高校照片檔案管理研究

費(fèi)鴻虹

【摘要】照片檔案屬于聲像檔案，是高校檔案的重要組成部分。隨著數(shù)碼照片的普及，各行業(yè)正不斷探索照片檔案的管理規(guī)范和方法。本文試結(jié)合工作實(shí)踐，從照片檔案收集、整理、保管、利用的角度，談?wù)劯咝Ｕ掌瑱n案管理的工作方法。

【關(guān)鍵詞】照片檔案;檔案管理;研究

照片檔案是高校檔案實(shí)體的重要組成部分，客觀真實(shí)地記錄了學(xué)校的歷史，在編寫學(xué)校年鑒、校志、宣傳冊(cè)，舉辦校史展覽等方面提供了重要的資源支持。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，數(shù)碼照片成為照片歸檔的重要內(nèi)容，為了指導(dǎo)信息化環(huán)境下數(shù)碼照片檔案的管理，明確數(shù)碼照片的歸檔、整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和銷毀的管理要求，國(guó)家檔案局發(fā)布了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）。結(jié)合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）對(duì)傳統(tǒng)照片實(shí)體的規(guī)范性要求，探索新時(shí)期高校照片檔案管理的工作方法。

一、歸檔照片的收集

高校照片檔案收集困難是一個(gè)長(zhǎng)期存在的問(wèn)題，一方面收集方式不固定，另一方面涉及面廣，歸檔范圍不夠細(xì)致明確。因此照片檔案存在收集完整度不高，照片著錄信息不完整等情況。歸檔材料的收集是檔案管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是最為基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，首先要解決的就是照片檔案的收集方式、范圍等問(wèn)題。

（一）收集方式。之前的照片主要是有針對(duì)性地向?qū)W校承擔(dān)重大活動(dòng)拍攝任務(wù)的部門聯(lián)系收集。首先，這種收集方式范圍比較局限，受限于拍攝單位承擔(dān)拍攝任務(wù)的范圍，由此問(wèn)題就是收集歸檔材料不能齊全完整。其次，照片拍攝人員既不是兼職檔案員，也不是學(xué)校重大活動(dòng)的承辦者，帶來(lái)的第二個(gè)問(wèn)題就是照片說(shuō)明的六要素不負(fù)責(zé)提供，也不能完整提供。這使照片檔案的質(zhì)量很難得到保證。基于這些問(wèn)題，我們可以采用目前其他歸檔材料的收集辦法，實(shí)行部門立卷制度。高校實(shí)行部門立卷制度，已經(jīng)頗有成效，之前照片歸檔沒(méi)有實(shí)行部門立卷，主要是照片拍攝器材不能普及，學(xué)校的照片拍攝主要集中在專業(yè)部門，隨著數(shù)碼相機(jī)、高清手機(jī)拍攝等成像設(shè)備的普及，各單位都能夠獨(dú)立進(jìn)行拍攝，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)照片檔案的歸檔可行性較強(qiáng)。這種收集方式能使照片檔案較全面地反映學(xué)校各個(gè)方面的情況，由各單位的兼職檔案員負(fù)責(zé)照片的歸檔也能提高照片檔案質(zhì)量。

（二）歸檔范圍。部門立卷的方式需要配合較為細(xì)致的歸檔范圍才能真正實(shí)現(xiàn)照片歸檔的齊全完整。根據(jù)多年的歸檔實(shí)踐和照片利用需求，結(jié)合學(xué)校的具體情況，從幾個(gè)大類著手，細(xì)分具體內(nèi)容：（1）黨政活動(dòng)，包括黨代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、教代會(huì)等重大會(huì)議，校領(lǐng)導(dǎo)參加的活動(dòng)、上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)來(lái)?；顒?dòng)、其他院校代表來(lái)?；顒?dòng)。（2）教學(xué)活動(dòng)，包括開學(xué)典禮、論文答辯、畢業(yè)典禮、授課、實(shí)驗(yàn)、軍訓(xùn)、實(shí)習(xí)、競(jìng)賽活動(dòng)、獎(jiǎng)學(xué)金設(shè)立及頒獎(jiǎng)大會(huì)等場(chǎng)面，畢業(yè)合影、研究生學(xué)位照等。（3）科研學(xué)術(shù)活動(dòng)，包括重點(diǎn)、大型課題開題、評(píng)審、鑒定等會(huì)場(chǎng)、主辦省級(jí)以上學(xué)術(shù)活動(dòng)、著名專家學(xué)者來(lái)校做學(xué)術(shù)報(bào)告、舉辦科技成果展覽等。（4）外事活動(dòng)，包括外國(guó)友人、代表團(tuán)來(lái)訪、與境外學(xué)校簽訂協(xié)議、備忘錄、合同場(chǎng)面、召開國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、派出國(guó)外進(jìn)行訪問(wèn)、考察、進(jìn)修等活動(dòng)、外籍教師在校教學(xué)活動(dòng)場(chǎng)面等。（5）文體活動(dòng)，包括校運(yùn)動(dòng)會(huì)過(guò)程、校運(yùn)動(dòng)隊(duì)參加比賽場(chǎng)面、舉辦書畫、攝影等展覽場(chǎng)面、藝術(shù)節(jié)活動(dòng)、大型文藝演出、文化訪談等。（6）校友活動(dòng)，包括舉辦的校慶、院慶活動(dòng)、校友會(huì)成立場(chǎng)面、校友返?；顒?dòng)等。（7）產(chǎn)品設(shè)備，包括研制生產(chǎn)產(chǎn)品樣照及使用過(guò)程、價(jià)值20萬(wàn)元以上的重大儀器設(shè)備的樣照和安裝調(diào)試運(yùn)行。（8）校園建設(shè)，包括各時(shí)期校園環(huán)境、重大項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程等。（9）獲獎(jiǎng)，包括教學(xué)、科研、文體等活動(dòng)中獲得的市廳級(jí)以上榮譽(yù)、立卷單位獲得榮譽(yù)等。（10）人物，包括歷屆校領(lǐng)導(dǎo)成員合影、標(biāo)準(zhǔn)照、工作照、典型的師生代表、杰出校友等。（11）其他，能反映學(xué)校歷史的，有重要意義的照片。在此基礎(chǔ)上，將歸檔范圍細(xì)化落實(shí)到每一個(gè)立卷單位。

二、照片檔案的整理

傳統(tǒng)照片檔案由照片、底片、文字說(shuō)明三部分組成，缺一不可。由于現(xiàn)在數(shù)碼拍攝已經(jīng)取代了膠卷拍攝，所以底片已經(jīng)逐漸被數(shù)碼照片代替?，F(xiàn)在我們要求完整的照片檔案要有紙質(zhì)照片、數(shù)碼照片、文字說(shuō)明三部分構(gòu)成。六要素文字說(shuō)明分別在數(shù)碼照片和紙質(zhì)照片上進(jìn)行標(biāo)記。

（一）照片檔案的鑒定。按照學(xué)校制定的照片檔案的保管期限以及保密規(guī)定判斷歸檔照片的保管期限及密級(jí)。

（二）數(shù)碼照片的整理。立卷單位兼職檔案員應(yīng)保存從數(shù)字成像設(shè)備中導(dǎo)出的原始圖像文件，不能對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。從保存的每一個(gè)反映同一內(nèi)容的若干數(shù)碼照片中篩選具有代表性的數(shù)碼照片。篩選原則：能反映該項(xiàng)活動(dòng)全貌，主題鮮明，影像清晰完整，同一場(chǎng)景一般只選取一張。數(shù)碼照片格式為JPEG。歸檔數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說(shuō)明。文字說(shuō)明綜合運(yùn)用時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、拍攝者等要素。按全宗號(hào)-保管期限-年份-分類號(hào)-張?zhí)栠M(jìn)行編號(hào)。將整理好的數(shù)碼照片建立層級(jí)文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤等耐久性較好的載體上，一式3套。

（三）紙質(zhì)照片的整理。將選取的數(shù)碼照片送至照相館按指定相冊(cè)規(guī)格進(jìn)行洗印，一般活動(dòng)照片洗印成5寸或6寸。相冊(cè)相應(yīng)位置插放著錄信息的卡片，主要進(jìn)行文字說(shuō)明的填寫，將時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、拍攝者等要素分別著錄。按全宗號(hào)-保管期限-年份-分類號(hào)-張?zhí)栠M(jìn)行編號(hào)。將紙質(zhì)照片和著錄卡片對(duì)應(yīng)插入相冊(cè)內(nèi)，并制作冊(cè)內(nèi)目錄，書寫相冊(cè)脊背。

（四）照片檔案系統(tǒng)著錄。將整理好的照片進(jìn)行系統(tǒng)著錄。主要為年份、分類號(hào)、立卷單位、全宗號(hào)、張?zhí)枴⒘兀〞r(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者）、保管期限、規(guī)格、責(zé)任者等信息。將對(duì)應(yīng)的數(shù)碼照片上傳至對(duì)應(yīng)目錄條目的圖像欄。

以上敘述照片的整理過(guò)程主要針對(duì)學(xué)校各類活動(dòng)照片，高校還存在特殊類型的照片——畢業(yè)合影和學(xué)位照。這兩類照片在制作過(guò)程中均需對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行處理，將信息標(biāo)記到照片上，如畢業(yè)合影需在照片正上方標(biāo)記“**大學(xué)**學(xué)院**屆畢業(yè)合影”，在照片右上角標(biāo)記合影的時(shí)間。學(xué)位照需在照片一側(cè)標(biāo)記學(xué)號(hào)、專業(yè)、姓名等信息。數(shù)碼照片拍攝和制作均由學(xué)校統(tǒng)一安排，最終保存處理后的數(shù)碼照片。這兩類照片的紙質(zhì)照片規(guī)格不同，畢業(yè)合影幅面很大，可單獨(dú)卷存;學(xué)位照片為2寸，插入相冊(cè)。

三、照片檔案的保管

照片檔案的保存有嚴(yán)格的要求，除了一般的庫(kù)房保管要求，在貯存柜架、溫濕度、空氣調(diào)節(jié)與凈化方面都有詳細(xì)的要求。盡可能地為照片檔案創(chuàng)造符合要求的保管條件，才能較好實(shí)現(xiàn)照片檔案的利用價(jià)值。根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，我們應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（一）保管裝具。照片冊(cè)、光盤冊(cè)所用封面、封底、芯頁(yè)均采用中性偏堿性紙質(zhì)材料，PH值應(yīng)該7.2-9.5之間，化學(xué)性能穩(wěn)定，不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。定制的存放大幅畢業(yè)照的卷筒，必須使用符合標(biāo)準(zhǔn)的紙芯。

（二）貯存柜架。照片冊(cè)應(yīng)保存在可以關(guān)閉，且不可燃燒、耐腐蝕的柜架中，我們一般選擇可關(guān)閉的鐵柜，內(nèi)存放間距適宜內(nèi)部空氣可循環(huán)流通。存儲(chǔ)數(shù)碼照片的光盤和移動(dòng)硬盤應(yīng)存放于專門的防磁柜中。

（三）庫(kù)房溫濕度。底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長(zhǎng)期貯存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2℃，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±5%。中期貯存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于土5℃，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±10%。黑白底片、彩色底片、黑白照片、彩色照片在不高于25℃的溫度和20%-50%的相對(duì)濕度的環(huán)境中均可以實(shí)現(xiàn)中期貯存（至少10年）。長(zhǎng)期貯存（至少100年）的標(biāo)準(zhǔn)不一，彩色照片的保存條件為不高于2℃的溫度和30%-40%的相對(duì)濕度。存儲(chǔ)數(shù)碼照片的光盤和移動(dòng)硬盤的溫濕度變化范圍應(yīng)在15-27℃、相對(duì)濕度40-60%范圍內(nèi)選定一組值，24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過(guò)±3℃、相對(duì)濕度不得超過(guò)±5%。

（四）空氣調(diào)節(jié)和凈化。配備獨(dú)立的空氣調(diào)節(jié)系統(tǒng)、選用恒濕控制的自動(dòng)制冷型除濕機(jī)和可控式加濕機(jī)，使用洗滌或吸收等空氣凈化裝置。此外，還要保持貯存環(huán)境的整齊、清潔，避免受污染的照片入庫(kù)。照片冊(cè)立放。每隔兩年對(duì)照片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過(guò)五年進(jìn)行一次全面檢查，做好檢查記錄，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。存儲(chǔ)在光盤上的數(shù)碼照片，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。不能用手直接觸摸照片及存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)戴非棉質(zhì)手套操作。

四、照片檔案的利用

除了做好照片檔案的收集、整理保管，還要積極挖掘照片檔案的價(jià)值，主動(dòng)拓展服務(wù)方式。常見的方式有定期公布照片檔案目錄、設(shè)立陳列室、編輯出版物、舉辦專題展覽等。在這些方式的基礎(chǔ)上要努力探索新的方式，進(jìn)一步挖掘照片檔案的價(jià)值，主動(dòng)服務(wù)社會(huì)。以校史展覽館為例。校史展覽是高校照片檔案最直接的利用展現(xiàn)。通過(guò)這些直觀的照片，可以還原學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，展現(xiàn)學(xué)校的歷史底蘊(yùn)。展現(xiàn)這些照片檔案的前提是數(shù)字化，對(duì)館藏紙質(zhì)照片檔案進(jìn)行數(shù)字化是提高利用效率和拓寬利用方式的前提。展板的空間有限，要使這些照片檔案能更好地被利用還需要一個(gè)平臺(tái)。通過(guò)電子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，把所有館藏照片按不同主題分類，如歷屆畢業(yè)合影、歷屆校領(lǐng)導(dǎo)、師生活動(dòng)、校園風(fēng)景等。其中最值得一提的是畢業(yè)合影，從學(xué)校辦學(xué)第一屆畢業(yè)生合影開始，各個(gè)時(shí)期、各個(gè)專業(yè)的畢業(yè)生一覽無(wú)余，整個(gè)歷史發(fā)展的空間感就有了，此外，還有各個(gè)時(shí)期校園活動(dòng)、歷屆校領(lǐng)導(dǎo)、師生上課的場(chǎng)景可以讓師生們回憶起當(dāng)年的時(shí)光，各個(gè)時(shí)期的校園環(huán)境，包括校門、教室、宿舍、圖書館、田徑場(chǎng)、食堂等，這些已經(jīng)不復(fù)再見的場(chǎng)景都可以從這個(gè)平臺(tái)中見到。對(duì)于校史展覽的主題，這樣的平臺(tái)就充分體現(xiàn)了這些表現(xiàn)學(xué)校歷史的照片檔案的價(jià)值。

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