新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)研究

吳艷玲

摘 要：隨著新時(shí)期發(fā)展，為了不斷提高事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展效率，要加強(qiáng)對于事業(yè)單位的檔案管理能力，本文基于信息化建設(shè)背景，有效的闡述了檔案信息化管理途徑，希望進(jìn)一步分析，能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供有效參考，從而促使事業(yè)單位檔案管理工作不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;信息化建設(shè);檔案管理

推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要，改進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效途徑。為了不斷提高事業(yè)單位檔案管理能力，要結(jié)合信息化技術(shù)，不斷提高檔案信息化建設(shè)水平，從而才能不斷優(yōu)化檔案管理，進(jìn)一步提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著一些新問題，需要用信息化的思維方式對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行重新審視，找出提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。本文基于工作實(shí)踐，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，總結(jié)了檔案信息化建設(shè)的重要性，提出了有效的建設(shè)措施，具體分析如下。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重要性

1.1 有利于檔案查閱效率的明顯提升

相較于紙質(zhì)化的檔案管理模式使用，電子信息化的檔案管理模式具備更大的價(jià)值和優(yōu)勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案往往會(huì)需要有多個(gè)不同的環(huán)節(jié)和程序進(jìn)行，因此給其他的管理人員和使用人員帶來了不便，而通過電子信息化檔案的管理模式，不僅能夠保證事業(yè)單位減少因錯(cuò)誤排列而耽誤的時(shí)間問題，還能進(jìn)一步提升工作效率;此外，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案模式，電子化的信息檔案管理能夠儲(chǔ)存更多的信息量，同時(shí)信息傳導(dǎo)也更為便利，便于不同區(qū)域和不同崗位的管理人員使用檔案，使得檔案的作用不斷被挖掘放大，更好展開工作。

1.2 有利于檔案資料的保存

在傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案信息管理的過程之中，由于絕大多數(shù)的檔案均采用紙質(zhì)化的手法存儲(chǔ)，因此該方法對環(huán)境的適應(yīng)能力相對較為薄弱，會(huì)由于時(shí)間的推移產(chǎn)生如老化、損壞等問題，尤其是針對年限較長的檔案資料，使用存在較大的困難不足。而事業(yè)單位引進(jìn)信息化存儲(chǔ)方式即有效地解決了而這一不足問題，能夠最大程度上杜絕因環(huán)境的負(fù)面因素而造成的影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化信息化檔案轉(zhuǎn)化成為信息化內(nèi)容，即使多次、反復(fù)地使用檔案也不會(huì)對其造成破壞，從而有效提升了使用的效率，保證了電子檔案的完整性，同時(shí)電子信息化平臺(tái)的建設(shè)，還能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的穩(wěn)定性。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)途徑

通過對檔案信息化建設(shè)意義的分析，進(jìn)一步提高了檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)，為了提高信息化建設(shè)水平，要制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要完善電子政務(wù)建設(shè)，從而才能不斷提高檔案管理效率，具體分析如下。

2.1 統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、有序的規(guī)章制度，是確保事業(yè)單位良好運(yùn)作的關(guān)鍵所在，針對檔案的信息化建設(shè)工作也不例外，只有良好的規(guī)章制度予以支持，才能最大化挖掘檔案信息建設(shè)的意義與價(jià)值作用。就事業(yè)單位目前的實(shí)際情況來看，在展開檔案信息管理的設(shè)計(jì)中，需要全面地考量檔案管理系統(tǒng)的高效性和兼容性，同時(shí)要結(jié)合自身的需求設(shè)計(jì)專門的標(biāo)準(zhǔn)化參數(shù)，例如在安全接口上根據(jù)每一位工作人員的檔案、編號(hào)等進(jìn)行門檻設(shè)置，又如在使用的參考上進(jìn)行不同的劃分，在進(jìn)一步的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程之中，能夠更好利用信息化的價(jià)值，減少不必要的失誤問題。

2.2 整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)

眾所周知，檔案信息資源是整個(gè)事業(yè)單位電子政務(wù)建設(shè)中不可或缺的有效資源，為了最大化檔案信息化的價(jià)值和作用，就需要將檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)搭建的工作融合起來。因此，需求相關(guān)的政府基層單位，將檔案信息化的過程納入電子化的進(jìn)程之中，為后續(xù)的搭建工作奠定良好的理論基礎(chǔ)。尤其是針對檔案部門而言，應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地與電子政務(wù)的相關(guān)協(xié)作單位展開互動(dòng)和交流，共同制定專門的檔案信息化改建計(jì)劃，通過我國當(dāng)前高度發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)中，能夠制定專門針對檔案使用的內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，將相關(guān)的訊息即使在上更新。此外，還要打通不同事業(yè)單位之間的聯(lián)絡(luò)平臺(tái)，使其將不同的檔案資料能夠經(jīng)過專門的渠道展開互通，幫助其互相分享資料和經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)的資料使用和其他工作奠定基礎(chǔ)。

2.3 強(qiáng)化檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工和中，需要通過加大對硬件設(shè)施的建設(shè)，并構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位要加大投入力度，對檔案管理信息化硬件系統(tǒng)進(jìn)行完善和優(yōu)化。同時(shí)還要重視事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的安全維護(hù)。盡管目前我國的信息化技術(shù)已經(jīng)相對較為完善，但在事業(yè)檔案的電子管理過程中仍然存在一定的不足和隱患，所以做好電子化檔案的保密工作，是目前事業(yè)單位的重點(diǎn)任務(wù)之一。相關(guān)的管理人員需要為檔案存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)加裝專門的防火墻和殺毒軟件，尤其需要對其網(wǎng)絡(luò)做好病毒隔離以及入侵預(yù)防的作業(yè)，做到全方位地完善信息化管理制度，規(guī)范相關(guān)人員使用檔案時(shí)候的言行，避免任何安全隱患漏洞的出現(xiàn)，對檔案信息資源做到最大化的完善。

2.4 提升管理人員的素質(zhì)水平

與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案處理的工作思路相類似，信息化檔案管理的成效也直接經(jīng)由相應(yīng)的工作人員能力所決定，相關(guān)技術(shù)人員的首要任務(wù)即為全方位地學(xué)習(xí)新鮮信息化知識(shí)，積極運(yùn)作好全新的檔案分類方法，深化電子信息化檔案的價(jià)值與作用。針對檔案管理人員尤其是年齡較大的人員，做好培訓(xùn)工作室事業(yè)單位必不可少的重要任務(wù)，必須為其定期展開多元化的培訓(xùn)契機(jī)，真正意義上達(dá)到不斷進(jìn)步、不斷學(xué)習(xí)，更進(jìn)一步滿足電子化檔案的處理方式。最后，事業(yè)單位中的檔案往往具備國家的機(jī)密信息以及要素，因此在平日培訓(xùn)工作的過程之中，還需要幫助其提升自己的思想道德水平，始終要求廣大管理的一線人員有較高的思想政治覺悟，全面、深化提升自己的道德素養(yǎng)，以最高的要求約束自己的管理行為，針對檔案管理工作也能做到一絲不茍、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，更好為單位運(yùn)作貢獻(xiàn)力量。

3 結(jié)束語

總之，新時(shí)期事業(yè)單位必須高度重視檔案管理工作，主動(dòng)在信息化建設(shè)上增加投入，從傳統(tǒng)人工管理檔案模式逐步作出轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案管理工作的有效性，才能為單位決策制定提供更加科學(xué)的依據(jù)。同時(shí)結(jié)合有效研究及工作實(shí)際，總結(jié)檔案信息化建設(shè)具體的途徑，在分析過程中，作為檔案管理工作人員，應(yīng)該不斷提高信息化技術(shù)水平，要不斷提高檔案應(yīng)用價(jià)值，完善檔案管理制度，培養(yǎng)更多現(xiàn)代化檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效性和完整性，更好地為公正服務(wù)，也為其他事業(yè)單位和企業(yè)提供良好的借鑒，以保證檔案管理工作取得更大成效。

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