淺析企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

馬瑞

【摘要】隨著信息傳播技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也進(jìn)入革新階段。當(dāng)代企業(yè)檔案信息資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要價(jià)值，必須加強(qiáng)管理與利用工作。本文從提高相關(guān)人員思想認(rèn)識(shí)、建立完善管理機(jī)制、結(jié)合科技手段進(jìn)行檔案電子化改革、加強(qiáng)檔案編研工作等四個(gè)方面對(duì)當(dāng)下檔案管理工作提出創(chuàng)新建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè) ?檔案管理 ?檔案電子化 ?檔案編研

引言：企業(yè)檔案指企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中做出決策及開(kāi)展活動(dòng)時(shí)保留下來(lái)的具有高度記錄意義的原始性資料，而企業(yè)檔案管理則是對(duì)這些資料資源進(jìn)行匯總保存及協(xié)助調(diào)用的工作總稱(chēng)。在新時(shí)期，良好的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)所做決策提供高價(jià)值的參考例證及預(yù)期分析，為企業(yè)未來(lái)的良好發(fā)展保駕護(hù)航。

一、提高檔案管理工作人員思想認(rèn)

2019年10月，中煤大同能源有限公司舉辦中層管理干部管理技能素質(zhì)提升培訓(xùn)班，進(jìn)行對(duì)企業(yè)檔案信息管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與分享，提高相關(guān)工作人員的思想認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)檔案管理人員充分意識(shí)到檔案信息管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，促進(jìn)整體管理質(zhì)量提升。

在當(dāng)下部分企業(yè)中仍存在這樣一個(gè)問(wèn)題，不論企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作者都對(duì)此項(xiàng)工作缺乏本質(zhì)認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作僅局限于對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集與匯總的范圍內(nèi)，忽略了檔案的實(shí)際用途與使用方式，以致不少企業(yè)檔案庫(kù)出現(xiàn)繁冗化、落后化等不良現(xiàn)象，導(dǎo)致有需求人員進(jìn)行查閱的積極性降低，繼而更加缺乏來(lái)自使用者的改進(jìn)建議。在這種狀況下，檔案庫(kù)的自身不足與外界忽視形成閉環(huán)，拖慢檔案庫(kù)發(fā)展的速度，使部分企業(yè)檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期處于發(fā)展停滯狀態(tài)，不利于企業(yè)進(jìn)步與提升。

企業(yè)應(yīng)提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，并通過(guò)與其他企業(yè)或本企業(yè)其他下屬公司間交流與學(xué)習(xí)提高工作人員的檔案管理技能，鼓勵(lì)檔案管理人員結(jié)合先進(jìn)理論與企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行研究探索，開(kāi)發(fā)出與本企業(yè)發(fā)展實(shí)情相匹配的檔案管理模式，重視檔案實(shí)用性與可用性，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供重要參考。

二、建立完善檔案管理機(jī)制

2019年5月，中煤集團(tuán)召開(kāi)檔案工作現(xiàn)場(chǎng)推進(jìn)會(huì)暨交流座談會(huì).集團(tuán)公司辦公廳副主任曹君于會(huì)議上表示：檔案管理工作人員在工作中不僅要提高業(yè)務(wù)技能，還應(yīng)改善溝通態(tài)度，以服務(wù)群體為工作要求，推進(jìn)檔案管理制度專(zhuān)業(yè)化與規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)檔案豐富存量與活躍利用并行，建立完善的企業(yè)檔案管理機(jī)制。

這一創(chuàng)新體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，豐富企業(yè)檔案庫(kù)儲(chǔ)藏量，擴(kuò)大檔案庫(kù)可利用規(guī)模，如增加檔案信息收錄種類(lèi)與性質(zhì)、鼓勵(lì)有需求員工對(duì)缺失信息進(jìn)行上報(bào)并盡快補(bǔ)錄、對(duì)具有研究?jī)r(jià)值的稀有信息進(jìn)行詢購(gòu)等;第二，提高檔案查閱與使用的便利程度，加強(qiáng)檔案管理工作者的服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)員工對(duì)檔案資源增加了解與利用，把企業(yè)檔案從舊有的龐雜混亂印象中解救出來(lái)，賦予檔案新生意義，增強(qiáng)檔案實(shí)用性。

2019年11月，中煤集團(tuán)派代表參加第五屆煤炭行業(yè)檔案館館長(zhǎng)論壇會(huì)議，此前集團(tuán)曾對(duì)企業(yè)檔案資源管理模式中豐富檔案藏量與提高檔案實(shí)用性表達(dá)關(guān)注，發(fā)表《百年老礦以檔案開(kāi)發(fā)推動(dòng)企業(yè)文化傳承》一文，該論文在會(huì)議上榮獲一等獎(jiǎng)，獲得與會(huì)者一致好評(píng)。

另外，企業(yè)也應(yīng)對(duì)檔案管理人員的工作制度作出規(guī)范調(diào)整，如酌情設(shè)立賞罰機(jī)制對(duì)工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)有研究成果者加以獎(jiǎng)勵(lì)等。加強(qiáng)工作規(guī)范對(duì)檔案管理人員的工作態(tài)度具有約束與引導(dǎo)作用，為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展建立穩(wěn)定環(huán)境。

三、結(jié)合科技推行檔案電子化

2016年，中煤能源集團(tuán)下屬的安全裝備技術(shù)研究分院聯(lián)合華云數(shù)據(jù)共同開(kāi)發(fā)“私有云”信息資源管理平臺(tái)，優(yōu)化信息存儲(chǔ)與查詢機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案信息的保存私密性，為檔案信息資源的管理與共享開(kāi)拓極大發(fā)展空間。

隨著信息時(shí)代來(lái)臨，當(dāng)前企業(yè)檔案管理部門(mén)所面臨的信息繁雜度和查詢緊張度都遠(yuǎn)非以文書(shū)為主要載體的時(shí)代可比。結(jié)合科技推進(jìn)檔案電子化改革主要從兩個(gè)方面做出創(chuàng)新：第一，完善檔案查詢系統(tǒng)，建立結(jié)構(gòu)清晰、重點(diǎn)簡(jiǎn)潔的檔案信息查詢目錄，增加查詢引擎中關(guān)鍵詞收錄并對(duì)其所關(guān)聯(lián)的檔案領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)化，更換老舊系統(tǒng)，提高新系統(tǒng)利用率，增強(qiáng)檔案資料查詢與調(diào)用的便捷性;第二，電子化檔案對(duì)可查資料的內(nèi)容與形式都有所增加，極大程度減少檔案堆積對(duì)空間的占用，長(zhǎng)期發(fā)展下能夠提升管理人員的整理檔案效率，促進(jìn)企業(yè)檔案系統(tǒng)良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

值得一提的是，檔案電子化改革需要檔案管理人員具備相應(yīng)的科技知識(shí)與技術(shù)水平，企業(yè)可通過(guò)對(duì)管理人員統(tǒng)一進(jìn)行培訓(xùn)或吸納高素質(zhì)人才就崗等方式提高管理人員對(duì)科技產(chǎn)品的應(yīng)用程度，全面推行檔案信息電子化改革。

四、加強(qiáng)檔案編研與整理，提高檔案利用率

檔案編研是指企業(yè)檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案使用過(guò)程中的具體需求，對(duì)匯總的檔案信息進(jìn)行集中分類(lèi)與編目，提高檔案間層級(jí)關(guān)聯(lián)性，增加檔案查詢便捷度，再在此基礎(chǔ)上對(duì)分類(lèi)后的檔案做出分析研討與二次編纂，建立合理結(jié)構(gòu)使檔案信息由孤立化走向聯(lián)結(jié)，縮短查詢時(shí)間，提高覆蓋信息量，增加檔案利用率。

在當(dāng)今時(shí)代，高度繁雜的信息充斥在查詢系統(tǒng)的每個(gè)角落，不止帶來(lái)內(nèi)容上的重復(fù)，還因資料聯(lián)系不足等問(wèn)題導(dǎo)致檔案呈現(xiàn)的信息資源趨于表層化與片面化，極大影響到查閱者的擇用。對(duì)此，企業(yè)檔案信息管理人員應(yīng)勤于總結(jié)與詢問(wèn)，廣泛了解使用者對(duì)檔案的需求，并從中選取具有普遍性的內(nèi)容進(jìn)行精研與編纂，增加檔案資料的多元性與實(shí)用性，提高檔案利用率，讓檔案發(fā)揮其原本的記錄與參考作用，真正“活”起來(lái)。

五、結(jié)論

綜上所述，在新時(shí)期，企業(yè)可合理應(yīng)用提高管理人員思想素質(zhì)、建立規(guī)范檔案信息管理制度、推進(jìn)檔案信息電子化改革、加強(qiáng)檔案編研與整理工作等手段對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，企業(yè)檔案是該企業(yè)發(fā)展至今積累的寶貴財(cái)富，企業(yè)應(yīng)對(duì)此進(jìn)行繼承與開(kāi)發(fā)，為未來(lái)進(jìn)步做好準(zhǔn)備。

參考文獻(xiàn)：

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