淺議新時期建筑執(zhí)法檔案存在的問題及解決方案

楊小峰

摘 要：在進行城市建設(shè)管理的過程中，需要針對眾多的建筑工程項目開展行政執(zhí)法監(jiān)察，監(jiān)察過程中會留有大量的行政執(zhí)法檔案資料，這些檔案資料是證明建筑工程合理性以及合法性的重要依據(jù)，同時也是處理建筑糾紛的原始法律憑證，因此做好建筑執(zhí)法檔案管理就顯得尤為重要。但是目前對于建筑執(zhí)法檔案的管理還存在一定的問題和不足，文章就主要針對這些問題加以分析，進而提出有效的解決方案，旨在提升新時期建筑執(zhí)法檔案管理質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：新時期;建筑執(zhí)法方案;管理問題;解決方案

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展和城市化進程的加快，越來越多的建筑工程項目投入建設(shè)，在工程建設(shè)的過程中必須要保證建筑項目與城市規(guī)劃管理的協(xié)調(diào)性和一致性，在行政執(zhí)法制度的監(jiān)督和制約下進行工程建設(shè)。在開展行政執(zhí)法監(jiān)察工作的過程中，會對建筑工程項目建設(shè)管理情況進行全面的調(diào)查，重點對違反建設(shè)用地規(guī)劃、建筑工程施工內(nèi)容違規(guī)違法等的行為進行嚴厲查處，目的就是糾正建筑工建設(shè)和施工中存在的不良行為，從而助力城市環(huán)境綜合整治。[1]在行政執(zhí)法的過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，真實地記錄了行政執(zhí)法的過程以及結(jié)果，有非常重要的參考價值，但是長期以來由于缺少對建筑行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認識，造成了一些原始記錄和憑證的丟失，使得在進行城市建設(shè)管理規(guī)劃的過程中缺少參考和依據(jù)，在新時期要重點強調(diào)對建筑執(zhí)法檔案的專業(yè)化與規(guī)范化管理，深入分析當前建筑執(zhí)法檔案管理中存在的問題，尋找有效的解決方案，為后續(xù)建筑行政執(zhí)法工作的開展奠定重要基礎(chǔ)。

1 建筑執(zhí)法檔案管理中存在的問題分析

1.1 建筑執(zhí)法檔案管理缺乏規(guī)范性

由于缺乏對建筑執(zhí)法檔案管理重要性的認識，導致當前建筑執(zhí)法檔案管理工作規(guī)范程度不高，降低了檔案管理效率和水平。首先就是體現(xiàn)檔案的立卷不夠規(guī)范，并沒有嚴格和標準的檔案收集與整理分類流程，只是機械性的進行檔案資料的堆積，使得建筑執(zhí)法檔案的實際利用價值不高。其次就是體現(xiàn)在建筑行政執(zhí)法檔案管理部門領(lǐng)導機制不夠健全，在開展檔案管理工作的過程中不注意對相關(guān)工程執(zhí)法檔案資料的保存與收集，存在著隨意丟棄、格式不統(tǒng)一等的問題，也就降低了建筑執(zhí)法檔案管理質(zhì)量。

1.2 建筑執(zhí)法檔案管理手段比較落后

目前在進行建筑執(zhí)法檔案管理時，還普遍存在著管理手段落后以及管理形式單一的問題，導致建筑執(zhí)法檔案管理效率低下。伴隨著信息時代的到來，建筑執(zhí)法檔案管理也應當搭建新的平臺，創(chuàng)新檔案收集與整理的方式方法。但是就目前的建筑工程執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀來，尤其是對于一些基層的建筑行政執(zhí)法部門來說，大多仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的辦法，進行簡單的文件整理與文字記錄，而對執(zhí)法過程中的影音以及視頻等材料難以呈現(xiàn)[2]，影響了建筑執(zhí)法檔案管理的完整性和真實性。

1.3 缺少專業(yè)的建筑執(zhí)法檔案管理人員

伴隨著當前我國建筑工程項目的逐漸增多，城市建設(shè)管理與建筑工程行政執(zhí)法的任務越來越重，形成的建筑執(zhí)法檔案資料就越來越多，這就考驗著我們建筑執(zhí)法檔案管理隊伍的專業(yè)能力和工作水平。[3]但是就目前的情況看，在基層的行政執(zhí)法隊伍當中，缺乏專門從事檔案管理工作的人員，從事檔案資料的收集和整理大多是由行政崗位文員進行兼職，其工作內(nèi)容也只是簡單的進行文件整理，難以有效的應對城市建設(shè)檔案管理主管部門的監(jiān)督和審查。

2 新時期針對建筑執(zhí)法檔案管理問題的優(yōu)化解決方案研究

2.1 構(gòu)建科學規(guī)范的建筑執(zhí)法檔案管理體系

在新時期要強化建筑執(zhí)法檔案管理水平，就要解決好當前建筑執(zhí)法檔案管理中存在的突出矛盾，通過構(gòu)建科學的建筑執(zhí)法檔案管理體系來規(guī)范和約束建筑執(zhí)法檔案管理行為。首先就是要明確建筑執(zhí)法檔案立卷和歸檔的標準，要根據(jù)在開展建筑行政執(zhí)法管理的過程中所確定的建筑工程行政違法行為性質(zhì)來進行檔案資料分類，并且做好標注，方便進行后續(xù)內(nèi)容的補充以及查閱檢索，從而保證能夠切實的發(fā)揮建筑工程行政執(zhí)法檔案的憑證和依據(jù)作用，提高檔案資源的有效利用率。[4]其次就是要健全建筑執(zhí)法檔案管理機構(gòu)，基層行政執(zhí)法管理部門作為第一手檔案信息資料的獲取者，必須要自覺的承擔起檔案管理的職責和任務，成立專門的行政執(zhí)法檔案管理小組，小組領(lǐng)導人員都督促組員做好初步的信息資料收集和整理，保證檔案資料的真實性和完整性，確保基礎(chǔ)資料不丟失、不亂放。

2.2 創(chuàng)新建筑執(zhí)法檔案管理形式

新時期要做好建筑工程行政執(zhí)法檔案管理工作，就必須要實現(xiàn)建筑執(zhí)法檔案管理形式的創(chuàng)新。首先就要求建筑行政執(zhí)法管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式方法，投入相應的資金來搭建現(xiàn)代化的檔案管理信息平臺，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸演變?yōu)殡娮訖n案管理，并且采用文字、聲音、圖像等綜合管理形式來全過程的進行行政執(zhí)法記錄。其次就是要借助于建筑執(zhí)法檔案信息化管理平臺來實現(xiàn)各部門之間的有效溝通與合作，建筑行政執(zhí)法部門要與城市建設(shè)檔案管理部門之間進行必要的業(yè)務往來，在城市建設(shè)檔案主管部門的指導下，進行科學的檔案分類、整理以及排列，提升建筑工程行政執(zhí)法檔案管理的專業(yè)化水平。最后就是要將建筑執(zhí)法檔案看作是一項重要的學習資源，從發(fā)現(xiàn)的各類建筑行政違規(guī)違法行為之中明確今后開展建筑工程規(guī)劃管理的重點，構(gòu)建更為完整、準確和系統(tǒng)的建筑行政執(zhí)法檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對各類歷史卷宗的整合，并且借助大數(shù)據(jù)的分析與處理能力按照年份以及關(guān)鍵詞來編制檢索目錄[5]，真正的使建筑行政執(zhí)法檔案為城市建設(shè)管理提供必要的信息服務，進一步提升建筑執(zhí)法檔案管理應用價值，拓寬檔案管理服務渠道。

2.3 組建專業(yè)化的建筑執(zhí)法檔案管理團隊

在新時期要開展好建筑執(zhí)法檔案管理工作，人才是基礎(chǔ)。行政執(zhí)法管理部門要組建一支專業(yè)化和高素質(zhì)的執(zhí)法檔案管理團隊，首先就要完善檔案管理，崗位設(shè)置和職能配置[6]，選拔德才兼?zhèn)涞墓ぷ魅藛T專門的從事行政執(zhí)法檔案管理工作，避免崗位兼職，強化對建筑執(zhí)法檔案管理人員的考核，提升檔案管理人員的積極性與主動性。其次是要進一步提升當前建筑行政執(zhí)法檔案管理人員的專業(yè)技能，管理部門要積極的尋求當?shù)貦n案主管部門的指導與幫助，聘請專職檔案員來給基層建筑執(zhí)法檔案管理人員進行業(yè)務培訓與技能指導，從而有效提升建筑執(zhí)法檔案管理團隊的工作能力。

3 結(jié)語

在新時期做好建筑執(zhí)法檔案管理工作，解決好以往建筑執(zhí)法檔案管理中存在的問題，能夠?qū)崿F(xiàn)建筑執(zhí)法行為與執(zhí)法檔案管理之間的良性互動，為建筑工程行政執(zhí)法業(yè)務的開展以及行政執(zhí)法管理方案的優(yōu)化奠定重要基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]李珍.建筑工程行政執(zhí)法檔案管理若干問題研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（06）：47-48.

[2]張月.建設(shè)行政執(zhí)法檔案管理工作規(guī)范化體系的措施研究[J].企業(yè)改革與管理，2019（23）：25+27.

[3]陳月美.建筑工程執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析[J].江西建材，2019（09）：206-207.

[4]梁珊珊.新時期建筑工程行政執(zhí)法檔案管理的重要性及科學化管理措施[J].辦公室業(yè)務，2019（18）：147-148.

[5]范思韻.建設(shè)行政執(zhí)法檔案管理存在的問題及處理措施[J].辦公室業(yè)務，2019（17）：93.

[6]林瓊.淺議建設(shè)行政執(zhí)法檔案管理存在的問題及解決方案[J].地產(chǎn)（電子版），2019（15）：95.