淺談城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作存在的主要問題及對策

摘 要：規(guī)劃檔案是城建檔案工作的一個重要門類，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案在城鄉(xiāng)建設(shè)和規(guī)劃實施中具有十分重要的參考憑證和借鑒價值，必須高度重視，切實抓好抓實。本文通過分析城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案存在的問題，提出相應(yīng)的解決對策，在一定程度上推動整個城建檔案工作的健康開展。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)規(guī)劃;檔案管理;問題;對策

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案是城鄉(xiāng)規(guī)劃行政許可和管理的有效憑證，也是城鄉(xiāng)規(guī)劃部門依法進(jìn)行行政管理、行政評議、執(zhí)法監(jiān)督、工作查考的重要依據(jù)，更是工程建設(shè)合法性的重要證據(jù)，它在城鄉(xiāng)規(guī)劃編制和管理實施，特別在決策決議、業(yè)務(wù)管理、民生利用等方面發(fā)揮著十分重要的作用。隨著城市文化的快速發(fā)展，強(qiáng)力推進(jìn)城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作，建立一個科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理體系已成為城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。筆者結(jié)合工作實際就此談幾點看法。

1 城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理存在的主要問題

1.1 城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案資料收集歸檔不夠完整

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案收集是城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案工作的起點和基礎(chǔ)，而城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案來源于城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案資料是否齊全完整取決于城鄉(xiāng)規(guī)劃各管理環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。實際中，由于城鄉(xiāng)規(guī)劃管理制度還不夠完善，貫徹落實還不夠到位，有關(guān)業(yè)務(wù)人員的檔案意識還比較淡薄，造成城鄉(xiāng)規(guī)劃項目中部分單位的結(jié)論性意見和其他有關(guān)資料不能及時收集歸檔，是城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案不能全面反映城鄉(xiāng)規(guī)劃項目的整個過程，給城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案利用工作帶來一定的影響。

1.2 檔案實體接收入庫時倒架工作量較大

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案通常采取辦結(jié)一件就及時歸檔一件的方法，而在城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的歸檔管理工作中過多的強(qiáng)調(diào)了問價材料之間的有機(jī)聯(lián)系，因此，目前對歸檔案的城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案主要還是采取傳統(tǒng)的按項目進(jìn)行歸檔和管理的方法。此種方法對工程項目檔案的歸檔管理是非常有效和方便的，但對城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的歸檔管理就會因無法準(zhǔn)確預(yù)留空間而造成歸檔后經(jīng)常倒架挪動的情況，給檔案保管工作增加了大量工作量。

1.3 城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案利用服務(wù)方式單一

由于城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案數(shù)量十分龐大，而且形成的檔案中絕大多數(shù)都是紙質(zhì)檔案，因而就決定了多年來單一的提供利用方式，即提供紙質(zhì)檔案利用。隨著信息化建設(shè)步伐的快速發(fā)展，這種傳統(tǒng)的檔案利用方式已越來越不能適應(yīng)和滿足社會發(fā)展對城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的需求，利用現(xiàn)代技術(shù)和管理手段，改變檔案的利用方式，為社會提供全方位的快捷有效服務(wù)，已成為當(dāng)前城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的急迫問題。

1.4 檔案人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能亟待提高

受社會大環(huán)境和單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠的影響，學(xué)歷高、有能力的年輕同志多數(shù)不愿從事這項基礎(chǔ)性的工作，即使在檔案工作崗位上，其工作積極性、主動性及鉆研學(xué)習(xí)專業(yè)知識的鏡頭也普遍不高，缺乏滿足開展這項工作的專業(yè)素質(zhì)和實際操作技能，影響了檔案管理水平的提高。

2 對策與建議

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作是城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作的重要組成部分，必須與城鄉(xiāng)規(guī)劃整體管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，才能更好地發(fā)揮檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理中的價值和作用。

2.1 加強(qiáng)制度措施，確保歸檔質(zhì)量

歸檔收集工作是城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案工作的基礎(chǔ)，只有做到應(yīng)歸檔的檔案材料齊全完整，才能保證城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案工作質(zhì)量，也才能為城鄉(xiāng)規(guī)劃工作提供優(yōu)質(zhì)有效便捷的服務(wù)。因此，要依法高度重視檔案的收集歸檔，通過宣傳貫徹檔案法律法規(guī)，不斷提高單位領(lǐng)導(dǎo)依法治檔的自覺性和相關(guān)部門人員對檔案工作的重要性認(rèn)識，針對實際工作中的各個流程環(huán)節(jié)，制定有效的各類檔案規(guī)章制度，采取列入崗位職責(zé)與考核掛鉤等有效管控措施，從源頭上提高城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確性、要加強(qiáng)對專兼職檔案人員的考核，培養(yǎng)他們嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng);檔案管理部門要定期對應(yīng)移交的檔案進(jìn)行知道催收和清理核對，與相關(guān)業(yè)務(wù)科室溝通，了解有關(guān)工程項目的流程進(jìn)度，及時掌握第一手資料，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格按照歸檔范圍進(jìn)行檢查驗收，保證應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，歸檔質(zhì)量符合要求。

2.2 狠抓規(guī)范管理，提高工作效率

檔案數(shù)量多、歸檔頻率高是城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的一大特點。城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案通常采取辦結(jié)一件就歸檔一件的方法，如果采取傳統(tǒng)的按項目進(jìn)行歸檔和管理的方法，易造成歸檔后經(jīng)常倒架的情況。因此，實踐證明城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案采取檔案實體大流水排架法的方式較為可取。即不管歸檔的檔案屬于哪個項目或哪個種類，均按照其歸檔入庫的時間順序進(jìn)行排列管理，這樣表面看起來檔案的排列有些亂，但通過建立檔案數(shù)據(jù)庫、利用計算機(jī)管理系統(tǒng)就可以很方便地解決這一問題。因此，只需在對檔案進(jìn)行編目時，增加標(biāo)準(zhǔn)一項檔案的排架號，并將這一信息同時記錄到計算機(jī)中相關(guān)條目中，當(dāng)查詢某一份檔案時就能知道它的排放位置，可以及時調(diào)取所需檔案。實現(xiàn)檔案數(shù)字化，通過計算機(jī)管理，可以實現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式的轉(zhuǎn)變，提高工作效率。

2.3 強(qiáng)化檔案培訓(xùn)，抓好隊伍建設(shè)

隨著城市化的快速推進(jìn)和城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)模的飛速擴(kuò)大，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案數(shù)量成倍增加。但是，目前從事檔案管理工作的人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能卻明顯滯后于城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)發(fā)展需求，要求我們必須高度重視檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，抓好檔案隊伍建設(shè)。一是要通過上崗培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)、專題培訓(xùn)、外出參觀交流等，注重培訓(xùn)方式的多樣化，突出專業(yè)特點，全面提升城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案人員的業(yè)務(wù)水平和實踐能力;二是要注重培訓(xùn)內(nèi)容的充實和更新，針對新時期新形勢城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作出現(xiàn)的新情況新特點，來確定和安排培訓(xùn)內(nèi)容和計劃，做到與時俱進(jìn)，求新突破，只有這樣，才能事半功倍，快速提升檔案隊伍的素質(zhì)。

2.4 拓寬利用渠道，提升服務(wù)效能

保管檔案的最終目的是開發(fā)利用。面對新形勢新任務(wù)，要改變過去你來我查被動單一式的服務(wù)方式，多措并舉，千方百計為城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作提供多角度、全方位式的一條龍服務(wù)。通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)就是一座較為便捷的橋梁，既縮短了利用者和檔案部門的距離，又提高了利用效率。要加快城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和完善，建立規(guī)范城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)和目錄中心，讓檔案人員便捷地掌握工作信息和城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理信息，實現(xiàn)對城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案信息進(jìn)行有效的管理，及時主動地城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的歸檔信息服務(wù)。

3 結(jié)語

總之，新形勢新任務(wù)，要求城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作必須與時俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展。檔案部門和檔案工作人員要切實加強(qiáng)對城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案收集和利用工的分析研究，以服務(wù)城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作為中心不斷加強(qiáng)城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案法制建設(shè)和規(guī)范化管理，大力開展檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識，提高管理和服務(wù)水平，才能充分發(fā)揮城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的信息工具、工作參謀、管理助手的作用，才能多層次、全方位的為城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作提供及時、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]王惠，聶芳.淺談如何發(fā)揮城建檔案工作 在城市規(guī)劃和建設(shè)中的作用[J].城建檔案，2013（04）：23-24.

作者簡介

劉曉莉（1981-），女，山東膠南人，青島膠州城市規(guī)劃技術(shù)服務(wù)中心，館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。