大數(shù)據(jù)時代檔案信息化工作研究

王偉華

摘 要本文首先闡釋了大數(shù)據(jù)時代推進我國檔案信息化工作對于強化服務(wù)職能、提升管理水平和繁榮社會文化具有的重要意義，其次分析了大數(shù)據(jù)在發(fā)掘資源價值、細分用戶需求、預測業(yè)務(wù)走向和優(yōu)化管理決策等方面具有的積極作用，最后提出通過從征集渠道、提升能力、基礎(chǔ)設(shè)施、人才培養(yǎng)和統(tǒng)籌規(guī)劃等方面著手，推進我國檔案信息化工作。

關(guān)鍵詞大數(shù)據(jù) 檔案信息化 檔案工作 作用 建議

隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息數(shù)據(jù)能以更快的速度進行分析、處理和利用，大量關(guān)聯(lián)的或非關(guān)聯(lián)的信息數(shù)據(jù)經(jīng)過新的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)之后，又會不斷涌現(xiàn)出大量的、新的信息數(shù)據(jù)。因此，在大數(shù)據(jù)這一時代背景下，檔案部門如何適應(yīng)新情況，且能夠有所作為，已經(jīng)成為大家必須面對的一項重要課題。

一、大數(shù)據(jù)時代推進檔案信息化工作的重要意義

1.檔案信息化實現(xiàn)了工作重點由管理檔案向服務(wù)公眾轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)偏重于檔案資料數(shù)據(jù)的收集和管理，束縛著檔案人員的積極性和主動性。檔案信息化則以檔案利用服務(wù)需求為出發(fā)點，實現(xiàn)開放管理和信息共享，促使檔案工作人員必須以積極的心態(tài)為檔案用戶提供利用服務(wù)工作，進一步強化檔案的服務(wù)職能。

2.檔案信息化有利于檔案工作轉(zhuǎn)型升級和提質(zhì)增效。傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)中存在工作環(huán)節(jié)多、工作效率低等問題。檔案信息化能夠利用信息技術(shù)，實行模塊化管理、一站式服務(wù)，傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)中的一些常規(guī)性日常事務(wù)通過計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信息平臺輔助完成處理，檔案工作人員把自己時間、精力主要投入到提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、優(yōu)化工作流程、創(chuàng)新工作手段中去，進一步提升管理服務(wù)水平。

3.檔案信息化可以促進信息共享和社會文化繁榮。檔案部門是公共社會最大的信息數(shù)據(jù)收集者和擁有者，檔案信息化能夠幫助檔案部門獲取大量重要的、關(guān)鍵性的、有價值的信息，幫助檔案部門履行好自己的職能，為政府機關(guān)、社會組織開展相關(guān)決策提供依據(jù)。同時，檔案信息化在一定程度上也實現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)資源在全社會共享，從而對推進全民素質(zhì)提升、社會文化繁榮產(chǎn)生極大的推動作用。

二、大數(shù)據(jù)對于檔案信息化工作的積極作用

1.最大限度地挖掘館藏檔案潛在價值。每一個檔案館都是一個信息數(shù)據(jù)庫。通過搭建檔案信息大數(shù)據(jù)平臺，在熟悉全部館藏檔案信息的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)有館藏檔案信息進行重新整合，挖掘分析出有價值的信息，構(gòu)建出新的信息數(shù)據(jù)庫，編研出新的成果。一方面，為檔案用戶提供了更多的選擇內(nèi)容;另一方面，也實現(xiàn)了檔案信息資源利用的最大化。

2.科學地細分檔案用戶數(shù)據(jù)需求。隨著全社會檔案意識的增強，個性化的檔案信息需求成為未來趨勢。檔案部門采用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，引入關(guān)鍵因素識別不同用戶的信息類型偏好，能夠準確定位服務(wù)對象。通過對大量用戶查詢信息的內(nèi)容、交流的方式和渠道的數(shù)據(jù)分析，掌握不同用戶群的年齡、性別、學歷、工作、興趣愛好、行為方式等信息特征，可以更好地細分檔案用戶信息需求，有針對性地提供相應(yīng)的信息內(nèi)容，從而更好地為檔案用戶服務(wù)。

3.更好地預測檔案業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢。通過收集和分析檔案信息利用相關(guān)因素大數(shù)據(jù)，檔案部門可以預測相關(guān)業(yè)務(wù)的未來走向。例如，近年來，社會和企業(yè)對人才越來越重視，學歷造假問題凸顯，過去高校檔案館中很少問津的學生錄取名冊、學籍表、成績單、畢業(yè)生登記表等學生檔案的認證查詢率越來越高。通過關(guān)注檔案利用率發(fā)生的變化，高校檔案館要建立起完善的學生學籍信息數(shù)據(jù)庫，并做好這些檔案的數(shù)字化和信息化工作，以待用戶查詢利用。

4.優(yōu)化檔案項目管理決策。隨著檔案信息化水平的提升，大數(shù)據(jù)會運用到檔案項目管理中，樹立起“服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化思維、信息化思維、技術(shù)性思維和資源共享性思維”[1]38-39，為檔案事業(yè)發(fā)展提供科學決策。例如，檔案部門通過大數(shù)據(jù)技術(shù)去追蹤、搜集各類檔案查詢量與不同類型用戶信息之間的關(guān)聯(lián)性，了解不同檔案用戶需求格局和不同類型檔案利用頻度，確定各類檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)規(guī)劃順序。同時，檔案部門還可以通過引入項目運行數(shù)據(jù)、安全管理數(shù)據(jù)等相關(guān)性因素，建立風險控制模型，做到對項目風險的早期識別、早期干預，從而降低或控制項目決策風險的發(fā)生。

三、大數(shù)據(jù)時代推進檔案信息化工作的幾點建議

大數(shù)據(jù)時代，在檔案信息化工作實踐過程中，各檔案部門要善于借鑒相關(guān)行業(yè)或相關(guān)部門的先進經(jīng)驗，創(chuàng)新管理體制、機制、方法和手段，促進檔案信息化工作的有序進行，走出一條適合本單位的檔案信息化工作新路子。

1.進一步拓展檔案信息的征集渠道。在大數(shù)據(jù)時代背景下，多樣性、大量性、快速性、高價值、低密度性的信息數(shù)據(jù)既對檔案信息化工作帶來了新的機遇，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。由于信息數(shù)據(jù)的來源、格式、存儲等不同，呈現(xiàn)出的信息數(shù)據(jù)形式各樣、不盡相同。檔案信息數(shù)據(jù)管理部門可以進一步拓展信息數(shù)據(jù)的征集渠道和范圍，如辦公郵箱網(wǎng)絡(luò)信息、傳統(tǒng)平面媒體信息、微博微信等新媒體信息等，并把收集的相關(guān)信息結(jié)合起來進行處理使用。要加強檔案信息管理部門之間的協(xié)同創(chuàng)新管理，進一步拓展部門間的信息共享范圍;要發(fā)揮現(xiàn)有檔案信息的最大價值，盤活現(xiàn)有信息資源，讓信息的價值空間盡可能得到拓展;要打破檔案信息壁壘，使各信息部門之間做到互通有無，相互融合，形成新的信息生態(tài)環(huán)境。

2.提升信息數(shù)據(jù)的處理能力和水平。我們知道，每一個部門日常業(yè)務(wù)工作中都會產(chǎn)生大量信息數(shù)據(jù)，但是具有保存價值的信息數(shù)據(jù)可能連10%也不到?！耙砸曨l為例，連續(xù)不間斷監(jiān)控過程中，可能有用的數(shù)據(jù)僅僅有一兩秒?！盵2]74-75我們要想在很短的時間內(nèi)將這些價值分析和挖掘出來，無異于“沙里淘金”和“大海撈針”。檔案信息元數(shù)據(jù)從產(chǎn)生以后，經(jīng)過了征集、整理、鑒定、編研、利用乃至保管的全過程，業(yè)務(wù)流程較多，工作量也非常巨大。因此，掌握和運用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，從海量檔案信息數(shù)據(jù)中分析出有價值的信息數(shù)據(jù)，將會逐漸成為所有工作中的重中之重。要進一步增強信息數(shù)據(jù)處理的時效性。目前，在反恐應(yīng)急、搶險救災等突發(fā)事件處理中，對信息數(shù)據(jù)實時、快速處理的要求極高，對事發(fā)現(xiàn)場的信息數(shù)據(jù)必須快速、準確分析，否則現(xiàn)場指揮人員將很難做出科學決策。同樣，各級檔案信息管理部門要加快館藏內(nèi)容擴容速度，提高對信息數(shù)據(jù)的分析處理速度和實效，更好地適應(yīng)用戶需求。

3.重視信息數(shù)據(jù)技術(shù)的運用和設(shè)備的更新?lián)Q代。沒有信息化基礎(chǔ)設(shè)施，信息化就無從談起。目前，各種現(xiàn)代辦公設(shè)備、移動設(shè)備等產(chǎn)生、存儲的大量數(shù)據(jù)，可達到PB級別，甚至可達EB、ZB級別。這種海量數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)特征對檔案部門的數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)分析提出了更高的要求。同時，按照大數(shù)據(jù)的特點，將來檔案信息數(shù)據(jù)唯有存放于特有的云存儲部門，才能實現(xiàn)成本便宜和管理方便。要重視加強網(wǎng)絡(luò)管理利用服務(wù)平臺建設(shè)，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，做好網(wǎng)上征集、電子著錄、查詢一體化服務(wù)。要建立智能搜索引擎和個性化的推薦系統(tǒng)，多形式開辟網(wǎng)上遠程服務(wù)渠道和交流溝通平臺。要根據(jù)社會和形勢發(fā)展需要，進一步開放檔案信息數(shù)據(jù)范圍，更大范圍地實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享利用，為社會大眾提供更多層面的具體數(shù)據(jù)。檔案管理部門還要積極爭取上級領(lǐng)導和部門在資金與制度政策上的支持，加大本單位在通訊網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、防火墻和相關(guān)服務(wù)設(shè)備的人、財、物的投入力度，提升檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)水平。

4.著力培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)管理和技術(shù)的專門人才。弗雷斯特研究公司副總裁兼首席分析師Brian Hopkins說，大數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用需要業(yè)務(wù)分析人員、數(shù)據(jù)整合專家以及業(yè)務(wù)部門走到一起，開展通力合作[3]20。在信息數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)據(jù)管理人員既要具有大數(shù)據(jù)時代的思維和意識，同時還要在具體檔案業(yè)務(wù)實踐中，能夠?qū)W會從以定性分析為主逐漸過渡到以定量分析為主，或以定量分析和定性分析相結(jié)合的方向轉(zhuǎn)變，能夠善于從大量蕪雜的信息數(shù)據(jù)中分析挖掘出具有整體性、相關(guān)聯(lián)的共性特征的有價值的信息數(shù)據(jù)。信息數(shù)據(jù)管理人員還要重視對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，能夠熟練應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、移動網(wǎng)絡(luò)、云計算、移動智能終端和現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，滿足檔案信息化建設(shè)工作的技術(shù)需求。各級各類檔案部門將會結(jié)合本單位檔案專業(yè)人才知識結(jié)構(gòu)，針對自己的業(yè)務(wù)需求，在大數(shù)據(jù)處理上對檔案專業(yè)人才的能力和素質(zhì)要求的側(cè)重點也不盡相同，有的關(guān)注檔案數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)能力;有的強調(diào)檔案數(shù)據(jù)綜合分析能力;有的重視檔案數(shù)據(jù)編研開發(fā)能力;有的要求熟悉信息平臺管理經(jīng)驗;有些還要求懂得互聯(lián)網(wǎng)用戶心理學，等等。因此，各級各類檔案部門要結(jié)合部門人才素質(zhì)實際，采取送出去和請進來的方式，培養(yǎng)業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案信息數(shù)據(jù)管理和技術(shù)專門人才隊伍。

5.加強統(tǒng)籌規(guī)劃部門檔案信息化建設(shè)工作。中國工程院副院長干勇委員講道：全國性大數(shù)據(jù)平臺的建立，將直接使創(chuàng)新活動減少成本，少走彎路，縮短研發(fā)周期，促進科研人員迅速取得一些創(chuàng)新成果[4]8。要規(guī)劃全國性或區(qū)域性檔案資源云服務(wù)，實現(xiàn)全國或區(qū)域內(nèi)檔案條目的集中與共享，實現(xiàn)查重檔案的存放與共享[5]34。檔案部門在檔案信息化建設(shè)工作中，首先必須考慮到此項工作的計劃性和前瞻性，對現(xiàn)有的信息化工作進行合理統(tǒng)籌，確保檔案信息化建設(shè)與其他各項工作信息化建設(shè)的平衡、協(xié)調(diào)關(guān)系。要正視檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，及時調(diào)整工作思路和方法，對檔案信息化建設(shè)決策進行必要的、實時的評估、修改和補充，以適應(yīng)時代的發(fā)展變化。要建立與檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的機構(gòu)設(shè)置，實現(xiàn)各項工作的專業(yè)化、精細化。在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)建立起多部門協(xié)作機制，落實層級責任分工。要按照信息數(shù)據(jù)的征集、存儲、管理、分析、利用的業(yè)務(wù)流程設(shè)置相應(yīng)機構(gòu)，各機構(gòu)之間應(yīng)各司其職，合理、有效地分析和輸送檔案信息數(shù)據(jù)，確保輸出的檔案信息數(shù)據(jù)的科學性、精確性，進一步提高檔案利用者的決策科學化與管理精細化的水平。