文書(shū)檔案管理的有效途徑探索

高瑞潔

【摘要】文書(shū)檔案管理水平的高低直接影響了檔案質(zhì)量的好壞，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)文書(shū)檔案管理工作的要求變得更加嚴(yán)格。本文便對(duì)檔案管理的途徑進(jìn)行了研究探索，簡(jiǎn)要分析了文書(shū)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并根據(jù)這些現(xiàn)有問(wèn)題，提出了針對(duì)性解決策略，期望本文可以為相關(guān)研究提供理論知識(shí)參考。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案;檔案管理;有效途徑

文書(shū)檔案管理是檔案管理的主要構(gòu)成部分之一，對(duì)科學(xué)研究、企業(yè)決策等環(huán)節(jié)具備極其重要的輔佐作用。目前，文書(shū)檔案在管理方面仍存有部分問(wèn)題，阻礙了文書(shū)檔案管理的發(fā)展。因此，必須針對(duì)檔案管理有效的途徑進(jìn)行研究探索，期望可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理行業(yè)的發(fā)展。

1、文書(shū)檔案管理目前存在的問(wèn)題

1.1企業(yè)未對(duì)文書(shū)檔案管理工作足夠重視

從檔案管理目前現(xiàn)狀來(lái)看，仍有部分企業(yè)沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行充分重視，認(rèn)為該項(xiàng)工作可有可無(wú)，從而導(dǎo)致檔案管理工作的進(jìn)展十分隨意，檔案管理人員配備人數(shù)不足，無(wú)法有效落實(shí)檔案管理工作。部分企業(yè)甚至認(rèn)為檔案管理工作不僅不會(huì)為企業(yè)帶來(lái)任何經(jīng)濟(jì)效益，還會(huì)占用企業(yè)一定程度的資源，因此對(duì)檔案管理工作缺乏足夠程度的重視，甚至刻意忽略檔案管理工作的存在，這對(duì)于檔案管理工作的發(fā)展具備極其嚴(yán)重的阻礙作用[1]。

1.2針對(duì)文書(shū)檔案管理信息化技術(shù)水平不足

如今是信息時(shí)代，各種先進(jìn)技術(shù)爭(zhēng)相而出，企業(yè)辦公技術(shù)也向著信息化方向發(fā)展，進(jìn)而便產(chǎn)生了大量電子檔案資料。但根據(jù)如今檔案管理的技術(shù)水平，信息化建設(shè)仍然比較滯后，無(wú)法及時(shí)跟上企業(yè)現(xiàn)代化辦公發(fā)展的需求。目前，文書(shū)檔案的管理工作大部分還是由人工進(jìn)行，缺乏紙質(zhì)版材料向電子版材料的轉(zhuǎn)變，并且電子版材料收集程度不高。這些因素均對(duì)文書(shū)檔案的管理工作技術(shù)水平的提高有所影響。

1.3檔案利用率較低

在如今實(shí)際檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中，人們?nèi)匀皇艿絺鹘y(tǒng)檔案管理方式的影響，使檔案文書(shū)資料利用率較低，無(wú)法完全實(shí)現(xiàn)檔案有效及時(shí)的共享。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，越來(lái)越多的工作人員將管理工作的重點(diǎn)放置在對(duì)文書(shū)檔案資料的歸檔以及保護(hù)上，完全忽視了對(duì)文書(shū)檔案資料的實(shí)際具體應(yīng)用。與此同時(shí)，很多企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案資料查詢的信息化建設(shè)程度不足，仍舊需要人力耗費(fèi)大量時(shí)間去翻閱檔案，無(wú)法完全實(shí)現(xiàn)“一鍵搜索”，極大程度的限制了文書(shū)檔案資料的應(yīng)用，阻礙文書(shū)檔案資料發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。

2、文書(shū)檔案管理工作的有效途徑

2.1相關(guān)人員應(yīng)提升對(duì)文書(shū)檔案管理工作的注重程度

文書(shū)檔案資料是記錄企業(yè)日常資料信息的主要載體，在企業(yè)進(jìn)行最終決策以及未來(lái)戰(zhàn)略發(fā)展等方面起到輔助作用。因此，需要企業(yè)相關(guān)工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人及時(shí)調(diào)整心態(tài)，提升對(duì)檔案資料管理工作的注重程度，在企業(yè)內(nèi)部自上而下充分帶動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展[2]。為了促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將文書(shū)檔案資料的管理工作提到日程上來(lái)，保證管理工作有效切實(shí)開(kāi)展。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的考核培訓(xùn)工作，將最終考核結(jié)果與工作獎(jiǎng)金績(jī)效相掛鉤，可以有效突出檔案管理工作的重要程度，保證管理工作落實(shí)到實(shí)處，提高檔案管理技術(shù)水平，保障檔案管理工作質(zhì)量。

2.2增強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)

如今是信息極速發(fā)展的時(shí)代，對(duì)于企業(yè)文書(shū)檔案的管理工作而言，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人一定要及時(shí)抓住信息時(shí)代帶來(lái)的機(jī)遇，大力開(kāi)展檔案管理工作的信息化建設(shè)。在實(shí)際工作的信息化建設(shè)過(guò)程中，可以引入檔案資料管理系統(tǒng)，成功實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案紙質(zhì)化向電子版的轉(zhuǎn)變，大幅提高檔案資料的信息化水平，完美打破將紙質(zhì)資料作為企業(yè)第一檔案管理內(nèi)容的傳統(tǒng)模式。在針對(duì)檔案文書(shū)資料管理工作信息化建設(shè)的過(guò)程中，要將建設(shè)重點(diǎn)主要放置在數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展、信息化技術(shù)服務(wù)以及電子檔案的建設(shè)上，提高檔案文書(shū)資料管理工作的質(zhì)量，完全充分發(fā)揮檔案文書(shū)資料管理工作的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值。

與此同時(shí)，還應(yīng)該努力提高檔案文書(shū)資料管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，企業(yè)應(yīng)做好檔案文書(shū)資料管理工作人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作，在工作培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)注重實(shí)踐與理論相結(jié)合，開(kāi)展具備針對(duì)性的檔案文書(shū)資料管理操作培訓(xùn)，保證每一名檔案管理工作人員可以熟悉運(yùn)用各種現(xiàn)代信息化設(shè)備，極大程度的提高工作人員的檔案文書(shū)資料管理能力，保證檔案管理工作高效順利進(jìn)行。

2.3提高檔案利用率

檔案文書(shū)資料管理工作存在的意義就是要將企業(yè)檔案文書(shū)資料進(jìn)行合理利用，這同時(shí)也是檔案工作開(kāi)展的目的。只有充分做好檔案文書(shū)資料的利用工作，滿足企業(yè)檔案資料實(shí)際使用需求，才可以保證檔案文書(shū)資料的使用價(jià)值得到合理充分發(fā)揮，對(duì)推動(dòng)檔案文書(shū)資料管理工作的可持續(xù)性發(fā)展具有極為重要的積極影響。在進(jìn)行檔案文書(shū)資料管理工作的實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)努力提升檔案文書(shū)資料的利用率，在現(xiàn)有的檔案文書(shū)資料信息化管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，結(jié)合日常檔案文書(shū)資料的使用情況，及時(shí)改善優(yōu)化現(xiàn)有信息化管理系統(tǒng)的檢索工具，使其適用程度大幅提升，提高使用人員對(duì)檔案文書(shū)資料的利用率[3]。同時(shí)，文書(shū)檔案資料管理工作人員還應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行對(duì)檔案文書(shū)資料需求的實(shí)際調(diào)研工作，廣泛聽(tīng)取各個(gè)意見(jiàn)，了解工作中檔案文書(shū)資料的實(shí)際需求，保證檔案管理人員有針對(duì)性的開(kāi)展工作，從根本上提高檔案資料利用率。與此同時(shí)，檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)充分做好檔案管理與完善的基礎(chǔ)工作，對(duì)文書(shū)檔案資料的利用價(jià)值進(jìn)行科學(xué)合理分析，充分考慮到各種因素的影響，大力推動(dòng)文書(shū)檔案資料基礎(chǔ)化業(yè)務(wù)建設(shè)，促使文書(shū)檔案資料利用率提升。

結(jié)語(yǔ)：

根據(jù)目前文書(shū)檔案資料管理工作的情況來(lái)看，仍然存在部分問(wèn)題，比如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人以及工作人員對(duì)文書(shū)檔案資料管理工作缺少足夠重視、文書(shū)檔案管理信息化技術(shù)水平不足、檔案利用率較低等現(xiàn)象，進(jìn)而嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案資料應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮，針對(duì)這種現(xiàn)象，相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該對(duì)檔案文書(shū)資料管理工作進(jìn)行有效途徑的探索，進(jìn)而提高文書(shū)檔案資料的利用率，推動(dòng)文書(shū)檔案工作向信息自動(dòng)化方向發(fā)展，提高工作人員的檔案文書(shū)資料管理能力，保證檔案管理工作高效順利進(jìn)行，促進(jìn)檔案文書(shū)管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]楊雪.事業(yè)單位文書(shū)檔案管理優(yōu)化途徑分析[J].各界，2019，（24）：72.