如何做好文書檔案管理工作

薄一美

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速增長，國家越來越重視文書檔案管理工作。為了進一步的創(chuàng)新文書檔案的管理效率，必須要根據(jù)實際情況融入信息化技術，提升員工的時代創(chuàng)新意識，應用系統(tǒng)對其進行自動化管理，提升管理效率，促進文書管理的持續(xù)進步。因此本文主要針對文書檔案管理工作效率提升進行簡要分析，并提出合理化建議。

關鍵詞：文書;檔案管理;工作

隨著信息技術的不斷進步，文書檔案管理已經(jīng)成為了各單位之間的信息記錄的主要依據(jù)，是不同單位之間信息查詢的重要憑據(jù)，也是工作管理人員的歷史責任歸屬。對此，必須要加強各單位之間的文書檔案管理工作，使得其能夠呈現(xiàn)當時場景下的人事物的真實狀態(tài)，確保文書檔案的參考價值，提升實踐參考活動的廣度和深度。

一、文書檔案管理工作問題

（一）規(guī)范性不足

目前在大型的企事業(yè)單位中或是專業(yè)性的檔案保管部門中依舊存在較大的檔案管理不規(guī)范行為，即包括檔案編號不規(guī)范、檔案標題不足以及部分檔案卷宗缺少等問題嚴重。目前大多數(shù)的企事業(yè)單位皆是以手工檢索和電子計算機檢索合作的方式為人員提供便利，但是較多的還是前者的使用方式且基礎性的文書檔案管理認知局限性較大。部分管理單位并沒有出臺相關的標準文件案例，導致現(xiàn)階段的文書檔案管理人為的主觀性分類概念強，無專業(yè)人士進行指導，導致目前企事業(yè)單位對于這塊工作尚且不重視，直接導致該項工作現(xiàn)階段還沒有完整的體系標準，只能借鑒其他相關文件。

（二）工作人員綜合素質(zhì)低

在文書檔案管理工作中，必須要根據(jù)實際情況對人員的綜合素養(yǎng)進行定期或者不定期的評定，了解導致人員綜合素養(yǎng)低下的原因。目前即使部分企事業(yè)單位擁有了部分檔案管理團隊，但由于其所擁有的資源少，在管理過程中不受高層領導人員的重視，且與時代接軌局限性大，直接導致檔案管理工作一直處于底層發(fā)展。且近些年來，由于檔案管理的信息化趨勢愈加明顯，檔案的信息資源管理一直沒有開展，專業(yè)水平與其他國家存在較大的差距。

二、文書檔案管理工作舉措

（一）提高工作人員的責任感

在文書檔案管理工作中，由于這項工作所涉及面較廣，內(nèi)容繁重，基礎知識較多且雜，對此，需要配備更多的能夠耐住寂寞的人進行專項工作。在聘請人員時必須要考核對應的人員的時代性，保證工作人員會使用現(xiàn)代化的管理軟件，且品德良好，做事積極肯干。除此之外，還必須要積極的做好《檔案法》以及《檔案人員職業(yè)道德》等相關文獻的的宣傳，將黨中央所出臺的政策印發(fā)成小冊子發(fā)送至每一位員工手中，使得工作人員的責任感能夠潛移默化的建立起來，形成對應的文書檔案管控流程，改善最后的管理工作效率以及分門別類。在此期間，必須要根據(jù)實際情況開展一定的人員關懷活動，增強工作人員的歸屬感。

（二）規(guī)范文書檔案工作程序

在文書檔案管理過程中，必須要根據(jù)實際情況做好綜合的文書檔案文卷查詢工作，及時剔除無效文件，降低計算機管理的重復性以及無效性，規(guī)范化檔案管理工作。在此期間，還必須有奧將組卷過厚、內(nèi)容過于繁雜的案卷沖新整合，使得多種聯(lián)系之間的文書文件更加容易分辨。對于某些無頁碼或是無卷內(nèi)目錄、無案卷標題等情況的卷宗做好重新分類或填寫，保證卷宗的規(guī)范性和完整性，提高檢索效率。因此，在進行案卷的分類時必須要及時根據(jù)確保其案卷的名字分類的準確性，實現(xiàn)檢索的高效性，規(guī)范化命名，避免出現(xiàn)含混不清、文不對題等情況。

（三）完善文書檔案的信息化管理

在文書檔案管理過程中，必須要根據(jù)實際情況對人員加強檔案管理技能的培訓，利用互聯(lián)網(wǎng)技術做好不同環(huán)節(jié)的對應記錄，編寫一定的程序和編碼，使之能與所購置的計算機軟件緊密結(jié)合，實現(xiàn)信息的合理共享。利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫管控技術，建立專業(yè)性的文書檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文書檔案的實時查詢，保證檔案的管理工作以及管理效率。在此期間，還可以應用文書檔案管理系統(tǒng)，設定有效的防盜網(wǎng)，防止篡改，保持檔案信息的原始性和可靠性，做好一定的檔案目錄編制，建立起專業(yè)性的檔案，查詢來源，實現(xiàn)聲音檔案的數(shù)字化管理，降低人為因素在文件歸檔中的作用，發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提升工作效率。

（四）提升工作人員水平

在文書檔案管理工作中，必須要提升文書檔案工作者的綜合職業(yè)素養(yǎng)。在此期間，必須要加強干部檔案管理團隊建設，選擇責任心強的檔案員，定期或者不定期的組織人員進培訓教育，關心檔案工作人員的工作和生活，發(fā)揮其主動性和積極性，定期實行考核制度，增強人員的專業(yè)技能。除此之外，還可以引進部分文化水平高、專業(yè)技能強的人才，以高水平人才帶動低水平人才，加強人員的繼續(xù)教育，使得人員的綜合素質(zhì)提升。檔案管理者還需以工作領域內(nèi)的發(fā)展現(xiàn)狀為主，積極學習其他領域知識，拓寬視野，了解行業(yè)內(nèi)動態(tài)，運用檔案學科新知識和新理論改進現(xiàn)階段的本單位的專業(yè)知識，使得檔案管理工作的復合型轉(zhuǎn)變，推進檔案管理工作的現(xiàn)代化管控以及網(wǎng)絡化管理，培育綜合性人才。

三、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段國家越來越重視文書檔案管理工作。為了進一步的創(chuàng)新文書檔案的管理效率，必須要根據(jù)實際情況增強人員的歸屬感以及文化認同感，實現(xiàn)高水平的檔案管理工作，提高文書管理在領導人員心中的地位，增強信息技術的使用效果，培育綜合性與復合型人才，促進其可持續(xù)性進步。

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