新形勢下檔案管理思路探討

辛淑蕓

摘? ? 要：在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的進(jìn)程中，各行各業(yè)都開始將信息化技術(shù)應(yīng)用于行業(yè)管理中，實現(xiàn)了數(shù)字化的管理。檔案管理也不例外，其在將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中后，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理逐漸進(jìn)入到電子檔案管理的階段。本文就新形式下檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行了探討，從而保障檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展，以供參考！

關(guān)鍵詞：檔案管理;新形勢下;管理思路;探討

一、行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.1科技化管理程度低

隨著當(dāng)前國家信息化的發(fā)展構(gòu)建，辦公自動化、電子版文件管理和文檔的一體化等各種類型的新生高效辦公手段對國家的辦公效率有了極大的提高，這些基于互聯(lián)網(wǎng)的電子檔案管理模式和管理構(gòu)架與原來傳統(tǒng)的檔案管理方式是有著截然不同的發(fā)展思路的，因此傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗并不可以完全生搬硬套到現(xiàn)在的檔案管理制度上的。因為在電子化的格局之下，文件自身的起草、修改以及對文件的紙張實體化印刷都有顯著不同的區(qū)別，其中最明顯的就是其可復(fù)制性和公開性。這種特征讓傳統(tǒng)管理紙張檔案的思路被迫進(jìn)行全面升級和更新。

1.2重視度比較低

管理人員總體而言對檔案管理方面重視的程度不太夠。造成這種狀況的根本原因在于部分單位的管理人員并沒有正確認(rèn)識到作為管理當(dāng)中處于基礎(chǔ)地位的檔案管理工作。很多單位沒有意識到檔案工作對單位的信息統(tǒng)計功能和決策功能有著重大的意義，檔案部門往往不會成為一個專門的部門，而是把這些檔案分散到各個具體部分進(jìn)行分類保管。在這樣缺乏監(jiān)督體系的保管制度下，一旦有關(guān)鍵的檔案管理人員離職，整個檔案體系將變成一片混亂，各種機(jī)密文件、知識產(chǎn)權(quán)和信息的大量丟失將會給機(jī)關(guān)單位和國家造成不可挽回的損失。

可見，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化和系統(tǒng)化，對單位的管理運(yùn)營質(zhì)量和效率產(chǎn)生積極的影響，并能夠提高和改進(jìn)機(jī)關(guān)單位管理工作的理念和模式，從而杜絕因檔案管理方面的諸多弊病對管理工作產(chǎn)生諸多問題。

二、新形勢下檔案管理思路探索

2.1完善檔案管理制度

檔案管理制度要根據(jù)國家與檔案管理相關(guān)的法律規(guī)定，來對檔案的保管、編制、利用以及保密等工作的有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善。提高檔案管理的工作效率和工作的透明度，保證各項措施都能夠做到位。同時還要對檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，使文件歸檔和入庫工作能夠及時完成。此外還要做到對各種檔案文件進(jìn)行完整、準(zhǔn)確地分類，以便日后隨時查找、使用。此外，還要采取一系列的有效措施，對組織的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和利用。

同時，隨著信息技術(shù)的廣泛使用、新型檔案載體的出現(xiàn)、文件管理的智能化，要求檔案部門必須進(jìn)一步完善檔案管理規(guī)范與制度，為電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換、對接和管理提供制度保障。鑒于此，檔案部門要根據(jù)電子檔案的特點設(shè)定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，頒布電子檔案著錄、標(biāo)引規(guī)則，統(tǒng)一電子數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，就電子檔案信息載體、存儲格式和轉(zhuǎn)換格式、硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等做出明確規(guī)范，并要求檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，做好電子檔案歸檔與管理工作。

2.2提高檔案管理的關(guān)注度與宣傳力度，建設(shè)高水管理隊伍

大力宣傳檔案管理各類法律法規(guī)，對檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容有深刻理解，單位內(nèi)部各部門應(yīng)通力配合，推動檔案管理工作不斷進(jìn)步。而檔案管理工作人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變以往觀念，明確檔案管理各項職責(zé)，提高工作效率。

行政事業(yè)單位要建立專職檔案管理崗位，使檔案管理人員承擔(dān)明確的任務(wù)，使其能夠?qū)Ｗ⒂跈n案管理工作。科學(xué)合理的檔案管理體系可以保證行政事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與程序化，因此，事業(yè)單位要結(jié)合自身特點，制定一套適合自己的檔案管理體系并嚴(yán)格落實，使每一個檔案管理人員在工作時都能夠有章可循，有助于確保建檔信息的格式化與標(biāo)準(zhǔn)化，有助于保證檔案管理信息的真實性與可靠性。同時，還要建立專門的檔案管理考核機(jī)制，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)對于檔案管理工作進(jìn)行定期考察，并通過級別升降機(jī)制實現(xiàn)對于檔案管理工作的動態(tài)化管理;最后，事業(yè)單位還要對于本單位的檔案管理工作制定出量化評估標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步推動檔案管理工作能夠朝著科學(xué)化與規(guī)范化的方向前進(jìn)。

2.3加強(qiáng)檔案管理工作的電子信息化

在計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，運(yùn)用高效、準(zhǔn)確的計算機(jī)管理模式進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理勢在必行，因此，檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)電子檔案建立與管理的新途徑，充分利用網(wǎng)絡(luò)提供的資源共享平臺，逐步實現(xiàn)公共檔案管理系統(tǒng)，不斷提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。特別是電子檔案管理技術(shù)，需要一個計算機(jī)和檔案管理基礎(chǔ)知識都比較扎實的專業(yè)人員，因此在進(jìn)行電子檔案管理時，管理人員的素質(zhì)和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語基礎(chǔ)。所以檔案管理人員要在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上積極的推進(jìn)電子檔案的管理方式，促進(jìn)檔案管理的向前發(fā)展。

2.4加強(qiáng)檔案保管設(shè)施建設(shè)

不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，它們的保存和管理都需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，需要在保管設(shè)施完備、保管條件安全的情況下來進(jìn)行。紙質(zhì)檔案通常是以“件”為保管單位進(jìn)行檔案保管的。一般來說，相同的內(nèi)容，紙質(zhì)檔案形成的案卷相對較多，并且隨著時間的推移，紙質(zhì)檔案的數(shù)量會越來越多，檔案保管所需空間也越來越大，這會給檔案庫房和管理人員帶來一定的壓力。同樣，電子檔案雖然所占空間較小，但是其保存和利用對保管設(shè)備、電子系統(tǒng)都有較高的要求。因此，企事業(yè)單位在基建進(jìn)程中，首先要統(tǒng)籌安排檔案庫房，確保檔案庫房布局合理，檔案保存環(huán)境安全保密。通常來說，檔案庫房要滿足檔案管理防潮、防水、防火、防盜、防塵要求，并遠(yuǎn)離易燃易爆場所。鑒于此，企事業(yè)單位在檔案用房地址選擇和庫房布置方面，要嚴(yán)格按照檔案管理要求來進(jìn)行：認(rèn)真檢查庫房門/窗防盜加固情況、仔細(xì)檢查給排水管道是否穿越庫區(qū)、結(jié)合檔案管理需求，購買符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案密集架/保險柜等保險設(shè)施;同時配備數(shù)量充足的復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄盤、消毒柜等，確保檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施能滿足檔案管理規(guī)范化要求。

三、總結(jié)

可見，伴隨現(xiàn)代科技的快速滲透，現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的也得到廣泛應(yīng)用。此項技術(shù)的應(yīng)用大大提高了檔案管理效率，比如檔案的檢索與查詢、歸類與監(jiān)管，特別是在檔案安全管理方面。檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行！