事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題研究

邱廣軍

【摘要】檔案管理在事業(yè)單位的管理工作中是一項(xiàng)相當(dāng)重要的內(nèi)容，當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位檔案管理存在損壞或者丟失等問題。而且隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，信息化檔案管理方式逐漸得到重視和應(yīng)用，但仍然存在一些問題和缺陷。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的一些問題展開研究，以期提高檔案管理的信息化程度。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

在事業(yè)單位的檔案管理工作，信息化建設(shè)是十分重要的。尤其是在近些年來，檔案管理模式逐漸改善，在信息技術(shù)的支持下加強(qiáng)集中管理，有利于提高事業(yè)單位檔案管理的效率。而相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化管理簡化了以往繁瑣的使用流程，對(duì)事業(yè)單位的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性

當(dāng)前隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化手段是各個(gè)行業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)。在事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式正逐漸被時(shí)代所淘汰。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用使檔案管理更加便利和快捷，因此建設(shè)事業(yè)單位檔案信息化有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，在日常工作過程中應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)可以隨時(shí)隨地儲(chǔ)存和調(diào)用相關(guān)檔案，有利于提高工作效率。同時(shí)信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的室藏檔案模式，對(duì)于檔案的分類更加細(xì)化、排序分組更加合理，所以事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有利于最快速度的調(diào)用檔案和歸集檔案;另外一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易在保存中出現(xiàn)不同程度的損壞，從而使檔案信息失真、甚至是失效。而檔案信息化能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容復(fù)刻到電子硬盤或者云服務(wù)器中，有利于最大時(shí)效去保存檔案信息。而且相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化建設(shè)通過檔案平臺(tái)以及管理后臺(tái)可以更加簡便地對(duì)檔案進(jìn)行整理和借閱工作，有利于推動(dòng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。因此事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)十分重要，是提高事業(yè)單位綜合實(shí)力的重要基礎(chǔ)和保障。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）對(duì)信息化建設(shè)不夠重視。目前有很多事業(yè)單位沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)自身發(fā)展的重要作用，甚至一些管理人員認(rèn)為檔案管理的成果對(duì)單位的發(fā)展不會(huì)造成任何影響。因此出現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的工作目標(biāo)不明確、工作流程不規(guī)范，從而失去了事業(yè)單位檔案管理的真正職能及作用。也正是因?yàn)檫@種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)使很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)程度不夠。而且在事業(yè)單位檔案管理部門，中負(fù)責(zé)人員為了節(jié)省成本，不注重檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)其投入的資金、人力和物力都明顯乏力，致使無法支撐完善的信息化體系建設(shè)。

（二）檔案信息資源的開發(fā)程度不夠。在事業(yè)單位管理工作中信息資源的開發(fā)程度直接影響到人員檔案的完整性和管理質(zhì)量。但是當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)合理的信息化設(shè)計(jì)規(guī)劃，使信息資源開發(fā)工作存在嚴(yán)重問題。首先體現(xiàn)在信息資源的收集不全面，在將人員信息錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫時(shí)，只是將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容復(fù)制到電子檔案中，沒有進(jìn)行實(shí)地的調(diào)查和驗(yàn)證，從而導(dǎo)致部分檔案信息存在不準(zhǔn)確的問題。一方面，如果紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損或模糊的現(xiàn)象，管理人員依舊沒有展開調(diào)查，將人員信息錄入數(shù)據(jù)庫后，致使人員檔案信息殘缺，會(huì)引發(fā)后續(xù)管理問題;另外一方面，數(shù)據(jù)庫檔案信息重復(fù)性內(nèi)容較多，如果沒有經(jīng)過必要的整合和分析處理，就會(huì)造成檔案信息資源混亂，人員資料不全等問題，影響檔案資料的實(shí)際利用。

（三）檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要原因是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足。比如事業(yè)單位中一些堅(jiān)持傳統(tǒng)管理觀念的老員工對(duì)信息化手段和技術(shù)的掌握程度不夠，操作能力有限，難以實(shí)現(xiàn)更深層次的檔案信息化管理。此外，具備信息化管理觀念的年輕員工沒有接受合格的上崗管理培訓(xùn)，從而缺乏信息化建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn)，缺乏針對(duì)實(shí)際問題的解決能力，阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。因此檔案管理人員的缺失以及培養(yǎng)人才的制度不完善，導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)難以有序開展，缺乏人才支撐，不能有效地提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

（四）檔案數(shù)據(jù)庫檢索功能落后。在信息化檔案管理模式中，檔案信息通常是儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，但是由于軟件和硬件設(shè)施的功能限制，致使檔案檢索效率低下。一旦需要對(duì)人員檔案或者相關(guān)材料進(jìn)行調(diào)取時(shí)，不能夠及時(shí)檢索到所需檔案，影響其他工作效率。而當(dāng)前事業(yè)單位的檔案檢索方式主要有兩種方式：一是計(jì)算機(jī)檢索，對(duì)于專業(yè)素養(yǎng)不高、計(jì)算機(jī)知識(shí)匱乏的管理人員來說，無法實(shí)現(xiàn)快速檢索。另一種就是人工手動(dòng)檢索，這種方式查找檔案的速度極慢，信息化建設(shè)的成效沒有得到充分體現(xiàn)。而且在事業(yè)單位檔案管理部門中還存在信息化設(shè)備落后、軟件與硬件不適應(yīng)等狀況，導(dǎo)致檔案信息檢索效率極慢，不利于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）提高事業(yè)單位對(duì)信息化檔案管理的重視程度。首先，管理者要立足于單位的發(fā)展、建設(shè)，充分考慮內(nèi)外部環(huán)境，認(rèn)識(shí)到信息化應(yīng)用到檔案管理工作中的作用和重要性。其次，要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的積極影響。雖然檔案管理不能夠直接決定事業(yè)單位的收益，但能夠?yàn)橄嚓P(guān)活動(dòng)的開展和發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供重要依據(jù)，與事業(yè)單位的各項(xiàng)工作都有密切的聯(lián)系。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，就能夠在一定程度上推動(dòng)單位的工作效率和質(zhì)量提高。所以必須要確立事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)，制定規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理工作制度及相關(guān)規(guī)定，將信息化建設(shè)融入制度保障中，提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息化檔案管理建設(shè)的重視。另外還要加大資金、人力、設(shè)備投入，促進(jìn)檔案管理信息化，為事業(yè)單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

（二）建設(shè)檔案信息推廣平臺(tái)。檔案管理工作需要各部門的積極參與和配合，通過建設(shè)檔案信息推廣平臺(tái)能夠進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位各個(gè)部門之間的聯(lián)系和溝通，確保檔案信息資料的完整性和準(zhǔn)確性，為信息化建設(shè)奠定有利的基礎(chǔ)。同時(shí)利用信息推廣平臺(tái)能夠更廣泛收集人員或者活動(dòng)信息等相關(guān)資料，管理人員審核合格后錄入數(shù)據(jù)庫中，形成電子檔案。能夠最大限度地保障檔案的完整性和真實(shí)性，提高檔案利用效率。這一過程需要相關(guān)管理人員能夠樹立數(shù)字化管理觀念，利用專業(yè)信息化知識(shí)建設(shè)功能完善的檔案信息推廣平臺(tái)，為事業(yè)單位的檔案調(diào)閱、調(diào)用、更改、錄入等提供便利，能夠最大限度地提高檔案信息開放程度。

（三）強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)。首先，在招聘和選用檔案管理人員時(shí)要以專業(yè)素養(yǎng)作為核心考核內(nèi)容，要求具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力和信息化管理意識(shí)，還要有豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，能夠獨(dú)立處理實(shí)際問題。其次，事業(yè)單位要組織檔案管理人員上崗培訓(xùn)以及定期學(xué)習(xí)，保障其管理能力能夠與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，盡快掌握檔案信息化建設(shè)中的新技術(shù)和新方法。最后，可以采用“年輕員工+老員工”優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的管理團(tuán)隊(duì)，利用年輕員工接受新鮮事物以及學(xué)習(xí)事物快速的優(yōu)勢(shì)彌補(bǔ)老員工信息技術(shù)操作不熟練的缺點(diǎn)，同時(shí)老員工具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，能夠及時(shí)地傳授年輕員工處理檔案管理工作的技巧，形成管理隊(duì)伍共同進(jìn)步的人才培養(yǎng)格局。

（四）引進(jìn)新設(shè)備，及時(shí)更新軟件系統(tǒng)。設(shè)備是檔案管理信息建設(shè)的重要基礎(chǔ)，事業(yè)單位要引進(jìn)具有先進(jìn)功能的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和智能檢索軟件系統(tǒng)，并且要定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)管理，保障檔案管理信息化建設(shè)能夠不斷地得到優(yōu)化和進(jìn)步。比如可以將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本、圖片等形式，促進(jìn)管理方法的多樣性和實(shí)用性。要關(guān)注市場檔案管理軟件、硬件市場，保障管理設(shè)備的先進(jìn)性，同時(shí)事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部也要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的技術(shù)研發(fā)和探索，促使檔案管理信息化建設(shè)與事業(yè)單位自身更加適應(yīng)，從而最大限度地提高檔案利用效率，提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理是重要的組成部分，在推動(dòng)單位發(fā)展的過程中能夠起到一定的作用和影響。所以檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，因此事業(yè)單位要提高檔案管理信息化建設(shè)重視程度、建設(shè)檔案信息推廣平臺(tái)、強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)、引進(jìn)新設(shè)備，及時(shí)更新軟件系統(tǒng)等途徑解決信息化建設(shè)過程中存在的問題，切實(shí)推動(dòng)事業(yè)單位的健康、良好發(fā)展。

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