簡析事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

摘要：針對我國目前企業(yè)公司發(fā)展現(xiàn)狀，多數(shù)事業(yè)單位為促進(jìn)體制內(nèi)在職人員保持向上發(fā)展的精神勢頭，采取多種方式改革舊式體制內(nèi)體系制度弊端。然而，在前進(jìn)的過程中必然有許多問題亟待解決，這給管理部門的人員考核和檔案管理工作增加了不小的難度，同時對未來的發(fā)展方向也提出了更高的要求。本篇論文主要針對體制改革問題中事業(yè)單位人事檔案管理工作的問題進(jìn)行分析闡述，希望最終的理論結(jié)果可以為后來者提供一些可用的參考實據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;干部人事;檔案管理

隨著社會前進(jìn)步伐的不斷加快，事業(yè)單位在發(fā)展過程中想要贏得來自行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)機遇的同時也要有實力面對預(yù)制并行的挑戰(zhàn)。[1]首先，事業(yè)單位在管理崗位層面上的改革就是一大難題，尤其是在干部人事檔案管理方面。既要能夠協(xié)調(diào)任用好干部的管理能力，又在要在符合時代發(fā)展要求下，讓在職干部員工更好的為事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)發(fā)揮出自身的學(xué)識和水平。因此，就需要事業(yè)單位對現(xiàn)存人事檔案的管理問題進(jìn)行行之有效的管理解決，自此刻開始提高部門及整個單位的人員管理的水平。

一、當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1. 人事方案管理工作存在的不足

由于事業(yè)單位中部門間人員流動性較大，在管理過程中就存在人員檔案調(diào)動的問題。如果行政部門沒有明確的檔案管理條例，制度寬松。就很容易出現(xiàn)人員忽視單位制度，甚至是演變成檔案內(nèi)容造假，擅自更改檔案內(nèi)容等惡劣情況。同時，還可能造成人員與本人檔案分離不同步的情況發(fā)生。事業(yè)單位之所以會發(fā)生上述這些情況，根本原因是沒有指定嚴(yán)格的檔案調(diào)動管理規(guī)定，現(xiàn)存人員檔案雜亂、分散存放，以至于出現(xiàn)檔案丟失和人在檔案不在的嚴(yán)重問題，給人事部門的人才招聘及后續(xù)錄用入職工作造成很大麻煩。

2.管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

在事業(yè)單位的工作任務(wù)分配中，檔案管理工作一向以“低腦力勞動”著稱，不被工作人員重視。加之大多數(shù)事業(yè)單位為節(jié)省財務(wù)支出，在這一項工作崗位上多招聘兼職人員負(fù)責(zé)此工作，而不是具備專業(yè)素養(yǎng)的人事檔案管理人員。其次，負(fù)責(zé)該項工作的人員有時還身兼還有一些其他的工作，存在精力分散、注意力不集中的情況，拉低工作效率的同時也會頻頻出錯。這樣就會出現(xiàn)檔案不能被及時收集整理和存檔入庫的問題，延遲了檔案管理部門的下一步工作。此外，即使是正規(guī)招聘來的負(fù)責(zé)檔案管理工作人員大多也缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。原有檔案管理情況不善，加之新招聘人員缺乏對檔案管理的了解，問題不異于雪上加霜。[2]

3. 管理的方式不科學(xué)

在多數(shù)企事業(yè)單位行政管理部門的日常工作中，人員檔案管理一般采用的是A4紙張格式，但是干部領(lǐng)導(dǎo)在遞交個人檔案時使用的是16開紙張大小的規(guī)格。這樣就需要工作人員重新對交遞上來的干部人員檔案進(jìn)行統(tǒng)一格式整理歸類，浪費大量的時間去做不必要的工作。由此可見，檔案管理人員除了每天必須完成的十分散碎的工作，往往還會多出許多額外的類似以上干部人員檔案此類不必要的事情。如此日復(fù)一日，工作效率得不到有效提高。

4. 對信息技術(shù)利用程度較低

隨著近些年來我國科研力量的不斷壯大，各種高科技技術(shù)應(yīng)運而生，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息化工程技術(shù)開始迅速走入人們的工作和生活。在各行各業(yè)引進(jìn)并普遍運用計算機技術(shù)后，普遍應(yīng)用，工作效率得到了明顯的提升。雖然在行政管理部門，工作人員在一些文件整理上也運用到了部分計算機技術(shù)，但是一些先進(jìn)的技術(shù)并沒有被充分挖掘和發(fā)揮。通常只是將一些文字和數(shù)字信息錄入信息系統(tǒng)，把一些基礎(chǔ)的內(nèi)容數(shù)字化，并沒有實現(xiàn)無紙化閱讀。很多的資料信息還是采用傳統(tǒng)的人工勞動力方式，這樣不僅加大了工作力度，同時保管的效率也比較低下。

二、提高干部人事檔案管理的相關(guān)對策

1. 對檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范

企事業(yè)單位如果沒有建立明確標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度體系，就會存在檔案管理書寫不規(guī)范、內(nèi)容填寫不準(zhǔn)確等錯誤，影響后續(xù)存檔工作。這就需要事業(yè)單位制定科學(xué)的管理辦法。首先，制定規(guī)章制度時要堅持檔案管理工作制度性、原則性強的特點，在此基礎(chǔ)上對各項原有規(guī)章制度進(jìn)行完善。這樣就能做到工作時有有章可循，促使該項工作的準(zhǔn)確性。其次，嚴(yán)格按照《檔案法》以及《檔案工作條例》等規(guī)定執(zhí)行。將每一環(huán)節(jié)的工作任務(wù)都嚴(yán)格落實到具體人員頭上。第三， 明確獎懲制度。對于表現(xiàn)的好的員工予以獎勵，包括精神上的獎勵和物質(zhì)上的獎勵。有錯也必罰，尤其是對于個別人員偽造檔案虛假信息，擅自涂改、作假等違規(guī)違法行為不得忽視縱容;并且對于檔案管理人員玩忽職守丟失被保管人員檔案或檔案損毀等嚴(yán)重過失，必須給予嚴(yán)厲處罰和責(zé)任坐實。[3]

2. 加強管理人員管理意識

第一，相關(guān)行政部門負(fù)責(zé)人需要提高自身對此事的重視程度，起到帶頭作用。領(lǐng)導(dǎo)在間接管理人員檔案工作方面，不僅要建立完善的工作責(zé)任制度，更要充分發(fā)揮好手中員工任免權(quán)的作用，選擇有責(zé)任和擔(dān)當(dāng)感的員工來負(fù)責(zé)管理檔案工作。同時，財政部門也要積極參與到檔案管理工作體系改革的進(jìn)程中來，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)劃撥必需的經(jīng)費支出來支撐檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善。第二，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的正面宣傳和導(dǎo)向工作，為該部門的制度改革營造良好的氛圍和環(huán)境，提高管理人員的重視度。

3. 創(chuàng)新管理方式

在檔案管理中，對于用紙格式不統(tǒng)一的問題可以適當(dāng)放寬標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實際情況調(diào)整要求 這樣能夠減少不必要的審核流程，使工作性質(zhì)更加科學(xué)合理化。具體的操作如下：對于小于16開的不需要做裱糊，對于那些受損的材料需要做裱糊。對于大于A4大小的紙張折疊至邊界整齊即可。這樣做不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案管理的時間，而且提高了管理效果。

結(jié)語

在事業(yè)單位中要最大程度的發(fā)揮干部人事管理工作的作用，為企事業(yè)單位引進(jìn)優(yōu)秀人才提供完整的人事檔案，做好充分的后勤行政保障工作。[4]尊重客觀事實，反映干部人事的真實面貌。因此，要從根源上重視該項工作，制定合理的管理制度，提升管理人員的綜合素養(yǎng)和對工作的重視程度。同時要更新相應(yīng)的管理方法，跟上時代發(fā)展的步伐，提高人事干部檔案管理的水平，更好的服務(wù)社會。

參考文獻(xiàn)

[1]陳小華.事業(yè)單位管理中計算機信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2020（12）：114.

[2]秦紫英.加強事業(yè)單位檔案管理信息化的幾點方法[J].科技風(fēng)，2020（11）：242.

[3]馬健.機關(guān)事業(yè)單位離退休人員檔案的管理與服務(wù)工作探討[J].中外企業(yè)家，2020（11）：141.

[4]鄭芙蓉，盧玉梅.OA環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理思路探究[J].機電兵船檔案，2020（02）：84-85.

作者簡介：李莉莉，（1991.12—），壯族，女，助理工程師，本科，綜合辦公室副主任