探究事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化特點和發(fā)展趨勢

施惠軍

內(nèi)容摘要 一直以來，事業(yè)單位都備受大眾青睞，因為事業(yè)單位主要是由政府利用國有資產(chǎn)而設(shè)立的，所需經(jīng)費由公共財政支出，不需要實行經(jīng)濟核算，從事教育、科技、文化等各類活動。一般而言，國家會對事業(yè)單位給予適當?shù)呢斦a助來促進事業(yè)單位的運行和發(fā)展，因此，為了保證事業(yè)單位能夠向社會提供更加良好的公共服務(wù)，其更需要做好當前的財務(wù)檔案管理，這樣才能夠促進事業(yè)單位的快速發(fā)展以及社會服務(wù)的順利進行。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 財務(wù)檔案管理 信息化特點 發(fā)展趨勢

1 引言

時代不斷更迭變化，改革是必然趨勢，為了適應(yīng)時代的發(fā)展，應(yīng)立足時代的特色，吸納更加先進的因子，提升當前工作的效率。對于事業(yè)單位，在財務(wù)檔案管理過程中，如果一直不進行改變，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，會影響當前檔案管理的效率。在進行檔案管理的過程中，需要綜合多方面的內(nèi)容，有的時候也會出現(xiàn)數(shù)據(jù)漏算等問題，在這種情況下，為了減少相關(guān)人員的壓力，當前更應(yīng)該將財務(wù)檔案管理進行信息化，應(yīng)用信息技術(shù)來進一步提升管理的效率，減少相關(guān)人員的壓力。

2 簡述事業(yè)單位及財務(wù)檔案管理

事業(yè)單位主要是以政府職能、公益服務(wù)作為主要宗旨的一些公益性單位或非公益性職能部門等，會參與到當前的社會事務(wù)管理過程中，履行管理及服務(wù)的職能[1]。公益性事業(yè)單位不會像當前社會中的那些企業(yè)單位一樣，把盈利當作目標，經(jīng)費來源更加具備國產(chǎn)化的特征，事業(yè)單位的出現(xiàn)更多的是為了向社會的各方面提供服務(wù)，進一步改善人民的社會生產(chǎn)條件，讓大眾生活得更好，而事業(yè)單位的經(jīng)費來源也多樣化，主要有財政補助和非財政補助，所以在經(jīng)費來源多元化的成立條件下，就必須要進行事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理。事業(yè)單位的財務(wù)檔案就是財務(wù)部門在進行各類經(jīng)濟活動中形成的并保存起來的備查，會計憑證，會計賬簿以及報表等財務(wù)核算資料，這些檔案會記載單位相關(guān)經(jīng)濟來源以及支出的具體記錄。在傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理的階段，更多的是利用紙質(zhì)的文件和檔案來進行儲存，很多材料可能會由于保存失誤而弄丟。因此，相關(guān)人員考慮到傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，在當代的背景下，相關(guān)人員開始對財務(wù)檔案進行信息化管理。

3 事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的特點

為了迎合當前的時代趨勢，在進行管理的過程中，更多利用信息技術(shù)來展開，所以接下來筆者主要從兩大方面來闡述事業(yè)單位在進行財務(wù)檔案管理信息化過程中所呈現(xiàn)的具體特點。

3.1 檔案管理信息化所帶來的優(yōu)點

3.1.1 管理效率提升

首先非常明顯的是檔案管理信息化為相關(guān)人員帶來了便利。例如在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，相關(guān)人員主要是通過保留一些紙質(zhì)的憑證或者發(fā)票來進行核對和查驗相關(guān)的支出費用，所以在進行管理的過程中，相關(guān)人員需要耗費大量的時間和精力去反復(fù)進行核驗，并且在這個過程中，如果有某些憑證丟失，還會有刺手的問題出現(xiàn)。而在進行檔案管理信息化的過程中，就可以直接利用當前的信息技術(shù)來進行管理，直接將每一次的票據(jù)報表等財務(wù)數(shù)據(jù)錄入，到電腦文檔中直接進行儲存，一旦需要進行核驗時，就直接提取相關(guān)的具體數(shù)據(jù)，并且還可以利用信息技術(shù)來進行快速的計算分析，因此在這種情況下，直接減輕了相關(guān)財務(wù)檔案管理人員的壓力，提升了他們進行檔案管理的效率。

3.1.2 保存期無限延長

不僅如此，以前在保存相關(guān)的票據(jù)憑證賬簿時，都需要謹慎保存，以防相應(yīng)紙質(zhì)憑證流失，而在當前進行信息化管理的過程中，將不會再耗費精力去進行保存，直接利用電腦來儲存相關(guān)的信息資源。并且在采用這種模式進行管理的時候，將不會再受到時間、空間以及場地的限制，隨時隨地都可以調(diào)出相關(guān)的數(shù)據(jù)來進行查驗，所以在數(shù)據(jù)的保存上面期限得到了無限延長。

3.2 檔案管理信息化所呈現(xiàn)的漏洞

3.2.1 相關(guān)人員操作不熟練

當前的財務(wù)檔案管理信息化雖然為管理人員帶來了一系列的便利，在這個過程中，也存在一些明顯的漏洞。例如，之前的很多人員更多的是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式來管理相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)資料等，在利用信息技術(shù)進行管理時，很多人員都出現(xiàn)了不熟練的問題，甚至由于一些操作不當而導(dǎo)致了數(shù)據(jù)的丟失。對于很多管理人員而言，他們之前都沒有接受過更多的專業(yè)訓(xùn)練知識，在進行電腦操作的過程中還存在著明顯的問題。他們需要一段時間來進行適應(yīng)，在適應(yīng)的前期，會讓當前的財務(wù)檔案管理出現(xiàn)非常多的破綻。

3.2.2 管理模式問題較多

當前利用信息技術(shù)來進行財務(wù)檔案管理的過程中，我們發(fā)現(xiàn)當前的管理模式還存在著較多的問題，比如在進行財務(wù)管理的過程中，還出現(xiàn)了一些安全隱患，某些事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)安全度較低。相關(guān)人員并沒有合理地完善系統(tǒng)管理的功能，沒有設(shè)置安全度更高的防火墻和權(quán)限體系，在一定程度上會導(dǎo)致信息的泄露，因此，當前的管理系統(tǒng)漏洞較多。

4 針對于事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展提出的幾點建議

當前財務(wù)檔案管理信息化雖然貼合了當前的時代趨勢，但是在發(fā)展的前期仍然有很多急需解決的弊病，所以相關(guān)人員更應(yīng)該不斷地針對問題進行優(yōu)化，讓信息化管理更加高效的展開。本文接下來就針對于事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展提供幾點建議。

4.1 加強培訓(xùn)，提升管理人員信息化能力

經(jīng)過以上的描述，我們發(fā)現(xiàn)管理人員的信息化能力會直接影響到事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的效率和質(zhì)量，由此當前應(yīng)該追本溯源，先從人員方面進行培訓(xùn)，讓他們能夠適應(yīng)這種信息化管理模式，保證操作的順利展開[2]。之前有些人員由于不熟悉當前的信息化操作，所以在進行管理的過程中，由于操作不當或失誤會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的遺漏，因此，當前的事業(yè)單位應(yīng)該加強培訓(xùn)，讓每一位管理人員都能具備更強的信息化能力，嘗試著去適應(yīng)當代的節(jié)奏。管理人員進行操作之前應(yīng)該進行培訓(xùn)和考核，考核通過之后再讓他們直接進行檔案管理，這樣可以進一步減少檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。事業(yè)單位也不要吝嗇投入資金和心力，要保證管理人員的專業(yè)素質(zhì)，明白專業(yè)素質(zhì)及能力對于財務(wù)檔案管理的重要性，重視當前的管理培訓(xùn)。

4.2 完善弊病，解決當前管理系統(tǒng)漏洞

在進行財務(wù)檔案管理信息化的過程中，當前的管理系統(tǒng)還存在著一些漏洞，不管是硬件還是軟件方面，都沒有達到優(yōu)質(zhì)的效果。有的時候會出現(xiàn)信息被竊取或者是信息泄露的問題，一旦重要信息被不法人員獲取，將會帶來前所未有的隱患。從這方面考慮，當前的事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中，應(yīng)該進一步了解管理系統(tǒng)存在的漏洞，針對漏洞提出適當?shù)慕鉀Q方案，如當前系統(tǒng)的安全系數(shù)較低，所以應(yīng)該加大防火墻的保護力度，并且設(shè)置不同難度的防護程序，以免其他人員的不法侵入。同時還要進一步優(yōu)化管理系統(tǒng)的軟件和硬件部分，合理地進行配備和開發(fā)，這樣才能更加貼合當前的時代需求，高效率地進行財務(wù)檔案管理[3]。

4.3 設(shè)置標準，讓管理操作有序進行

在進行檔案管理信息化的過程中應(yīng)該設(shè)置相關(guān)的管理標準，這樣才能夠保證當前的管理操作可以有序地展開。例如，設(shè)置相關(guān)的財務(wù)檔案管理制度，要求相關(guān)人員必須嚴格按照制度執(zhí)行，一旦在這個過程中出現(xiàn)了管理不當?shù)膯栴}，應(yīng)該給予適當?shù)膽土P，這樣可以讓管理人員做好防范心理，在管理的過程中，對自己要求更加嚴格，減少工作中的失誤。規(guī)范整個財務(wù)檔案管理的流程，進一步保證事業(yè)單位檔案管理的進度。

5 結(jié)語

綜上所述，在時代不斷進步的背景之下，我們不能固步自封，一成不變，應(yīng)該結(jié)合時代的發(fā)展趨勢，運用更加新型的時代成果，提升當前的工作以及生活質(zhì)量，事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理占據(jù)了重要內(nèi)容。因此，相關(guān)人員更應(yīng)該加以重視，在運用信息化管理的過程中，發(fā)現(xiàn)問題，找到問題并予以解決，讓當前的財務(wù)檔案管理更加高效。

（作者系山東省國土測繪院 助理會計師）

【參考文獻】

[1]郝曉旭.新時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式探析[J].黑河學刊，2019（3）：169.

[2]張海寧.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（5）：84-85.

[3]畢睿.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].黑龍江科學，2018（10）：66-67.