高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對(duì)策研究

金江梅

摘 要：伴隨著我國(guó)教育體制改革的穩(wěn)步推進(jìn)以及高校管理水平的日益提升，檔案信息化建設(shè)在高校資源建設(shè)體系中的所占地位愈發(fā)凸顯，而基于信息化建設(shè)對(duì)于高校檔案管理工作的重要意義，如何緊抓機(jī)遇，進(jìn)一步就信息化建設(shè)模式進(jìn)行優(yōu)化，已經(jīng)成為高校檔案管理工作謀求發(fā)展所面臨的關(guān)鍵問(wèn)題之一。對(duì)此，文章結(jié)合實(shí)際，深入就高校檔案信息化建設(shè)所存在的影響因素進(jìn)行了分析，并指出了具體的解決對(duì)策，旨在給予廣大高校檔案管理人員一定可行幫助，并最終于提升信息化建設(shè)水平的基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;信息化建設(shè);影響因素;解決對(duì)策

現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)情況來(lái)看，包括建設(shè)資金、建設(shè)制度、建設(shè)人員在內(nèi)的多方面因素依舊影響著信息化建設(shè)的整體水平，尤其是先進(jìn)信息技術(shù)及設(shè)備的缺失，使得高校檔案管理工作依舊面臨較大發(fā)展困境。對(duì)此，通過(guò)深入分析高校檔案信息化建設(shè)工作來(lái)找尋符合高校發(fā)展的建設(shè)路徑，符合我國(guó)高校需求，值得我們給予高度重視。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.是高校檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)

從目前來(lái)看，高校檔案管控，是要把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒夹g(shù)貯存。伴隨著信息技術(shù)的不斷推廣，傳統(tǒng)手工檔案管理模式已經(jīng)不再適用，取而代之的則是集自動(dòng)檢索、信息管理、高效存儲(chǔ)等優(yōu)勢(shì)為一體的現(xiàn)代信息化管理模式。因此，對(duì)于現(xiàn)階段高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)不僅是其發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也將成為其最為主要的發(fā)展方向。大學(xué)中關(guān)于檔案管理記載了培養(yǎng)新時(shí)代人才和對(duì)社會(huì)做出貢獻(xiàn)觀念等功能，這都是高校管理工作的重要組成部分。還包括其他科研方面、考核方面等活動(dòng)的內(nèi)容，大學(xué)檔案管理工作可以加強(qiáng)學(xué)生們檔案管理和處理工作，伴隨著現(xiàn)代社會(huì)科技發(fā)展，提升科技檔案管理有著非常重要的意義，結(jié)合可以利用到的信息化建設(shè)管理針對(duì)實(shí)際情況制定完備的檔案管理智能流程，這對(duì)于推進(jìn)教學(xué)、科研以及行政管理工作都具有緊要的用處。因此，通過(guò)研究大學(xué)檔案管理將先進(jìn)的信息技術(shù)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)上相關(guān)資料和技術(shù)來(lái)保證檔案信息化的建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢(shì)。

2.是高校檔案信息運(yùn)用的重要發(fā)展方向

信息時(shí)代的快速發(fā)展方便了知識(shí)信息的傳遞，這也是現(xiàn)代信息化發(fā)展的重要標(biāo)志。對(duì)于大多數(shù)高校來(lái)說(shuō)，其往往擁有豐富的服務(wù)性檔案信息，它可以給高校在校學(xué)生檔案管理工作等方面帶來(lái)革命性的變化，而在以往手工檔案管理模式中，高校檔案的社會(huì)利用率并不突出，進(jìn)而便影響了高校檔案管理工作的社會(huì)化發(fā)展。我們要學(xué)會(huì)從以往的手工化操作轉(zhuǎn)換為電子化技術(shù)的方式，包括我們從前所使用的紙質(zhì)化材料變成直觀方便調(diào)查的數(shù)字化。對(duì)此，依托于信息化建設(shè)的全面開(kāi)展，高校檔案的社會(huì)效益將得到顯著發(fā)揮，不僅有助于拓寬高校檔案管理部門(mén)的服務(wù)內(nèi)容，同時(shí)也能夠促進(jìn)高校的服務(wù)化發(fā)展，所以檔案信息化管理是現(xiàn)代高校提高管理效率的必要途徑。

3.是高校檔案管理方法的關(guān)鍵創(chuàng)新路徑

在信息時(shí)代到來(lái)后，我國(guó)高校檔案管理工作已經(jīng)全面進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)，這將面臨前所未有的發(fā)展機(jī)遇，大數(shù)據(jù)的技術(shù)為高校檔案管理提供了強(qiáng)而有力的整合數(shù)據(jù)分析能力。尤其是各類(lèi)管理工具的有效應(yīng)用，不僅能夠大幅減輕檔案管理人員的工作壓力，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)信息的連接，可以讓高校不同的檔案匯聚分類(lèi)，方便管理和調(diào)用查看。同時(shí)也能依托先進(jìn)的自動(dòng)歸檔系統(tǒng)有效規(guī)避人工操作所致的各種管理誤差。此外，基于檔案管理工作的信息化發(fā)展，高?？删蜋n案管理部門(mén)進(jìn)行進(jìn)一步整合，有助于提升整體管理隊(duì)伍的實(shí)際工作效率。

二、高校檔案信息化建設(shè)的影響因素

1.技術(shù)因素

針對(duì)高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程，技術(shù)水平始終是影響檔案管理工作創(chuàng)新的核心要素。首先，基于信息技術(shù)的逐步推廣，包括照片、錄像、圖像在內(nèi)的檔案信息均將成為數(shù)字化檔案，且即使是紙質(zhì)檔案，管理人員也會(huì)通過(guò)掃描、微縮等手段來(lái)就其進(jìn)行轉(zhuǎn)化，因此，在檔案管理過(guò)程中，要想獲取較好的管理效果，不僅需要管理人員嚴(yán)格按照存儲(chǔ)、編研、分類(lèi)等步驟進(jìn)行管理，還對(duì)管理系統(tǒng)的技術(shù)性有較高要求，但是，于目前來(lái)看，大部分人使用信息化檢索都是靠人工的語(yǔ)言去搜索，是一種非常簡(jiǎn)單的方式，效果相對(duì)差一些。多數(shù)高校在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)層面的建設(shè)力度仍有所不足，尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)安全性的缺失，使得檔案管理信息化建設(shè)依舊難以得到根本保障;其次，在以往手工檔案管理過(guò)程中，如何確保紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)壽命往往是管理人員面臨的主要問(wèn)題，而基于信息化檔案管理模式的逐步施行，雖然檔案管理的長(zhǎng)期性得以保障，但由于多數(shù)管理系統(tǒng)存在技術(shù)漏洞，使得包括信息失真、丟失或無(wú)法識(shí)別在內(nèi)的管理問(wèn)題依舊尚未解決，同時(shí)，在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，要想確保檔案安全性和真實(shí)性，工作人員往往需就檔案信息進(jìn)行定期維護(hù)，因此采用何種維護(hù)方法，同樣也是信息化建設(shè)所潛在的主要風(fēng)險(xiǎn);最后，除信息化外，服務(wù)化也是現(xiàn)階段高校檔案管理工作的主要發(fā)展方向，其中，為充分發(fā)揮高校檔案信息的社會(huì)效益，高校需在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)有效拓展包括目錄檢索、原文瀏覽、編研信息發(fā)布在內(nèi)的多種服務(wù)功能，而從目前來(lái)看，雖然依托于智能搜索引擎的廣泛應(yīng)用，很多高校已經(jīng)構(gòu)建了較為人性化的服務(wù)平臺(tái)，但由于受到高校局域網(wǎng)技術(shù)限制，使得以權(quán)限設(shè)定為主的管理問(wèn)題依舊在制約著檔案信息化建設(shè)的真正發(fā)展，所以想要實(shí)現(xiàn)有效的信息存儲(chǔ)，高校就必須要加強(qiáng)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，同時(shí)要確保內(nèi)部資源的完整性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源有效傳遞，發(fā)揮出高校檔案管理的有效作用。

2.環(huán)境因素

從環(huán)境角度上來(lái)看，高校建立在自然環(huán)境中受所處環(huán)境的約束和影響。即使高校擁有足夠資金來(lái)解決檔案管理所存在的技術(shù)問(wèn)題，但信息化建設(shè)依舊會(huì)受到包括政策、制度、人員在內(nèi)的多方面因素影響。首先，基于現(xiàn)行高校檔案信息化建設(shè)體制，考慮到高校檔案管理需受到國(guó)家、地方等多部門(mén)統(tǒng)籌，因此如何保障信息化建設(shè)協(xié)調(diào)、穩(wěn)定進(jìn)行，不僅是高校檔案管理人員所面臨的問(wèn)題，同時(shí)也關(guān)乎到多個(gè)政府職責(zé)部門(mén)，伴隨科學(xué)信息化技術(shù)的環(huán)境下與社會(huì)的各種因素的融合都離不開(kāi)高校檔案信息化。當(dāng)代背景下，教育產(chǎn)生的文化信息和發(fā)展而來(lái)的科研技術(shù)都能夠在檔案管理等各種渠道發(fā)揮最大作用和價(jià)值。高校是培養(yǎng)人才的基地，更迫切需要先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，因此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化是非常有必要的。但是，從目前來(lái)看，由于我國(guó)尚未構(gòu)建較為統(tǒng)一的信息化責(zé)任機(jī)制，使得建設(shè)過(guò)程極易出現(xiàn)管理不統(tǒng)一、建設(shè)不協(xié)調(diào)的不和諧現(xiàn)象，進(jìn)而輕則影響信息化建設(shè)的有序進(jìn)行，重則滋生較為嚴(yán)重的社會(huì)矛盾;其次，在高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，任何建設(shè)所涉及的義務(wù)和權(quán)利關(guān)系均需要強(qiáng)制性法律、法規(guī)來(lái)進(jìn)行約束，而基于當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理情況來(lái)看，不僅全國(guó)統(tǒng)一的電子文件存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)和信息交換格式標(biāo)準(zhǔn)尚未形成，同時(shí)各地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)格式也并不能做到真正統(tǒng)一，因此于政策角度不難看出，當(dāng)前高校檔案管理工作仍存在明顯的發(fā)展困境;最后，任何先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用都必須依賴(lài)優(yōu)秀的技術(shù)人才，而在高校檔案信息化建設(shè)人才培養(yǎng)層面，不僅信息化檔案管理所需的技術(shù)人才十分缺乏，包括管理人才和法律人才在內(nèi)的復(fù)合型人才也依舊十分匱乏，因此如何形成一支高素質(zhì)的信息化建設(shè)隊(duì)伍，始終是未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)高校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展面臨的重要問(wèn)題。

3.資金因素

因?yàn)楦鱾€(gè)地區(qū)的高校經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展水平都不一致，少數(shù)高校實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)比較先進(jìn)。但是還有大部分地區(qū)高校單單配備了計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等，只能做到一般的資源處理工作，沒(méi)有做到完全利用信息化管理檔案。為了加快各地高校檔案信息化建設(shè)，有關(guān)檔案部門(mén)要去引導(dǎo)和宣傳高校認(rèn)識(shí)檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，刺激高校投入資金。

三、高校檔案信息化建設(shè)的具體對(duì)策

1.建設(shè)信息資源體系，明確信息管理機(jī)制

為確保高校檔案信息化建設(shè)有序、穩(wěn)定進(jìn)行，需進(jìn)一步就信息資源體系進(jìn)行建設(shè)。著重注意培養(yǎng)高校檔案管理人才建設(shè)，提高整體素質(zhì)教育。一方面，針對(duì)信息收集過(guò)程，除了需做好信息調(diào)研，確保信息真實(shí)性外，還應(yīng)盡可能依照信息歸檔價(jià)值就人事、黨群、行政、教學(xué)、科研、基建等不同種類(lèi)信息有機(jī)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，其中，針對(duì)舊館藏資源尤其是以往遺留的紙質(zhì)檔案，要做好檔案轉(zhuǎn)移工作，盡量規(guī)避檔案數(shù)字化過(guò)程存在的信息遺漏問(wèn)題;另一方面，基于信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)角度，要做好目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，盡可能建成高水平、高質(zhì)量的全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，盡最大努力優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，培訓(xùn)這些人員在管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)科知識(shí)以及個(gè)人的責(zé)任心，確保他們具有良好的基礎(chǔ)知識(shí)同時(shí)不斷進(jìn)步完善管理體制，同時(shí)完善監(jiān)督制度，樹(shù)立不斷創(chuàng)新的理念發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。例如，針對(duì)學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)，既要考慮到學(xué)生的就業(yè)工作，又要完善學(xué)生的在校表現(xiàn)，最終保障學(xué)生檔案信息的全面性和長(zhǎng)期性。

2.健全信息服務(wù)體系，拓寬檔案服務(wù)功能

針對(duì)高校檔案信息服務(wù)體系建設(shè)層面，除了需依照?qǐng)D一的檔案管理機(jī)構(gòu)明確各部門(mén)服務(wù)職責(zé)外，還應(yīng)于硬件、軟件、功能等多個(gè)方面提升高校檔案管理的整體服務(wù)水平，進(jìn)而在發(fā)揮信息社會(huì)效益的基礎(chǔ)上保障高校檔案管理部門(mén)的社會(huì)化發(fā)展。要關(guān)注加強(qiáng)培訓(xùn)以及繼續(xù)教育檔案管理工作者，擴(kuò)大管理者知識(shí)層次，不斷創(chuàng)新和學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技能，加快檔案管理信息化建設(shè)。一方面，高校要在逐步建設(shè)檔案信息服務(wù)平臺(tái)的過(guò)程中不斷就平臺(tái)功能進(jìn)行拓寬，其中，高校除了應(yīng)盡快由“被動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃?dòng)服務(wù)”外，還應(yīng)進(jìn)一步就資源共享進(jìn)行突出，盡可能在推行檔案信息增值服務(wù)的同時(shí)滿(mǎn)足各類(lèi)社會(huì)公眾的信息需求;另一方面，于系統(tǒng)角度，高校要積極創(chuàng)新，在廣泛吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的同時(shí)充分運(yùn)用校內(nèi)外資金，進(jìn)而在提升信息化系統(tǒng)安全性和便捷性的過(guò)程中改善檔案信息化建設(shè)的整體水平。

3.完善人才培養(yǎng)體系，優(yōu)化人才培養(yǎng)方案

檔案管理作為高校不可或缺的一部分，隨著高校規(guī)模的日益擴(kuò)建顯得檔案管理尤為重要，新時(shí)代的發(fā)展要注意管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，利用科學(xué)信息化技術(shù)和管理手段加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作者的質(zhì)量和效率。于人才培養(yǎng)層面，拓寬人才培養(yǎng)渠道、加強(qiáng)隊(duì)伍宣傳培訓(xùn)往往是提升檔案信息化建設(shè)水平的主要路徑。首先，針對(duì)現(xiàn)有高校檔案管理人員，要注重思政教育，不斷就其責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新精神進(jìn)行激發(fā)，進(jìn)而一方面為推動(dòng)信息化建設(shè)高效進(jìn)行提供動(dòng)力，要求高校檔案管理工作有扎實(shí)的基本能力和系統(tǒng)化的專(zhuān)業(yè)知識(shí)體系以及個(gè)人所具備的管理技術(shù)和方法。另一方面保障檔案管理部門(mén)管理水平和服務(wù)水平的持續(xù)改善;其次，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息化建設(shè)過(guò)程中的重要地位，要定期就管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其擁有充足的業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，還要確保工作者運(yùn)用已有知識(shí)不斷更新知識(shí)庫(kù)，培養(yǎng)高校檔案管理工作者成為綜合性人才適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步的客觀要求。最終在良好的學(xué)術(shù)交流氛圍下實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)進(jìn)行;最后，考慮到復(fù)合型人才為高校檔案管理人員培養(yǎng)的主要方向，應(yīng)逐步就現(xiàn)行檔案管理部門(mén)的薪酬機(jī)制和獎(jiǎng)罰措施進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而在端正基礎(chǔ)管理人員工作態(tài)度的過(guò)程中滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的基本需求。

4.構(gòu)建管理制度體系，落實(shí)管理政策要求

為確保高效檔案信息化建設(shè)科學(xué)進(jìn)行，除了需要國(guó)家下發(fā)專(zhuān)門(mén)的法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行約束外，還應(yīng)通過(guò)定期的政府干預(yù)和政策協(xié)調(diào)給予高校足夠的幫助和支持。進(jìn)行檔案管理信息化的同時(shí)，不能立刻完全舍棄傳統(tǒng)的管理模式，要在此基礎(chǔ)上不斷發(fā)展和創(chuàng)新。二者結(jié)合做到最好，體現(xiàn)出兩者的共同作用，做到良性發(fā)展。一方面，針對(duì)技術(shù)建設(shè)過(guò)程，要統(tǒng)一思想，盡快構(gòu)建統(tǒng)一的軟件建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和硬件選擇標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)電子數(shù)據(jù)的導(dǎo)入實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享，構(gòu)建出一套匯集、存儲(chǔ)、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)而在滿(mǎn)足資源共享要求的基礎(chǔ)上形成完善的信息化建設(shè)體系;另一方面，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)所涉及的數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，要在現(xiàn)有《中華人民共和國(guó)檔案法》基礎(chǔ)上進(jìn)一步就相關(guān)法律制度進(jìn)行完善，并依托于明確的責(zé)任監(jiān)管機(jī)制實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化建設(shè)人員的職責(zé)監(jiān)督，進(jìn)而從根本上規(guī)避各種潛在的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，高校檔案管理信息是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題，要著重考慮如何推動(dòng)變革，優(yōu)化高校管理體制，檔案工作者認(rèn)識(shí)到其重要意義的要付出行動(dòng)投入更多人力物力建設(shè)管理信息化，保證高校檔案管理工作的順利開(kāi)展。同時(shí)，為從根本上確保高效檔案信息安全性，要逐步構(gòu)建長(zhǎng)期的隱患預(yù)防機(jī)制，并在完善應(yīng)急處理方案的同時(shí)有針對(duì)性的就檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上，基于高校檔案信息化建設(shè)，文章具體分析了現(xiàn)階段信息化建設(shè)所存在的各種影響因素，其中，為保障信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)進(jìn)行，高校需進(jìn)一步強(qiáng)化思想，完善制度，并依托于專(zhuān)業(yè)管理隊(duì)伍和多元建設(shè)渠道構(gòu)成健全的信息化建設(shè)體系，同時(shí)作為高校檔案管理工作者需要不斷地提高自身素質(zhì)能力，鞏固實(shí)踐操作能力，為高校檔案管理信息發(fā)展獻(xiàn)一份力，最終以此提升建設(shè)工作的整體水平。

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（作者單位：石河子大學(xué)檔案館）