人才流動(dòng)背景下人事檔案管理的完善對(duì)策

韓爽

摘 要：近年來(lái)國(guó)家逐漸建立起市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度，從而實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，社會(huì)各方面技術(shù)的不斷推進(jìn)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革程度也越來(lái)越深入，伴隨著逐漸成熟的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制而來(lái)的，是人才流動(dòng)速度的加快，以及人才流動(dòng)的規(guī)模和范圍的逐漸擴(kuò)大。由于人才流動(dòng)的速度逐漸加快，人事檔案的建立和管理也開(kāi)始變得越來(lái)越吃力。人事檔案不僅對(duì)個(gè)人的工作生涯有著重要的影響，還會(huì)對(duì)各個(gè)企業(yè)及工作單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生影響，人事檔案的管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下最重要的人才管理工作之一。為了促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展，需要對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行不斷完善。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人才流動(dòng);對(duì)策;市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)

在當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)和就業(yè)環(huán)境影響之下，人才流動(dòng)的速度逐漸加快、規(guī)模逐漸增大，這對(duì)人才檔案管理造成了一定的困難。另外由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，對(duì)于檔案管理提出的要求也越來(lái)越多，各行各業(yè)對(duì)于檔案管理信息的要求也不盡相同，這就使得人事檔案管理遇到了越來(lái)越多的問(wèn)題。人事檔案是用人單位用來(lái)管理人才的重要依據(jù)，也是人才尋找最適合的用人單位的重要工具，高水平的人事檔案管理是提高人才管理水平的保障。只有發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行深入的研究從而探討出合適的處理方法，不斷完善人事檔案的管理系統(tǒng)，才能促進(jìn)人才管理的進(jìn)步和發(fā)展。

一、人才流動(dòng)對(duì)于人力資源管理的意義分析

現(xiàn)如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最主要?jiǎng)恿褪歉黝?lèi)人才，尤其是技能型人才更是當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中最重要的資源，人才的能力強(qiáng)弱直接關(guān)系到企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力強(qiáng)弱，也最終決定了其在社會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能否成功。有相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果顯示，美國(guó)人在其一生當(dāng)中普遍會(huì)經(jīng)歷十次左右的流動(dòng)，競(jìng)爭(zhēng)激烈的某些行業(yè)和相關(guān)企業(yè)的人才流動(dòng)概率則會(huì)更大，人才流動(dòng)也會(huì)更加頻繁。另外區(qū)別于我國(guó)對(duì)于人才流動(dòng)的負(fù)面認(rèn)知，歐洲國(guó)家則對(duì)人才流動(dòng)有著不同的看法，他們認(rèn)為工作人員經(jīng)常性的更換工作是非常合理的選擇，因?yàn)樵趰徫坏牟粩嘧儞Q中可以使自身的勞動(dòng)價(jià)值得到不斷的開(kāi)發(fā)，如果從一而終的保持一個(gè)工作崗位，不僅容易產(chǎn)生厭倦心理，還不利于自身潛在價(jià)值的開(kāi)發(fā)，所以他們會(huì)去主動(dòng)的變換崗位以尋求人生價(jià)值。而對(duì)于我國(guó)人民而言，一旦有了穩(wěn)定的工作崗位就很少會(huì)有變換工作的念頭，因?yàn)檎{(diào)換工作往往與失業(yè)掛鉤，這就導(dǎo)致了中國(guó)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，人才流動(dòng)緩慢。但是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體系不斷的得到修正和完善，人才流動(dòng)開(kāi)始逐漸增強(qiáng)，政府部門(mén)也開(kāi)始增強(qiáng)對(duì)人才管理的宏觀調(diào)控，比如對(duì)人才進(jìn)行適當(dāng)?shù)母深A(yù)調(diào)配使人才資源可以得到更合理的分布，消除因?yàn)橹贫仍斐傻娜瞬帕鲃?dòng)制約現(xiàn)象，保障人力資源市場(chǎng)具有一定的基礎(chǔ)運(yùn)轉(zhuǎn)能力，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)劃配置到市場(chǎng)配置的人力資源轉(zhuǎn)變。因此，人才流動(dòng)的管理是人力資源發(fā)展的重要組成部分，國(guó)家對(duì)人力資源的干預(yù)主要通過(guò)參與人才流動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，人才流動(dòng)會(huì)促進(jìn)人力資源管理的深入發(fā)展。

二、人才流動(dòng)變化給人事檔案的管理工作帶來(lái)的問(wèn)題

1.人才流動(dòng)的不規(guī)范使得人事檔案重檔現(xiàn)象嚴(yán)重

在一直以來(lái)通用的人事檔案管理制度中，檔隨人走是干部級(jí)別的人事檔案管理制度。人事檔案是個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷縮影也是其能力的最基本體現(xiàn)，是每個(gè)人的重要物品。但是在當(dāng)今人才資源是第一資源的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)概念之下，各企業(yè)和單位為了維系自身的發(fā)展需要，都在大力引進(jìn)高層次人員和稀缺人才，就使得有些用人單位出現(xiàn)了不肯放人，或者通過(guò)對(duì)人事檔案的強(qiáng)行扣留達(dá)到防止人才流失的目的。政府相關(guān)部門(mén)針對(duì)這一現(xiàn)象出臺(tái)了新的政策，在相關(guān)工作單位不肯放人或者進(jìn)行正常人事調(diào)動(dòng)時(shí)允許重新建檔，有該需求的人才只需要提供相關(guān)的資料就可以申請(qǐng)重新建檔，這樣的政策有利于維持人才在這種惡性競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下持續(xù)流動(dòng)，但是重復(fù)檔案的建立使得重檔這一現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，本就數(shù)據(jù)龐大難以管理的人事檔案管理工作又因此加重了工作負(fù)擔(dān)，重檔的現(xiàn)象也使得市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的壓力逐漸增大，從而對(duì)企業(yè)和相關(guān)單位的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。

2.人事檔案的整體管理局面較為混亂

通常情況下，人事檔案的管理是在人才市場(chǎng)和各企業(yè)的相關(guān)管理部門(mén)有專(zhuān)門(mén)的管理人員負(fù)責(zé)對(duì)工作期內(nèi)的工作人員進(jìn)行人事檔案的統(tǒng)一保管。但是由于當(dāng)前人才流動(dòng)的現(xiàn)象非常的嚴(yán)重，使得人事檔案的集中管理難度較大，尤其是人事檔案交接的工作極容易出現(xiàn)混亂的情形，所以如何處理好人事檔案的交接是人事檔案管理的相關(guān)工作人員所面對(duì)的急待解決的問(wèn)題。目前的人事檔案管理制度缺少與檔案移交有關(guān)的政策和制度，這就使得人事檔案在交接的過(guò)程中非常容易出現(xiàn)原材料遺失的現(xiàn)象。一旦原材料流失，人才的自我證明也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，那么人事檔案是否出現(xiàn)了造假行為也就難以考證，這會(huì)對(duì)人才的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面的影響，也使得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的人才資源不斷流失。

3.人檔分離使得人事檔案失效問(wèn)題嚴(yán)重

在全球一體化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展逐漸深入的背景下，民營(yíng)的私人企業(yè)和外企等用人單位的迅速發(fā)展，使得新時(shí)代的用人制度和就業(yè)觀念以及經(jīng)濟(jì)體制等都發(fā)生了很大的變化，這些積極的變化為人才的發(fā)展和流動(dòng)提供了很大的空間。這些新發(fā)展起來(lái)的企業(yè)在進(jìn)行人才的招聘和引進(jìn)上，大多會(huì)更注重對(duì)于人才的實(shí)際專(zhuān)業(yè)應(yīng)用能力和內(nèi)在的基本價(jià)值的考察，而不單單是依靠對(duì)人才的靜態(tài)指標(biāo)分析。在工作應(yīng)聘者遞交了相關(guān)的個(gè)人信息、學(xué)歷證書(shū)等的復(fù)印件以及簡(jiǎn)歷之后，企業(yè)不會(huì)對(duì)簡(jiǎn)歷上的信息進(jìn)行過(guò)多的分析，反而會(huì)根據(jù)應(yīng)聘者的能力來(lái)商議判斷其內(nèi)在價(jià)值，在價(jià)值評(píng)估符合單位發(fā)展之后，就會(huì)對(duì)其進(jìn)行錄用，這樣的應(yīng)聘是不會(huì)要求應(yīng)聘者必須提交個(gè)人人事檔案的。此外，部分國(guó)有企業(yè)和一些事業(yè)單位在面對(duì)當(dāng)前初步選擇的人時(shí)也不會(huì)強(qiáng)求其提交個(gè)人人事檔案，著一系列的操作極容易導(dǎo)致跳槽現(xiàn)象，從而刺激了“棄檔”現(xiàn)象的產(chǎn)生。

4.對(duì)于檔案材料審核的力度不足

雖然近幾年中央政府和相關(guān)部門(mén)在不斷加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的審核力度，對(duì)于人事檔案材料的專(zhuān)項(xiàng)審核力度已經(jīng)開(kāi)始在全國(guó)范圍內(nèi)逐漸的增強(qiáng)。但是在人才相對(duì)密集的高等學(xué)校等機(jī)構(gòu)，對(duì)于人事檔案的專(zhuān)項(xiàng)審核往往只會(huì)針對(duì)擔(dān)任著領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)職務(wù)的人員，對(duì)于職位較為普通的人才無(wú)論是普通還是高層都會(huì)被排在專(zhuān)項(xiàng)審核名單之外，這樣就很容易導(dǎo)致人事檔案信息錯(cuò)誤不能及時(shí)更正，檔案材料出現(xiàn)損失等現(xiàn)象，十分不利于后續(xù)檔案管理工作的進(jìn)行。就目前人才市場(chǎng)的流動(dòng)情況分析，許多高層次高水平的人才一般情況下學(xué)歷的層次會(huì)較高，其學(xué)習(xí)經(jīng)歷和學(xué)習(xí)形式也各不相同，并且轉(zhuǎn)換學(xué)習(xí)院校和工作單位的現(xiàn)象也會(huì)較為常見(jiàn)，其人事檔案一般也會(huì)經(jīng)過(guò)較多的交接，如果對(duì)于檔案材料的專(zhuān)項(xiàng)審核力度不足，將會(huì)很容易導(dǎo)致人事檔案部分資料不全或者信息記錄出錯(cuò)的現(xiàn)象。

5.檔案管理的信息化程度不足

隨著人才市場(chǎng)的不斷發(fā)展，人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，對(duì)于人事檔案的調(diào)動(dòng)和借閱工作也越來(lái)越多。傳統(tǒng)的人事檔案都采取的是紙質(zhì)檔案的形式，需要人工的裝訂，在對(duì)其進(jìn)行整理和查閱等工作時(shí)往往也是需要人工查找的，這就使得人事檔案從制作到管理工作都要耗費(fèi)很多精力，而且檔案管理的工作效率很低，經(jīng)常不能滿足人事檔案更新和調(diào)動(dòng)工作等的需要。近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也不斷向著信息化的方向發(fā)展，但是在具體的發(fā)展過(guò)程中，由于管理人員的信息技術(shù)水平不足、信息化改革所投入的經(jīng)費(fèi)不足等原因，對(duì)于人事檔案管理的信息化發(fā)展程度有著一定的負(fù)面影響，對(duì)于人事檔案管理的信息化建設(shè)工作還需要不斷深入的進(jìn)行。

三、深入規(guī)范人才流動(dòng)新形勢(shì)背景下的人事檔案管理策略

1.盡快健全人事檔案相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

利用人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)人事檔案進(jìn)行進(jìn)行信息查詢和統(tǒng)一管理，是促進(jìn)人事檔案管理工作發(fā)展的有效方法，也是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)。為了促進(jìn)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，在構(gòu)建過(guò)程中需要注意以下問(wèn)題。

首先是構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)所應(yīng)用的相關(guān)軟件必須要統(tǒng)一，信息處理軟件的使用看似可以根據(jù)使用習(xí)慣和使用偏向進(jìn)行選擇，但實(shí)際上不同的軟件不僅可能操作方法存在很大差異，甚至還會(huì)出現(xiàn)文件相互之間不兼容的現(xiàn)象，極容易出現(xiàn)亂碼問(wèn)題，而人事檔案的信息和數(shù)據(jù)又非常龐大，一旦出現(xiàn)問(wèn)題就需要大量的重新查閱、輸入和修正，無(wú)形當(dāng)中又增加了人事檔案信息化管理的工作量。因此，在數(shù)據(jù)庫(kù)軟件時(shí)需要根據(jù)人事檔案相關(guān)管理人員的工作需要和社會(huì)發(fā)展的形式需求選擇一款實(shí)用度和兼容性最高的軟件，在保障信息數(shù)據(jù)安全的前提下進(jìn)行人事檔案的信息化管理，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

其次是系統(tǒng)中記錄的人才信息要統(tǒng)一，必須對(duì)記錄的人才信息進(jìn)行反復(fù)的核查，保證人事檔案信息的正確性和完整性，在進(jìn)行信息輸入時(shí)就要嚴(yán)格核對(duì)各項(xiàng)具體信息是否準(zhǔn)確，在信息錄入完成之后還要進(jìn)行多層的不斷審查，確保人事檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。

最后就是要運(yùn)用有效的安保措施，個(gè)人人事檔案是實(shí)現(xiàn)人才自身價(jià)值挖掘的重要依據(jù)，因此對(duì)于人事檔案的安全管理工作也是十分重要的，要健全其人事檔案的保護(hù)工作。比如當(dāng)電子檔案正處于脫機(jī)的危險(xiǎn)狀態(tài)時(shí)，要盡快健全信息備份的機(jī)制，使得其既可以在同種載體當(dāng)中進(jìn)行自由的復(fù)制轉(zhuǎn)換操作，又可以在另外的別種類(lèi)別載體中進(jìn)行復(fù)制記錄。此外，對(duì)于電子文件信息進(jìn)行管理和儲(chǔ)存的服務(wù)器還應(yīng)該具有反黑客能力，避免因?yàn)楹诳偷膼阂夤舳霈F(xiàn)個(gè)人信息泄露的情況。

2.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格規(guī)范的建立檔案

人才服務(wù)的相關(guān)機(jī)構(gòu)一定要不斷健全和完善規(guī)章制度，更規(guī)范的管理流動(dòng)性人員的檔案。要嚴(yán)格的按照檔案管理的相關(guān)制度和政策對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，強(qiáng)化對(duì)流動(dòng)人才的管理干預(yù)和監(jiān)督，完善相應(yīng)的制度法規(guī)，做到依法管理人事檔案。對(duì)于違規(guī)進(jìn)行檔案管理的單位進(jìn)行勒令和處罰并行的方式進(jìn)行管理，從而使人事檔案的管理工作逐漸集中。其次對(duì)于人才服務(wù)的相關(guān)機(jī)構(gòu)一定要嚴(yán)格按照歸檔和傳遞制度進(jìn)行發(fā)展。對(duì)于收集到的已經(jīng)歸檔的人事檔案資料進(jìn)行最嚴(yán)格的審查，仔細(xì)辨別人事檔案，從最基礎(chǔ)開(kāi)始按步驟檢查，從而最大程度的提升人才的人事檔案質(zhì)量，同時(shí)要禁止流動(dòng)人員自身攜帶檔案，在面對(duì)這樣的人員時(shí)，要依照相關(guān)政策和程序?qū)θ耸聶n案進(jìn)行沒(méi)收和歸檔，防止人檔分離和人事檔案遺失現(xiàn)象的發(fā)生。

3.用人單位針對(duì)留人放人的問(wèn)題進(jìn)行符合規(guī)范的正確處理

人才市場(chǎng)一直都屬于較為自由的市場(chǎng)，人才作為人才市場(chǎng)的主體是自由的，每個(gè)人才都擁有平等的自主選擇權(quán)利，每個(gè)人都有平等的機(jī)會(huì)選擇留在原單位穩(wěn)定進(jìn)步或者選擇離開(kāi)原單位去尋求更適合自己的平臺(tái)。企業(yè)應(yīng)該尊重人才的選擇，要堅(jiān)信人才流動(dòng)是平衡的，有人才選擇離開(kāi)就會(huì)有其他適合的人才前來(lái)，用人單位要正視放人留人的問(wèn)題，尊重人才的意愿和自由，和人才相互尊重發(fā)展。很大一部分的人員流動(dòng)現(xiàn)象是由于流動(dòng)的人員想要去探索更廣闊的發(fā)展平臺(tái)以求實(shí)現(xiàn)自我的人生價(jià)值，從而體味更為高質(zhì)量的生命。同時(shí)如果新的工作單位恰好有著更高更豐厚的薪資待遇，那則是流動(dòng)人員個(gè)人價(jià)值的最直接體現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)自問(wèn)我的需求是人一輩子最重要的需求之一，每個(gè)人都會(huì)渴望被尊重，從而高度實(shí)現(xiàn)人生目標(biāo)。在此人生發(fā)展前提下，如果流動(dòng)人員與原單位之間的實(shí)際問(wèn)題已經(jīng)了結(jié)，不存在項(xiàng)目及工作交接不清、勞動(dòng)合同期限未滿等現(xiàn)象的話，原單位就應(yīng)該迅速幫其辦理離職手續(xù)，而不是強(qiáng)行扣留。單位對(duì)于人才的強(qiáng)行扣留，不僅不能起到聚合人才的作用，反而會(huì)使得單位風(fēng)評(píng)受損，工作單位在面對(duì)人才流動(dòng)時(shí)，需要給予人才足夠的尊重，在考慮單位工作的同時(shí)，同等的尊重人才本人的意愿，對(duì)留人和放人的問(wèn)題上做到正確處理，從而在人才流動(dòng)中起到積極的作用和影響，也為單位本身的發(fā)展贏得口碑，以此招攬更多專(zhuān)業(yè)對(duì)口的人才入職。

4.從嚴(yán)審核人事檔案

由于人事檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)審查和審核工作的不到位，導(dǎo)致人才空有虛名實(shí)際到崗不到位的現(xiàn)象屢次發(fā)生，這對(duì)于人事檔案管理和人才市場(chǎng)的發(fā)展都有著十分不利的影響。為了使檔案管理工作者和人才本身都充分意識(shí)到人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審查的重要性，就需要不斷增強(qiáng)針對(duì)性的檔案審核制度。對(duì)于流動(dòng)的人才要進(jìn)行檔案的嚴(yán)格審核，對(duì)于檔案材料也要進(jìn)行全面審查，對(duì)于其工作經(jīng)歷、政治立場(chǎng)、教育背景等方面進(jìn)行全面的審核，在確保信息準(zhǔn)確之后，再對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和歸檔工作。對(duì)于人事檔案審核過(guò)程中出現(xiàn)的檔案材料不規(guī)范、材料缺乏或者錯(cuò)誤信息出現(xiàn)時(shí)，要與人才進(jìn)行全面的溝通，并且如實(shí)上報(bào)，及時(shí)的完善和更正信息，避免對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生負(fù)面影響。

結(jié)束語(yǔ)

從整體上來(lái)看，社會(huì)經(jīng)濟(jì)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變使人們的就業(yè)觀在不斷發(fā)生變化，就業(yè)環(huán)境和人才市場(chǎng)也在不斷的發(fā)生變化，這些變化促進(jìn)了人才流動(dòng)的發(fā)展，使得我國(guó)的人才流動(dòng)狀況逐漸顯現(xiàn)出新的變化趨勢(shì)和特征，這就使得相對(duì)應(yīng)的人事檔案管理工作需要向新的方向不斷發(fā)展，與人才市場(chǎng)進(jìn)行積極配合，同步發(fā)展。人事管理檔案作為人才流動(dòng)的基礎(chǔ)和保障，將直接關(guān)系到我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的發(fā)展，因此面對(duì)人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，一定要全面展開(kāi)進(jìn)行深入分析，不能回避或者坐視不理，一定要進(jìn)行高度重視和積極解決，從而促進(jìn)人才流動(dòng)機(jī)制的發(fā)展，提高市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)水平。

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（作者單位：鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局）