檔案信息資源開發(fā)利用的思考

譚瀅

【摘要】為了提升檔案信息的利用率，檔案信息資源開發(fā)利用工作的展開受到了更多關(guān)注。基于此，本文從必要性與重要性兩方面入手，強(qiáng)調(diào)了檔案信息資源開發(fā)利用的價(jià)值。同時(shí)，提出了更新檔案管理觀念、加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)、重點(diǎn)展開檔案信息化建設(shè)、優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)、依托先進(jìn)技術(shù)展開信息挖掘這些檔案信息資源開發(fā)利用的創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息資源;利用率

檔案信息資源屬于組織內(nèi)部資源，能夠反映組織的實(shí)際情況，具有極高的應(yīng)用價(jià)值，需要相關(guān)管理人員進(jìn)行重點(diǎn)的開發(fā)利用。對于檔案信息資源開發(fā)利用而言，其主要對檔案信息展開二次加工與整合，獲取檔案中隱藏的價(jià)值信息，并將其再次應(yīng)用于組織實(shí)踐?？梢钥闯?，檔案信息資源開發(fā)利用極為必要，探討其創(chuàng)新策略具有極高的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案信息資源開發(fā)利用的價(jià)值分析

（一）檔案信息資源開發(fā)利用的必要性分析。1.組織發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。在組織的發(fā)展與實(shí)際運(yùn)營中，會產(chǎn)生大量的信息資源，且多數(shù)以檔案文件的方式表現(xiàn)出來。對于組織而言，這些檔案信息資源不僅反映著其運(yùn)營實(shí)際情況，還包含著大量的隱藏價(jià)值，能夠?yàn)榻M織決策提供支持。依托檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)n案中包含的隱藏價(jià)值挖掘出來，促使組織形成科學(xué)決策，也為組織提供了更準(zhǔn)確的前進(jìn)方向?？梢哉f，檔案信息資源開發(fā)利用是組織發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，需要重點(diǎn)落實(shí)。2.實(shí)現(xiàn)信息資源價(jià)值的必然選擇。對于檔案信息資源的開發(fā)利用來說，其實(shí)際上是對組織內(nèi)現(xiàn)有的檔案信息資源展開再次的整理與加工，挖掘其中隱藏的有價(jià)值資源。若是不進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)利用，則會促使一些潛藏的高價(jià)值信息被掩埋，導(dǎo)致信息資源的浪費(fèi)。基于此，依托檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠?qū)n案中包含的高價(jià)值信息盡可能挖掘出來并投入使用，是實(shí)現(xiàn)信息資源價(jià)值的必然選擇。

（二）檔案信息資源開發(fā)利用的重要性分析。當(dāng)前，社會形勢有所改變，對于信息資源的利用率有了更多的要求，也提供了較多的信息深入挖掘的手段。在這樣的大背景下，落實(shí)檔案信息資源開發(fā)利用極為重要，相應(yīng)工作的可行性也有所提升。依托檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠促進(jìn)多種資源社會利用效益的增強(qiáng)，促進(jìn)資源的可持續(xù)利用。同時(shí)，可以保證管理活動的針對性與時(shí)效性，避免資源浪費(fèi)與管理水平降低。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的創(chuàng)新策略

（一）更新檔案管理觀念?，F(xiàn)階段，社會總體環(huán)境已經(jīng)發(fā)生較大的改變，在組織文書檔案管理中，工作內(nèi)容、工作量以及工作模式均有所變更。通常來說，文書檔案管理工作（黨校）內(nèi)容主要包括黨內(nèi)文件、行政職能工作中形成的文件、黨史編研相關(guān)資料、黨校教學(xué)相關(guān)資料等等。在新時(shí)期背景下，組織中文書檔案的內(nèi)容與數(shù)量均有所增加，為了推動組織更好發(fā)展以及決策的科學(xué)形成，需要重點(diǎn)落實(shí)檔案信息資源的開發(fā)利用。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，相關(guān)工作人員要更新檔案管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單純管理理念，重視檔案內(nèi)容與價(jià)值的深入挖掘。換言之，要將文書檔案資源視為可利用資源，并進(jìn)行功能挖掘。例如，在管理黨史編研相關(guān)資料中，可以重點(diǎn)總結(jié)其中的主要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)研究成果的再開發(fā);在管理黨校教學(xué)相關(guān)資料中，可以分析其中存在問題、總結(jié)先進(jìn)教學(xué)方法，以此支持其他內(nèi)容教學(xué)的更好展開。

（二）加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)。依托近幾年檔案信息資源開發(fā)利用的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌蛄私獾?，在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，需要現(xiàn)代化技術(shù)及其設(shè)備的支持，不僅能夠降低相關(guān)管理人員的工作量，還能夠促進(jìn)檔案資源開發(fā)利用的實(shí)際效果?；谶@樣的情況，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大對檔案管理工作的資金投入，完善相關(guān)工作的軟硬件設(shè)施建設(shè)。在此過程中，需要重點(diǎn)完成以下幾項(xiàng)工作：第一，購置先進(jìn)硬件設(shè)備，主要包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、激光掃描儀、數(shù)字化掃描錄入設(shè)備等等。第二，配置配套的管理軟件，包括與數(shù)據(jù)信息采集、加工整合、分析、安全保護(hù)等方面相關(guān)的軟件，為檔案信息的分類管理、深入挖掘、智能開發(fā)、高效利用提供支持。

（三）重點(diǎn)展開檔案信息化建設(shè)。就當(dāng)前的情況來看，落實(shí)檔案信息化建設(shè)是必然選擇，其不僅更新了檔案管理的形式，也為檔案信息資源開發(fā)利用提供支持?；谶@樣的情況，應(yīng)當(dāng)在檔案收集整理、立卷、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)中引入信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，還要建立起數(shù)字檔案館，推動存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化發(fā)展，為檔案信息資源開發(fā)利用提供豐富、全面的信息。筆者認(rèn)為，還需要落實(shí)檔案管理的智能化建設(shè)。具體來說，就是使用信息技術(shù)、智能化技術(shù)簡化檔案管理工作，優(yōu)化檔案信息查找、輸入與輸出流程，在保證管理質(zhì)量的條件下提升檔案信息錄入與查找速度。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，展開檔案信息數(shù)字化極為必要。在此過程中，相關(guān)人員需要重點(diǎn)完成以下幾項(xiàng)工作：第一，合理選擇檔案資源。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍使用了紙質(zhì)檔案，不僅查找時(shí)間較長，而且其資源額利用難度更大。因此，需要將檔案信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式。但是，由于現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，全部轉(zhuǎn)化的耗時(shí)較長且效率低下，這就要求著相關(guān)工作人員選擇合適的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變。筆者認(rèn)為，可以將檔案進(jìn)行等級劃分，對于一些涉及保密機(jī)要、日常事務(wù)管理等重要、常用文件先進(jìn)行數(shù)字化，之后再結(jié)合重要性的不同完成其他檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以此保證工作效率。第二，掃描參數(shù)系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)置。利用掃描，能夠?qū)⒓堎|(zhì)文檔迅速轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。此時(shí)，相關(guān)人員必須選擇分辨率相對較高的掃描機(jī)器，并選擇合適的系統(tǒng)參數(shù)，提升轉(zhuǎn)換信息的準(zhǔn)確性。

（四）優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。為了保證檔案信息資源開發(fā)利用工作的效果，必須要保證檔案資源的充足與全面。此時(shí)，要求相關(guān)人員進(jìn)行檔案資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，具體應(yīng)完成：第一，擴(kuò)大檔案信息資源的收集范圍，將組織生產(chǎn)經(jīng)營、管理、科研等活動中形成的信息資源（多種載體形式及種類）均納入檔案管理的范疇中，保證檔案信息資源開發(fā)利用的原始資料充足。第二，構(gòu)建并落實(shí)檔案征集制度，促使保存在個(gè)人手中的檔案資料遞交至檔案管理部門，并展開收集歸檔，以此保證檔案的系統(tǒng)與齊全。

（五）依托先進(jìn)技術(shù)展開信息挖掘。在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，要積極引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的多角度、多層次挖掘，提取其中的知識成果與信息元素，經(jīng)過加工整合后展開利用，促使檔案資源價(jià)值增值。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，確保其掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，且能夠熟練使用，以此保證檔案信息資源綜合分析與深入挖掘的效果，促使更多隱藏在檔案中高價(jià)值信息轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力。

三、總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)階段，落實(shí)檔案信息資源開發(fā)利用有著重要意義，也具有極高的必要性。通過更新檔案管理觀念、加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)、重點(diǎn)展開檔案信息化建設(shè)、優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)、依托先進(jìn)技術(shù)展開信息挖掘，提升了檔案信息資源開發(fā)利用的效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的工作升級，為組織發(fā)展提供了更多支持。

【參考文獻(xiàn)】

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