大數(shù)據(jù)時(shí)代高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理分析

馮宇

摘 要：在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展階段受互聯(lián)網(wǎng)信息科技以及大數(shù)據(jù)的影響，各類信息資料的數(shù)量整體呈現(xiàn)出爆發(fā)式遞增態(tài)勢(shì)，其對(duì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都產(chǎn)生不一致的影響，而高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理領(lǐng)域也涵括在內(nèi)。怎樣更高效的處理基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的教學(xué)檔案管理問(wèn)題如今已成為高校急需處理的必要工作之一。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;二級(jí)學(xué)院;檔案管理;探析

由于高校檔案工作的內(nèi)容主要是針對(duì)信息資源進(jìn)行管理，而當(dāng)前又處于信息資源爆炸式增長(zhǎng)的境況，因此該項(xiàng)工作整體受到的沖擊與影響較大。對(duì)高校而言，其工作更側(cè)重于面向社會(huì)培育人才，而相應(yīng)的教學(xué)檔案則主要圍繞該項(xiàng)工作具體展開，即對(duì)人才培育全程的累積施教資料進(jìn)行適時(shí)記錄及存儲(chǔ)，以更好為后續(xù)學(xué)習(xí)及工作提供基礎(chǔ)前提。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的影響

1.教學(xué)檔案管理由量變走向質(zhì)變

嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案也具有原始記錄這一檔案的基本屬性。原始記錄的特點(diǎn)在于真實(shí)性和全面性，因此教學(xué)檔案在某種程度上是其他文字材料所無(wú)法取代的。教學(xué)檔案主要有兩個(gè)方面的作用：一方面，可以通過(guò)整理和分析學(xué)生的教學(xué)檔案，從而研判出學(xué)生們的真實(shí)學(xué)習(xí)需求;另一方面，通過(guò)挖掘教學(xué)檔案中蘊(yùn)藏的潛在信息，能夠辨別出高校教育政策的未來(lái)發(fā)展方向。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作，將在大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用下，更容易地發(fā)現(xiàn)各個(gè)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)在相關(guān)聯(lián)系，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作從量變到質(zhì)變的提升。除此之外，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校教學(xué)檔案儲(chǔ)存部門的職責(zé)也會(huì)發(fā)生根本性的變化。教學(xué)檔案儲(chǔ)存部門的工作重心不再僅僅是儲(chǔ)存相關(guān)數(shù)據(jù)，而是要重點(diǎn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和匯編，從而為提升學(xué)生學(xué)習(xí)效果以及改進(jìn)教學(xué)方案，提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。

2.促進(jìn)教學(xué)檔案管理技術(shù)的進(jìn)步

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的興起和普及，高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作，也必然會(huì)朝著信息化建設(shè)的方向不斷推進(jìn)，即過(guò)去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案過(guò)度。因此，構(gòu)建數(shù)字化的教學(xué)檔案室，是大數(shù)據(jù)時(shí)代高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。一方面，數(shù)字化教學(xué)檔案室要循序漸進(jìn)地將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。另一方面，要構(gòu)建相應(yīng)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，用以儲(chǔ)存數(shù)字化的電子檔案。同時(shí)，考慮到未來(lái)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)將會(huì)以爆炸式的速度增長(zhǎng)，目前所使用的磁性和光學(xué)載體顯然會(huì)存在較大的局限性。因此，高?？梢耘c高新技術(shù)企業(yè)開展合作，采用大數(shù)據(jù)+云備份的方式，從而節(jié)省和優(yōu)化教學(xué)檔案儲(chǔ)存空間。

3.教學(xué)檔案管理模式的變革

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的期限和范圍，都提出了更高的要求。在傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式下，為了節(jié)省檔案管理成本和空間，工作人員有時(shí)候必須對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行一定的取舍，有時(shí)候難免會(huì)刪除一些學(xué)生重要的有用信息。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，工作人員可以將學(xué)生所有的檔案數(shù)據(jù)上傳至云備份實(shí)現(xiàn)永久儲(chǔ)存，這樣可以避免誤刪重要信息的尷尬。另外，在傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式下，出于對(duì)管理成本和空間控制的需求，有時(shí)候只能記錄學(xué)生的日常學(xué)習(xí)表現(xiàn)數(shù)據(jù)，這樣一來(lái)就無(wú)法滿足教學(xué)檔案管理全面性的要求。而在Valune等大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，可以將學(xué)生的在校學(xué)習(xí)和生活情況統(tǒng)統(tǒng)記錄在案， 從而為促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展，提供更加豐富的數(shù)據(jù)依據(jù)。

二、目前高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.不夠重視教學(xué)檔案管理

在高校二級(jí)學(xué)院內(nèi)一般應(yīng)單獨(dú)設(shè)置一間資料室，并且派出專業(yè)人員進(jìn)行常規(guī)管理，然而現(xiàn)實(shí)生活中往往缺少對(duì)學(xué)院教學(xué)檔案管理的積極重視，并且基本不會(huì)安排專員進(jìn)行維護(hù)與管理，整體上對(duì)教學(xué)檔案管理工作持有一種輕視心理。當(dāng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)蒞臨或者開展檢查活動(dòng)時(shí)，學(xué)院管理層便會(huì)臨時(shí)抽調(diào)相關(guān)人員適時(shí)進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案的時(shí)效性規(guī)整，從而應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)小組檢查。長(zhǎng)此以往，學(xué)院的教學(xué)檔案便一直存在未能持續(xù)、優(yōu)化、規(guī)范以及完備的進(jìn)行細(xì)致管理。另外，當(dāng)該項(xiàng)檔案管理工作的負(fù)責(zé)人僅屬于臨時(shí)抽調(diào)性質(zhì)時(shí)，其常常并未接受系統(tǒng)性、定項(xiàng)化的教培活動(dòng)就直接進(jìn)行管理。這樣實(shí)踐的施管也僅限于基礎(chǔ)存管等，整體難以提升實(shí)際管理工作的高效性，也更無(wú)法促進(jìn)教學(xué)檔案的信息化發(fā)展。

2.既往高校擴(kuò)招的引發(fā)狀況

近些年高校的招生規(guī)模日趨平穩(wěn)，但受到既往高校擴(kuò)招的直觀影響，眾多高校內(nèi)部的學(xué)生數(shù)量顯著增多，也進(jìn)一步加大了教學(xué)檔案管理工作的強(qiáng)度，使具體學(xué)院的教學(xué)檔案管理面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。另外，相應(yīng)教學(xué)檔案管理的類別也漸趨多元化，而相當(dāng)部分的二級(jí)院系依舊在檔案管理工作中沿襲過(guò)往的書面紙質(zhì)形式。該方式盡管具備一定的價(jià)值效用，卻實(shí)際較難優(yōu)化契合于社會(huì)以及高校的信息化發(fā)展，并且紙質(zhì)版本的檔案置放較為困難，其不僅占用較大的空間，還存在一系列存儲(chǔ)的精細(xì)條件，甚至后期學(xué)校的檔案存儲(chǔ)空間不充分時(shí)還會(huì)適時(shí)對(duì)保留年限偏長(zhǎng)的資料進(jìn)行銷毀處理，整體上該方式較為浪費(fèi)等。

3.檔案管理急需制度保障

在實(shí)踐施行二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理體制初期學(xué)校一般都會(huì)基于整體限定目標(biāo)適時(shí)針對(duì)常規(guī)工作任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)配置，其中二級(jí)學(xué)院內(nèi)部的行政施管人員往往并非由一人“壟斷”，而是學(xué)院院長(zhǎng)、書記以及教學(xué)輔導(dǎo)員等集體組成，并在實(shí)踐工作中量化份額、明確分工，整體上的工作效率較為突顯。

然而當(dāng)二級(jí)學(xué)院體制施行后由于當(dāng)前恰好處于施行的初始階段，其內(nèi)部涉及的工作內(nèi)容較為繁復(fù)，并且既定體制的發(fā)展相對(duì)較稚嫩，諸如此類的狀況使檔案管理工作漏洞百出，導(dǎo)致很難在短時(shí)期內(nèi)就適應(yīng)于高校的真實(shí)境況，也無(wú)法及時(shí)制定出契合于二級(jí)學(xué)院標(biāo)準(zhǔn)限定的規(guī)章制度。與此同時(shí)，在二級(jí)學(xué)院內(nèi)因教學(xué)檔案管理制度的內(nèi)容尚未明晰，使教學(xué)品質(zhì)監(jiān)控、日常教學(xué)及檔案管理等多部門人員的職責(zé)并未獲得體系化配置;又因缺少詳盡制度的依據(jù)與保障，使檔案管理工作的真正落實(shí)缺乏科學(xué)依據(jù)，從而不利于后續(xù)工作的順利推進(jìn)。

4.檔案管理信息化水平偏低

信息化發(fā)展已然成為目前時(shí)代發(fā)展的導(dǎo)向趨勢(shì)，隨著高校招生人數(shù)逐漸拓展，相應(yīng)的教學(xué)檔案數(shù)目也相繼增加。而大多數(shù)高校依舊沿用以往的管理形式，使整體檔案管理的信息化水平偏低，不利于后期實(shí)踐管理工作的優(yōu)化開展。

以客觀視角分析可知，造成管理信息化水平偏低的原因有兩方面：其一，進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案的信息化建設(shè)往往不可缺少充足的資金支持，而相關(guān)二級(jí)學(xué)院常在資金投入方面較為受限，因此不得不繼續(xù)選用以往的滯后方式，即在現(xiàn)實(shí)信息化設(shè)備配套完備的前提狀況下由于尚不具備實(shí)踐應(yīng)用的權(quán)限，使管理的信息化水平難以獲得顯性提升。其二，高校的母體在教學(xué)檔案管理方面與二級(jí)學(xué)院之間的優(yōu)化銜接工作急待深化，一般更多顯現(xiàn)出涉及數(shù)據(jù)的不相一致等情況，類似的境況使二級(jí)學(xué)院內(nèi)部多元檔案信息無(wú)法獲得時(shí)效性更新，最終導(dǎo)致檔案管理的高效性并未顯現(xiàn)。

通過(guò)主觀化分析可知，對(duì)進(jìn)行教學(xué)檔案管理的負(fù)責(zé)人員而言，其自身的專業(yè)管理技能水平、綜合素質(zhì)優(yōu)劣狀況等都會(huì)直觀影響檔案管理工作的品質(zhì)、程度以及高效性。比如，大多數(shù)教學(xué)檔案管理者屬于身兼多職，或許從未接受過(guò)體系化、專業(yè)性的教育培訓(xùn)活動(dòng)，自身也并不具有豐富的檔案管理累積經(jīng)驗(yàn)等，諸如此類的狀況都會(huì)直接影響具體檔案管理工作的高效性。

5.檔案管理工作缺少新意

在高校一級(jí)組織內(nèi)部相對(duì)緊要的工作是優(yōu)化培養(yǎng)受眾學(xué)生的學(xué)習(xí)技能，即更注重對(duì)學(xué)生教學(xué)以及師資力量相應(yīng)維度的投入。在該境況下相應(yīng)的歷史檔案管理則常因未能產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)收益而被淡漠化對(duì)待。在二級(jí)學(xué)院內(nèi)相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、新媒體等目前還尚未被規(guī)?；\(yùn)用，大部分還依據(jù)沿用固式化的檔案管理方式，這些都很難打破既往管理的設(shè)限?；诖耍谝患?jí)組織以及二級(jí)學(xué)院都未能受到高度關(guān)注的前提下，涉及到的檔案管理工作往往難以獲得創(chuàng)新化發(fā)展，對(duì)應(yīng)管理負(fù)責(zé)人也多以敷衍等心態(tài)應(yīng)付工作。該境況下很難激發(fā)人員的積極興趣，最終使二級(jí)學(xué)院檔案工作的創(chuàng)新化管理也無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)。

三、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案創(chuàng)新化管理方法

1.注重教學(xué)檔案管理工作

在二級(jí)學(xué)院內(nèi)為了增強(qiáng)教學(xué)檔案管理的高效性應(yīng)先從人員方面入手，適時(shí)改變對(duì)該項(xiàng)工作的持有觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的高度重視，還可適時(shí)安排專項(xiàng)對(duì)口人員進(jìn)行實(shí)踐管理，并確保施行檔案管理人員具備優(yōu)化的職業(yè)綜合素養(yǎng)。另外還可順勢(shì)開展系列專項(xiàng)檔案管理教培活動(dòng)，以最大程度提升涉及管理人員的專項(xiàng)業(yè)務(wù)能力與綜合素養(yǎng)，從而更好契合于大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展實(shí)需。

2.培育高素質(zhì)管理人才

受大數(shù)據(jù)等多元化影響，社會(huì)范圍內(nèi)人才競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。該境況也對(duì)檔案管理人才提出更高標(biāo)準(zhǔn)的限定，既要求涉及管理者具備嫻熟的技能水平與多元的業(yè)務(wù)儲(chǔ)備，還要求管理者擁有強(qiáng)化的職業(yè)素養(yǎng)，以更能動(dòng)自主的應(yīng)對(duì)繁復(fù)的學(xué)科背景?；诖?，適時(shí)開展對(duì)教學(xué)檔案管理者的專項(xiàng)培訓(xùn)工作，并依據(jù)學(xué)院實(shí)況引導(dǎo)管理者逐漸掌握更多元的學(xué)識(shí)與技術(shù)，比如外語(yǔ)素養(yǎng)、檔案維護(hù)技術(shù)、綜合文字素養(yǎng)等，還可不定期開展信息化施管技術(shù)測(cè)試，以有效強(qiáng)化管理者的多元工作技能。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案人才隊(duì)伍的組建較具體系化，即耗時(shí)較長(zhǎng)、較為繁復(fù)。其中既需要配備更優(yōu)化的人才培養(yǎng)系統(tǒng)，還不可或缺適時(shí)的獎(jiǎng)懲與激勵(lì)系統(tǒng)，唯有這樣才能適時(shí)加大專項(xiàng)管理人才的組建力度，從而最大化提升教學(xué)檔案管理工作的高效率。

3.健全與優(yōu)化教學(xué)檔案管理制度

為顯著提升二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的高效性，并確保檔案管理工作有所根據(jù)，還需適時(shí)健全與優(yōu)化教學(xué)檔案管理制度，以保障管理工作的有序施進(jìn)。具體的解決方法常有三方面：其一，依據(jù)國(guó)家頒布的系類限定有機(jī)融合二級(jí)學(xué)院辦學(xué)的優(yōu)勢(shì)特性，進(jìn)一步明晰教學(xué)檔案管理工作的常規(guī)涉范，積極運(yùn)用紙質(zhì)存儲(chǔ)與電子歸檔相結(jié)合的方法進(jìn)行檔案管理，為使其價(jià)值效用得以最大化發(fā)揮涉及人員還可積極發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，優(yōu)化運(yùn)用集納、儲(chǔ)存以及應(yīng)用等方法，適時(shí)對(duì)有效信息進(jìn)行優(yōu)化處理。其二，基于以上相關(guān)優(yōu)化處理方法還可進(jìn)一步明晰教學(xué)檔案管理的內(nèi)容，尤其是注重與既往的管理內(nèi)容進(jìn)行有效分劃。其三，管理制度的完善屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工程，因此還需根據(jù)高校二級(jí)學(xué)院的實(shí)時(shí)變動(dòng)情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整與應(yīng)對(duì)。但導(dǎo)向性的目標(biāo)依舊是妥善管理好二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，并且促使其效用的最大化呈現(xiàn)。

4.增強(qiáng)教學(xué)檔案信息服務(wù)能力

新時(shí)期下教學(xué)檔案信息服務(wù)功能的最大化展現(xiàn)既可為學(xué)院執(zhí)教者提供更多元的檔案信息，也可以顯著增強(qiáng)教學(xué)的高效性，整體上有利于促進(jìn)教學(xué)改革的順暢開展。比如，在檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)可以更及時(shí)、全面化的集納與規(guī)整各類信息，從而使學(xué)院教師及時(shí)獲取更豐富的國(guó)內(nèi)外改革原理、方法等動(dòng)態(tài)化訊息。

對(duì)初入職場(chǎng)的教師而言最有效的經(jīng)驗(yàn)累積方法即參考教學(xué)檔案，該方式利于在較短時(shí)期內(nèi)使教師快速汲取經(jīng)典教學(xué)案例的技巧方法等。同時(shí)教師還可將教學(xué)檔案當(dāng)作參考輔助，適時(shí)結(jié)合現(xiàn)實(shí)教學(xué)實(shí)況及時(shí)優(yōu)化自身的教學(xué)方式，以有效獲取良好的教學(xué)成效。此外，教學(xué)檔案還可作為教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)根據(jù)，差異信息可以面向不同受眾進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，利于有效增強(qiáng)檔案的信息化服務(wù)能力。

5.深化延展檔案管理創(chuàng)新空間

二級(jí)學(xué)院內(nèi)的教學(xué)檔案?jìng)?cè)重為學(xué)生及實(shí)踐教學(xué)服務(wù)，而在信息爆炸時(shí)代師生往往更偏重于運(yùn)用普遍化的新媒體技術(shù)，卻鮮少運(yùn)用教學(xué)檔案，甚至認(rèn)為自身不用實(shí)際參與學(xué)院的檔案管理。然而高校的教學(xué)檔案管理工作急需師生協(xié)同參與，這樣可有效規(guī)避工作內(nèi)容交錯(cuò)、檔案重復(fù)等現(xiàn)象的頻現(xiàn)。對(duì)此還應(yīng)深化延展檔案管理的創(chuàng)新空間，以更好地促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)等。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，基于互聯(lián)網(wǎng)科技與大數(shù)據(jù)時(shí)代多元影響，信息量日漸呈現(xiàn)出爆炸式的遞增態(tài)勢(shì)，直接性加大了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作的難度，對(duì)應(yīng)的工作量與工作強(qiáng)度可想而知?；诖?，高校應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的高度重視，還可順勢(shì)優(yōu)化檔案管理的涉及體系，有機(jī)促進(jìn)信息技術(shù)與教學(xué)檔案管理工作的科學(xué)化融合，以更好地為高校師生提供更多元、豐富的便利資源。與此同時(shí)，應(yīng)勢(shì)轉(zhuǎn)變二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理形式，進(jìn)一步加大對(duì)其信息化的管理力度等，更利于催化高校二級(jí)學(xué)院的可持續(xù)性優(yōu)化發(fā)展。

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（作者單位：海南醫(yī)學(xué)院）