行政事業(yè)單位內部控制管理缺陷及應對

黃敏

摘要：為了進一步提高行政事業(yè)單位內部管理水平，規(guī)范內部控制，加強廉政風險防控機制建設，目前行政事業(yè)單位亟須提升自身業(yè)務水平，從而適應更高要求的財務管理需求。所以，構建有效的內部控制體系就成為行政事業(yè)單位重點關注的課題，越來越多的行政事業(yè)單位財務管理人員通過優(yōu)化管理制度等方式加強內部控制的有效性。

關鍵詞：行政事業(yè)單位;內部控制;缺陷;應對

一、行政事業(yè)單位內部控制的意義及主要作用

構建科學完善的內部控制體系，對于優(yōu)化行政事業(yè)單位工作模式，提高業(yè)務水平與服務質量有著顯著的效果。通過內部控制體系的建立，能夠起到解決行政事業(yè)單位內在問題的作用，進而促進行政事業(yè)單位的發(fā)展與提升。另外，通過構建內部控制體系，還能讓行政事業(yè)單位內部工作人員對自身工作以及相關部門工作形成更為清醒、明確的認識，掌握單位運行情況，為發(fā)現工作問題創(chuàng)造有利條件。

對于職責的履行來說，在行政事業(yè)單位開展內部控制體系建設，能夠促進各項制度的實施與落實，從而達到提升行政事業(yè)單位工作效率的作用，進而保證相關業(yè)務能夠順利開展。隨著行政事業(yè)單位各項業(yè)務的開展與細化，工作人員面臨越來越繁重的工作任務，所以也需要通過內控體系完成工作人員的合理分配，進而避免責任推諉問題的發(fā)生[1]。

二、行政事業(yè)單位內部控制存在的問題

目前，我國的行政事業(yè)單位在內部控制方面存在很多缺陷，具體地說，有如下幾個方面：

（一）內部控制制度墨守成規(guī)

行政事業(yè)單位的內部控制建設中普遍存在著墨守成規(guī)形式主義傾向，一是千篇一律，表現在內部控制的文本是你抄我的、我抄你的，相互拷貝，一套文本可以供不同的行業(yè)、不同的行政事業(yè)單位使用，內部控制制度完全沒有按照單位的實際情況來制訂。二是一成不變，不少行政事業(yè)單位的內部控制文本一旦形成后，很少修改，事實上，行政事業(yè)單位的外部環(huán)境在不斷變化，單位的內部條件也在不斷更新，固定模式的內部控制文本將使它失去了活力，也使內部控制達不到應有的目的[2]。

（二）授權、執(zhí)行、記錄、檢查之間存在兼容現象

相互制約是內部控制的重要要求也是基本要求，因此就需要通過制度以及管理措施實現經濟業(yè)務事項相關單位及人員的互相分離。但是，目前來說，很多行政事業(yè)單位都存在著授權、執(zhí)行、記錄、檢查之間兼容現象，沒有實現分離制約，從而導致內部控制虛置問題嚴重。

（三）內部控制執(zhí)行乏力

在實際工作中，行政事業(yè)單位的內部控制措施沒有得到有效的實行，從而導致執(zhí)行效果欠佳，有的行政事業(yè)單位沒有執(zhí)行機構、有的行政事業(yè)單位沒有執(zhí)行人員、有的行政事業(yè)單位沒有制定內部控制標準、有的行政事業(yè)單位沒有進行內部審計或沒有發(fā)揮內部審計的作用、有的行政事業(yè)單位在執(zhí)行過程中“暗箱操作”、有的行政事業(yè)單位在執(zhí)行中受到管理者的不正當干擾，如此等等使內部控制就像是走過場[3]。

（四）行政事業(yè)單位的內部控制環(huán)境建設相對滯后

行政事業(yè)單位是否具有良好的內部控制環(huán)境，對于具體工作的開展也有一定的影響，但是目前很多行政事業(yè)單位沒有構建起先進、良好的內部控制環(huán)境。

三、對策

要使內部控制達到它的目的，要克服我國行政事業(yè)單位目前存在的內部控制的種種不足，關鍵在于行政事業(yè)單位的內部控制必須有所創(chuàng)新、不斷完善，為此，應進行如下幾項工作：

（一）內部控制制度應不斷推陳出新

1.工作人員應該深入了解行政事業(yè)單位內部因素變化情況，并對內部控制制度進行適當的調整。在這個過程中，我們也會發(fā)現內部控制制度實施過程中存在的問題，常見的問題包括管理體系不健全、內容不完善、不具有操作性以及存在明顯的滯后問題等等。據此，則需要內部控制管理人員采取有效的方式調整內部控制制度，調整的過程中也需要充分考慮行政事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃以及實際情況。

2.工作人員還應該重點觀察經濟環(huán)境、政策環(huán)境等外部環(huán)境的變化，并對內部控制制度進行調整和完善。同時堅持在原有制度基礎上進行創(chuàng)新的工作原則，這樣能夠有效避免外部環(huán)境變換阻礙內部控制制度實施問題的發(fā)生。同時，工作人員也應該定期或者不定期對內部控制制度內容進行審核與分析，這樣能夠進一步促進內部控制在行政事業(yè)單位中的有效落實。最重要的是，相關工作人員應該根據政策法規(guī)變化，去除制度中不合規(guī)、不合法的條款，保證制度的合法性。另外還需要根據實際情況適當增加新的條款。

在實際工作中，預算編制、審批等制度不完善，沒有對預算進行合理的分析與評價，行政事業(yè)單位運行過程中容易出現預算執(zhí)行脫節(jié)的現象。內控信息化作為提升溝通效率的重要手段，但是仍然有很多行政事業(yè)單位對內部控制信息化建設存在疑惑。

（二）強化行政事業(yè)單位的內部牽制

1.保證多個科室或者人員參與具體業(yè)務的分工，能夠強化行政事業(yè)單位的內部牽制。換句話說就是避免一個科室、一個人獨立承擔某項業(yè)務的所有工作，同時需要讓工作銜接的科室及人員對已經完成的內容進行檢查和審核。針對某一工作需要設置適當的授權制度，并做到不相容工作的責任分工，整理好憑證和記錄，另外還設計接近控制、獨立檢查等等工作。

2.牽制效果的提升能夠通過工作輪換制的應用實現。工作輪換制的實現方式為首先明確管理系統(tǒng)中不同崗位的重要程度，從而對對應員工在崗位、管理系統(tǒng)中的重要程度進行確定，并據此控制輪崗頻率，通過輪崗的方式將現存的問題體現出來，從而達到明確制度缺陷、管理問題的效果，為制度后續(xù)的優(yōu)化提供參考。

3.內部牽制既包括相關科室之間的牽制，也包括上、下級之間的牽制。如果出現崗位不相容的問題，應該將其完全分離開來，使其相互獨立，做到相互監(jiān)督工作，保證行政權力的制衡以及權限的互相制約，如：安排多人負責貨幣資金業(yè)務流程，盡可能避免個人全程負責;出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。當然行政事業(yè)單位也應該安排多人處理實物資產工作，包括編制實物資產的執(zhí)行、審批程序、預算、貨幣支付、貨物驗收、物資購進等，并配備監(jiān)督人員嚴格把控過程，保證內部控制活動的順利實施。

（三）加強內部控制的執(zhí)行和落實

為發(fā)揮內部控制應有的作用，應當加強內部控制的執(zhí)行和落實，為此，除了行政事業(yè)單位應設置內部控制執(zhí)行機構、配備足夠的執(zhí)行人員，提高管理者素質，以克服“暗箱操作”和不正當干擾外，還要著重進行如下工作：

制訂和完善內部控制標準，正確記錄經濟業(yè)務執(zhí)行情況。只有這樣才能把工作實績與標準目標進行比較，借以發(fā)現差異并分析造成差異的原因以及各種因素對差異的影響程度，提出糾正措施予以補救，從而達到內部控制的目的。

要特別關注重要的控制程序的執(zhí)行。如：核對會計記錄數字的準確性、保存調節(jié)表、日常編報資料和試算表、核對預算及執(zhí)行結果等。

發(fā)揮行政事業(yè)單位內部審計的作用，切實加強考核、監(jiān)督機制，保護單位的資產安全。此外，還要將內審人員從會計、財務人員中分離出來，直接對董事會負責，這樣才能真正發(fā)揮內審人員的作用，監(jiān)督單位朝著合理、合法的良性軌道發(fā)展。

（四）建立良好的行政事業(yè)單位的內部控制環(huán)境

1.在管理理念中融入以人為本的思想。人是實現創(chuàng)新的主體所在，無論是經營目標的確定還是核對機制的設置，都需要由人來進行優(yōu)化和創(chuàng)新。因此，行政事業(yè)單位需要通過融入以人為本的思想，讓人的作用得到充分的發(fā)揮，并創(chuàng)造性工作得到有效的開展，同時也能促進工作人員綜合素質的提升，激發(fā)起道德意識以及法規(guī)意識，讓控制者和被控制者都能形成良好的主觀能動性，進而促進內部控制效果的提升。

2.加強行政事業(yè)單位的基礎工作。只有完善和健全的基礎工作，才能提供歷年來完整、準確的各項定額資料，以制定合理的、更加完善的內部控制標準，滿足內部控制的需要。隨著經濟全球化進程的加快和電子商務的出現，行政事業(yè)單位的定額資料不僅項目越來越多，而且還出現了很多實時業(yè)務，因此，行政事業(yè)單位應及時采用信息技術，利用網絡技術來改進和強化單位的基礎工作。

3.提高管理者對內部控制重要性的認識，內部控制成敗的關鍵是管理者的內部控制意識和行為。一個管理者如果對內部控制的意義有一個全面的認識，就能自覺地維護內部控制的分離和制約，自覺地支持內部控制的實施和執(zhí)行，自覺地強化溝通和管理交流，減少管理者與被管理者之間的隔閡，形成強大的行政事業(yè)單位合力，促進行政事業(yè)單位內部控制的健康發(fā)展。

四、總結

綜上所述，具體內控體系的構建可以由行政事業(yè)單位獨立完成，同樣也可以通過與專業(yè)機構合作，獲取其專業(yè)理論支撐和豐富經驗，確保內控規(guī)范實施取得良好效果。但是，無論何種方法，其工作的原則都應該是以客觀事實為依據，優(yōu)化解決實際問題為主。

參考文獻：

[1]秦敏.行政事業(yè)單位內部控制評價體系研究[J].合作經濟與科技，2019 （22）：134-135.

[2]林穎.行政事業(yè)單位會計內部控制制度研究[J].現代營銷（信息版），2019 （11）：139.

[3]強音.行政事業(yè)單位會計內控管理的薄弱環(huán)節(jié)及應對措施[J].時代經貿，2018 （36）：40-41.