大數(shù)據(jù)時代機關單位檔案管理工作探討

唐群英

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術對人們的生活和工作產(chǎn)生了深刻影響。大數(shù)據(jù)時代下，機關單位必須要積極創(chuàng)新數(shù)據(jù)檔案管理的方式方法，深入挖掘信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，為機關單位發(fā)展奠定基礎，全面提高機關單位建設水平。本文通過對大數(shù)據(jù)時代下機關單位檔案管理工作進行詳細分析，總結(jié)大數(shù)據(jù)對機關單位檔案管理的重要影響，明確當前機關單位檔案管理存在的主要問題，提出具體開展策略，全面增強機關單位檔案管理的質(zhì)量，保證機關單位檔案管理水平全面可持續(xù)。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;機關單位;檔案管理

引言

在大數(shù)據(jù)背景下，機關單位必須要持續(xù)深入的改革，滿足社會經(jīng)濟的發(fā)展需要。檔案管理作為機關單位最重要的內(nèi)容，如果檔案管理不完善、效率不高，阻礙機關單位各項工作順利開展。在大數(shù)據(jù)背景下，通過利用大數(shù)據(jù)技術深入挖掘數(shù)據(jù)檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，減少對人力的依賴，滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需要，推動機關單位檔案管理的發(fā)展水平，創(chuàng)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，提高機關單位檔案管理工作的質(zhì)量。

1大數(shù)據(jù)時代機關單位檔案管理產(chǎn)生的重要影響

1.1大數(shù)據(jù)的發(fā)展為檔案管理開展提供了數(shù)字化支持

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的快速發(fā)展，給人們的生活工作帶來了翻天覆地的變化，人們可以足不出戶，利用互聯(lián)網(wǎng)快速獲得檔案信息，這些信息技術也改進檔案管理工作的模式，提高工作效率。在大數(shù)據(jù)時代下，機關單位檔案管理工作必須實現(xiàn)立體化服務，創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)褲，對檔案信息進行集中處理，形成機密性和嚴謹性檔案管理系統(tǒng)，確保機關單位的檔案管理工作效果全面提高。

1.2大數(shù)據(jù)時代下利用大數(shù)據(jù)技術可以提高檔案管理質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時代快速發(fā)展的過程中，工作人員必須要不斷改進自身的思想，只有積極創(chuàng)新傳統(tǒng)的工作模式和工作理念，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作效率。大數(shù)據(jù)技術可以對海量檔案信息進行深入挖掘，自動對不同類型的數(shù)據(jù)進行歸納整合，提高事業(yè)檔案管理的水平。大數(shù)據(jù)技術還根據(jù)機關單位的實際發(fā)展情況進行分析，強化檔案管理的數(shù)字化程度，符合機關單位的特色發(fā)展需要。

2大數(shù)據(jù)時代下對機關單位檔案管理的主要挑戰(zhàn)

2.1人員意識的挑戰(zhàn)

任何一個數(shù)據(jù)對機關單位而言都至關重要，無論是數(shù)字、文本、圖像還是照片、磁盤等形式，都能夠幫助機關單位做出相應的調(diào)整。隨著機關單位的不斷發(fā)展，機關單位數(shù)據(jù)越積越多，對數(shù)據(jù)存儲管理也非常關鍵。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲主要依托于虛擬環(huán)境下數(shù)據(jù)保護，增強數(shù)據(jù)的備用性能。但是這種數(shù)據(jù)存儲方式容量比較小，必須依靠人工才能夠?qū)崿F(xiàn)存儲。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息具有規(guī)模大、速度快、形式多樣的特點，要想滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，最主要的就是根據(jù)機關單位自身的實際情況，制定科學合理檔案管理策略。在新時期，隨著機關單位改革力度不斷加大，機關單位檔案管理工作由政府逐漸轉(zhuǎn)向民眾，削減其政治性，提高社會性。但機關單位具有明顯的特殊性，很多機關單位人員卻沒有轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，對檔案管理工作還不夠重視，導致傳統(tǒng)觀念意識水平無法及時轉(zhuǎn)移，造成檔案信息丟失的情況，嚴重影響機關單位檔案管理的效果。

2.2知識結(jié)構(gòu)的挑戰(zhàn)

要想在大數(shù)據(jù)時代提高檔案管理的工作質(zhì)量，檔案管理人員自身必須要有豐富的知識儲備與積累，滿足大數(shù)據(jù)技術的需要。隨著國家機構(gòu)、社會團體和個人組織的參與方式發(fā)生顯著變化，檔案產(chǎn)生價值也必然有相應的調(diào)整。如果檔案管理人員自身的知識結(jié)構(gòu)停留在傳統(tǒng)的知識層面上，很容易引發(fā)工作漏洞，無法做到與時俱進。

2.3信息保密工作的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代機關檔案檔案管理的過程中，最主要的就是加強檔案管理保密工作，尤其是對重大檔案。發(fā)信息進行保密，減少信息損失。很多機關單位盡管有保密工作制度，但還不夠完善，尤其是對保密制度貫徹落實不夠深入，使檔案信息的保密工作面臨巨大壓力。在大數(shù)據(jù)時代下，機關單位可以利用計算機網(wǎng)絡來提高檔案管理的工作效率，但同樣也會加劇檔案泄露的風險。例如，某些不法分子會對機關單位內(nèi)部檔案產(chǎn)生強烈的好奇心，采取多種方式對檔案信息進行竊取，尤其是可以利用木馬、病毒等程序?qū)﹄娮訖n案信息加以破壞，如果不及時有效防范，必然會對機關單位檔案信息保密工作造成嚴重干擾。為此，機關單位信息保密技術只有不斷的與時俱進，才有效減少信息泄露帶來的損失。

3大數(shù)據(jù)時代下機關單位檔案管理工作開展策略

3.1制定科學完善檔案管理制度

機關單位作為社會主義建設最重要的組成部分，對于機關單位的檔案管理有專門的法律規(guī)定。隨著機關單位轉(zhuǎn)型升級改革程度不斷深入，信息技術應用日益廣泛，這也使得檔案管理工作出現(xiàn)許多問題。在檔案管理的過程中，機關單位應該積極結(jié)合自身的實際情況。構(gòu)建相應的管理制度規(guī)范。加強法律政策的執(zhí)行力度，最大程度上減少違規(guī)操作的情況，確保機關單位檔案管理水平全面提高。還應該積極完善相應的法律法規(guī)。福建科學合理的檔案管理制度，讓檔案管理工作做到有章可循。

3.2注入新鮮血液，優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

從目前來看，我國大多數(shù)機關單位的檔案管理人員屬于閑職，處于弱勢地位，為很少有人積極主動參與到檔案管理工作之中，造成“老齡人人數(shù)多，青年人人數(shù)少”的局面，導致檔案管理工作青黃不接。在大數(shù)據(jù)時代下隨著對檔案管理人員技術要求不斷提高，如果沒有新鮮血液的加入，就無法適應時代發(fā)展趨勢。要想全面提高機關單位檔案管理工作水平，最主要的就是優(yōu)化工作人員結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，促進機關單位檔案工作全面發(fā)展。

3.3提高信息存儲水平

隨著檔案信息的海量增長，云存儲技術被越來越多的人所關注。與其他數(shù)據(jù)存儲和傳輸技術對比，云存儲技術擁有巨量的存儲空間，不占用物理空間，能夠快速傳輸各種計算機檔案信息。例如，人們?nèi)粘Ｗ畛Ｓ玫臄?shù)據(jù)分享軟件為百度網(wǎng)盤和騰訊微云等產(chǎn)品，只需下載專用APP就能夠快速上傳或下載各種文件，這些數(shù)據(jù)文件能夠在網(wǎng)絡服務器上存儲，不必擔心數(shù)據(jù)空間的局限。如果用戶需求量增加，還可以付費開通會員，獲得更大的存儲空間，龐大的云數(shù)據(jù)存儲空間能夠給人們存儲檔案信息，帶來極大地便利。隨著大數(shù)據(jù)技術和服務需求不斷升級，大數(shù)據(jù)也成為企業(yè)最重要的工具，在未來大多數(shù)組織生產(chǎn)處理數(shù)據(jù)效率全面提升。數(shù)據(jù)不斷增長，對計算機數(shù)據(jù)處理性能要求也在不斷提高，即使不斷的擴充硬件配置也無法適應海量數(shù)據(jù)信息的增長要求，必須要積極大數(shù)據(jù)技術對海量的數(shù)據(jù)信息進行云存儲，分布式數(shù)據(jù)保管，滿足用戶需求。

結(jié)語

總而言之，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們對計算機技術的依賴水平不斷提高。為了能夠有效增強機關單位檔案管理的效果，必須要依托大數(shù)據(jù)技術推動數(shù)據(jù)優(yōu)化與存儲存儲，提高現(xiàn)代機關單位檔案管理的質(zhì)量與水平。

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