大數(shù)據(jù)背景下辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑

陳麗

摘 要：辦公室檔案管理效率，是保證辦公室工作高效開展的重要基礎(chǔ)。在實際工作中，辦公室檔案管理工作還存在一些問題，影響著工作效率。本文就辦公室文秘提高檔案管理效率的途徑進行深入分析，希望能夠幫助辦公室文秘提高自身檔案意識、優(yōu)化檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘;檔案管理

辦公室是各單位工作人員辦公的主要場所，在辦公室管理中，檔案管理工作是其重要組成部分。實現(xiàn)高效的檔案管理，能夠充分保證檔案的完整性，提高檔案資料查詢與利用效率，最大限度的發(fā)揮檔案在辦公室管理工作中的價值。目前，隨著經(jīng)濟發(fā)展和技術(shù)水平的提升，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用于社會發(fā)展的各個領(lǐng)域。在辦公室檔案管理工作中，加強對當(dāng)前先進技術(shù)的應(yīng)用，不斷改善創(chuàng)新辦公室檔案管理工作辦法，進一步提升辦公室檔案管理工作效率，成為當(dāng)前各單位辦公室管理工作的重要內(nèi)容之一。

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理

大數(shù)據(jù)的發(fā)展來源于海量的信息來源，利用高速發(fā)展的信息技術(shù)獲得和分析信息和對數(shù)據(jù)進行集中管理。大數(shù)據(jù)的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)如今已經(jīng)成為社會發(fā)展趨勢，對于檔案管理來說也會帶來新的機遇。面對大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案管理可以運用大數(shù)據(jù)處理方法和技術(shù)，對檔案進行更加專業(yè)和有效的管理：首先，大數(shù)據(jù)所帶來的管理方式將一切檔案信息數(shù)字化，不但節(jié)約了人力空間成本，還在一定程度上保證了檔案信息保管的安全性;其次，數(shù)字化的檔案信息可以被管理在不同的云端與終端，不易丟失。因此，檔案管理如果要抓住大數(shù)據(jù)帶來的行業(yè)發(fā)展的機會，相關(guān)工作人員就必須要對檔案管理工作有深刻的認(rèn)識和切身的體會。

二、辦公室文秘做好檔案管理工作的意義

1.推進工作順利開展

辦公室檔案管理工作對單位整體工作有重要影響，提升辦公室檔案管理工作效率，能夠有效促進單位工作的順利實施。辦公室檔案一般包含單位人、事、物等所有資料的檔案，其內(nèi)容往往都非常重要。在大量的檔案中，有一些檔案是極為重要或者是關(guān)系到單位重大機密的檔案，這些重要的機密檔案對整個單位工作的開展能夠產(chǎn)生重大影響，甚至對單位的存續(xù)與發(fā)展有重大關(guān)系?；诖?，在辦公室檔案管理中采取切實有效的管理方法，提高管理工作效率，有利于推進檔案工作的順利進行。

2.提升整體工作效率

提升辦公室檔案管理工作效率，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查詢與利用效率的最大化，從而提升單位整體的工作效率。辦公室需要管理的檔案資料文件種類繁多，內(nèi)容龐雜，有效的管理方法能夠?qū)n案清晰明了的分門別類，更便于查詢管理，在相關(guān)人員需要借閱檔案資料時，辦公室檔案管理人員能夠迅速找到所需要的檔案文件，進而在很大程度上提高單位工作效率。

3.加強對機要文件的保護

所謂的機要文件就是存在高度機密信息的資料，是事業(yè)單位、組織辦公室工作的重要內(nèi)容。機要文件的管理需要高度的責(zé)任感和規(guī)范性，嚴(yán)格按照機要文件管理的規(guī)章制度開展機要文件的管理工作，作為一名事業(yè)單位的辦公室秘書，個人素質(zhì)和管理素養(yǎng)是必備要求，提升保密意識，將保密工作做得更為嚴(yán)實、可靠。文章就如何加強機要文件的管理進行了分析與探究。

單位機要文件同屬于辦公室檔案，統(tǒng)歸于辦公室檔案管理人員管理，如果管理工作做不到位，一旦發(fā)生機要檔案泄露事件，不僅會嚴(yán)重影響單位整體的工作效率，還可能會對單位造成沉重的打擊，導(dǎo)致單位發(fā)生危機。因此，做好辦公室檔案管理工作十分重要。高效率的辦公室檔案管理工作，需要完善機要文件的管理制度，設(shè)置文件查閱權(quán)限，加強對機要文件的保密性措施。因此，提升辦公室檔案管理工作效率，有利于加強對單位機要文件的保護。

4.決定檔案資料是否能夠完整歸檔

辦公室文秘負(fù)責(zé)辦公室檔案搜集、整理、記錄等，利用眾多檔案匯總構(gòu)成檔案文件。如果辦公室文秘有著較強的檔案意識，那么就可以較為全面的整理各種會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、各種制度文件等，并將之合理歸入檔案類別，形成系統(tǒng)、完整的檔案資料，檔案資料的完整性將能夠得到最大程度的保全。反之，如果辦公室文秘檔案意識較差，那么檔案資料的收集和整理將會比較隨意敷衍，寶貴的檔案資料將可能面臨缺失問題，進而浪費寶貴的辦公室檔案資料。

5.決定檔案功能是否能夠充分發(fā)揮

辦公室檔案的收集最主要目的是為日后的管理工作提供相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。檔案使用價值的發(fā)揮與辦公室文秘人員的檔案意識之間存在著緊密的聯(lián)系，如果文秘人員的檔案意識較強，檔案資料的完整性較高，檔案資料的功能發(fā)揮將會更完善，否則檔案資料的功能發(fā)揮將會遭受影響。檔案是對過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，它是我們工作的查考依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的參考資料，是加強管理的必要手段，是科學(xué)研究的可靠資源，是宣傳教育的生動素材。檔案管理功在當(dāng)代、利在千秋！

三、當(dāng)前階段辦公室文秘檔案管理問題分析

1.辦公室文秘檔案素養(yǎng)整體較差

當(dāng)前階段，部分辦公室文秘人員不是專業(yè)的檔案管理人員，很多人在從事檔案管理工作之前未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，還有些人完全不了解檔案管理，在實際的工作中，不能正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，進而產(chǎn)生檔案管理不規(guī)范、不合理等現(xiàn)象。這些管理人員不能及時整理檔案，造成大量的資料文件長時間堆積。由于缺乏合理的整理規(guī)劃，在工作人員需要查閱相關(guān)資料時，往往要花費很長時間去尋找，還可能會發(fā)生檔案缺失的情況，嚴(yán)重影響了工作效率，檔案的價值也很難在具體工作中實現(xiàn)。

因此，需要采取有效措施提高單位對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，并促使檔案管理理念的更新，該項工作具有十分重要的意義和作用。單位對辦公室檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識需要提高，并在現(xiàn)階段辦公室檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)等創(chuàng)建符合現(xiàn)代社會發(fā)展的辦公室檔案管理理念，對于辦公室檔案管理的意識也需要采取有效的措施進行完善，并需要滿足社會發(fā)展和自身發(fā)展的需求，堅持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識需要在單位的管理決策中和單位的服務(wù)意識中加以體現(xiàn)。在辦公室檔案管理過程中需要將崗位責(zé)任制強化，而單位管理中不合理的規(guī)章制度也需要的加強改善，從而使檔案管理人員的愛崗敬業(yè)意識得到強化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設(shè)水平得到較大的提升。

2.檔案管理細(xì)節(jié)被忽視

奧地利著名作家弗蘭茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切歸檔！”這句話揭示了一切事物的終極狀態(tài)——檔案。不管是規(guī)范實用的文書檔案，還是科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目萍紮n案，或是生動形象的照片檔案，或者是真實直觀的聲像檔案……都與我們的生活息息相關(guān)，始終相隨。檔案工作是一個單位管理工作的基礎(chǔ)，它是展示成就、總結(jié)經(jīng)驗、最可靠、最寶貴的原始材料。但目前部分辦公室文秘人員并不重視檔案管理的細(xì)節(jié)，檔案的整理歸檔等工作未被重視，檔案管理細(xì)節(jié)存在明顯問題和漏洞，進而導(dǎo)致檔案遺失、缺損問題頻頻發(fā)生，嚴(yán)重的影響了辦公室檔案的使用價值。

3.檔案管理缺乏健全的制度

現(xiàn)階段，大部分工作單位在辦公室檔案管理工作中，由于沒有建立健全的檔案管理制度，而導(dǎo)致辦公室檔案管理效率低下。在辦公室檔案管理工作中，很多工作單位制定的管理制度中沒有明確相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)，不能對管理人員形成較強的約束力，容易出現(xiàn)管理混亂，一旦發(fā)生問題，無法確定責(zé)任人。同時，管理制度的不健全，沒有對管理人員工作進行規(guī)范化、制度化要求，導(dǎo)致其在工作中不能充分意識到檔案管理工作的重要性，工作隨意性較強，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)較多的疏漏，最終影響單位整體的工作效率。

4.檔案查詢利用率較低

目前，由于很多單位對辦公室檔案管理工作的認(rèn)識還不夠全面，從而不注重對管理方法的創(chuàng)新和管理技術(shù)的提高，依然使用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理制度也不夠全面。這在很大程度上限制了檔案管理人員的工作水平的提升，導(dǎo)致檔案的查詢利用率難以提高，同時，還有一些人員在需要借閱檔案時，由于借閱程序的冗雜而放棄借閱，導(dǎo)致檔案不能實現(xiàn)其價值的最大化。

四、辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑

1.強化辦公室文秘的培訓(xùn)力度

首先，單位應(yīng)該積極制定良好的人才引進機制，積極引入優(yōu)質(zhì)的、專業(yè)的辦公室文秘人員。其次應(yīng)該加大對現(xiàn)有的辦公室文秘的培訓(xùn)力度，要借助教育培養(yǎng)工作提高其專業(yè)素質(zhì)，使之能夠具備較強的檔案意識，能夠擁有豐富的檔案管理知識，較高的檔案管理技能，能夠妥善的處理檔案管理問題，并保證檔案價值發(fā)揮。最后應(yīng)該重視對辦公室文秘的日常審核和考察工作，提高辦公室文秘的檔案意識關(guān)注度，確保辦公室文秘能夠積極自主的提高自身素質(zhì)，保證時刻具備較強的檔案意識。

2.提高辦公室文秘的檔案實踐操作能力

由于辦公室檔案管理工作對辦公室文秘的檔案管理實踐能力要求較高，因此應(yīng)該有意識的為辦公室文秘提供檔案實踐操作機會和平臺，要確保辦公室文秘能夠在實踐的過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，能夠提高自身的檔案意識，規(guī)范檔案收集、鑒別、歸檔等，提高檔案管理質(zhì)量。

合理的知識結(jié)構(gòu)是擔(dān)任現(xiàn)代社會職業(yè)崗位的必要條件和人才成長的基礎(chǔ)。廣博的知識視野是對人才適應(yīng)社會崗位、應(yīng)變環(huán)境的文化基礎(chǔ)?，F(xiàn)代社會職業(yè)崗位所需要的不僅僅是知識結(jié)構(gòu)合理，而是要求適時拓展自己的知識視野達(dá)到終身教育終身學(xué)習(xí)的境界。只有這樣，才能根據(jù)當(dāng)今社會發(fā)展和職業(yè)的具體要求發(fā)展自己、完善自己，拓展所學(xué)到的知識，有所創(chuàng)造，適應(yīng)新情況，解決新問題。打下寬厚、扎實、系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹R基礎(chǔ)及專業(yè)技能功底，才能適應(yīng)和提高辦公室文秘的檔案實踐操作能力。

3.引導(dǎo)辦公室文秘自主強化檔案管理

辦公室檔案的最大價值在于檔案的可利用性。因此應(yīng)該幫助辦公室文秘人員強化檔案資料的利用導(dǎo)向，要以檔案利用為出發(fā)點妥善處理檔案管理工作，要確保檔案管理服務(wù)于內(nèi)部其他部門的檔案使用需求，最大程度的去挖掘檔案資料的價值，保證檔案的使用效能。檔案管理人員充分認(rèn)識到其本職工作的重要性后，就能夠在實際工作中形成自身約束，有意識的減少管理工作中的疏漏，盡可能的保證檔案管理工作有序進行，嚴(yán)格按照規(guī)定對檔案進行整理分類。如圖

4.建立健全的辦公室檔案管理制度

建立健全檔案收集、整理、歸檔、保管、借閱等一系列標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范，明確責(zé)任到人，重點解決檔案管理工作流程亂、收集整理不完整、查閱利用效率低的現(xiàn)狀。制定完善的崗位獎懲機制，對于由于沒有按照相關(guān)規(guī)章制度開展工作而造成檔案缺失、損壞等行為的，進行嚴(yán)厲的懲罰，對其他管理人員形成震懾作用，從而約束、規(guī)范管理人員行為;對于在管理工作中表現(xiàn)良好，不斷創(chuàng)新管理方法，提高管理技能的工作人員，要給予相應(yīng)的獎勵，鼓勵工作人員進一步提高工作水平，同時在辦公室檔案管理工作中樹立良好的學(xué)習(xí)榜樣，激勵全體員工做好更好的完成本職工作。

5.加強檔案信息化管理，提高檔案利用率

隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)的普及應(yīng)用，在辦公室檔案管理工作中，加強檔案信息化管理，能夠極大地提高檔案管理工作的效率，提高檔案的利用率。在檔案信息化管理中，管理人員需要將所有檔案信息儲存到計算機中，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺與電子數(shù)據(jù)庫。檔案信息化管理不僅能實現(xiàn)對各類檔案清晰的分類管理，保證檔案資料的有序性，同時還有效避免了檔案資料長時間堆積造成的缺失、損壞等風(fēng)險。在相關(guān)工作人員需要查閱利用檔案時，管理人員只需要從檔案信息化管理系統(tǒng)中進行查詢，就能夠快速找到所需要的資料，從而避免了人力、物力、財力的浪費，提高檔案的利用率。

五、結(jié)語

檔案管理工作是辦公室文秘工作的重要組成，辦公室文秘的檔案意識會對辦公室檔案管理產(chǎn)生巨大影響。因此，應(yīng)強化辦公室文秘的培訓(xùn)力度，為辦公室文秘提供實踐操作的機會，引導(dǎo)辦公室文秘自主強化檔案管理，促使辦公室檔案充分發(fā)揮自身效力，進而全面提高單位檔案管理的效率和水平。

參考文獻：

[1]李 洋，陳 瓊.新時代下大數(shù)據(jù)與檔案管理探析[J].《科學(xué)與財富》，2018

[2]紀(jì)紅艷.如何提升企業(yè)辦公室檔案管理工作效率的思考[J].黑龍江檔案，2019

[3]王 珊.提高辦公室檔案管理工作效率的思考研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[4]崔淑花.強化辦公室文秘“檔案意識” 提升檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016

[5]張書婷.強化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案工作效率[J].科技風(fēng)，2015

[6]陳艷云.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

[7]楊彥杰.如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].長江叢刊，2016

[8]張書婷.強化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案工作效率[J].科技風(fēng)，2015

（作者單位：廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院）