政府信息公開背景下檔案開放利用研究

蘇碧瑩

【摘要】《政府信息公開條例》的重新修訂并推行，為檔案的開放利用領域注入了新的生機與活力，但是由于檔案工作本身的特殊性，使其面臨著開放與保密兩難的境地。筆者分析了政務公開環(huán)境下檔案開放工作面臨的機遇和挑戰(zhàn)，提出了打造檔案的一站式服務平臺、增強新媒體的利用、構建檔案工作的績效評估體系等措施。

【關鍵詞】政府信息公開;檔案開放;新媒體;一站式服務

隨著信息產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，我國電子政務建設如火如荼地進行。政府的運行和管理方式也逐漸向著高效、透明、共治的方向轉變。現(xiàn)階段，我國的政務信息公開基本實現(xiàn)了決策、執(zhí)行、管理、服務、結果的“五公開”，由基礎信息公開到重點信息公開，由流程信息公開到部門信息公開，分別從橫向、縱向兩個維度實踐著信息共享的處理方式，著力保障人民的知情權、監(jiān)督權和表達權。

政務文件在檔案信息中占絕大部分。但是，我國檔案信息的利用存在明顯滯后的局面。關于檔案的開放利用，因為未能突破傳統(tǒng)的“重藏輕用”觀念，現(xiàn)階段我們的檔案文件仍存在著封閉性、神秘性的色彩，這與追求透明、公開的服務型政府的取向相背離。在信息公開、數(shù)據(jù)共享空前高漲的形勢下，對于如何進一步促進檔案資料的利用，有效挖掘檔案資源內(nèi)部的價值，值得我們思考。

一、檔案開放利用契機

2019年《政府信息公開條例》的重新修訂，為我國開放政府建設再一次注入生機與活力，檔案是一部分政府信息的載體和存在形式。在開放政府的建設中，檔案開放需要秉承著開放透明、參與和協(xié)作的理念。檔案開放不應該局限于檔案信息的開放，更應該促進公共信息獲取，鼓勵公民參與公共治理，使檔案信息在增進社會記憶和身份認同方面扮演重要角色。

加拿大的檔案學者特里·庫克曾提出檔案學范式的四個演進階段，分別是證據(jù)、記憶、認同、社會（社區(qū)）。在政務信息公開的背景下，檔案的開放的價值正在朝著“檔案學范式”中的社會發(fā)展演進，檔案記憶屬性向社會記憶延伸，檔案資源向著整合共享與信息增值的方向邁進。同時信息的公開也帶來了信息的管理方式和社會意識等多方面的變革。所以在信息公開的背景下，檔案開放應該遵循互動、共享、共建的原則，以信息技術為基礎，實現(xiàn)館際互通、信息開放共享的目標。

二、政府信息公開環(huán)境下檔案開放利用面臨新挑戰(zhàn)

隨著電子政務的建設不斷深入，檔案信息伴隨著政務信息公開實施被放置在一個開放的環(huán)境中，面對人們信息共享的意識不斷提高和信息公開的政策導向，對于檔案的開放利用工作來說既是機遇也是挑戰(zhàn)。

（一）信息共享觀念對傳統(tǒng)管理模式和保密觀念的沖擊。我國的檔案工作人員受傳統(tǒng)觀念影響，普遍存在“重保輕用”的問題。在政務信息公開的驅使下，檔案工作人員的意識開始覺醒。同時，檔案部門的管理工作應該權衡好檔案資源的開放與保密二者之間的關系，防止出現(xiàn)不平衡，在積極提倡檔案開放利用的同時，又要防止工作重心出現(xiàn)偏差，而忽略檔案的保密工作。面對新的環(huán)境以及舊的管理模式，必須有機統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案保密與開放利用工作。

（二）制度法規(guī)之間的對抗。《政府信息公開條例》強調(diào)公開的立法精神，其以“公開是原則，不公開是例外”為立法原則。《保密法》強調(diào)的則是保密的立法精神;另外，法規(guī)中對于具體的開放與保密范圍界定也有所出入。在政策法規(guī)不協(xié)調(diào)的情況下，檔案工作者在檔案的保密與開放工作中容易出現(xiàn)思路不統(tǒng)一、相關概念不清晰、工作不能夠深入、甚至出現(xiàn)無所適從的現(xiàn)象。我國從1980年陸續(xù)出臺的與檔案開放有關的法規(guī)規(guī)章，大都以“保密為重”作為責任定位，并落實“保密優(yōu)先”的責任取向，嚴重制約了相關政策的實施及其效率。在大數(shù)據(jù)與開放政府的新型政府治理和社會治理環(huán)境下，迫切需要制定并實施滿足社會成員個性化需求的檔案開放數(shù)據(jù)政策，而不僅僅是宏觀性的檔案開發(fā)政策導向。

（三）檔案信息化建設的滯后性。受現(xiàn)代通信技術的影響，信息產(chǎn)生渠道、表現(xiàn)形式、存在形式以及獲取渠道都發(fā)生了很大的變化。檔案利用者也越來越愿意選擇便捷的網(wǎng)絡獲取的方式，但是，檔案資源的網(wǎng)絡利用需要以檔案資源的信息化為基礎，以數(shù)字檔案館為依托平臺。但是，我國在檔案信息化建設的過程中存在著明顯的滯后性。例如，檔案館之間“各自為政”，檔案數(shù)字化資源分割，難以進行資源的整合;另外，數(shù)據(jù)庫建設規(guī)模不等，整體性和統(tǒng)一性差，標準化程度低，低水平的重復建設，無規(guī)范化控制，存在安全隱患。

（四）檔案服務利用渠道單一，檔案信息孤島的現(xiàn)象存在?，F(xiàn)在單一的檔案服務利用的形式，難以滿足利用者的多維度、多層次的利用需求。社交媒體未能夠真正融入檔案利用服務之中，檔案館網(wǎng)站未能實現(xiàn)與政務信息公開窗口的互聯(lián)互通。再者，由于檔案數(shù)字化與工作系統(tǒng)之間不兼容的情況存在，致使檔案“信息孤島”的現(xiàn)象的存在。

三、電子政務在檔案開放利用方面的借鑒意義

（一）打造“一站式”綜合服務的檔案信息服務平臺。電子政務中“一站式服務”是對政府內(nèi)部流程進行重組，將其各方資源進行集中，改變原有的“串聯(lián)”的服務方式為“并聯(lián)”，簡化用戶的辦事流程，提高工作效率。伴隨著信息技術的利用與發(fā)展，對檔案管理已經(jīng)由原來的實體管理逐漸過渡到信息管理乃至對知識的管理，更加注重對其內(nèi)部信息資源的分析與歸納。而相對應的，在檔案利用服務方面也面臨著轉型和升級。通過對檔案信息內(nèi)容的描述和組織，建立方便快捷的檢索工具代替了原有的用戶需要到檔案館，采用書本式或卡片式的檢索這種復雜的單向互動的利用方式?，F(xiàn)階段，由于社交媒體的發(fā)展，檔案館越來越注重檔案的在線閱覽和提供利用，通過社交媒體的互動了解用戶需求，進行檔案信息的編研，從而實現(xiàn)檔案館與用戶的雙向互動。

所以，在檔案信息資源服務領域，應著力構建“一站式”檔案信息資源服務平臺。打造“一站式服務”平臺是構建跨檔案館的“一站式”的綜合檔案信息服務平臺。對檔案的信息資源進行重新整合和統(tǒng)一的配置，對其內(nèi)容進行優(yōu)化，實現(xiàn)檔案資源由封閉到開放、由分散到集約，打破檔案館之間的地域限制，并采用統(tǒng)一規(guī)范的歸檔格式，為用戶提供多地區(qū)、特色化、及時性的檔案資源服務。

（二）“兩微一端”的服務模式。在電子政務建設過程中，“兩微一端”已然成為政府的標配，在電子政務中，“兩微”以其良好的交互性與“一端”的專業(yè)性、權威性，共同促進了電子政務的發(fā)展。檔案工作若想一改往日的神秘色彩，對新型社交媒體的重視不可或缺。我國檔案館最早利用微信公眾號進行宣傳是2014年，開設官方微博是2012年，對于移動APP客戶端的使用是2013年。雖然檔案館對微信公眾號的使用相對晚于微博與APP客戶端，但是從其關注度、受眾性來講，檔案館的微信公眾號宣傳力度都要優(yōu)于APP客戶端與微博。1.增加對微博的關注度。近年來，微博在政務領域的使用正火熱進行?！拔⒉﹩栒背蔀槿嗣裥惺贡O(jiān)督權、表達權，了解國家政策的重要渠道之一。微博以其傳播信息的迅速性與活潑、生動、開放的語言特點，讓人民消除對政務的畏懼和緊張感，拉近了二者之間的關系。作為檔案館來說，應注重檔案館官方微博的建設，將其作為發(fā)聲的重要渠道之一，了解用戶的需求，拉近檔案與人民的距離，提高檔案的利用率。2.重視新媒體的使用程度?，F(xiàn)階段，人們已經(jīng)習慣通過網(wǎng)絡來獲取信息，檔案館應著力構建以社交媒體為依托的檔案利用服務，充分發(fā)揮出新媒體即時服務、按需獲取、方便快捷的優(yōu)勢，拓展檔案服務內(nèi)容，創(chuàng)新服務方式，提高新媒體在檔案利用服務中的占比率和使用率。

（三）一把手責任制，從集權走向分權。伴隨著社會的信息化、民主化，電子政務不僅是政府體制改革的必然選擇，也推動著政務處理方式向著合理化、規(guī)范化、民主化的方向發(fā)展，同時也促進政府組織結構的更新。長期以來，受封閉、不自主的科層制的影響，在信息傳遞過程中難免出現(xiàn)信息失真的問題。而電子政務的出現(xiàn)，實現(xiàn)了一種區(qū)別于科層制的政府組織形態(tài)，借助信息技術的力量，落實了行政公開化與民主化，通過精簡機構與改組流程，使原有的金字塔形結構向著扁平化結構發(fā)展，由權力的集中逐步走向分權、民主。與此同時，對于“一把手”的要求提高，“一把手”的能力、觀念、素質對電子政務建設起著至關重要的作用。1.明確權責關系，樹立開放觀念。面對檔案的開放利用，應吸納電子政務中“一把手責任制”的內(nèi)涵，明確責任機制，消除檔案館工作人員害怕追責、消極開放的心理，建立開放免責與不開放追責的制度。制定落實內(nèi)部監(jiān)督機制，明確進入檔案館的義務與人員工作的職能。2.全方位提升工作人員的素質。在觀念上，作為檔案工作人員應該一改往日“為國守史”的觀念。應以開放、共享、創(chuàng)新、服務的意識來要求自己，全面提升自己的素質。檔案工作人員對待檔案信息的傳播方式應力求創(chuàng)新;對待用戶，應該始終秉承著服務至上的原則。在檔案工作人員能力方面，提高對專業(yè)能力的要求，注重對現(xiàn)代信息技術使用能力的考核。加大對專業(yè)人才的培育力度，填補檔案管理專業(yè)人才的空白。另外，國家相關部門要早日實行檔案職業(yè)資格準入制度，建立一整套檔案專業(yè)創(chuàng)新人才的評價體系和激勵機制，為他們提供施展才華的平臺。3.構建檔案開放利用的績效評估體系。為了分析電子政務中存在的問題，對其進行評價，及時反饋信息。國外相關組織對電子政務的建設進行系統(tǒng)的績效評估，建立了相對完善的績效評估體系。例如，在聯(lián)合國出臺的相關電子政務績效評估體系中，分別從準備度、參與度兩個維度對電子政務的建設情況和使用情況進行評估;另外，埃森哲電子政務績效評估體系也分別從政府端、用戶端和公眾意愿三個方面對電子政務績效進行了較全面的評估，而在檔案開放方面，我國學者對檔案開放利用的評估較少。不健全的檔案利用服務評估標準是我國檔案開放利用程度較低的原因之一。為促進我國的檔案開放利用工作，構建檔案開放利用的績效評估體系勢在必行。

四、結語

習近平總書記在黨的十八屆五中全會第二次全體會議上的講話鮮明提出了創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念。在檔案開放利用中，落實檔案信息公開、共享已成為檔案工作人員的社會責任，也是應對時代變化的必然選擇。

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