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    機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展路徑研究

    2020-06-15 06:49:07許燦花
    辦公室業(yè)務(wù) 2020年5期
    關(guān)鍵詞:創(chuàng)新路徑存在問題重要性

    許燦花

    【摘要】隨著社會的轉(zhuǎn)型與機(jī)關(guān)單位的改革,檔案管理創(chuàng)新因其特殊地位和特殊意義而被放在了工作的首位,不僅要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度,也要在工作的模式、方法等方面做出調(diào)整和優(yōu)化,讓檔案管理呈現(xiàn)出現(xiàn)代化特點,以便充分發(fā)揮出其應(yīng)有的參考價值和經(jīng)濟(jì)價值。由于人們長期受到計劃經(jīng)濟(jì)理念的影響,以及改革帶來的沖擊,機(jī)關(guān)單位在創(chuàng)新該管理工作的過程中,仍然存在著制度、模式以及隊伍建設(shè)的不足,影響了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。在此,文章詳細(xì)論述了檔案管理創(chuàng)新的必要性,分析了存在的問題,并針對現(xiàn)狀提出了對應(yīng)的解決對策。

    【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新檔案管理;重要性;存在問題;創(chuàng)新路徑

    檔案管理是一項管理性、系統(tǒng)性的工作,通過檔案管理可以向單位、社會用戶提供最真實、最直接、最完整、最全面的信息資料,從而幫助單位合理配置發(fā)展資源、明確發(fā)展方向、制定科學(xué)的發(fā)展目標(biāo)。在目前的社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境中,機(jī)關(guān)單位的發(fā)展進(jìn)入一個新的階段,面臨的挑戰(zhàn)和困境越來越大,檔案管理所涉及的范圍、領(lǐng)域也愈加復(fù)雜多樣,因此為了滿足當(dāng)前的社會需求、適應(yīng)社會環(huán)境、更好地實現(xiàn)檔案的價值,機(jī)關(guān)單位必須要對其進(jìn)行創(chuàng)新。通過觀察,很多單位在開展檔案管理工作時,有一些傳統(tǒng)管理模式的影子存在,在短期內(nèi),還無法完全適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,適應(yīng)新的工作環(huán)境和要求,加上管理工作的硬件設(shè)施不足,致使檔案管理工作達(dá)不到預(yù)期的效果。

    一、創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理的必要性

    (一)單位發(fā)展的關(guān)鍵所在。隨著改革的持續(xù)深入,機(jī)關(guān)單位的各項工作環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容較之以往都有所延伸和發(fā)展,若是一味沿用傳統(tǒng)而陳舊的檔案管理模式,勢必會導(dǎo)致單位部分工作與現(xiàn)代社會脫節(jié)。比如信息時代各企事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了信息化建設(shè),檔案管理若還用人工操作,一些數(shù)據(jù)、資料在收集、整理過程中,不可避免會出現(xiàn)遺漏、丟失、書寫錯誤等情況,不利于單位的發(fā)展。若是利用信息技術(shù)實現(xiàn)了創(chuàng)新,建立了信息共享系統(tǒng),則可以極大提高數(shù)據(jù)、資料的正確性、完整性,用戶在查閱時,也能對所需要的內(nèi)容一目了然,從而節(jié)省了時間、提高了工作效率,進(jìn)而促進(jìn)單位良好發(fā)展。

    (二)檔案工作的內(nèi)在要求。檔案管理工作,本身就是對單位發(fā)展中的各種資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分析、歸類和存儲、查閱,但是對于機(jī)關(guān)單位來講,它在管理工作中會產(chǎn)生、保存大量的文件資料,并且形式和載體也不同,用人工操作會降低工作效率和準(zhǔn)確性,另外,機(jī)關(guān)單位在改革中,勢必會在管理中,增加一些新的元素,只有將檔案管理予以創(chuàng)新,才能在工作中發(fā)現(xiàn)這些不足和新的變化,才能讓檔案管理工作體系,從理論到實踐逐漸完善,推動管理工作走向現(xiàn)代化,從而發(fā)揮出真實的價值。

    二、機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題

    (一)觀念落后。雖然機(jī)關(guān)單位重視檔案管理工作,但大多數(shù)情況下并沒有把握住“重視”的度,沒有從真正意義上了解其工作內(nèi)涵,沒有意識到其重要性,沒有制定出科學(xué)、合理的規(guī)章制度,來規(guī)范管理流程和行為,更沒有提供各種支持,來為工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。因此重視不足,致使檔案管理一直處于被動、滯后的局面,讓部門整體的能力發(fā)揮受到限制和制約。

    (二)模式落后。信息技術(shù)的廣泛使用,催化了管理工作的信息化建設(shè),但在檔案管理工作中,對信息技術(shù)的運用并不算多,基本都是通過計算機(jī),進(jìn)行簡單的信息輸出、輸入功能的操作,而計算機(jī)硬件存儲空間也相對較小,無法滿足更多檔案的存儲,意味著現(xiàn)代化設(shè)備的運用水平較低;同時固定檔案室的空間范圍有限,造成存放檔案的空間不夠,內(nèi)部的設(shè)備不完善,加上自然、氣候等條件的影響,也會導(dǎo)致檔案受潮、浸濕、磨損、流失、盜竊等。

    (三)隊伍能力不足。檔案管理普遍被認(rèn)為是一項較為清閑、穩(wěn)定的工作,尤其是機(jī)關(guān)單位更是如此,因此很多管理人員在工作中往往安于現(xiàn)狀,沒有學(xué)習(xí)意識、競爭意識和服務(wù)意識,仍然通過原始的手段來開展工作,不積極學(xué)習(xí)新的知識,尤其是信息技術(shù)和管理方面的知識,導(dǎo)致他們整體的管理能力呈現(xiàn)出巨大的滯后性。另外,機(jī)關(guān)單位吸引了很多的青年人才,他們的思想、工作方法與資深的前輩有很大的沖突,一旦工作意見不統(tǒng)一,勢必會影響工作的效率和水平,因此兩者之間的差距是無法在短期內(nèi)消除的。這就導(dǎo)致了隊伍整體的綜合能力不足。

    三、機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑

    (一)提高信息技術(shù)利用率。通過各類媒體終端、手機(jī)、平板等,利用各類應(yīng)用軟件,創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作。在此過程中要注意不同的檔案管理機(jī)制,有著不同的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),因此在構(gòu)建信息網(wǎng)路系統(tǒng)的時候,要依照相應(yīng)的資源體系來進(jìn)行。另外,在進(jìn)行合理的操作數(shù)據(jù)庫選擇上,應(yīng)保證對基本建設(shè)成本的供應(yīng)保障,通過其相應(yīng)的時間調(diào)整,從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數(shù)字檔案的規(guī)格管理,其實際的數(shù)據(jù)目錄,其實際的服務(wù)體驗,也有了較大的成本規(guī)劃。最重要的是利用信息技術(shù),來規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻(xiàn)、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以使用不可擦除型光盤,以免計算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時導(dǎo)致信息的丟失。

    (二)培養(yǎng)全能型人才隊伍。首先,單位要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會和平臺,通過開展專項講座、學(xué)習(xí)交流會,既能讓管理人員鞏固原有知識,也能向其灌輸、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念,以此來提高他們的專業(yè)水平。其次,要重視科學(xué)技術(shù)的教育和培訓(xùn)工作。當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入了知識時代、信息時代,只有擁有豐富的知識和技術(shù),才能有立足之地,才能在社會中充分發(fā)揮出自己的價值。因此單位要根據(jù)檔案管理工作的實際情況向管理人員普及相關(guān)學(xué)科知識。比如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等,同時還要加大對工作人員的技術(shù)培養(yǎng),讓他們學(xué)習(xí)如何設(shè)置安全保密系統(tǒng)、嚴(yán)格監(jiān)管計算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容等技能,從而有效避免計算機(jī)被入侵的現(xiàn)象,確保信息資源的安全性,從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

    (三)完善管理機(jī)制。首先,機(jī)關(guān)單位要從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變,重視檔案管理的作用和價值,廣泛宣傳其重要性,將工作理念從“對物服務(wù)”轉(zhuǎn)向“對人服務(wù)”,深入開發(fā)利用檔案資源,全方位搞好深層次、多元化的服務(wù)。其次,單位要依照系統(tǒng)的檔案管理歸檔技術(shù)架起檔案信息的利用標(biāo)準(zhǔn),制定統(tǒng)一強化的檔案服務(wù)管理理念,逐步改善檔案的更新頻次,形成統(tǒng)一準(zhǔn)確的檔案信息狀態(tài)。最后,要根據(jù)單位的實際情況以及檔案管理的實際特點,制定出對應(yīng)的管理制度,要明確各管理人員的職責(zé)范圍、責(zé)任履行以及考核的標(biāo)準(zhǔn)。尤其是要把檔案材料的積累工作納入檔案管理的績效考核中。這樣有助于管理人員明確自己的工作方向,承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任,有助于檔案管理活動的有序化、規(guī)范化和制度化。

    四、結(jié)語

    機(jī)關(guān)單位在日常的管理工作中會產(chǎn)生和保存大量的文件資料,這些資料會為機(jī)關(guān)單位處理各種事務(wù)提供參考和指導(dǎo)。因此在新時期,機(jī)關(guān)部門要重視檔案管理工作,并在全面分析工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,從制度、隊伍建設(shè)以及工作模式等方面入手,提出創(chuàng)新舉措,以此促進(jìn)檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

    【參考文獻(xiàn)】

    [1]劉麗紅.對新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(05).

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