要性，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)人才，因此，事業(yè)單位必須要充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，積極的引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，從而能夠提高檔案管理工作水平。在開(kāi)展人員招聘時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇對(duì)口的高素質(zhì)人才，從而能夠缺乏檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程有足夠的專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，減少人為事故的發(fā)生。

3.3促進(jìn)檔案管理工作信息化水平的提升

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各類(lèi)信息技術(shù)被應(yīng)用于人們生活當(dāng)中的各個(gè)領(lǐng)域，信息儲(chǔ)存平臺(tái)不斷擴(kuò)大、信息傳遞速度不斷提升、信息共享程度不斷提升，這些都為社會(huì)的發(fā)展提供了強(qiáng)大動(dòng)力。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)是當(dāng)下必須要關(guān)注的重要問(wèn)題。事業(yè)單位可以將數(shù)字化技術(shù)融入到檔案管理工作當(dāng)中，通過(guò)運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，事業(yè)單位可以更好的對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行搜集及整理，更加有效的提升檔案管理工作效率和專(zhuān)區(qū)惡性。通過(guò)加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，可以減少事業(yè)單位在檔案管理工作方面的人力投入，減少信息誤差，以及紙質(zhì)資料占據(jù)的空間成本和管理成本。

4結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過(guò)以上分析闡述可以發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中仍然存在許多問(wèn)題亟待解決，這些問(wèn)題的存在制約了我國(guó)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，也限制了我國(guó)事業(yè)單位管理模式的完善和改進(jìn)，所以相關(guān)行業(yè)工作者應(yīng)當(dāng)對(duì)此引起足夠重視，在實(shí)際工作中積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)檔案信息化管理知識(shí)、管理技術(shù)以及管理系統(tǒng)，并根據(jù)事業(yè)單位自身的發(fā)展情況不斷進(jìn)行管理方法優(yōu)化，這樣才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)效健康發(fā)展。

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