數(shù)字化背景下基建檔案歸檔率提升對(duì)策分析

王正陽

【摘 要】數(shù)字時(shí)代基建檔案的表現(xiàn)形式、存儲(chǔ)介質(zhì)等與傳統(tǒng)檔案有著明顯的區(qū)別，這也對(duì)數(shù)字時(shí)代基建檔案歸檔提出了新的要求。本文簡要分析了數(shù)字化背景下基建檔案呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，分析了歸檔問題及其原因，并提出了數(shù)字化背景下提升基建檔案歸檔率的具體舉措，為實(shí)現(xiàn)100%歸檔率提供借鑒和指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】歸檔率;基建檔案;數(shù)字化概述

基本建設(shè)檔案（簡稱“基建檔案”）是指構(gòu)成項(xiàng)目從規(guī)劃、決策、設(shè)計(jì)到建設(shè)投產(chǎn)全過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料?！叭省保w檔率、完整率、準(zhǔn)確率）是衡量基建檔案管理水平高低的量化指標(biāo)。其中，歸檔率（實(shí)際歸檔的檔案項(xiàng)目數(shù)/應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案項(xiàng)目數(shù)×100%）是前提和基礎(chǔ)，沒有歸檔率，完整率和準(zhǔn)確率就失去了依托而無從談起。為此，《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法》明確要求“歸檔率”達(dá)到100%。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，基建檔案管理步入了數(shù)字化時(shí)代，可以在電磁介質(zhì)上存儲(chǔ)，以二進(jìn)制編碼為主要存在形式，能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別并被互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)臄?shù)字檔案大幅增長。數(shù)字時(shí)代基建檔案的表現(xiàn)形式、存儲(chǔ)介質(zhì)等與傳統(tǒng)檔案有著明顯的區(qū)別，這也對(duì)數(shù)字時(shí)代基建檔案歸檔提出了新的要求。

1數(shù)字化背景下基建檔案特點(diǎn)

1.1數(shù)量多、高價(jià)值性

基建項(xiàng)目規(guī)模大、建設(shè)周期長，由此所產(chǎn)生的檔案數(shù)量眾多，少則數(shù)百卷，多則上千卷。此外，基建檔案包括各種先進(jìn)的生產(chǎn)工藝、建設(shè)理念，技術(shù)含量高，具有很高的參考利用價(jià)值。因此，基建檔案歸檔突出表現(xiàn)為歸檔數(shù)量多，且具有很高的價(jià)值性。

1.2周期長、門類繁多

基建工程項(xiàng)目周期長，短則數(shù)年，長則數(shù)十年，這就使得基建項(xiàng)目檔案歸檔工作呈現(xiàn)出長周期性，且，基建工作涉及勘察、地質(zhì)、水文、消防、施工、設(shè)備安裝等不同專業(yè)門類。綜上，數(shù)字化背景下，歸檔的形式主要表現(xiàn)為紙質(zhì)歸檔和電子歸檔。前者，主要是根據(jù)既定分類大綱做好紙質(zhì)載體基建檔案歸檔;后者，主要借助磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等設(shè)備歸檔，借助OA辦公系統(tǒng)等軟件以及“云盤”等平臺(tái)進(jìn)行歸檔?；n案數(shù)量龐大、門類繁多、環(huán)節(jié)眾多，增添了歸檔工作的難度，也對(duì)及時(shí)、完整歸檔提出了更加嚴(yán)格要求，需要基建項(xiàng)目監(jiān)理單位、基建部門和檔案館共同簽署收集歸檔審查意見，確?；n案歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。

2數(shù)字化背景下基建檔案歸檔問題及其原因

數(shù)字化背景下基建檔案在數(shù)字環(huán)境下收集歸檔，還面臨著傳統(tǒng)背景下基建檔案歸檔所不曾面臨的問題。

2.1歸檔意識(shí)較薄弱

當(dāng)前部分單位在基建檔案管理中依然采用傳統(tǒng)管理模式，很多單位基建檔案仍然以紙質(zhì)材料為主。隨著單位基建檔案信息化的不斷推進(jìn)，對(duì)基建檔案工作也提出了更高要求，要求單位基建檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。但當(dāng)前很多單位仍然沿用紙質(zhì)存儲(chǔ)模式，不僅不利于單位基建檔案保管，也在一定程度上增加了單位基建檔案的負(fù)擔(dān)和風(fēng)險(xiǎn)，特別是在單位基建檔案查詢上耗時(shí)費(fèi)力。數(shù)字化背景下單位基建檔案管理應(yīng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，而單位基建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要軟件設(shè)施和硬件設(shè)施支持。但配置軟硬件設(shè)施及相關(guān)技術(shù)，需要單位給予一定的資金支持，而這部分資金很難在短期內(nèi)看到效用。因此，很多單位對(duì)于基建檔案數(shù)字化資金支持力度不足，導(dǎo)致單位設(shè)施配套不到位，硬件配置水平落后，不僅很難滿足單位基建檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，也在一定程度上制約了單位基建檔案管理的現(xiàn)代化。

2.2歸檔制度不規(guī)范

檔案資料缺少原件?；n案一定要確保材料的原始性。從檔案角度看，任何復(fù)制件都無法與原件相比，但在單位基建過程中項(xiàng)目施工方也非常注重施工過程中形成的一系列原始材料，但很多時(shí)候只是將復(fù)印件交給單位基建部門。由于單位基建檔案管理人員無法直接參與到項(xiàng)目建設(shè)之中，對(duì)于收集上來的檔案資料也無法用專業(yè)角度進(jìn)行判斷，很多重要的材料并沒有收集上來，部分檔案材料缺少原件，在一定程度上影響了單位基建材料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3數(shù)字化背景下基建檔案歸檔率提升措施

實(shí)現(xiàn)基建檔案100%歸檔率，是基建檔案工作的重要指標(biāo)性要求，也是基建項(xiàng)目量化考核的重要考核因素之一。針對(duì)數(shù)字化背景下基建檔案歸檔面臨的形勢(shì)和任務(wù)，要切實(shí)從思想、制度和基礎(chǔ)等方面抓起，確?；n案100%歸檔率。

3.1加強(qiáng)宣傳教育，確保歸檔及時(shí)性

通過舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)知識(shí)講座等形式，利用微信、微博等新媒體平臺(tái)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)基建項(xiàng)目施工單位、設(shè)計(jì)單位，以及監(jiān)理單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，尤其是要重點(diǎn)做好《檔案法》《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法》等有關(guān)基建檔案管理領(lǐng)域相關(guān)知識(shí)的宣傳普及，還要明確針對(duì)每個(gè)基建工程項(xiàng)目制定的檔案歸檔范圍。通過宣傳教育，不斷提高基建項(xiàng)目設(shè)計(jì)方、建設(shè)方、監(jiān)理方等各參與方對(duì)于基建檔案，尤其是基建檔案工作中的歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)，形成基建各參與方在歸檔工作中的合力，提高基建檔案收集、歸檔、移交的主動(dòng)性。思想上重視，有利于加大基建檔案歸檔軟硬件設(shè)施的投入資金力度，以及專業(yè)人員力量配備，為基建檔案及時(shí)歸檔奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.2把握形成環(huán)節(jié)，確保歸檔完整化

根據(jù)基建項(xiàng)目檔案形成環(huán)節(jié)的不同，以及不同環(huán)節(jié)歸檔的要求和內(nèi)容的差異，切實(shí)做好各個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料歸檔工作，確?！皯?yīng)檔盡檔”。一個(gè)基建項(xiàng)目資料一般按照可行性研究應(yīng)、工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、概預(yù)算、審計(jì)結(jié)算等順序進(jìn)行整理立卷歸檔。此外，還要注重每個(gè)環(huán)節(jié)中的歸檔細(xì)節(jié)，例如，竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，要確保施工圖完備、材料目錄屬實(shí)、竣工圖逐一加蓋竣工圖章及施工單位名稱印章;制作歸檔審查表，包括工程名稱、工程地點(diǎn)、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、工程基本情況、歸檔情況，以及監(jiān)理單位、基建部門、檔案管理部門三方意見。

3.3完善規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)歸檔規(guī)范化

基建項(xiàng)目建設(shè)周期長、參建主體多，使得基建檔案數(shù)量龐大、類型多樣。為此，首先要將檔案管理納入合同簽訂范疇，約束各方在基建項(xiàng)目中關(guān)于歸檔的責(zé)任承擔(dān)，以及相應(yīng)的違約責(zé)任。其次要根據(jù)每一個(gè)基建項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定詳細(xì)的歸檔細(xì)則和歸檔范圍，明確工程項(xiàng)目階段，不同階段的歸檔文件、歸檔單位，以及歸檔移交人、接收人和具體日期，并針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件材料特點(diǎn)，明確相應(yīng)的歸檔責(zé)任主體和責(zé)任人。要求檔案管理人員提前介入，根據(jù)基建項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，實(shí)時(shí)做好基建檔案移交歸檔。

3.4夯實(shí)歸檔基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)歸檔信息化

為適應(yīng)數(shù)字化背景下基建檔案歸檔工作的實(shí)際需要，應(yīng)大力推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，建立基建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，配備相應(yīng)的基建檔案管理軟硬件設(shè)施，按照《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《中國檔案機(jī)讀目錄格式》等，對(duì)及時(shí)收集到的基建檔案進(jìn)行數(shù)字化信息采集、錄入、歸檔。細(xì)化基建檔案歸檔流程，建立具體的基建檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保應(yīng)歸盡歸，防止基建文檔遺失。

4結(jié)語

數(shù)字化時(shí)代對(duì)單位基建檔案管理工作提出了更高要求，也為單位基建檔案歸檔率提升提供了現(xiàn)實(shí)條件，各類單位應(yīng)充分重視基建檔案管理工作，并從單位基建檔案歸檔工作實(shí)際出發(fā)，制定和完善單位基建檔案歸檔相關(guān)制度，大力推進(jìn)單位基建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)，更好地發(fā)揮單位基建檔案的獨(dú)特作用，推動(dòng)單位的建設(shè)和發(fā)展。

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（作者單位：遼寧恒鑫源工程項(xiàng)目管理有限公司）