企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理探析

羅茜

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）01- 087- 02

摘 要 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作是關(guān)系企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)管理繳納的重要內(nèi)容，因此需要予以格外的重視。企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的一個(gè)重要的原則就是保證養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，為企業(yè)職工提供優(yōu)質(zhì)的參保服務(wù)，對(duì)于完善社會(huì)保障制度具有重要的意義。文章正是基于這個(gè)背景，對(duì)當(dāng)前企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上有針對(duì)性的提出相關(guān)的解決措施，期望能夠?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人士提供參考。

關(guān)鍵詞 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn) 檔案 信息化管理 探析

隨著社會(huì)保障制度的不斷完善和人們對(duì)于社保的意識(shí)覺(jué)醒，目前養(yǎng)老保險(xiǎn)已經(jīng)成為了人們關(guān)注的重點(diǎn)。尤其是對(duì)于企業(yè)而言，如何確保所屬職工能夠全面參保，成為了關(guān)系企業(yè)職工切身利益的重大事項(xiàng)。企業(yè)的養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作是一項(xiàng)非常細(xì)致規(guī)范的工作，尤其是對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，目前在養(yǎng)老保險(xiǎn)的管理中，信息化手段正在發(fā)揮著重要的推動(dòng)作業(yè)，目前養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理也不斷邁向信息化管理時(shí)代。文章就針對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致分析，并在此基礎(chǔ)上提出一些解決措施。

一、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理的重要意義

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理，就是將企業(yè)職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案以數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，為企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理提供更加便利的服務(wù)。利用信息化手段進(jìn)行檔案管理的一個(gè)主要的優(yōu)勢(shì)就是可以利用數(shù)字化的便利性對(duì)檔案資料等進(jìn)行方便的查詢和操作，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的強(qiáng)大功能對(duì)檔案進(jìn)行輔助管理，從而大幅提高檔案管理工作的效率。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理工作，數(shù)字信息一方面有利于數(shù)據(jù)信息的保存和讀取，另一方面也可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行便利的操作，節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力。具體而言，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化管理的重大意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）便于檔案查詢和利用

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版存檔，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)后，可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)在檔案查詢系統(tǒng)中通過(guò)關(guān)鍵字進(jìn)行快速搜索，極大地提升了檔案的查詢和利用效率。此外還可以通過(guò)數(shù)字加密技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加密，從而能夠有效確保檔案管理的保密性。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，還可以提升檔案的保存時(shí)間，使紙質(zhì)檔案的壽命得到延長(zhǎng)。

（二）提升檔案管理的科學(xué)性

利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，從而能夠協(xié)助形成一套良好的管理體系。檔案信息資源利用的效率是檔案管理工作的關(guān)鍵，采取信息化管理的手段能夠有效提升檔案管理的科學(xué)性，利用開放的工作平臺(tái)和規(guī)范的操作程序提升管理工作的科學(xué)性。此外，系統(tǒng)還能夠通過(guò)其功能流程設(shè)計(jì)，幫助相關(guān)工作人員在檔案操作中規(guī)范其處理流程，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)性。

（三）支持養(yǎng)老保險(xiǎn)管理決策和管理工作

通過(guò)信息化管理手段，能夠利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行大量養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息的統(tǒng)計(jì)和分析，從而為養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作提供有效的決策支撐。通過(guò)系統(tǒng)功能的不斷增強(qiáng)，數(shù)據(jù)的分析結(jié)果不斷更加合理精確，同時(shí)可以直觀地展現(xiàn)在管理人員面前，進(jìn)而提升管理決策的準(zhǔn)確性。此外，也能夠利用計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案的輔助管理工作，從而大量減少人員參與的工作量。

（四）提升企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理的時(shí)效性

檔案數(shù)字化、信息化后，就可以利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)訪問(wèn)和修改，有效提升管理工作的時(shí)效性。具體來(lái)講，一方面管理人員可以在聯(lián)網(wǎng)情況下在任何地點(diǎn)訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理辦公，另一方面信息的便捷訪問(wèn)處理也使得信息的更新速度也相較于紙質(zhì)化的檔案有了明顯的提高。

二、當(dāng)前企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）相關(guān)的管理人員對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足

當(dāng)前企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作已經(jīng)逐步引入了信息化的管理手段，并且得到了良好的應(yīng)用效果，信息化管理方式已經(jīng)成為了檔案管理的趨勢(shì)。目前看來(lái)，企業(yè)的養(yǎng)老保險(xiǎn)管理人員對(duì)于檔案信息化管理的重要作用和意義認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)于信息化管理方式還不能夠積極學(xué)習(xí)和融入，導(dǎo)致企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理工作無(wú)法真正有效推進(jìn)。有的檔案管理人員存在認(rèn)識(shí)偏差，認(rèn)為將檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，完成數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲(chǔ)工作就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，其實(shí)殊不知這只是信息化管理的基礎(chǔ)和前提。實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化后，更重要的是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)通信系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，從而真正利用好信息化管理的優(yōu)勢(shì)。目前來(lái)看，企業(yè)相關(guān)管理人員的思想認(rèn)識(shí)還需要進(jìn)一步提高。

（二）企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作內(nèi)容有缺失

在實(shí)際的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作中，對(duì)于檔案信息的起草、修改和打印等操作都是利用電腦、網(wǎng)絡(luò)和檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的操作，此外檔案信息的存儲(chǔ)也是以電子檔案的形式保存在信息系統(tǒng)中。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的電子化存儲(chǔ)和管理也帶來(lái)了一些弊端，尤其是電子信息復(fù)制簡(jiǎn)單、可以被輕易修改，對(duì)于原始信息的留存沒(méi)有痕跡，導(dǎo)致許多管理人員在管理過(guò)程中容易產(chǎn)生懼怕的心理，擔(dān)心檔案信息被隨意更改，原始信息不能夠保留，因此許多管理人員在實(shí)際的管理工作中，還是會(huì)借助紙質(zhì)化的手段進(jìn)行檔案信息的管理甚至是主要依靠紙質(zhì)化檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案信息化管理的內(nèi)容不全面，存在缺陷。

（三）養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理制度還不完善

檔案信息化管理工作相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作有很多工作方式和工作內(nèi)容上的革新，因此在管理制度上也應(yīng)當(dāng)有所變化，才能夠適應(yīng)當(dāng)前信息化管理工作的需求。檔案信息化管理制度是保證養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的根本遵循，也是促進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作正規(guī)化的重要措施。制度不完善的情況下，有可能導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)在電子檔案存儲(chǔ)格式、檔案共享性等方面存在很多不一致、不規(guī)范的情況，因此就很難進(jìn)一步發(fā)揮信息化管理的效果。

（四）企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理人員缺乏

目前企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作本身所設(shè)置的崗位就較少，檔案管理人員崗位設(shè)置也不多，這就導(dǎo)致管理人員力量較為薄弱。尤其是對(duì)于檔案信息化管理工作而言，其需要管理人員掌握一定的檔案信息技術(shù)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，才能夠充分勝任信息化管理崗位。目前看來(lái)，企業(yè)除了本身信息化管理專業(yè)人才較少外，自身的人才培養(yǎng)能力也較為遲滯，在工作中不注重對(duì)人才的培訓(xùn)教育，無(wú)法保持管理人才隊(duì)伍的健康成長(zhǎng)，最終導(dǎo)致企業(yè)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理人才匱乏，影響企業(yè)最終的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理的成效。

三、提升企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作質(zhì)效的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作的重視程度

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、細(xì)致性的管理工作，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中雖然沒(méi)有直接產(chǎn)生很多的利潤(rùn)和效益，但是卻是關(guān)系企業(yè)職工切身利益的關(guān)鍵內(nèi)容，因此需要企業(yè)管理者對(duì)其給予高相當(dāng)?shù)闹匾暎@樣才能夠保證在企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中有足夠的人力、物力和財(cái)力投入到企業(yè)中去。例如在企業(yè)的預(yù)算中增加專門的設(shè)備經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，做到?？顚Ｓ?，確保相關(guān)的采購(gòu)設(shè)備能夠直接用于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中，從而促進(jìn)相關(guān)信息化管理設(shè)備的更新，提高檔案信息化管理的效率。只有企業(yè)重視了這項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，才能夠在客觀上形成促進(jìn)管理工作向好發(fā)展的環(huán)境，從而為提高檔案信息化管理工作質(zhì)效提供保障。

（二）完善企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作方式

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，其在企業(yè)的生產(chǎn)和管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作而言，引入信息化管理手段也是其實(shí)現(xiàn)工作效率提升的必然選擇。要想推進(jìn)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作向信息化管理不斷發(fā)展，就需要在轉(zhuǎn)變當(dāng)前的檔案管理方式，加強(qiáng)當(dāng)前企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息管理系統(tǒng)的規(guī)范性和統(tǒng)一性，從提升管理人員思想、強(qiáng)化系統(tǒng)操作規(guī)范等方面入手，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作方式的轉(zhuǎn)變。

（三）加強(qiáng)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)

任何管理工作的主動(dòng)因素都是人，因此應(yīng)當(dāng)將信息化管理人才培養(yǎng)作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，才能夠?yàn)樘岣吖芾碣|(zhì)效提供有效的人才保障。一方面，企業(yè)要制定專門的檔案信息化管理人才培養(yǎng)計(jì)劃，將人才培養(yǎng)工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)來(lái)抓；另一方面，企業(yè)要在日常的工作中結(jié)合工作實(shí)踐注重培養(yǎng)人員的管理思維和管理技能，還可以通過(guò)與其他單位的管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流、相互學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)做法，提升企業(yè)檔案管理信息化水平。

（四）建立并完善企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理機(jī)制

工作機(jī)制是界定崗位職責(zé)、明確工作關(guān)系、推動(dòng)各項(xiàng)工作穩(wěn)定運(yùn)行的基本遵循。在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理的過(guò)程中，要向提高管理工作的質(zhì)量就必須建立一套規(guī)范的工作機(jī)制，提高信息化管理的安全性，對(duì)工作機(jī)制中不合理的部分進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，從而形成崗位權(quán)責(zé)清晰、工作流程順暢的良好工作機(jī)制。

四、結(jié)語(yǔ)

養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作是企業(yè)管理工作中一項(xiàng)重要的組成部分，關(guān)系著企業(yè)員工的切身利益。文章針對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作進(jìn)行探討，針對(duì)目前企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了一些見(jiàn)解，期望能夠提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理工作的質(zhì)量和效率，推動(dòng)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作的進(jìn)步。

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