曹瓏
摘 要 在知識經濟環(huán)境下,企業(yè)的檔案管理工作受到很大的影響,管理模式正在朝著多元化的方向發(fā)展。為了能夠更好地適應如今的社會形勢,企業(yè)的檔案管理工作需要進行不斷地創(chuàng)新改善,鑒于此,本文主要對知識管理背景下的企業(yè)檔案管理特點及措施進行了分析,以供參考。
關鍵詞 企業(yè)檔案 知識管理背景 管理方法
企業(yè)的檔案管理工作作為一項基礎內容,對企業(yè)的資源信息保存起到重要作用。如今社會經濟快速發(fā)展的趨勢,給企業(yè)的生存帶來更大的壓力,而為了能夠更好地應對市場發(fā)展變化,使自身管理水平得到提升,就需要重視檔案管理工作,對其進行不斷地完善,以提高企業(yè)的綜合實力。
一、企業(yè)檔案管理的特征
我國的企業(yè)檔案管理工作存在一定的復雜性,本身檔案的政策性、動態(tài)性等特征就體現了檔案的特殊,因此管理工作的進行就相對復雜。另外,企業(yè)的檔案是一個企業(yè)最基本的信息,檔案所服務的主體也非常清晰,企業(yè)進行檔案管理主要是為了能夠更好地為企業(yè)管理人員提供信息依據,保障企業(yè)的日常運營。再者,企業(yè)在不斷的發(fā)展過程中,檔案逐漸增加并得到積累,這屬于企業(yè)的無形資產。雖然檔案并不能夠為企業(yè)的發(fā)展帶來直接利益,但是能夠為管理者提供企業(yè)運營的基本信息,為內部管理工作能夠做好基礎保障服務。
二、知識管理背景下企業(yè)檔案管理的措施
(一)增強企業(yè)職工的檔案管理觀念
每個企業(yè)在組織結構上都會存在一定的差異,而且人員構成的復雜性,使得企業(yè)內部各個部門的相關檔案資料較為散亂,這就給檔案管理工作帶來一定的難度。如果資料信息不能夠及時的整理存檔,企業(yè)內部的一些關鍵資料就容易丟失,不利于企業(yè)檔案管理質量的提高。所以,企業(yè)在加強檔案管理工作的有效性時,需要使職工形成自覺的檔案管理意識,在日常工作中自覺保存重要的檔案信息,為檔案管理工作的收集、分類以及存檔提供便利,使工作效率得到提高。
(二)對檔案管理人員的工作能力進行提升
在知識經濟的環(huán)境下,企業(yè)的經營管理技術在不斷提升,辦公方式也已經從最初的人工轉變?yōu)槿藱C交互,這給檔案管理工作提供了便利,同時也增加了對檔案管理人員的能力要求。紙質化辦公方式轉變?yōu)樾畔⒒k公,對檔案管理工作效率的提高起到了很大的幫助,同時也更加方便為企業(yè)管理者查詢相關信息。因此,要對檔案工作人員進行信息技術培訓,在工作人員招聘時要相應的提高崗位要求。在培訓時除了檔案管理方面的專業(yè)知識外,還要對信息化的辦公軟件操作進行培訓,學會使用專業(yè)的軟件對檔案信息進行收集、分類、歸檔以及更新等。提高檔案管理人員的自我監(jiān)督能力,保證企業(yè)檔案信息的安全性、準確性。
(三)對檔案管理機制進行完善
企業(yè)的檔案管理工作要想高效進行,就要設置專門的檔案管理部門,并建立檔案管理室,專人專管,將企業(yè)內部的重要檔案信息存檔保存。企業(yè)檔案的信息資料除了基本信息以及日常運營數據外,還包含很多的核心技術資料,這些對于企業(yè)來說都是非常重要的,因此檔案的整理、保存等都需要有專設的檔案保存室。建立數字信息化的檔案管理模式,能夠有效提高檔案管理效率。完善管理體系,可以使檔案信息為企業(yè)提供更便捷的服務。
(四)引入檔案信息化管理技術
企業(yè)檔案管理工作中,信息化的管理方式已經較為普遍,除了紙質化的資料信息整理和歸檔保存,電子檔案管理也逐漸受到重視。隨著信息科技水平的不斷提高,檔案管理方面的專業(yè)技術也越來越多,顯然檔案管理工作也需要積極的引入先進的信息化管理技術。所謂信息化檔案管理,并不只是單純的指利用計算機將紙質化的檔案資料信息記錄并保存為電子格式,而是利用專業(yè)的信息系統,利用大數據技術等,建立企業(yè)資料數據庫,形成檔案收集、分類、查詢、應用等一體的檔案管理模式。信息化管理模式的建立,能夠防止企業(yè)內部關鍵資料數據的丟失,使企業(yè)檔案管理的質量得到提升,為企業(yè)的發(fā)展更好的服務。
(五)明確檔案管理的責任主體
在知識管理的背景下,企業(yè)的檔案管理工作需要更好地借助信息技術,以提高管理水平。如此企業(yè)的檔案管理工作就需要依靠檔案部門和信息部門的共同努力。然而這樣也不可避免地會出現兩個部門責任主體上的矛盾沖突,因此,在建立信息化的檔案管理模式時,首先應該明確信息技術是作為檔案管理的輔助技術支持,不能夠被確定為管理責任的主體。檔案部門要在管理過程中應用熟練的工作方式技術,在信息資源方面,著重強調檔案管理部門的重要地位,引導其他部門予以輔助,將整合信息的優(yōu)勢發(fā)揮到極致。另外,知識經濟環(huán)境下的檔案管理,還應當對分散式資料信息進行精細化管理,積極引入信息化管理的相關配套設施建設,以確保檔案管理工作更加順利地進行。
三、結語
總而言之,在如今的社會環(huán)境下,企業(yè)的檔案管理工作逐漸受到重視,要想更好地開展檔案管理,就要充分地認識企業(yè)檔案的特征,結合企業(yè)的發(fā)展需求,對檔案管理工作進行創(chuàng)新,提高檔案管理的信息技術水平,使其能夠更好地為企業(yè)運營提供服務,推動企業(yè)在市場競爭中取得良好的發(fā)展地位。