機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展路徑研究

許燦花

【摘要】隨著社會的轉(zhuǎn)型與機(jī)關(guān)單位的改革，檔案管理創(chuàng)新因其特殊地位和特殊意義而被放在了工作的首位，不僅要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，也要在工作的模式、方法等方面做出調(diào)整和優(yōu)化，讓檔案管理呈現(xiàn)出現(xiàn)代化特點，以便充分發(fā)揮出其應(yīng)有的參考價值和經(jīng)濟(jì)價值。由于人們長期受到計劃經(jīng)濟(jì)理念的影響，以及改革帶來的沖擊，機(jī)關(guān)單位在創(chuàng)新該管理工作的過程中，仍然存在著制度、模式以及隊伍建設(shè)的不足，影響了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。在此，文章詳細(xì)論述了檔案管理創(chuàng)新的必要性，分析了存在的問題，并針對現(xiàn)狀提出了對應(yīng)的解決對策。

【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新檔案管理;重要性;存在問題;創(chuàng)新路徑

檔案管理是一項管理性、系統(tǒng)性的工作，通過檔案管理可以向單位、社會用戶提供最真實、最直接、最完整、最全面的信息資料，從而幫助單位合理配置發(fā)展資源、明確發(fā)展方向、制定科學(xué)的發(fā)展目標(biāo)。在目前的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，機(jī)關(guān)單位的發(fā)展進(jìn)入一個新的階段，面臨的挑戰(zhàn)和困境越來越大，檔案管理所涉及的范圍、領(lǐng)域也愈加復(fù)雜多樣，因此為了滿足當(dāng)前的社會需求、適應(yīng)社會環(huán)境、更好地實現(xiàn)檔案的價值，機(jī)關(guān)單位必須要對其進(jìn)行創(chuàng)新。通過觀察，很多單位在開展檔案管理工作時，有一些傳統(tǒng)管理模式的影子存在，在短期內(nèi)，還無法完全適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，適應(yīng)新的工作環(huán)境和要求，加上管理工作的硬件設(shè)施不足，致使檔案管理工作達(dá)不到預(yù)期的效果。

一、創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理的必要性

（一）單位發(fā)展的關(guān)鍵所在。隨著改革的持續(xù)深入，機(jī)關(guān)單位的各項工作環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容較之以往都有所延伸和發(fā)展，若是一味沿用傳統(tǒng)而陳舊的檔案管理模式，勢必會導(dǎo)致單位部分工作與現(xiàn)代社會脫節(jié)。比如信息時代各企事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了信息化建設(shè)，檔案管理若還用人工操作，一些數(shù)據(jù)、資料在收集、整理過程中，不可避免會出現(xiàn)遺漏、丟失、書寫錯誤等情況，不利于單位的發(fā)展。若是利用信息技術(shù)實現(xiàn)了創(chuàng)新，建立了信息共享系統(tǒng)，則可以極大提高數(shù)據(jù)、資料的正確性、完整性，用戶在查閱時，也能對所需要的內(nèi)容一目了然，從而節(jié)省了時間、提高了工作效率，進(jìn)而促進(jìn)單位良好發(fā)展。

（二）檔案工作的內(nèi)在要求。檔案管理工作，本身就是對單位發(fā)展中的各種資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分析、歸類和存儲、查閱，但是對于機(jī)關(guān)單位來講，它在管理工作中會產(chǎn)生、保存大量的文件資料，并且形式和載體也不同，用人工操作會降低工作效率和準(zhǔn)確性，另外，機(jī)關(guān)單位在改革中，勢必會在管理中，增加一些新的元素，只有將檔案管理予以創(chuàng)新，才能在工作中發(fā)現(xiàn)這些不足和新的變化，才能讓檔案管理工作體系，從理論到實踐逐漸完善，推動管理工作走向現(xiàn)代化，從而發(fā)揮出真實的價值。

二、機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題

（一）觀念落后。雖然機(jī)關(guān)單位重視檔案管理工作，但大多數(shù)情況下并沒有把握住“重視”的度，沒有從真正意義上了解其工作內(nèi)涵，沒有意識到其重要性，沒有制定出科學(xué)、合理的規(guī)章制度，來規(guī)范管理流程和行為，更沒有提供各種支持，來為工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。因此重視不足，致使檔案管理一直處于被動、滯后的局面，讓部門整體的能力發(fā)揮受到限制和制約。

（二）模式落后。信息技術(shù)的廣泛使用，催化了管理工作的信息化建設(shè)，但在檔案管理工作中，對信息技術(shù)的運用并不算多，基本都是通過計算機(jī)，進(jìn)行簡單的信息輸出、輸入功能的操作，而計算機(jī)硬件存儲空間也相對較小，無法滿足更多檔案的存儲，意味著現(xiàn)代化設(shè)備的運用水平較低;同時固定檔案室的空間范圍有限，造成存放檔案的空間不夠，內(nèi)部的設(shè)備不完善，加上自然、氣候等條件的影響，也會導(dǎo)致檔案受潮、浸濕、磨損、流失、盜竊等。

（三）隊伍能力不足。檔案管理普遍被認(rèn)為是一項較為清閑、穩(wěn)定的工作，尤其是機(jī)關(guān)單位更是如此，因此很多管理人員在工作中往往安于現(xiàn)狀，沒有學(xué)習(xí)意識、競爭意識和服務(wù)意識，仍然通過原始的手段來開展工作，不積極學(xué)習(xí)新的知識，尤其是信息技術(shù)和管理方面的知識，導(dǎo)致他們整體的管理能力呈現(xiàn)出巨大的滯后性。另外，機(jī)關(guān)單位吸引了很多的青年人才，他們的思想、工作方法與資深的前輩有很大的沖突，一旦工作意見不統(tǒng)一，勢必會影響工作的效率和水平，因此兩者之間的差距是無法在短期內(nèi)消除的。這就導(dǎo)致了隊伍整體的綜合能力不足。

三、機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑

（一）提高信息技術(shù)利用率。通過各類媒體終端、手機(jī)、平板等，利用各類應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作。在此過程中要注意不同的檔案管理機(jī)制，有著不同的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，因此在構(gòu)建信息網(wǎng)路系統(tǒng)的時候，要依照相應(yīng)的資源體系來進(jìn)行。另外，在進(jìn)行合理的操作數(shù)據(jù)庫選擇上，應(yīng)保證對基本建設(shè)成本的供應(yīng)保障，通過其相應(yīng)的時間調(diào)整，從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數(shù)字檔案的規(guī)格管理，其實際的數(shù)據(jù)目錄，其實際的服務(wù)體驗，也有了較大的成本規(guī)劃。最重要的是利用信息技術(shù)，來規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻(xiàn)、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以使用不可擦除型光盤，以免計算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時導(dǎo)致信息的丟失。

（二）培養(yǎng)全能型人才隊伍。首先，單位要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會和平臺，通過開展專項講座、學(xué)習(xí)交流會，既能讓管理人員鞏固原有知識，也能向其灌輸、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念，以此來提高他們的專業(yè)水平。其次，要重視科學(xué)技術(shù)的教育和培訓(xùn)工作。當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入了知識時代、信息時代，只有擁有豐富的知識和技術(shù)，才能有立足之地，才能在社會中充分發(fā)揮出自己的價值。因此單位要根據(jù)檔案管理工作的實際情況向管理人員普及相關(guān)學(xué)科知識。比如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，同時還要加大對工作人員的技術(shù)培養(yǎng)，讓他們學(xué)習(xí)如何設(shè)置安全保密系統(tǒng)、嚴(yán)格監(jiān)管計算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容等技能，從而有效避免計算機(jī)被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

（三）完善管理機(jī)制。首先，機(jī)關(guān)單位要從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，重視檔案管理的作用和價值，廣泛宣傳其重要性，將工作理念從“對物服務(wù)”轉(zhuǎn)向“對人服務(wù)”，深入開發(fā)利用檔案資源，全方位搞好深層次、多元化的服務(wù)。其次，單位要依照系統(tǒng)的檔案管理歸檔技術(shù)架起檔案信息的利用標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一強化的檔案服務(wù)管理理念，逐步改善檔案的更新頻次，形成統(tǒng)一準(zhǔn)確的檔案信息狀態(tài)。最后，要根據(jù)單位的實際情況以及檔案管理的實際特點，制定出對應(yīng)的管理制度，要明確各管理人員的職責(zé)范圍、責(zé)任履行以及考核的標(biāo)準(zhǔn)。尤其是要把檔案材料的積累工作納入檔案管理的績效考核中。這樣有助于管理人員明確自己的工作方向，承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，有助于檔案管理活動的有序化、規(guī)范化和制度化。

四、結(jié)語

機(jī)關(guān)單位在日常的管理工作中會產(chǎn)生和保存大量的文件資料，這些資料會為機(jī)關(guān)單位處理各種事務(wù)提供參考和指導(dǎo)。因此在新時期，機(jī)關(guān)部門要重視檔案管理工作，并在全面分析工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從制度、隊伍建設(shè)以及工作模式等方面入手，提出創(chuàng)新舉措，以此促進(jìn)檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉麗紅.對新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（05）.