淺談中小學(xué)校檔案工作的心得和想法

王興

教育工作是“傳道授業(yè)”、“百年樹人”的工作，而檔案工作是“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民”的一項(xiàng)工作，都是“功在當(dāng)代、利在千秋”。學(xué)校檔案是承載學(xué)校發(fā)展歷史，記錄學(xué)校發(fā)展軌跡的重要依據(jù)。具有準(zhǔn)確、容觀、全面、系統(tǒng)的特征為學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展提供了信息服務(wù)保障。隨著教育改革的發(fā)展以及信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，中小學(xué)校檔案管理模式正從實(shí)體化管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，這一發(fā)展趨勢給現(xiàn)代化中小學(xué)校建設(shè)提出了更高的要求，扎實(shí)有效地做好檔案工作，是提升學(xué)?，F(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，檔案管理工作也是探索教書育人規(guī)律、建設(shè)校園文化的重要基礎(chǔ)工作。我們要深入貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《福建省檔案條例》等法規(guī)章程，進(jìn)一步推動中小學(xué)校檔案工作的健康、穩(wěn)步的發(fā)展，更好地為教育事業(yè)服務(wù)，現(xiàn)將淺談中小學(xué)校檔案工作一些心得和想法：

一、提高認(rèn)識，加強(qiáng)管理方法和領(lǐng)導(dǎo)重視

加強(qiáng)中小學(xué)校要檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，我校寧德市高級中學(xué)由辦公室管理，校長直管。建立綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)對檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室要對學(xué)校各業(yè)務(wù)部門文件材料的形成、積累、立卷工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料和檔案信息開發(fā)利用工作。根據(jù)中小學(xué)校檔案工作的需要，學(xué)校應(yīng)當(dāng)配備專（兼職）檔案人員。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，應(yīng)具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識并取得檔案從業(yè)人員上崗資格證。中小學(xué)校檔案工作人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，享受與學(xué)校其他專業(yè)人員同等待遇。中小學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)上接受同級或者上級檔案行政管理部門和教育主管部門檔案機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。市、縣級教育、檔案行政管理部門、各中小學(xué)校及有關(guān)部門要充分認(rèn)識學(xué)校檔案管理規(guī)范化的重要性和必要性，要站在“對歷史負(fù)責(zé)、對現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的高度，提高對檔案工作的認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定學(xué)校檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員，把學(xué)校檔案工作列入學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，在人力財(cái)力上予以傾斜，為做好學(xué)校檔案管理規(guī)范化工作提供必要條件，促進(jìn)學(xué)校檔案工作的有效開展。

二、規(guī)范管理，提高質(zhì)量

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)辦公已成中小學(xué)校日常工作，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，包括中小學(xué)校檔案的技術(shù)管理，也初步具備了比較成熟的軟件操作系統(tǒng)。同時(shí)，中小學(xué)校檔案管理專業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)也在逐步完善中，為中小學(xué)校檔案管理創(chuàng)新提供了轉(zhuǎn)型的可行性。與傳統(tǒng)的檔案工作相比較，不僅創(chuàng)造了發(fā)展機(jī)遇也帶來了挑戰(zhàn)。這就要求中小學(xué)校檔案管理者在思想觀念要發(fā)生轉(zhuǎn)變，管理模式要創(chuàng)新，檔案管理工作水準(zhǔn)也要提升，更好地為廣大師生和學(xué)校事業(yè)服務(wù)。中小學(xué)校檔案管理方式創(chuàng)新的必要性和可行性各中小學(xué)校要詳細(xì)了解和掌握本部門形成的檔案門類，制定切實(shí)可行的檔案分類方案，確保歷年形成的各門類收集完整，并嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對全部檔案進(jìn)行歸檔整理，做到檔案分類科學(xué)，整理規(guī)范，編目合理，排列有序。有條件的學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)電子信息化建設(shè)，對各門類實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工并提供利用，提高檔案利用效率。

三、中小學(xué)校檔案管理方式創(chuàng)新的必要性和可行性。

（一）中小學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的必要性，現(xiàn)階段傳統(tǒng)的中小學(xué)校檔案管理方式難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化改革的需求，隨著國家十三五規(guī)劃的制定和發(fā)展布局的調(diào)整，中小學(xué)教育成為興國之基，建成現(xiàn)代化的、與國際接軌的中小學(xué)教育是我國教育的發(fā)展目標(biāo)，作為中小學(xué)校建設(shè)中的基礎(chǔ)性工作，中小學(xué)校檔案管理工作尋求更為迅捷有效、系統(tǒng)、全面的方式，以便更好地為中小學(xué)校改革提供支持，中小學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)性工作受到檔案局行政部門和教育局主管部門的關(guān)注。但是目前傳統(tǒng)的中小學(xué)校檔案管理工作無論是在人員配備，還是管理模式上都普遍存在一定的缺陷，要適應(yīng)現(xiàn)代中小學(xué)校的發(fā)展，就必須要解放思想，改變現(xiàn)狀，接受新技術(shù)新思想。

（二）中小學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的可行性在現(xiàn)代教育改革的引領(lǐng)下，無論是中小學(xué)校管理層，還是相關(guān)政府職能部門，均意識到中小學(xué)校檔案管理工作的重要性。二、中小學(xué)校檔案管理改革創(chuàng)新的途徑三點(diǎn)要求：一要創(chuàng)新管理意識，提高中小學(xué)校檔案管理工作的服務(wù)水平創(chuàng)新檔案管理意識是改革中小學(xué)校檔案管理工作改革的基本要求。只有從意識層面來重視和強(qiáng)調(diào)改革的重要性，才能對行動有正確的規(guī)劃與引導(dǎo)。因此，在具體實(shí)踐當(dāng)中檔案管理部門首先要改變原有的檔案管理理念和檔案管理方式，將原有的以保管為主的檔案管理方轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案保管與檔案信息資源開發(fā)并重的方式;其次要從檔案利用角度出發(fā)。尋找檔案利用新方法并發(fā)掘檔案資料新價(jià)值，以此作為改變檔案管理工作細(xì)節(jié)的基礎(chǔ)。二要創(chuàng)新管理方法，擴(kuò)展中小學(xué)校檔案服務(wù)功能：一是多種途徑實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。信息化是中小學(xué)校檔案管理工作模式創(chuàng)新的主要途徑，盡管目前各中小學(xué)校已逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，但所謂信息化管理不僅僅是簡單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子案，還要將檔案管理工作整體放置于中小學(xué)校校務(wù)工作的大環(huán)境中，在數(shù)字環(huán)境下思考檔案管理工作的改進(jìn)方向和改進(jìn)方法。二是及時(shí)更新檔案信息，滿足用戶需求、依托信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在全面梳理中小學(xué)校檔案資源利用率的基礎(chǔ)上，突出重點(diǎn)，注重?cái)?shù)據(jù)資源建設(shè)，為中小學(xué)校學(xué)生、教職工和其他用戶提供盡可能豐富的數(shù)據(jù)資源。三是實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。方面，標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的實(shí)現(xiàn)能夠進(jìn)一步發(fā)揮中小學(xué)校檔案的記憶承載功能，在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景下更有利于檔案信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另一方面，建立中小學(xué)校檔案相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各相關(guān)部門的具體業(yè)務(wù)范疇，使檔案管理過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有清晰的操作依據(jù)。三要制定人才隊(duì)伍建設(shè)機(jī)制，保障中小學(xué)校檔管理工作順利開展負(fù)責(zé)中小學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)人員在很大程度上決定了中小學(xué)校檔案工作的實(shí)際成效。當(dāng)前，大多中小學(xué)校檔案管理人員所具備的專業(yè)素質(zhì)和操作能力難以適應(yīng)信息化檔案管理模式的新要求，急需改變原有的選人用人機(jī)制，具體做法有：一是改變現(xiàn)有人員隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，有針對性的吸收和招聘年輕的專業(yè)人才二是要進(jìn)行定期培訓(xùn)，根據(jù)檔案事業(yè)和相關(guān)技術(shù)的發(fā)展情況開展相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)與探討，提升整個(gè)中小學(xué)校檔案管理人才隊(duì)伍的綜合能力。

提高中小學(xué)校檔案管理水平和方法方法的創(chuàng)新，不是簡單的憑空而談，而應(yīng)體現(xiàn)管理創(chuàng)新的實(shí)際行動上，各更好的為全校廣大師生和社會服務(wù)，學(xué)會適應(yīng)新形勢，解決新問題，把傳統(tǒng)檔案劣勢轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔r(shí)代檔案的優(yōu)勢，提高檔案管理水平和利用價(jià)值，在檔案資源共享方面有所作為，充分發(fā)揮了學(xué)校檔案的功能。