新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

張雪芳

摘 要：新時(shí)代下，檔案資源對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展起著日益重要的作用，同時(shí)對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求?，F(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的思路與模式還不夠完善，制約到檔案管理工作職能的發(fā)揮。因此，就需要大力創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理思路與方法，不斷提升事業(yè)單位檔案管理的水平，將檔案資源的價(jià)值最大程度發(fā)揮出來(lái)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

事業(yè)單位的檔案資源對(duì)本單位的發(fā)展歷程進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，涵蓋了文字、音像等諸多載體形式。而檔案管理則是收集、整理、保管這些多樣化載體形式的資料，以便將這些檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。在新時(shí)期下，傳統(tǒng)檔案管理模式暴露出諸多問(wèn)題，亟需進(jìn)行創(chuàng)新和改革。事業(yè)單位要充分重視檔案管理工作，從制度、管理機(jī)制、人才建設(shè)等多角度著手，不斷優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，服務(wù)于事業(yè)單位的整體發(fā)展。

一、新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義

信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，促使事業(yè)單位檔案資料種類呈現(xiàn)出多元化的特征，出現(xiàn)了很多新興載體形式，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。

1.保密性與服務(wù)性得到增強(qiáng)

部分事業(yè)單位主要職能是服務(wù)于人民群眾，將科研成果、教育、醫(yī)療等服務(wù)提供給大眾。而檔案管理工作的創(chuàng)新，可以將更加便捷的檔案服務(wù)提供出來(lái)，如通過(guò)檔案查詢平臺(tái)的構(gòu)建，檔案查找難度顯著降低，這樣能夠節(jié)約群眾的時(shí)間和精力，提升人民群眾的滿意度。部分事業(yè)單位具有一定的保密性質(zhì)，需要慎重處理各種檔案資料。而通過(guò)檔案管理的創(chuàng)新，構(gòu)建完善的管理制度和安全防范機(jī)制，可以有機(jī)增強(qiáng)其安全性與保密性，避免有泄露等問(wèn)題出現(xiàn)。

2.事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量得到體現(xiàn)

社會(huì)服務(wù)是事業(yè)單位的基礎(chǔ)職能，很多單位主要依據(jù)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行年終考核，以此來(lái)提升群眾的滿意度。實(shí)踐研究得知，不僅工作人員服務(wù)質(zhì)量、單位辦事流程等因素會(huì)影響到群眾滿意度，檔案管理工作的規(guī)范化程度也起著十分重要的作用。通過(guò)改革檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化程度，能夠?qū)挝坏恼J(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)精神體現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而優(yōu)化單位的整體形象。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.部分單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有給予足夠重視

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，認(rèn)為檔案工作比較簡(jiǎn)單，因此沒(méi)有在檔案管理方面投入相應(yīng)的精力。其錯(cuò)誤的認(rèn)為文件的分類、儲(chǔ)存就是檔案工作的全部?jī)?nèi)容，只需要避免遺漏、不損壞檔案資料即可。受這些因素的影響，檔案管理工作的創(chuàng)新開(kāi)展難以實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作職能得不到充分發(fā)揮。

2.檔案管理制度體系不夠健全

只有構(gòu)建了完善的制度體系，方可有效順利開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作。但就目前來(lái)講，部分事業(yè)單位所構(gòu)建的檔案管理制度體系并不完善，檔案管理體系相對(duì)滯后。同時(shí)，單位沒(méi)有針對(duì)檔案管理創(chuàng)新制定相應(yīng)的激勵(lì)制度，導(dǎo)致職工難以積極主動(dòng)地改革與完善工作方法。部分事業(yè)單位在檔案管理中，沒(méi)有明確限定工作人員的職責(zé)范圍，導(dǎo)致難以徹底有效執(zhí)行檔案管理工作。

3.復(fù)合型檔案管理人才比較缺乏

檔案管理工作由檔案管理人員具體開(kāi)展，因此檔案管理工作質(zhì)量會(huì)受到檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)、能力水平等因素的直接影響。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，我國(guó)很多事業(yè)單位缺乏復(fù)合型的檔案管理人才，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新起到了一定程度的阻礙作用。首先，部分檔案管理人員在工作過(guò)程中，僅僅是堆砌與存放檔案資料，檔案管理理念不夠先進(jìn)，沒(méi)有將這些檔案資源充分利用起來(lái)。其次，部分檔案管理人員不具備較高的業(yè)務(wù)能力水平。受諸多因素的綜合作用，很多檔案管理人員的專業(yè)技能不符合現(xiàn)代化檔案管理工作要求，不利于檔案管理工作職能的充分發(fā)揮。最后，部分檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平不高，難以高效利用信息化技術(shù)與設(shè)施設(shè)備，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程遭到延緩。

三、新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新原則

1.制度執(zhí)行原則

通過(guò)制度的構(gòu)建，能夠規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施。在制度構(gòu)建過(guò)程中，需與事業(yè)單位檔案管理發(fā)展要求所適應(yīng)，進(jìn)行必要的細(xì)化處理，增強(qiáng)檔案管理制度的可操作性。而明確制度內(nèi)容后，檔案管理人員需對(duì)制度要求準(zhǔn)確理解，且在實(shí)際管理工作中靈活運(yùn)行，將各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等嚴(yán)格貫徹下去。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、管理人員都需要嚴(yán)格遵守，這樣檔案管理制度的嚴(yán)肅性能夠得到維護(hù)，檔案管理制度的作用方可以得到徹底發(fā)揮。

2.靈活又規(guī)范原則

事業(yè)單位需嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)法律制度體系，完善、創(chuàng)新檔案管理制度，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性，避免有隨意修改等問(wèn)題出現(xiàn)。同時(shí)，由于事業(yè)單位的性質(zhì)不同，那么就會(huì)有差異化的檔案管理內(nèi)容與特性，因此，要結(jié)合單位實(shí)際情況，靈活構(gòu)建特色化的制度體系，以便促使檔案管理工作得到高效開(kāi)展。

四、新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

1.創(chuàng)新檔案管理理念

首先，要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理觀念大力轉(zhuǎn)變。過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，檔案管理沒(méi)有充分受到事業(yè)單位的重視，導(dǎo)致單位職工的認(rèn)識(shí)出現(xiàn)了一定的偏差。針對(duì)這種情況，就需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理觀念大力轉(zhuǎn)變。特別是新時(shí)代下，需要將服務(wù)意識(shí)作為轉(zhuǎn)變的重點(diǎn)，只有這樣，方可以應(yīng)對(duì)外界形勢(shì)帶來(lái)的諸多挑戰(zhàn)。其次，要逐步協(xié)調(diào)單位其他部門共同開(kāi)展工作。事業(yè)單位要積極改革檔案內(nèi)容與服務(wù)模式，將可有可無(wú)的錯(cuò)誤摒棄掉，通過(guò)管理機(jī)制的完善構(gòu)建，協(xié)調(diào)單位內(nèi)其他部門開(kāi)展好檔案工作。過(guò)去事業(yè)單位往往局限于一個(gè)部門內(nèi)開(kāi)展檔案管理工作，無(wú)法直接聯(lián)系其他的部門，具有較低的協(xié)調(diào)性，難以充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)。針對(duì)這種情況，在檔案資源安全性不受影響的前提下，需要積極拓展檔案管理工作范圍，在事業(yè)單位整體工作中逐步加入檔案管理內(nèi)容，引導(dǎo)其他部門積極參與進(jìn)來(lái)，促使檔案管理工作得到高質(zhì)量的完成。此外，事業(yè)單位要對(duì)外部單位、企業(yè)成功的檔案管理理念積極學(xué)習(xí)與吸收，不斷創(chuàng)新自身理念。

2.創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

首先，設(shè)立檔案資源收集中心。檔案數(shù)據(jù)收集是檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，不僅對(duì)后續(xù)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用有著關(guān)鍵作用，還會(huì)影響到檔案管理部門的發(fā)展。因此，就需要對(duì)檔案資源收集中心進(jìn)行設(shè)立，促使檔案信息利用需求得到充分滿足。特別是近些年來(lái)，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作覆蓋了更多的內(nèi)容，顯著提升了信息量。如果依然采取傳統(tǒng)的收集方式，很多資料將會(huì)遭到遺漏，事業(yè)單位發(fā)展需求也得不到滿足。因此，就需要通過(guò)檔案資源收集中心的設(shè)立，有效收集、整合相關(guān)的信息資源。

其次，對(duì)單位檔案管理制度體系大力完善。要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際狀況，制定匹配的管理制度體系。同時(shí)，對(duì)檔案考核機(jī)制、工作目標(biāo)等合理設(shè)置，這樣可以有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，還能夠更加有序的開(kāi)展各項(xiàng)工作。事業(yè)單位要結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)檔案管理考核內(nèi)容積極更新，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理人員水平的提升。

3.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式

首先，要對(duì)網(wǎng)站管理服務(wù)功能進(jìn)行完善。信息網(wǎng)絡(luò)目前受到了事業(yè)單位廣泛的重視，網(wǎng)站管理服務(wù)模式被應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中。但就目前來(lái)講，缺乏足夠完善的功能，如難以有效查詢檔案數(shù)據(jù)等。針對(duì)這種情況，就需要對(duì)網(wǎng)站管理服務(wù)功能進(jìn)行完善，不僅要能夠收集、處理信息數(shù)據(jù)，還能夠充分利用這些信息，保證不同部門結(jié)合自身差異化的需求，獲取到相應(yīng)的內(nèi)容。

其次，要逐步構(gòu)建電子文檔體系。相對(duì)于紙質(zhì)材料，電子文檔具有較大的優(yōu)勢(shì)。因此，檔案管理工作實(shí)踐中，工作人員需要在電子文檔中錄入檔案信息，一一對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案，促使電子文檔處理體系得到明確構(gòu)建。通過(guò)電子文檔體系的構(gòu)建，能夠?qū)n案信息資源更加高效的管理，且將優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)功能提供給有需求的用戶，以此來(lái)延伸檔案管理的服務(wù)能力。在這個(gè)過(guò)程中，需要明確認(rèn)識(shí)到電子文檔的安全問(wèn)題較多，因此要對(duì)電子文檔安全管理體系進(jìn)行完善，保證檔案資源的安全性。

再次，要大力擴(kuò)展檔案服務(wù)模式。過(guò)去檔案服務(wù)內(nèi)容比較單一，僅僅能夠查詢與管理檔案，且漏洞較多，難以高效的利用檔案資源。針對(duì)這種情況，需要積極創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，大力擴(kuò)展檔案管理能力，逐步豐富檔案服務(wù)功能。要合理設(shè)計(jì)服務(wù)功能，將單位工作需求充分納入考慮范圍，以便保證相關(guān)部門及人員能夠切實(shí)利用檔案信息資源。檔案信息服務(wù)過(guò)程中，要對(duì)檔案信息、背景等資料進(jìn)行明確，細(xì)致羅列檔案資源內(nèi)容，這樣用戶利用起來(lái)也更加的方便。此外，還需要充分重視遠(yuǎn)程管理功能的實(shí)現(xiàn)。新時(shí)代下，要積極拓展信息管理服務(wù)方式，充分應(yīng)用遠(yuǎn)程管理功能，通過(guò)遠(yuǎn)程管理點(diǎn)的構(gòu)建，更加科學(xué)的管理檔案資源，更加順暢的交流、利用檔案資源。

最后，要對(duì)檔案資料編輯體系逐步完善。很多事業(yè)單位檔案管理人員沒(méi)有充分重視檔案資料的編輯工作，僅僅將基礎(chǔ)信息編輯開(kāi)展了下去，沒(méi)有詳細(xì)介紹如何利用這些檔案資料。為適應(yīng)新時(shí)代的要求，需要適當(dāng)延伸檔案信息編輯工作，科學(xué)整理各項(xiàng)數(shù)據(jù)，對(duì)有價(jià)值的信息進(jìn)行匯總，優(yōu)化檔案編輯流程，促使檔案資料編輯質(zhì)量得到提升。

4.完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作質(zhì)量直接受到檔案管理人員素質(zhì)水平的影響，為進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理成效，需采取針對(duì)性的策略，大力構(gòu)建檔案管理人員隊(duì)伍。

首先，要對(duì)檔案管理人員的福利待遇進(jìn)行改善。福利待遇與工資待遇存在著較大差異，其能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的重視度給充分展現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)改善檔案管理人員的福利待遇，既可以吸引更多的優(yōu)秀人才，又能夠促使事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍得到穩(wěn)定，將檔案管理人員的積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)。如可對(duì)內(nèi)部晉升制度、獎(jiǎng)懲制度等進(jìn)行完善，拓展檔案管理人員的晉升渠道，給予相應(yīng)的物質(zhì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)等等。

其次，要嚴(yán)格控制檔案管理人才的選用環(huán)節(jié)。事業(yè)單位需將公正、公平的選人原則落實(shí)下去，全方位考察應(yīng)聘人員的品質(zhì)素養(yǎng)與專業(yè)技能，保證其能夠以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度開(kāi)展各項(xiàng)工作。同時(shí)，為應(yīng)對(duì)新時(shí)代檔案管理的發(fā)展要求，事業(yè)單位還需要構(gòu)建完善的技能培訓(xùn)、繼續(xù)教育機(jī)制，豐富檔案管理人員接受教育的機(jī)會(huì)，不斷創(chuàng)新培訓(xùn)形式與內(nèi)容，增強(qiáng)培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性，幫助檔案管理人員對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)及時(shí)革新，專業(yè)技能水平持續(xù)提升。在培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計(jì)時(shí)，既需要涵蓋檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，又需要將信息技術(shù)應(yīng)用能力等納入培訓(xùn)范圍，以便適應(yīng)檔案管理信息化工作要求。

5.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)的開(kāi)展，不僅能夠優(yōu)化檔案管理效率，還可以顯著提高檔案服務(wù)質(zhì)量。在具體實(shí)踐中，首先要對(duì)檔案信息化建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一構(gòu)建。事業(yè)單位需依據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將單位業(yè)務(wù)情況、發(fā)展特征等納入考慮范圍，對(duì)內(nèi)部管理體系科學(xué)構(gòu)建。在檔案錄入過(guò)程中，需結(jié)合管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一標(biāo)識(shí)、格式等諸多細(xì)節(jié)，同時(shí)增強(qiáng)檔案管理軟硬兼的標(biāo)準(zhǔn)化，從而保證可以高效共享檔案數(shù)據(jù)。

其次，要將計(jì)算機(jī)、通信、大數(shù)據(jù)等各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)綜合運(yùn)用起來(lái)。單位領(lǐng)導(dǎo)需充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用，增加資金投入，完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，涵蓋掃描儀、計(jì)算機(jī)等諸多內(nèi)容。通過(guò)應(yīng)用這些先進(jìn)設(shè)施設(shè)備，降低檔案資料收集、儲(chǔ)存以及分類的難度。同時(shí)，要大力培訓(xùn)檔案管理人員，促使其能夠熟練運(yùn)用各種技術(shù)與設(shè)備，促使設(shè)備的使用周期得到延長(zhǎng)，檔案信息化建設(shè)成本得到降低。

最后，受內(nèi)外在因素的影響，必然會(huì)有一定的安全隱患出現(xiàn)于檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，如不加以防范，容易泄露機(jī)密性的資料信息，不利于檔案管理水平的提升。針對(duì)本種情況，要對(duì)安全防范機(jī)制科學(xué)構(gòu)建，將身份識(shí)別、訪問(wèn)權(quán)限等技術(shù)科學(xué)應(yīng)用過(guò)來(lái)，保證檔案管理的信息安全。檔案管理人員要經(jīng)常維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，積極更新、升級(jí)防火墻、殺毒軟件等安全保護(hù)軟件，充分發(fā)揮其安全防范功能。同時(shí)，要注意除塵、除濕工作的開(kāi)展，將專用防磁柜等配備過(guò)來(lái)，促使檔案管理硬件設(shè)備的物理安全得到實(shí)現(xiàn)。此外，為提升涉密管理水平，需要求檔案管理人員科學(xué)簽訂保密承諾書，檔案信息公開(kāi)之前，需由相關(guān)人員對(duì)所有內(nèi)容進(jìn)行保密審查，避免涉密信息遭到公開(kāi)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為更好的發(fā)揮檔案管理工作職能，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的要求，逐步創(chuàng)新與完善事業(yè)單位檔案管理理念與方法。事業(yè)單位要結(jié)合自身情況，制定出針對(duì)性、特色化的檔案管理制度體系，逐步拓展與延伸檔案管理的內(nèi)容與職能，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，全面創(chuàng)新檔案管理工作，促使檔案資源的價(jià)值得到充分利用與發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]古夢(mèng)曦.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].數(shù)字化用戶，2018

[2]高秀英.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].課程教育研究，2019

[3]王志燕.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].商品與質(zhì)量，2018

[4]劉 威.淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作改革與創(chuàng)新的思考[J].數(shù)碼設(shè)計(jì)（上），2018

[5]田 園.探究事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].蘭臺(tái)內(nèi)外， 2018

[6]董小建.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題研究[J].智庫(kù)時(shí)代，2019

[7]李鐵玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J]. 品位經(jīng)典，2019

[8]孟雪青.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019

[9]姜居材.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2020

[10]王殿利.提升事業(yè)單位檔案管理核心競(jìng)爭(zhēng)力的路徑研究[J]. 城建檔案，2020

[11]康海濤.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化[J]. 中外企業(yè)家，2020

[12]郭慶紅.行政事業(yè)單位檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益淺析[J].財(cái)富時(shí)代，2020

[13]侯蘇珊.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].國(guó)際公關(guān)，2020

（作者單位：中國(guó)科學(xué)院國(guó)家授時(shí)中心）