檔案信息化管理研究

王曉華

摘 要在信息化成為時(shí)代主流的今天，檔案信息化管理工作已經(jīng)成為檔案管理工作的一個(gè)主要發(fā)展方向。本文首先分析了檔案信息化管理的重要性和必要性;其次分析了目前檔案信息化管理中面臨的諸多困難和問題，通過綜合研究和分析，給出了推進(jìn)檔案信息化管理的手段和方法，旨在為檔案信息化管理的快速推進(jìn)提供有效參考。

關(guān)鍵詞檔案管理 信息化 問題 策略

檔案對于企業(yè)、事業(yè)、高校以及普通百姓來說都是非常重要的，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展以及我國企事業(yè)單位改革的不斷深入，對檔案管理工作也不斷提出了新的、更高的要求[1]。

目前，絕大多數(shù)的企業(yè)和事業(yè)單位的檔案種類和數(shù)量較多，保存時(shí)間很長，管理難度增大，這就要求檔案管理人員順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理方法，發(fā)掘檔案管理手段，提高檔案管理水平，在數(shù)字化和信息化的今天，合理利用電子信息技術(shù)，以科學(xué)手段，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，滿足各類檔案用戶的需求，從而優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，提升電子檔案的應(yīng)用水平，更好地滿足企事業(yè)單位需求。

信息化時(shí)代下，檔案管理模式面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的同時(shí)，也迎來了一系列重大機(jī)遇。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，要加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，才能促進(jìn)行業(yè)整體的進(jìn)步與發(fā)展。

一、檔案信息化管理

1.檔案信息化管理能很好地提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理方法主要通過對紙質(zhì)文件以手工方式進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、編研等。因?yàn)榇鎯α看?、信息分散?fù)雜，管理人員對歸檔的文件進(jìn)行信息的提煉和綜合編研處理很困難，并且檔案的質(zhì)量受人為因素影響較大，長時(shí)間保存易出錯(cuò)。另外，在調(diào)用檔案時(shí)，手續(xù)繁雜，效率較低。然而，信息技術(shù)的快速發(fā)展為提高檔案管理水平、創(chuàng)新服務(wù)方法提供了有力的技術(shù)保證。目前，可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺拓展數(shù)據(jù)來源，及時(shí)采集準(zhǔn)確的信息，極大地提高了信息收集效率，同時(shí)還能縮短檔案歸檔流程，通過對各種信息的分類與整理，建立起對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，可以為后續(xù)快速準(zhǔn)確查閱，提高工作效率。此外，還能提高信息處理質(zhì)量，通過對檔案的查閱和校對，刪除一些無用信息，補(bǔ)充新信息，確保檔案資料的完整性、有效性和準(zhǔn)確性[2]。

2.檔案管理的信息化能促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先要健全檔案行政管理體系，并進(jìn)行有目標(biāo)、有針對性的管理，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、監(jiān)督和指導(dǎo)，優(yōu)化實(shí)體管理機(jī)構(gòu)，促進(jìn)檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。其次要培養(yǎng)高端的檔案管理技術(shù)人才，保證檔案數(shù)據(jù)資源的安全性和可靠性，保障管理工作有序?qū)嵤?。最后要加?qiáng)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商和社會的緊密合作，保證網(wǎng)絡(luò)平臺的高級別安全性，提升檔案信息的收集質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)更多有價(jià)值的資料，充分滿足檔案利用者的多種需求。

二、檔案信息化建設(shè)中面臨的問題

現(xiàn)階段，檔案信息化管理還存在諸多問題，主要表現(xiàn)在檔案管理機(jī)制明顯落后、檔案管理觀念陳舊、檔案管理信息化重視不足、缺乏創(chuàng)新思想、基礎(chǔ)設(shè)施薄弱等方面[3]。

1.檔案管理制度不健全。在檔案信息化管理過程中，必須要積極加強(qiáng)對檔案管理制度的規(guī)范，以制度為引領(lǐng)，不斷提高檔案管理水平。但目前有的企業(yè)、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，信息化檔案的收集、整理規(guī)范還不夠明確，導(dǎo)致各種檔案信息資源混亂，不利于檔案信息資源的利用。

2.對檔案的信息化管理重視不足。有些檔案管理人員工作思想和方式上還延續(xù)傳統(tǒng)的模式，這種滯后的檔案管理模式嚴(yán)重制約著企事業(yè)單位的發(fā)展和檔案價(jià)值的發(fā)揮。為保證檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員必須在思想上引起重視，加快轉(zhuǎn)變思想觀念。檔案管理工作要和其他工作一起發(fā)展、策劃和實(shí)施，還要增強(qiáng)每個(gè)人的思想觀念，做好宣傳工作，讓他們都真正看到檔案管理工作的重要性。

3.創(chuàng)新思想不足。為提高檔案管理工作水平，還需積極采用先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新。要結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)以及大數(shù)據(jù)等技術(shù)，讓數(shù)字檔案得到動態(tài)管理與維護(hù)。相關(guān)部門要結(jié)合檔案工作特點(diǎn)，盡快研發(fā)和采購與之對應(yīng)的管理系統(tǒng)，將檔案管理工作者從繁雜的工作中解放出來，促進(jìn)檔案工作電子化與數(shù)字化發(fā)展。

4.信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案信息化管理模式的落實(shí)需要信息化基礎(chǔ)設(shè)施的配備做基礎(chǔ)，例如，用于檔案管理的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、信息處理系統(tǒng)的建設(shè)等，同時(shí)也需要加強(qiáng)對信息化管理技術(shù)的培訓(xùn)和對信息化人才的培養(yǎng)。只有軟硬件設(shè)備兼具，才能有效促進(jìn)信息化檔案管理的發(fā)展。

三、推進(jìn)檔案信息化管理的策略分析

信息化管理體現(xiàn)了企事業(yè)單位管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，單位是信息技術(shù)的體驗(yàn)者和受益者，信息化管理會極大提升社會運(yùn)行效率。在大數(shù)據(jù)背景下，要運(yùn)用大數(shù)據(jù)等各種現(xiàn)代技術(shù)、現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、自動化發(fā)展，促進(jìn)檔案服務(wù)遠(yuǎn)程化發(fā)展，主要可以從以下幾方面著手[4]。

1.改進(jìn)管理方法，創(chuàng)新服務(wù)體系。信息化時(shí)代的檔案管理方法應(yīng)該更趨向于自動化、智能化、現(xiàn)代化，檔案管理人員要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，提升自身文化水平，轉(zhuǎn)變管理思想，在繼承傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，研究新形式的檔案管理模式，利用先進(jìn)技術(shù)，轉(zhuǎn)變方式方法，高效完成檔案管理工作。其次，要充分利用檔案數(shù)據(jù)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，改變服務(wù)方式，全方位完善服務(wù)體系，在保證重要信息安全的前提下擴(kuò)大檔案的公開性，及時(shí)更新檔案信息，拓展服務(wù)途徑，使社會和利用者能更方便、快捷、安全地利用檔案資源，獲得更多有用的信息，從而提高檔案信息服務(wù)效率[3]。

2.整合數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。首先，要大力推進(jìn)檔案管理的電子化進(jìn)程，促使相關(guān)部門加快數(shù)據(jù)信息的存儲和收集進(jìn)程，力爭將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，全面發(fā)展原生電子文件，保證電子檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性。其次，要以信息化為目標(biāo)進(jìn)行改革，加大對檔案管理工作的投入，加強(qiáng)不同檔案管理部門的合作與聯(lián)系，優(yōu)化資源類型，加強(qiáng)檔案管理的自動化，增強(qiáng)檔案的流動性和開放性，發(fā)揮凝聚效應(yīng)，使檔案應(yīng)用范圍更廣，可查閱數(shù)據(jù)更多。

3.增強(qiáng)檔案管理安全保障制度。首先，要制定十分周密的保護(hù)方案，健全安全保障體系?？善赣脤I(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人員，檢測排查檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行平臺的安全漏洞，定期升級檔案管理各類軟件，及時(shí)維護(hù)檔案管理系統(tǒng)。其次，要改善檔案保護(hù)條件，增強(qiáng)各級別檔案安全建設(shè)，保證網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備質(zhì)量，按檔案內(nèi)容設(shè)立保密級別，避免或減少重要信息在網(wǎng)絡(luò)上的流傳，備份重要數(shù)據(jù)信息。最后，要成立檔案安全管理部門，加強(qiáng)人員管理，提高檔案人員法律意識、網(wǎng)絡(luò)安全意識，落實(shí)安全責(zé)任[5-6]。

綜上所述，檔案信息化管理是大勢所趨，是能夠提升檔案管理質(zhì)量的重要手段。與此同時(shí)，檔案信息化管理也是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，作為檔案管理人員，應(yīng)該清醒地認(rèn)識到當(dāng)前檔案信息化管理中存在的主要問題，并結(jié)合當(dāng)前科學(xué)技術(shù)手段找出解決問題的方法，同時(shí)輔以完善的管理體系，才能使檔案管理工作更加規(guī)范化，提高檔案管理的工作效率，保證檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。