財(cái)務(wù)共享模式下的存貨管理流程設(shè)計(jì)

吳雪童 孟憲寶 李寒蕾

【摘 ?要】存貨管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，合理的存貨管理流程對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。但是近年來(lái)隨著財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，傳統(tǒng)的企業(yè)存貨管理流程已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展要求。論文首先分析了財(cái)務(wù)共享模式對(duì)存貨管理的影響，然后梳理分析存貨管理在財(cái)務(wù)共享模式下出現(xiàn)的問(wèn)題，最后結(jié)合財(cái)務(wù)共享的特點(diǎn)進(jìn)行存貨管理流程設(shè)計(jì)，以提高企業(yè)的存貨管理水平。

【Abstract】Inventory management is an important part of enterprise management. Reasonable inventory management process is of great significance to enterprise development. However， with the application of financial sharing mode in recent years， the traditional enterprise inventory management process has been unable to adapt to the current development requirements. This paper firstly analyzes the impact of financial sharing mode on inventory management， then sorts out and analyzes the problems of inventory management under the financial sharing mode， and finally designs the inventory management process according to the characteristics of financial sharing， so as to improve the inventory management level of enterprises.

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)共享;存貨管理;業(yè)財(cái)融合

【Keywords】financial sharing; inventory management; integration of business and finance

【中圖分類號(hào)】F275 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2020）04-0096-02

1 引言

財(cái)務(wù)共享模式將不同區(qū)域的公司放置在同一平臺(tái)中，這種信息整合和統(tǒng)一管理的模式對(duì)企業(yè)的存貨管理帶來(lái)了雙重影響，尤其對(duì)于主營(yíng)生產(chǎn)銷售的企業(yè)來(lái)說(shuō)影響更大。財(cái)務(wù)共享的模式一方面提高了企業(yè)工作效率，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理;另一方面也給企業(yè)管理帶來(lái)了新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。本文主要對(duì)財(cái)務(wù)共享下存貨管理出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行存貨管理的流程設(shè)計(jì)。

2 財(cái)務(wù)共享模式對(duì)存貨管理的影響

2.1 降低存貨管理成本

①財(cái)務(wù)共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了對(duì)存貨從采購(gòu)、入庫(kù)、盤點(diǎn)、出庫(kù)的全程實(shí)時(shí)監(jiān)控管理。所有憑證單據(jù)都由各負(fù)責(zé)人傳輸?shù)狡脚_(tái)上，保證進(jìn)出數(shù)量精確、時(shí)間把控合理，使得存貨數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確。②財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部和倉(cāng)儲(chǔ)部通過(guò)該平臺(tái)可隨時(shí)調(diào)取數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)掌握庫(kù)存量和需求量，方便進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，了解市場(chǎng)供需變化，淡季時(shí)及時(shí)減少采購(gòu)或停止進(jìn)貨，旺季時(shí)適當(dāng)增加采購(gòu)量。另外，倉(cāng)儲(chǔ)部可根據(jù)市場(chǎng)需求，合理安排各類貨品擺放位置，提高進(jìn)出貨效率。及時(shí)處理積壓貨物，提高存貨周轉(zhuǎn)率，避免不必要的資金占用。

2.2 提高庫(kù)房調(diào)撥效率

企業(yè)在共享平臺(tái)下，實(shí)現(xiàn)了對(duì)庫(kù)存信息的準(zhǔn)確監(jiān)控。當(dāng)某倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存低于警戒值時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)參數(shù)值自動(dòng)設(shè)計(jì)最佳調(diào)配方案，并立即向平臺(tái)中的其他倉(cāng)庫(kù)提出調(diào)撥申請(qǐng)，管理人員收到申請(qǐng)后及時(shí)確認(rèn)做調(diào)撥準(zhǔn)備，順利實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部各分公司子公司之間的貨品流轉(zhuǎn)[1]。企業(yè)還可以利用共享平臺(tái)，分析各地區(qū)市場(chǎng)狀況，根據(jù)當(dāng)?shù)仡櫩偷钠煤托枨罅浚紤]倉(cāng)庫(kù)租金，調(diào)整企業(yè)各地區(qū)的倉(cāng)庫(kù)布局和倉(cāng)庫(kù)規(guī)模。

2.3 實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)將煩瑣重復(fù)的環(huán)節(jié)進(jìn)行整合優(yōu)化，企業(yè)中各下屬公司和部門都按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。在存貨管理中，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理尤為重要。存貨管理工作復(fù)雜煩瑣，涉及大量材料數(shù)據(jù)錄入。實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理可以避免重復(fù)操作和效率低下，節(jié)省大量人力物力，降低管理成本。

3 財(cái)務(wù)共享模式下存貨管理的問(wèn)題

財(cái)務(wù)共享模式將分布在不同區(qū)域的公司財(cái)務(wù)相關(guān)信息集中在同一個(gè)平臺(tái)中，這種集中管理雖然可以規(guī)范財(cái)務(wù)信息，提高工作效率，但是由于電子信息化管理的自身特點(diǎn)，導(dǎo)致企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式的存貨管理出現(xiàn)新問(wèn)題。

3.1 信息質(zhì)量無(wú)法保證

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了信息整合，但是企業(yè)只能根據(jù)平臺(tái)中的存貨信息了解存貨的出入庫(kù)情況，導(dǎo)致信息與實(shí)物管控相分離。相關(guān)信息應(yīng)由各級(jí)負(fù)責(zé)人審批后上傳，由于信息平臺(tái)自身的局限性，負(fù)責(zé)人只能依據(jù)上傳至平臺(tái)中的資料進(jìn)行審核，難以保證信息的完整性和真實(shí)性，影響存貨管理質(zhì)量。

3.2 存貨流程管理缺失

財(cái)務(wù)共享模式實(shí)現(xiàn)了異地財(cái)務(wù)管理，但是這一平臺(tái)的重點(diǎn)在于財(cái)務(wù)信息的集合，在一定程度上忽視了與財(cái)務(wù)相關(guān)的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。例如，對(duì)于存貨管理，目前的財(cái)務(wù)共享模式側(cè)重于收集處理與存貨相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而忽略了與存貨相關(guān)的其他方面，如對(duì)上下游企業(yè)的信息維護(hù)、存貨的調(diào)配問(wèn)題等。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)如果只關(guān)注財(cái)務(wù)，被企業(yè)當(dāng)作一個(gè)機(jī)械處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的平臺(tái)，忽視其他業(yè)務(wù)流程，就會(huì)造成存貨流程管理缺失，影響財(cái)務(wù)管理的效率效果，無(wú)法完全發(fā)揮出財(cái)務(wù)共享模式的作用。

4 財(cái)務(wù)共享模式下存貨管理流程改造

在存貨管理方面，財(cái)務(wù)共享平臺(tái)要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部、業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部等各部門之間的信息互通，提高資金使用效率和物流活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益。

財(cái)務(wù)共享模式下的存貨管理具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，充分利用影像信息采集系統(tǒng)。影像信息采集系統(tǒng)包括采集、傳遞、處理功能。資料錄入的同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別內(nèi)容進(jìn)行分類，既提高工作效率，保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，還可以不受時(shí)間空間的約束，實(shí)現(xiàn)異地?cái)?shù)據(jù)管理同步性。第二，堅(jiān)持業(yè)財(cái)融合思路。在信息共享模式下，要求企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)存貨的全方位掌控。采購(gòu)存貨時(shí)，應(yīng)結(jié)合產(chǎn)品市場(chǎng)需求和企業(yè)生產(chǎn)能力，科學(xué)分類，制定存貨預(yù)算計(jì)劃，避免存貨資金的不合理占用。在存貨后續(xù)管理中，利用財(cái)務(wù)共享平臺(tái)及時(shí)錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，方便財(cái)務(wù)部準(zhǔn)確核算，加強(qiáng)各部門的信息溝通，更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金管理[2]。第三，工作人員必須具備較高綜合素質(zhì)。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是依靠信息技術(shù)建立起來(lái)的，工作人員既要了解計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，方便及時(shí)更新信息提高信息傳遞效率，也要具備良好的溝通能力和成本意識(shí)。第四，構(gòu)建平臺(tái)難度較大。財(cái)務(wù)共享模式對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理帶來(lái)較大影響。共享信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程不一定可以實(shí)現(xiàn)完美的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)化雖然可以提高效率，但是缺乏靈活性，因此，一些管理流程必須優(yōu)化再造。另外，財(cái)務(wù)共享模式下的各類活動(dòng)主要在信息平臺(tái)中進(jìn)行，企業(yè)必須合理設(shè)計(jì)系統(tǒng)權(quán)限，提高監(jiān)督力度，防止造成不良后果。

存貨管理的流程設(shè)計(jì)應(yīng)將采購(gòu)部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門與其他諸多部門如業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、生產(chǎn)部門、計(jì)劃部門連接起來(lái)，構(gòu)建完整的存貨信息溝通渠道。

4.1 制定合理的采購(gòu)計(jì)劃

由于采購(gòu)計(jì)劃的數(shù)據(jù)來(lái)源于市場(chǎng)部或銷售部，因此，市場(chǎng)部或銷售部先根據(jù)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)中收集的市場(chǎng)需求信息確定業(yè)務(wù)目標(biāo)，結(jié)合財(cái)務(wù)部給出的成本預(yù)算適當(dāng)調(diào)整需求材料的數(shù)量和種類，將初步形成的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)傳遞給采購(gòu)部門。

采購(gòu)部門根據(jù)平臺(tái)中的實(shí)時(shí)存貨監(jiān)管數(shù)據(jù)判斷實(shí)際購(gòu)買數(shù)量，選擇合適的供貨商，制定采購(gòu)計(jì)劃。企業(yè)應(yīng)完善供應(yīng)商信息以及歷史交易記錄，包括交易成本、供貨效率、貨物質(zhì)量等內(nèi)容[3]。采購(gòu)計(jì)劃由財(cái)務(wù)部通過(guò)以后，采購(gòu)部直接在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上，向供應(yīng)商發(fā)送購(gòu)買請(qǐng)求。在這一過(guò)程中，可以保證采購(gòu)數(shù)量準(zhǔn)確，成本合理，避免出現(xiàn)存貨積壓，減少不必要的存貨儲(chǔ)存成本，盡量不占用企業(yè)過(guò)多的流動(dòng)資金。同時(shí)可以有效避免采購(gòu)部和供應(yīng)商串通虛抬價(jià)格、購(gòu)入次等品，保證所需貨品及時(shí)送達(dá)。

4.2 規(guī)范出入庫(kù)管理流程

企業(yè)應(yīng)制定入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，利用POS系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)或其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)測(cè)。根據(jù)電子入庫(kù)單審核進(jìn)貨情況，核對(duì)數(shù)量、查驗(yàn)質(zhì)量，符合入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)才能將貨品掃碼入庫(kù)。不合格的貨品貼上標(biāo)碼明示單獨(dú)放置，采購(gòu)部直接在共享平臺(tái)向供應(yīng)商發(fā)出退貨申請(qǐng)。出庫(kù)時(shí)也按照上述程序，根據(jù)電子出庫(kù)單核對(duì)貨品掃碼出庫(kù)。出現(xiàn)客戶退貨情況時(shí)，及時(shí)在系統(tǒng)中記錄退貨原因，有質(zhì)量問(wèn)題的貨品單獨(dú)置放。在上述過(guò)程中，既保證了出入庫(kù)的數(shù)量與財(cái)務(wù)賬面相符，有效減少貨品進(jìn)出混亂的現(xiàn)象，減輕財(cái)務(wù)部盤點(diǎn)庫(kù)存商品的壓力。規(guī)范出入庫(kù)管理，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程可控，實(shí)時(shí)監(jiān)控存貨信息流，使倉(cāng)庫(kù)即時(shí)數(shù)據(jù)與平臺(tái)數(shù)據(jù)保持一致，提高管控效率和精確度。

4.3 與合作方建立信息共享機(jī)制

企業(yè)一般進(jìn)出貨數(shù)量大，如果與重要的供應(yīng)商或客戶建立信息共享平臺(tái)，可以隨時(shí)把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，穩(wěn)定合作關(guān)系。將合作方接入企業(yè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，采購(gòu)部根據(jù)企業(yè)銷售情況直接反饋給供貨商，優(yōu)化配送貨品時(shí)間和產(chǎn)品質(zhì)量，企業(yè)隨時(shí)在平臺(tái)中與供應(yīng)商進(jìn)行溝通;企業(yè)客戶在平臺(tái)中隨時(shí)反饋?zhàn)陨硇枨?，?cái)務(wù)部關(guān)注客戶付款情況，若客戶未在合同規(guī)定時(shí)間付款，由系統(tǒng)自動(dòng)向客戶發(fā)出付款提醒。實(shí)現(xiàn)上下游信息連貫，保證庫(kù)存數(shù)量合理，降低成本，實(shí)現(xiàn)信息共享。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，財(cái)務(wù)共享模式下的存貨管理面臨新問(wèn)題，亟需企業(yè)結(jié)合財(cái)務(wù)共享的特點(diǎn)進(jìn)行存貨管理流程的優(yōu)化改造。但各企業(yè)實(shí)施條件不同，財(cái)務(wù)共享模式在我國(guó)應(yīng)用時(shí)間短，實(shí)施案例少，因此，對(duì)財(cái)務(wù)共享下的存貨管理的研究還需要不斷完善。

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