人事檔案管理存在的問題與改革思路

鄭靜

摘? ? 要：人事檔案的管理對于各個企業(yè)、工作單位的重要作用是不可取代的，尤其是在市場經濟發(fā)展迅猛的當下，各個企業(yè)以及單位也開始逐漸注意人力資源管理的相關事宜以及人事管理制度的建立。各企業(yè)以及單位應該正視當前人事檔案管理的中所存在的漏洞，并針對問題提出行之有效的人事管理問題解決辦法，將人事檔案管理制度完善，使其適合社會對于企業(yè)的用人管理要求，實現(xiàn)人事檔案管理的系統(tǒng)化以及高效實施。

關鍵詞：人事檔案;管理制度;問題;改革

人事檔案管理制度的建立是為了用人單位對單位員工的考察以及發(fā)現(xiàn)人才而建立的，所以人事檔案管理制度的規(guī)范化實施是具有極其重要的意義的。對人事檔案進行管理是為了便于對人事資料進行整合收集、便于保管，此外還能夠為人事管理部門提供對員工工作的表現(xiàn)的評價依據。本文將對人事檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題進行探討，并對人事檔案管理存在的問題提出一些解決辦法。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理的現(xiàn)狀以及漏洞

（一）輕視人事檔案管理

人事檔案管理是現(xiàn)在管理者所忽視的一部分，人事檔案是管理者對于人的管理的重要組成部分，管理者可以通過人事檔案獲取個人的工作經歷以及其他信息，個人進行應聘時也可以通過人事檔案提供自己的工作經歷等信息，這些信息原始、真實可靠，可以對個人有一個較為客觀的評價。對用人單位的招聘以及個人的應聘都是一個可靠的信息來源，都有很重要的作用。但隨著社會越來越開放，我國用人單位的改革也在不斷進行，對于人才來說，選擇性也更高，流動性大。人事檔案的管理也逐漸減少，甚至有部分單位認可檔案無用論，導致人事檔案管理被忽視。

（二）人事檔案管理專業(yè)欠缺

人事檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，對于人事檔案管理者的技術要求也很高。但是現(xiàn)在有部分用人單位的人事檔案管理者不夠專業(yè)，在進行人事檔案整理的工作時不夠規(guī)范，甚至有材料混亂出錯的現(xiàn)象存在，完全不符合規(guī)范整理的要求。

（三）人事檔案管理制度落伍

現(xiàn)階段大多數用人單位在進行人事檔案管理的工作時采用封閉式的管理制度，雖然這種封閉式的制度可以讓檔案管理者更好的收集人事檔案并進行集中管理以及保護，但是封閉式的管理的可應用范圍很小，當單位有人員流動的情況時，人事檔案管理的工作量就會大大增加，難以調度個人的人事檔案，為人才在社會上的流動造成阻礙，也影響用人單位對于個人的信息交流。這種管理制度太過于固定死板，對于資源是一種浪費。

（四）人事檔案管理方法不夠先進

人事檔案管理是一項信息工作量大的工作，必須要結合一些現(xiàn)代化信息技術手段，才能使人事檔案管理更加科學規(guī)范。然而現(xiàn)在的人事檔案管理工作并沒有很好的與信息化技術結合，大部分用人單位的檔案還是采用的紙質材料進行人事管理的記錄工作。也有部分用人單位融入了計算機到管理工作中，但由于工具以及技術的局限性，也僅僅是輸入名字或者檔案編號進行檔案的調度，這樣的方式并沒有從根本上改善紙質記錄檔案信息的易出錯的問題。此外，紙質檔案也無法保證信息的安全以及私密性，即使是采用電子檔案，但由于現(xiàn)在計算機技術發(fā)達，黑客等也會對人事檔案信息的安全性以及保密性造成威脅，一旦人事檔案信息外泄，會帶來的后果是無法估量的。

二、如何對人事檔案管理進行完善

（一）規(guī)范人事檔案管理制度

人事檔案管理人員在進行人事檔案管理的過程中要嚴格按照相關制度進行，必須重視人事檔案管理工作規(guī)范進行的重要性，在進行整理工作時要做到快速、細致、準確、高效率。此外，人事檔案管理人員應該將信息化技術融入檔案管理工作之中，盡量采用電子檔案進行人事信息的錄入。在進行數字化管理時，也不能忽視人事檔案管理的標準，要結合單位是實際需求來建立標準化的人事檔案資料信息庫，便于用人單位對人事檔案的管理以及運用。

（二）人事檔案管理者注重素質提升

人事管理工作者的專業(yè)水平也很大的影響了人事檔案管理工作的結果。人事檔案管理工作者要不斷的提升自己的工作能力，在進行人事檔案管理的工作時要對自己高標準、高要求，并且要履行以人為本的人事檔案管理工作理念。在檔案管理工作中，要以更加科學、更加人性化為目標，采用適合于本用人單位的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作的效率有一個很大的提升。此外，人事檔案管理者還要充分利用信息化技術，減少人力以及資源的浪費。

（三）實施開放的人事管理制度

在當前的人事檔案管理中，多數用人單位采取的是封閉式的人事檔案管理制度，封閉式的管理制度已經無法適用于當代社會的發(fā)展，這就需要開放式的人事檔案管理制度。相較于原先的封閉式人事檔案管理制度，開放式的制度除了有良好的私密性以外，還能夠有更大的服務面，更加適合當下的信息化時代。

（四）建立人事檔案信息庫，實現(xiàn)數字化

對于建立人事檔案信息庫有兩點要求，首先要對電子檔案的收錄以及歸檔進行強化，其次要采用數字化手段進行人事檔案管理的相關工作。所以，用人單位要想實現(xiàn)數字化的管理，就要有一個自動化的辦公系統(tǒng)以便于電子檔案管理機制的實施。此外，用人單位在對于自動化辦公系統(tǒng)的選擇上，要根據本單位的實際用人情況、現(xiàn)狀未以及來發(fā)展進行選擇。

總而言之，人事檔案管理對于任何單位來說都是極其重要的，不得忽視人事檔案管理工作中的規(guī)范化作業(yè)。此外，用人單位對于人事檔案管理的手段以及制度要與時俱進，要實現(xiàn)信息化技術與人事檔案管理工作的有機結合，才能夠為人才在社會的流動以及各用人單位對于人事信息的交流做一個良好保障。

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