數(shù)字化干部人事檔案管理應(yīng)用探討

夏增輝

摘 要：數(shù)字化干部人事檔案管理傳是統(tǒng)檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合發(fā)展的必然結(jié)果。數(shù)字化管理對(duì)檔案管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。為進(jìn)一步推動(dòng)干部人事檔案的數(shù)字化管理，本文從基本概念出發(fā)，在深入剖析數(shù)字化管理現(xiàn)實(shí)意義和現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對(duì)改進(jìn)對(duì)策進(jìn)行了深入思考，讀來(lái)令人受益。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;干部;人事檔案;管理

在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，干部人事檔案管理進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。數(shù)字化干部人事檔案管理是一個(gè)非常重要的課題，由于概念不清，對(duì)數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，現(xiàn)階段我國(guó)數(shù)字化干部人事檔案管理還存在一些問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題采取有效對(duì)策，加以改變，對(duì)今后的工作大有裨益。

一、數(shù)字化干部人事檔案管理的基本概念與內(nèi)涵

（1）干部人事檔案。干部人事檔案是在干部管理過(guò)程中形成的文字材料，是干部個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、能力、品德和才能的真實(shí)記錄。從內(nèi)容上來(lái)講，干部人事檔案一般包括下面幾項(xiàng)內(nèi)容：一是有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、工作變動(dòng)、思想品德和業(yè)務(wù)能力方面的文字記錄;二是有關(guān)學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)職稱方面的文字記錄;三是政審方面的材料;四是參加黨、團(tuán)活動(dòng)方面的記錄;五是獎(jiǎng)勵(lì)、處分方面的材料;六是有關(guān)錄用、任免、聘用、工資、出國(guó)、專業(yè)退伍、調(diào)動(dòng)、離退休、退職等方面的記錄。

（2）數(shù)字化干部人事檔案管理。數(shù)字化干部人事檔案是指?jìng)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子化，是電子版的干部人事檔案。數(shù)字化干部人事檔案管理則由干部人事檔案庫(kù)、數(shù)字資料庫(kù)和檢索查閱三個(gè)部分組成。干部人事檔案庫(kù)，是干部人事檔案的數(shù)字化，將干部的基本情況、學(xué)習(xí)培訓(xùn)以及調(diào)動(dòng)信息等內(nèi)容分類建庫(kù)，以便更好地查閱和統(tǒng)計(jì)。數(shù)字資料庫(kù)，則是對(duì)干部的身份信息、文憑、證件以及各類活動(dòng)的音頻、視頻資料與干部對(duì)應(yīng)建庫(kù)，以便對(duì)干部進(jìn)行全方位的有效管理。查閱系統(tǒng)，也即查閱干部電子檔案的平臺(tái)，是數(shù)字化干部人事檔案管理的核心，遠(yuǎn)程查檔、閱檔是其關(guān)鍵的功能。

二、數(shù)字化干部人事檔案管理的重要意義

數(shù)字化干部人事檔案管理對(duì)干部隊(duì)伍的現(xiàn)代化建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，一是有助于提高干部檔案資源的利用率。干部人事檔案的數(shù)字化讓其成為一種可以共享的檔案信息資源，由此人們可以便捷靈活地使用這些資源，進(jìn)而提高檔案的利用效率。二是有助于重要人事檔案及其載體的長(zhǎng)期保存。干部人事檔案是原始證據(jù)，需要長(zhǎng)期保存。對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，客觀上減少了原始紙質(zhì)檔案材料的使用損耗，延長(zhǎng)了其保存期限。三是有助于干部人事檔案的深度分析和綜合利用。對(duì)干部人事檔案實(shí)施數(shù)字化管理之后，借助先進(jìn)的管理系統(tǒng)軟件可以輕松地對(duì)海量的檔案信息進(jìn)行各類復(fù)雜的綜合處理，為干部人力資源的深度開發(fā)和正確決策提供了科學(xué)的依據(jù)。

三、數(shù)字化干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

由于種種原因我國(guó)干部人事檔案數(shù)字化管理工作的現(xiàn)狀依然不容樂(lè)觀，存在以下幾個(gè)方面的突出問(wèn)題：

其一，管理有名無(wú)實(shí)，管理方式簡(jiǎn)單層次低，設(shè)備比較落后。一是受傳統(tǒng)管理體制的限制，依然采用落后的手工操作的管理方式;二是缺乏先進(jìn)、統(tǒng)一的管理軟件，很多單位都是各自為戰(zhàn)，自主研發(fā)低層次低水平的軟件;三是軟硬件的匹配度很低，要么沒(méi)有先進(jìn)的軟件，要么有了先進(jìn)的軟件，卻沒(méi)有配置相應(yīng)的配套硬件;四是檔案信息錄入不準(zhǔn)確，更新不及時(shí)，造成信息數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量低劣，降低了數(shù)字化干部人事檔案的使用價(jià)值。

其二，檔案管理人員的素質(zhì)低下，無(wú)法勝任干部人事檔案數(shù)字化管理的基本要求。一是管理人員技能單一，要么只懂檔案管理的流程及辦理，要么只略懂一般的計(jì)算機(jī)操作技能，缺少過(guò)硬的復(fù)合型人才;二是有些單位不重視干部人事檔案的管理工作，安排負(fù)責(zé)檔案管理工作的人都是外行，既不懂人事檔案管理，也不會(huì)計(jì)算機(jī)操作;三是管理人員缺乏專業(yè)的數(shù)字化干部人事檔案管理培訓(xùn)，造成管理工作落后于時(shí)代發(fā)展。對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理需要管理者在數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)兩個(gè)方面得到提升，目前我國(guó)在這方面依然是弱項(xiàng)。

其三，數(shù)字化干部人事檔案的開發(fā)利用深度不夠，還有很大潛力可挖。一是傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案還有很多沒(méi)有錄入，需要盡快準(zhǔn)確錄入，擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)量;二是有些已經(jīng)數(shù)字化的檔案質(zhì)量不高，有的信息有缺漏，有的不準(zhǔn)確;三是對(duì)已有信息化檔案資源的開發(fā)力度和深度不夠，導(dǎo)致很多資源沒(méi)有完全開發(fā)，使用空間有限。

四、改進(jìn)數(shù)字化人事干部檔案管理的對(duì)策及建議

要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，必須針對(duì)存在的問(wèn)題制定相應(yīng)的對(duì)策，推動(dòng)數(shù)字化管理工作的快速發(fā)展。

首先，要加大投資力度，加強(qiáng)數(shù)字化管理軟硬件設(shè)施建設(shè)。一是要根據(jù)工作需要，配置先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，為信息的收集、存儲(chǔ)、加工和傳輸?shù)於己玫挠布A(chǔ);二是要研發(fā)高質(zhì)量的管理軟件，為檔案信息的深度處理和開發(fā)提供先進(jìn)的技術(shù)保障;三是要搭建高質(zhì)量的管理平臺(tái)，推動(dòng)檔案管理工作由傳統(tǒng)模式向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用轉(zhuǎn)變;四是要加強(qiáng)系統(tǒng)的維護(hù)和保養(yǎng)，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行，防止信息泄露等不良事故的發(fā)生。

其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高其綜合技能，為推動(dòng)數(shù)字化管理工作的深層次發(fā)展提供可靠的人才保障。一是要開展計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)等的培訓(xùn)，提高管理人員的數(shù)字化管理技能;二是要深化檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，為深度開發(fā)和利用信息化檔案資源奠定可靠的專業(yè)基礎(chǔ)。

再次，要?jiǎng)?chuàng)新完善數(shù)字化檔案管理體系，推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。一是要根據(jù)工作需要構(gòu)建符合實(shí)際需要的檔案管理機(jī)制，提高數(shù)字化管理的效率;二是要打造干部檔案信息采集、紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案雙套制管理制度體系，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督;三是要建立健全檔案檢索、查閱審批制度，為數(shù)字檔案的合理使用提供制度保障。

最后，要加大數(shù)字化檔案資源的開發(fā)力度，推動(dòng)檔案資源的深度開發(fā)和使用。一是拓展信息錄入的廣度和深度，提高精確度，打造優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)庫(kù);二是要深化檔案信息的動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)、全方位分析和預(yù)測(cè)，提高人事檔案信息的利用率。

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