從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

劉偉鑫 魏育華

【摘 要】隨著時代的發(fā)展，人力資源管理在企業(yè)發(fā)展中的作用越來越明顯。我國眾多企業(yè)在發(fā)展中認識到人力資源管理的重要性。人事檔案管理是我國企事業(yè)單位人力資源管理的重要方面，對人力資源管理水平的提升具有重要意義。文章主要從現(xiàn)代人力資源管理的特點入手，基于現(xiàn)代人力資源管理理論闡述了當前企業(yè)人事檔案管理的不足之處，重點論述促進企業(yè)人事檔案管理工作的方法，希望為更多企業(yè)人事檔案管理提供參考價值。

【關鍵詞】現(xiàn)代人力資源管理;人事檔案管理;管理水平

【中圖分類號】TP3;F42 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）05-0207-02

隨著社會經(jīng)濟和政治的發(fā)展，人力資源管理對于企業(yè)發(fā)展的作用越來越明顯。人力資源管理水平也在經(jīng)濟發(fā)展和企業(yè)轉(zhuǎn)型升級中不斷完善，目前人力資源管理已經(jīng)是經(jīng)濟時代下的重要資源。人力資源中對人才的管理和配置就是對知識技能的管理，通過這樣的方式可以有效彌補傳統(tǒng)人事管理的不足，促進人事管理工作發(fā)展。

1 現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理簡介

現(xiàn)代人力資源管理是根據(jù)經(jīng)濟學和人本主義思想的指導，通過招聘、甄別、培訓、薪資報酬等手段對人才進行合理配置，以滿足企業(yè)崗位設置和發(fā)展需要?，F(xiàn)代人力資源管理主要包括人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理及勞動關系管理6個板塊。通過對這些內(nèi)容的綜合管理達到人盡其職、物盡其用的效果，促進企業(yè)發(fā)展。

人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管及鑒定統(tǒng)計等活動的總稱。人事檔案管理是在人事管理活動中形成的，用來反映個人經(jīng)歷、獎懲情況、社會關系、學歷情況等，為相關部門進行考察和選拔工作提供參考依據(jù)。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，人事檔案管理工作也出現(xiàn)了新的要求，人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變方法，積極引進新思想，促進自身發(fā)展。

2 現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關系

社會經(jīng)濟政治的發(fā)展對人事檔案管理工作提出了更高的要求，為適應發(fā)展需求，部分企業(yè)在人事檔案管理中積極采用現(xiàn)代人力資源管理的思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理的方法和策略。

結合我國企事業(yè)單位現(xiàn)狀來看現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理。一般企事業(yè)單位內(nèi)部不僅人員設置復雜，并且工作內(nèi)容涵蓋面廣。因此，企事業(yè)單位不僅要完成日常工作內(nèi)容，維持單位正常運行，還要對員工與其他資源進行管理和配置。與基本的管理內(nèi)容相比，人力資源和其他資源的配置與管理更重要，因此人力資源在企事業(yè)單位中具有較高的地位。只有加強人力資源管理，提高管理水平，才能優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部人員配置和整合，促進企事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)和工作效率的提高。人力資源管理的實質(zhì)是對企事業(yè)單位內(nèi)部人員的綜合管理。通過人力資源管理提升企事業(yè)單位的競爭力，促進企事業(yè)單位轉(zhuǎn)型升級。

特別是經(jīng)濟發(fā)展、信息化時代的到來，企業(yè)之間的競爭核心是對人才的競爭，對知識的競爭，所以人力資源管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略中的核心競爭要素。

企事業(yè)單位的人事管理主要是對員工人事檔案的管理，檔案中包含著員工個人基本信息。通過員工的人事檔案能夠真實地反映員工的個人經(jīng)歷、學歷水平、業(yè)務能力、興趣愛好及思想品質(zhì)等情況。人事檔案管理不僅是企事業(yè)單位人事管理的重要方面，同時也為企事業(yè)單位考察、選拔、任用員工提供重要依據(jù)。

由此看來，企事業(yè)單位的人事檔案不僅是企事業(yè)單位檔案的重要組成部分，更是企事業(yè)單位現(xiàn)代人力資源管理的基礎內(nèi)容?，F(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理是一個有機整體，二者具有密不可分的關系，并且現(xiàn)代人力資源管理和人事檔案關系幾乎同步發(fā)展。在發(fā)展中人事檔案管理為現(xiàn)代人力資源管理提供所需相應的基礎信息資料;同時現(xiàn)代人力資源管理活動的開展主要依賴于人事檔案管理工作的支持;并且人力資源管理活動也為人事檔案資料的更新和管理提供契機。通過二者的關系可以看出，現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理相輔相成，人事檔案管理質(zhì)量決定了人力資源管理質(zhì)量水平;人力資源活動促進了人事檔案資料的更新。現(xiàn)代人力資源管理和人事檔案管理都對企事業(yè)單位的生存發(fā)展具有重大意義。

3 人事檔案管理中的問題分析

雖然目前我國部分企事業(yè)單位在發(fā)展中都認識到了人事檔案管理的重要性，加強了人事檔案管理工作，但是在實際發(fā)展中人事檔案管理仍然存在一些問題。

3.1 管理制度有待完善

企事業(yè)單位人事檔案管理制度有待完善。雖然我國部分企事業(yè)單位在發(fā)展中認識到了人力資源管理工作的重要性，但是很多企業(yè)沒有意識到人事檔案管理工作與人力資源管理工作的關系。因此，人事檔案管理工作缺乏明確完善的制度。制度缺乏影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量水平，在實際管理中如統(tǒng)計歸檔和數(shù)據(jù)更新，無人進行或存在推諉、扯皮等現(xiàn)象。制度不完善情況下，一旦出現(xiàn)問題缺乏責任主體。

3.2 管理人員思想觀念陳舊

目前，我國企事業(yè)單位人事檔案管理部門一般由人力資源部門兼任，很多企事業(yè)單位缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員，因此人事檔案管理質(zhì)量有待提高。多數(shù)企事業(yè)單位的管理層都沒有認識到人事檔案管理的重要性，因此對人事檔案管理人員的培訓重視力度不足，導致多數(shù)企事業(yè)單位人事檔案管理人員由非專業(yè)的人員擔任，造成檔案混亂、數(shù)據(jù)信息陳舊等情況頻頻發(fā)生。

3.3 管理水平落后

企事業(yè)單位中管理層對人事檔案的重視不足限制了人事檔案管理水平的提高，此外人事檔案管理技術水平落后也阻礙了企事業(yè)單位人事檔案管理工作。我國多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案管理缺乏先進的技術水平。雖然部分企事業(yè)單位引進了現(xiàn)代信息化技術，但是由于管理操作人員信息技術水平不足，因此很多企事業(yè)單位的信息化設備都被束之高閣，并沒有投入使用。缺乏先進的管理技術，導致人事檔案工作信息更新繁瑣且緩慢，無法為人力資源管理活動提供準確的信息資料。

4 基于現(xiàn)代人力資源管理加強人事檔案管理工作的路徑

基于現(xiàn)代人力資源管理加強人事檔案管理工作需要從多方面入手，建立健全人事檔案管理制度;加強人事檔案管理人員的專業(yè)化水平，并積極引進現(xiàn)代化管理設備，促進人事檔案管理工作優(yōu)化升級。

4.1 建立健全人事檔案管理制度

促進我國人事檔案管理工作的提高，企事業(yè)單位要建立健全人事檔案管理制度，為人事檔案管理做好制度保障。首先企事業(yè)單位應根據(jù)自身的人事檔案管理現(xiàn)狀制定科學的管理標準，及時整改人事檔案管理前期出現(xiàn)的問題，確保人事檔案管理制度有效實行。其次規(guī)范人事檔案管理具體環(huán)節(jié)，包括檔案的歸檔和借閱等，要在企業(yè)內(nèi)部形成正確的認知，嚴禁任何人私自借閱檔案。規(guī)范人事檔案管理各個環(huán)節(jié)，為企事業(yè)單位人員實行人事檔案相關行為提供參考，避免人事檔案丟失和損毀。通過完善制度確保人事檔案安全，提高管理水平。

4.2 加強人事檔案管理人員專業(yè)水平

提高企事業(yè)單位人事檔案管理水平不僅要完善管理制度，還應加強人事檔案管理人員的專業(yè)水平。很多單位的人事檔案管理人員都是非專業(yè)人員，導致人事檔案管理質(zhì)量不高。首先，企事業(yè)單位應為人事檔案管理選拔專業(yè)人才，保證管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)。其次，加強對人事管理人員的培訓。隨著現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展，人事檔案管理員不僅要懂得管理學和檔案學相關知識，還要充分掌握計算機相關知識，確保能夠熟練運用現(xiàn)代化設備。通過培訓能夠提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。

4.3 提高人事檔案管理技術水平

企事業(yè)單位在加強人事檔案管理工作時要注重與現(xiàn)代科技相結合，提高人事檔案管理的技術水平。企事業(yè)單位應積極引進現(xiàn)代化設備，加強對現(xiàn)代化設備的使用率?？梢越Y合電子設備對檔案進行整理和歸檔等工作，通過計算機程序能夠?qū)崿F(xiàn)快速信息篩選和檢索，提升檔案整理、統(tǒng)計歸檔的效率。

5 結語

總而言之，現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理關系密切?，F(xiàn)代科技發(fā)展讓企業(yè)之間的競爭從原始資料的競爭轉(zhuǎn)變成了人才和知識的競爭，因此人力資源管理的質(zhì)量水平直接影響企業(yè)的核心競爭力和發(fā)展。人事檔案管理為人力資源管理提供數(shù)據(jù)基礎，為人力資源活動提供保障?？梢姡岣咂笫聵I(yè)單位人事檔案管理對企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

參 考 文 獻

[1]楊彥杰.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].城建檔案，2017（1）：72-73.

[2]王紅娜.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（3）：152-153.

[3]李瑞鴻.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（10）：123-124.

[4]龍向群.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（18）：167.

[5]任勝云，范利.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案，2009（7）：29-31.

[6]江秋峰.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2016（13）：159.