房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與強(qiáng)化建議探索

張桂玲

【摘要】本文重點(diǎn)分析房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與強(qiáng)化建議，結(jié)合當(dāng)下房地產(chǎn)檔案信息化管理現(xiàn)狀，從增強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)、構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)、持續(xù)優(yōu)化檔案管理軟件、加強(qiáng)管理系統(tǒng)安全管理、提升管理人員綜合能力這幾點(diǎn)進(jìn)行深入探索，其目的在于提升房地產(chǎn)檔案信息化管理工作的有效性，為房地產(chǎn)行業(yè)日后長(zhǎng)足發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn);檔案管理;信息化;改進(jìn)策略

對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展而言，實(shí)現(xiàn)和強(qiáng)化檔案信息化管理十分重要，其不僅與房地產(chǎn)檔案信息化管理水平有關(guān)，還和房地產(chǎn)行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力有莫大聯(lián)系?；诖耍嚓P(guān)部門需要給予檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與強(qiáng)化高度重視，通過應(yīng)用高效且可行措施，將其含有的積極作用充分發(fā)揮出來，為房地產(chǎn)行業(yè)在繁雜的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟提供有利條件。以下主要內(nèi)容為房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與強(qiáng)化建議。

1、房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)價(jià)值

基于新時(shí)期背景下，我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)得到了長(zhǎng)足發(fā)展，在此過程中，無法避免的會(huì)產(chǎn)生很多檔案，外加房地產(chǎn)調(diào)控政策不斷創(chuàng)新，改革措施日益增多，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理工作難度大大提升。傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方法和手工記錄方法，已無法滿足現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案管理的實(shí)際要求。因此，對(duì)房地產(chǎn)檔案展開信息化管理與數(shù)字化管理勢(shì)在必行。信息化檔案管理可以有效提升房地產(chǎn)檔案管理水平與效率，減小錯(cuò)誤信息發(fā)生幾率，增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作的有效性;另外，將信息化技術(shù)運(yùn)用到房地產(chǎn)檔案管理過程中，還能讓有關(guān)檔案管理工作規(guī)范性更強(qiáng)，完善檔案管理環(huán)境。當(dāng)然，在打造房地產(chǎn)檔案管理信息化平臺(tái)時(shí)，管理人員還需與現(xiàn)實(shí)情況與相關(guān)管理要求相結(jié)合，建立規(guī)范性較強(qiáng)的信息平臺(tái)，科學(xué)合理的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫，有效推動(dòng)房地產(chǎn)檔案信息化管理，為保證房地產(chǎn)檔案管理工作的有效性做鋪墊【1】。

2、房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與強(qiáng)化建議

現(xiàn)如今，房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與強(qiáng)化建議有很多，其中比較常見的是增強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)、構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)、持續(xù)優(yōu)化檔案管理軟件、加強(qiáng)管理系統(tǒng)安全管理、提升管理人員綜合能力，詳細(xì)內(nèi)容如下：

2.1增強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)

隨著房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展速度的加快，使房地產(chǎn)檔案庫越發(fā)龐大，在展開有關(guān)檔案管理工作時(shí)，一定要引入信息化技術(shù)，且加大網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度。在推動(dòng)房地產(chǎn)信息化建設(shè)時(shí)，首先要做好數(shù)字化處理工作，由以往的紙制版檔案變成數(shù)字版資料，在此過程中可以應(yīng)用多媒體技術(shù)和掃描技術(shù)等來支持，構(gòu)成新的檔案形態(tài)，且通過建立數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存起來，為之后應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，再利用云計(jì)算把有關(guān)檔案?jìng)浞葜猎贫?，?shí)現(xiàn)隨時(shí)調(diào)用，和多重保護(hù)，形成統(tǒng)一管理，提升房地產(chǎn)檔案信息庫的規(guī)范性，脫離時(shí)空限制，達(dá)到高效的資料共享及管理。除此之外，要建立數(shù)字化檔案平臺(tái)，完善有關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建目錄信息【2】。當(dāng)前，我國(guó)很多地方的房地產(chǎn)企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但有關(guān)管理平臺(tái)并未做到系統(tǒng)構(gòu)建，導(dǎo)致因?yàn)閿?shù)據(jù)維護(hù)與系統(tǒng)更新而出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂和丟失的情況。因此，在建立數(shù)字化平臺(tái)之前，一定要保證管理工作的規(guī)范性，制定冗余備份制度，增強(qiáng)信息目錄整體規(guī)劃，確保檔案數(shù)據(jù)的清晰性和具體性，便于信息查找以及維護(hù)管理。除此之外，在采集數(shù)據(jù)過程中，確保目標(biāo)和檔案一一對(duì)應(yīng)，不管是份數(shù)還是頁數(shù)都要進(jìn)行數(shù)字備份，以確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性。另外，還要注意平臺(tái)系統(tǒng)的細(xì)節(jié)開發(fā)，比如，前臺(tái)的交互界面盡可能與實(shí)際工作有效聯(lián)合，讓相關(guān)工作人員可以有效采集與整理數(shù)據(jù)，而后臺(tái)設(shè)計(jì)則要保證數(shù)據(jù)處理流程的完善性，待天臺(tái)錄完數(shù)據(jù)以后，后臺(tái)可以把其放到恰當(dāng)?shù)奈恢?，便于用戶查詢和運(yùn)用，并對(duì)數(shù)據(jù)維護(hù)過程進(jìn)行簡(jiǎn)化處理【3】。

2.2構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)

在現(xiàn)代化社會(huì)背景下，大數(shù)據(jù)、信息共享與傳遞的作用越發(fā)顯著，因此房地產(chǎn)檔案管理工作一定要依托網(wǎng)絡(luò)化的工作，給房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為管理人員決策和掌握情況提供有關(guān)依據(jù)。構(gòu)建檔案信息平臺(tái)，不僅可以促進(jìn)開發(fā)商與政府間交流，便于實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理;還能推動(dòng)開發(fā)商間交流，解決信息閉塞的問題;同時(shí)，還能給購房客戶提供方便，不管是檔案查詢還是房屋買賣，均能在平臺(tái)上完成正規(guī)流程，防止出現(xiàn)隱瞞信息和詐騙等行為出現(xiàn)。各個(gè)地區(qū)的房地產(chǎn)管理部門需從本地具體狀況入手，建立行之有效的房地產(chǎn)檔案管理制度，依托網(wǎng)絡(luò)化以及信息化技術(shù)，建立平臺(tái)，推動(dòng)房屋中介和本地政府間的信息交流，并把平臺(tái)納入房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，且對(duì)信息接口進(jìn)行合理規(guī)劃，接入房地產(chǎn)管理體系之中，從而加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作的有效性【4】。

2.3持續(xù)優(yōu)化檔案管理軟件

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案信息化為房地產(chǎn)行業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的基本條件。在此過程中，一定要大力開發(fā)與運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)性十足的檔案管理軟件，且建立規(guī)范性較強(qiáng)的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。而在數(shù)據(jù)庫構(gòu)建與軟件開發(fā)中，一定要重視房地產(chǎn)行業(yè)與其他行業(yè)間的差異性。首先，構(gòu)建全文檔案數(shù)據(jù)庫、案卷以及目錄數(shù)據(jù)庫等，其目的在于便于數(shù)據(jù)共享以及互聯(lián)，推動(dòng)房地產(chǎn)行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化與一體化。因?yàn)榉康禺a(chǎn)檔案類型較多，所以對(duì)應(yīng)的目標(biāo)便有所差異，基于此，數(shù)據(jù)庫及管理軟件一定要具備較強(qiáng)的兼容性與拓展性，以滿足當(dāng)前房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享及靈活訪問【5】。其次，在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，一定要確保軟件擁有備份數(shù)據(jù)、維護(hù)系統(tǒng)等作用，可以給不同類型的用戶提供相關(guān)幫助。對(duì)于不同的工作崗位，系統(tǒng)還需滿足工作具有要求及有關(guān)行業(yè)法律規(guī)范。最后，檔案管理軟件與數(shù)據(jù)還要具備較強(qiáng)的獨(dú)立性。隨著科技的不斷發(fā)展與工作環(huán)境的改變，在諸多情況下數(shù)據(jù)遷移都會(huì)出現(xiàn)，因此一定要確保數(shù)據(jù)的獨(dú)立性，有行之有效的存儲(chǔ)與冗余備份計(jì)劃，保證數(shù)據(jù)庫齊全的功能以及較強(qiáng)的操作性，擁有安全的數(shù)據(jù)輸入等流程，給房地產(chǎn)檔案管理工作有序開展做鋪墊。

2.4加強(qiáng)管理系統(tǒng)安全管理

構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)，可以有效提高管理水平與效率，但同時(shí)還會(huì)帶來些許不安全因素。構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)為一項(xiàng)系統(tǒng)工作，涉及諸多環(huán)節(jié)，其中比較典型的是網(wǎng)絡(luò)傳輸以及儲(chǔ)存等，各個(gè)環(huán)節(jié)都容易遭到攻擊，只有做好安全防控工作，才能確保房地產(chǎn)檔案信息安全。為了加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的有效性及安全性，有關(guān)人員需做好相關(guān)規(guī)范工作，保證系統(tǒng)可以準(zhǔn)確無誤的工作。應(yīng)用正版軟件，并結(jié)合安全形勢(shì)升級(jí)系統(tǒng)。對(duì)于系統(tǒng)的安全設(shè)置方面要做好定期檢查工作，比如維護(hù)服務(wù)器以及密碼更換等。另外，在確保系統(tǒng)安全的前提下，還要注重?cái)?shù)據(jù)安全，這是所有安全工作的關(guān)鍵點(diǎn)。所有安全工作的中心都是為了確保房地產(chǎn)檔案信息真實(shí)和完整，因此做好檔案加密工作十分重要，通過增加防御層和轉(zhuǎn)碼的方式，提升檔案存儲(chǔ)的繁雜性，進(jìn)而確保檔案數(shù)據(jù)整體安全【6】。

2.5提升管理人員綜合能力

在新時(shí)期背景下，房地產(chǎn)檔案信息化管理為必然趨勢(shì)，管理人員一定要樹立現(xiàn)代管理意識(shí)，與自身工作特點(diǎn)有機(jī)結(jié)合，不斷充實(shí)自己，充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)不足，完善檔案管理工作模式。不管是房地產(chǎn)開發(fā)商、房屋中介還是房產(chǎn)管理部門，均應(yīng)該積極開展管理人員培訓(xùn)教育活動(dòng)，采用宣傳的手段提升其信息化意識(shí)，積極提升管理人員的綜合素養(yǎng)與專業(yè)技能，完善其知識(shí)體系，讓其變成跟緊時(shí)代發(fā)展的優(yōu)秀人才【7】。另外，檔案管理部門還要通過優(yōu)化薪酬福利制度與職業(yè)進(jìn)階制度等，構(gòu)建遞進(jìn)的信息化人才隊(duì)伍，確?？梢猿掷m(xù)的提供檔案服務(wù)，加大檔案運(yùn)用范圍。對(duì)于房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與強(qiáng)化而言，提升管理人員綜合能力勢(shì)在必行，其為房地產(chǎn)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與強(qiáng)化的基礎(chǔ)，因此，相關(guān)部門一定要給予管理人員的綜合能力培養(yǎng)高度重視。

結(jié)語：

綜上分析，房地產(chǎn)檔案信息化管理為一項(xiàng)系統(tǒng)工作，具有較強(qiáng)的繁雜性，需要檔案管理者擁有極強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)與綜合素養(yǎng)，如此才能確保房地產(chǎn)檔案信息化管理得以實(shí)現(xiàn)。在新時(shí)期背景下，為了將房地產(chǎn)檔案信息化管理的有效性發(fā)揮出最大化，相關(guān)部門可以通過增強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)、構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)、持續(xù)優(yōu)化檔案管理軟件、加強(qiáng)管理系統(tǒng)安全管理、提升管理人員綜合能力，來實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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