嵌入服務(wù)功能的ERP管理信息系統(tǒng)探析

方曉波

【摘? 要】論文分析了從銷售管理、研發(fā)管理、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部審計(jì)等四個(gè)方面將服務(wù)功能嵌入ERP系統(tǒng)，并分析了作為機(jī)床制造業(yè)的行業(yè)特征、流程改造要求和ERP系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)。

【關(guān)鍵詞】服務(wù)導(dǎo)向; ERP;系統(tǒng)功能

【Abstract】This paper analyzes the embedding of service functions into ERP system from four aspects of sales management， R & D management， production management， financial management and internal audit. And as machine tool manufacturing industry， its industry characteristics， process transformation requirements and functional design of ERP system are analyzed.

【Keywords】service orientation; ERP; system function

1 引言

ERP系統(tǒng)整合包括客戶訂單處理、生產(chǎn)排程、采購、出貨運(yùn)輸與收款等企業(yè)活動(dòng)的信息流，在企業(yè)智能化轉(zhuǎn)型中扮演著關(guān)鍵的角色。然而，因以往ERP系統(tǒng)通常難以兼顧跨產(chǎn)業(yè)的通用性與專屬性，因此，近年來ERP供應(yīng)商開始發(fā)展以服務(wù)導(dǎo)向架構(gòu)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)架構(gòu)，以增加ERP系統(tǒng)的擴(kuò)展性與彈性。

本文以某機(jī)床制造企業(yè)為例，探討服務(wù)功能從銷售管理、研發(fā)管理、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部審計(jì)等方面將服務(wù)功能嵌入ERP系統(tǒng)的問題與對策。

2 銷售管理

2.1 行業(yè)特征

產(chǎn)品規(guī)格復(fù)雜?？蛻粜枨笠?guī)格差異大，且有定制化選項(xiàng)。大量承接特殊規(guī)格訂單。價(jià)格競爭激烈、利潤率低、作業(yè)時(shí)間長、容易漏接訂單。

2.2 銷售服務(wù)流程改造

采用選單式報(bào)價(jià)單輸入方式，可以快速輸入模塊化套件，或采用復(fù)制類似數(shù)據(jù)后再修改。建立實(shí)時(shí)性規(guī)格確認(rèn)、價(jià)格估算、交期仿真系統(tǒng)，供業(yè)務(wù)員與客戶接洽時(shí)使用，達(dá)到立即確認(rèn)功能。

2.3 ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)

具有報(bào)價(jià)單規(guī)格、內(nèi)容快速輸入功能，有遠(yuǎn)程輸入報(bào)價(jià)單功能，交貨期仿真功能以及報(bào)價(jià)單價(jià)格及毛利估算功能。另外，還具有報(bào)價(jià)單合約書輸出功能，電子化報(bào)價(jià)與傳統(tǒng)書面式報(bào)價(jià)整合處理功能以及訂單、制單、數(shù)據(jù)依報(bào)價(jià)單選項(xiàng)內(nèi)容自動(dòng)轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫功能。

3 研發(fā)管理

研發(fā)方面也因產(chǎn)品復(fù)雜且大量承接特殊規(guī)格產(chǎn)品制造任務(wù)的影響，造成標(biāo)準(zhǔn)用料、工藝及工時(shí)數(shù)據(jù)維護(hù)不易，設(shè)計(jì)變更頻繁、用料明細(xì)及圖面版本控制不易，用料明細(xì)數(shù)據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)工藝數(shù)據(jù)經(jīng)常更新等問題需要解決。

3.1 行業(yè)特征

產(chǎn)品復(fù)雜。標(biāo)準(zhǔn)用料及標(biāo)準(zhǔn)工藝及標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)數(shù)據(jù)維護(hù)難度大。設(shè)計(jì)變更頻繁，用料明細(xì)及工藝設(shè)計(jì)控制復(fù)雜。用料明細(xì)數(shù)據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)工藝資料需配合設(shè)計(jì)變更同步更新。另外，需要大量承接特殊規(guī)格的產(chǎn)品。

3.2 研發(fā)服務(wù)流程改造

先設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)床品種，等到接單時(shí)才按照客戶需求，修改規(guī)格內(nèi)容以符合客戶需求。采用選項(xiàng)式廠內(nèi)生產(chǎn)用材料單，可以快速輸入標(biāo)準(zhǔn)選配件，或復(fù)制類似零配件資料后再修改。有效管理設(shè)計(jì)變更所有數(shù)據(jù)和所有圖面數(shù)據(jù)，建立廠內(nèi)生產(chǎn)用的材料單及標(biāo)準(zhǔn)工藝數(shù)據(jù)快速輸入方法。

3.3 ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)

具有彈性選配零配件功能的廠內(nèi)生產(chǎn)用材料單管理及物料需求計(jì)算系統(tǒng);具有快速輸入標(biāo)準(zhǔn)用料、標(biāo)準(zhǔn)工藝、標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)數(shù)據(jù)等功能;具有良好設(shè)計(jì)變更管理功能;具有圖面管理功能。廠內(nèi)生產(chǎn)用材料單及標(biāo)準(zhǔn)工藝數(shù)據(jù)能根據(jù)報(bào)價(jià)單選項(xiàng)內(nèi)容自動(dòng)轉(zhuǎn)入或參數(shù)化快速輸入功能。

4 生產(chǎn)管理

4.1 行業(yè)特征

關(guān)鍵零件依賴進(jìn)口，進(jìn)口零件交貨期長。大量使用鑄件，但鑄件材質(zhì)種類繁多。產(chǎn)品壽命長達(dá)30年，需作長期維修工作，且所有維修零件要按照原有設(shè)計(jì)制作。交貨期被大量壓縮，各工藝作業(yè)時(shí)間都被壓縮。加工工藝煩瑣，且經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生不合格品而被退貨。采購計(jì)價(jià)單位與標(biāo)準(zhǔn)用料單位不同。各種材質(zhì)加工屬性與管理重點(diǎn)不盡相同，沒有足夠時(shí)間進(jìn)行設(shè)計(jì)變更，不允許任何生產(chǎn)設(shè)備故障或計(jì)劃外停機(jī)影響生產(chǎn)進(jìn)度。

4.2 生產(chǎn)服務(wù)流程改造

允許各工藝退料，并能夠追溯到各種制造工藝的所有原材料和零配件賬及貨款。允許不同種類的產(chǎn)品使用不同計(jì)算單位，不同材質(zhì)的零件分類管理。建立機(jī)床產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫，有效掌控所有產(chǎn)品的批號(hào)、設(shè)計(jì)參數(shù)等過程控制數(shù)據(jù)。分階段更新需要變更設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)，使采購與制造部門有較長的作業(yè)時(shí)間。準(zhǔn)確估算標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)數(shù)據(jù)，方便生產(chǎn)管理部門有效安排生產(chǎn)計(jì)劃，縮短各工藝作業(yè)時(shí)間，達(dá)到快速響應(yīng)機(jī)制。安排現(xiàn)場輪班生產(chǎn)，嚴(yán)格控制所有生產(chǎn)工藝進(jìn)度與異常情況追蹤處理，嚴(yán)格控制采購?fù)獍慵回浧?。安排定期檢查確保生產(chǎn)線正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不會(huì)出現(xiàn)故障或非計(jì)劃停機(jī)[1]。

4.3 ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)

進(jìn)口零部件庫存量需求預(yù)測，具有各種工藝的退料、追溯原材料、零部件賬及貨款功能。同時(shí)提供英制與公制單位作轉(zhuǎn)換。具有材質(zhì)分類庫存管理功能、采購管理、生產(chǎn)進(jìn)度追蹤等功能。根據(jù)材質(zhì)類別作生產(chǎn)管理統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。具有定單規(guī)格、圖面版本及設(shè)計(jì)變更等紀(jì)錄查詢與追溯功能;具有機(jī)臺(tái)、零部件生產(chǎn)批號(hào)紀(jì)錄查詢與追溯功能;具有維修紀(jì)錄、更換零部件生產(chǎn)批號(hào)、圖面版本紀(jì)錄查詢與追溯功能;具有多次物料需求展開功能，及各次需求差異分析功能;具有標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)數(shù)據(jù)推算功能;具有生產(chǎn)排程功能，能時(shí)實(shí)掌握各工藝有效產(chǎn)能與生產(chǎn)進(jìn)度，并有追蹤與催促功能;具有輪班式生產(chǎn)計(jì)劃安排、報(bào)表填報(bào)、薪酬計(jì)算功能;具有供應(yīng)鏈管理功能，能自動(dòng)發(fā)出采購單、催料單、收退貨通知單并與應(yīng)付賬款機(jī)制整合;具有機(jī)器設(shè)備、刀具、夾具、量具等設(shè)備維護(hù)管理功能。

5 財(cái)務(wù)管理

5.1 行業(yè)特征

產(chǎn)品單價(jià)高，單筆交易金額大，使用信用交易，使用遠(yuǎn)期支票分期付款，因此資金需求量大，遠(yuǎn)期票據(jù)管理難度高，催收貨款工作量大。一些客戶采取節(jié)稅措施，需配合客戶要求開具發(fā)票，彈性調(diào)整貨款內(nèi)容。通過代理商交易，提供整機(jī)、零部件銷售、維修服務(wù)等，雙方業(yè)務(wù)互動(dòng)頻繁，往來貨款資料多，如傭金支出、代扣款等，且有收支相抵的問題。兼營設(shè)備維護(hù)服務(wù)，小額維修筆數(shù)多，維修款常取采免費(fèi)、折讓處理，且與機(jī)臺(tái)款合并催收。小額維修貨款收取方式復(fù)雜，對賬不易，需同時(shí)處理質(zhì)量問題，客戶經(jīng)常要求免費(fèi)服務(wù)。采購內(nèi)容繁雜，交易對象多，每日物料進(jìn)出數(shù)量大且常有當(dāng)日定貨當(dāng)日發(fā)貨的業(yè)務(wù)，容易發(fā)生遺漏單據(jù)或數(shù)據(jù)處理的錯(cuò)誤。產(chǎn)品復(fù)雜，加工流程長，又有許多特殊規(guī)格選項(xiàng)，使成本資料搜集不易，特殊規(guī)格分類難度高，實(shí)際成本易失真無法比較。固定資產(chǎn)種類多且金額大，費(fèi)用分?jǐn)偤吞崛∽鳂I(yè)復(fù)雜，人工操作易使成本失真[2]。

5.2 財(cái)務(wù)服務(wù)流程改造

計(jì)劃內(nèi)所有資金需?？顚Ｓ?，且需制作各種財(cái)務(wù)報(bào)表提供給政府稅務(wù)機(jī)關(guān)稽查用。

5.3 ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)

客戶信用額度控制功能、遠(yuǎn)期支票管理功能、賬齡分析功能、應(yīng)收款催收功能;彈性沖賬功能、發(fā)票平衡管理功能;項(xiàng)目應(yīng)收款管理功能、計(jì)劃查賬用報(bào)表產(chǎn)生功能;代理商交易管理功能、賬款管理具有收支相抵功能;售后服務(wù)管理功能、小額應(yīng)收款對帳功能、集團(tuán)客戶貨款合并對帳功能;便利的數(shù)據(jù)輸入功能、整套工藝數(shù)據(jù)自動(dòng)查核功能;簡易成本統(tǒng)計(jì)功能、特殊規(guī)格選項(xiàng)分開統(tǒng)計(jì)功能、標(biāo)準(zhǔn)成本差異分析功能;固定資產(chǎn)彈性攤提功能。

6 內(nèi)部審計(jì)

6.1 行業(yè)特征

企業(yè)主要內(nèi)部審計(jì)工作仍然是按照外部會(huì)計(jì)師的要求，以人工作業(yè)方式進(jìn)行，需要耗費(fèi)很長的時(shí)間，并且查出來的問題難以落實(shí)整改措施。不重視信息系統(tǒng)基礎(chǔ)架構(gòu)管理及信息安全管理，平時(shí)無法有效管理信息系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)施。非交易循環(huán)管理作業(yè)仍以人工操作為主，作業(yè)繁雜常有遺漏。

6.2 內(nèi)部審計(jì)服務(wù)流程改造

提高經(jīng)營者對管理信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí);提供相關(guān)培訓(xùn)以提升信息人員及信息部門專業(yè)素養(yǎng);改善八大交易循環(huán)完整性，使系統(tǒng)功能符合交易循環(huán)的要求。

6.3 ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)

嵌入完整的交易循環(huán)控制功能，自動(dòng)實(shí)時(shí)掌控交易全過程的信息;建立數(shù)據(jù)連動(dòng)系統(tǒng)參數(shù)稽核功能，確保信息循環(huán)完整性;建立整合性處理功能程序，使各作業(yè)循環(huán)之間能互相勾稽與連結(jié);建立應(yīng)用系統(tǒng)存取安全控制功能，有效管理信息系統(tǒng)的存取安全;建立基礎(chǔ)架構(gòu)管理功能，確保信息架構(gòu)可用性及安全性;建立非交易循環(huán)控制功能。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王曉燕，樊世陽.基于NVivo的ERP系統(tǒng)成功實(shí)施的關(guān)鍵因素分析[J].會(huì)計(jì)之友，2020（05）：79-83.

【2】滿春.電子發(fā)票系統(tǒng)與企業(yè)ERP系統(tǒng)協(xié)同對接研究——以阿里巴巴為例[J].財(cái)會(huì)通訊，2019（34）：99-104.