事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

盧雪萍

摘要：檔案管理工作是負(fù)責(zé)保存、記錄單位內(nèi)部人員履歷和基本信息的主要工作，檔案信息是各單位領(lǐng)導(dǎo)選拔人才、甄別個(gè)人政治成分的重要依據(jù)。我國事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作模式和方法已獲得長期實(shí)踐驗(yàn)證，均具備一定實(shí)際效果。然而隨著時(shí)代發(fā)展，信息技術(shù)逐步普及，為延長檔案使用年限、提高員工個(gè)人信息儲(chǔ)存安全性，減少管理成本，各單位開始逐步將紙質(zhì)檔案錄入電腦中，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但是相關(guān)工作人員未能創(chuàng)造出一套完善信息化檔案管理辦法，無法提高數(shù)字化檔案管理、利用效率和存儲(chǔ)安全性，技術(shù)升級(jí)并未帶動(dòng)管理方法和人員素質(zhì)升級(jí)。本文對(duì)目前事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理亂象進(jìn)行了分析，提出了強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理能力的可行策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設(shè);信息技術(shù)

前言：

檔案是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人開展工作的可靠信息來源，檔案工作對(duì)我國事業(yè)單位正常經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)有著不可估量的支持作用，黨和國家高度重視事業(yè)單位的檔案管理工作，各單位負(fù)責(zé)人必須狠抓檔案管理工作，順應(yīng)科技發(fā)展潮流，組織單位檔案數(shù)字化工程，制定合理系統(tǒng)性檔案管理制度，提高檔案信息利用率，進(jìn)行辦公設(shè)備信息化升級(jí)，打破單位間的信息壁壘，允許單位員工自由查詢核對(duì)數(shù)字化檔案，提高單位檔案的流通速度，為跨單位檔案查詢與轉(zhuǎn)存和各類背景信息調(diào)查提供便利，建立全國事業(yè)單位網(wǎng)上檔案庫，匯總并整合所有單位員工的檔案信息，利用信息技術(shù)進(jìn)行高效管理。

一、現(xiàn)階段我國事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作中的關(guān)鍵問題分析

（一）檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)較低，對(duì)新型信息管理設(shè)備缺少了解

新時(shí)代數(shù)字化檔案錄入、管理、維護(hù)工作需要具備一定科學(xué)素養(yǎng)和信息設(shè)備操作能力的工作人員完成，檔案工作負(fù)擔(dān)較重，工作時(shí)間較長，需要處理的數(shù)據(jù)數(shù)量龐大，沒有專業(yè)管理人員就不會(huì)有專業(yè)的信息化檔案建設(shè)，數(shù)字檔案就無法被機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有效利用。目前我國數(shù)字化檔案管理體系中最大的漏洞在于管理隊(duì)伍中對(duì)信息技術(shù)有了解的人才較少，且有部分員工不愿學(xué)習(xí)新技術(shù)，普遍未參加過專業(yè)的技能訓(xùn)練活動(dòng)，只知道沿用紙質(zhì)檔案時(shí)期的管理辦法，對(duì)數(shù)據(jù)檢索和文件編碼工具的使用方法一竅不通，造成檔案查詢速度極慢，工作效率較低，錯(cuò)漏事故層出不窮[1]。而且部分檔案管理人員沒有保密意識(shí)，經(jīng)常出借密級(jí)或機(jī)密級(jí)文件給不明來歷的社會(huì)閑散人員觀看，不重視保護(hù)檔案所有人的隱私權(quán)，經(jīng)常隨意查閱或復(fù)制他人數(shù)字化檔案信息，政治保密意識(shí)過于淡薄。檔案管理人員服務(wù)態(tài)度較差，工作狀態(tài)不積極，不按規(guī)定保存數(shù)字化檔案，檔案電子編目混亂無序，查詢困難。

（二）數(shù)字化技術(shù)設(shè)備更新升級(jí)不及時(shí)，設(shè)備老化故障維修困難

開展數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)在于先進(jìn)的網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫和檔案存取設(shè)備，然而部分單位所使用的數(shù)據(jù)管理軟件和硬件設(shè)備并不配套，因價(jià)格或其他因素影響，未能購進(jìn)整套數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，由其他廠商設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫管理軟件與存儲(chǔ)設(shè)備強(qiáng)行搭配，造成數(shù)據(jù)的頻繁丟失或設(shè)備不定時(shí)故障[2]，嚴(yán)重影響了檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。部分設(shè)備年久失修，未能隨著技術(shù)發(fā)展進(jìn)行及時(shí)更換，事業(yè)單位工作人員的維護(hù)手段和工具不足，一旦設(shè)備因老化超齡使用而損壞，在市場(chǎng)上找不到能夠完整修復(fù)檔案數(shù)據(jù)的方法。

（三）未能建立一套與時(shí)俱進(jìn)的管理制度和詳細(xì)精確的工作行為準(zhǔn)則

目前將紙質(zhì)檔案數(shù)字化錄入電腦存儲(chǔ)已是大勢(shì)所趨，但是各單位數(shù)字化檔案庫的日常管理規(guī)則還很不完善，管理人員的日常活動(dòng)缺少詳細(xì)規(guī)范指導(dǎo)，不了解自身工作的價(jià)值和具體工作目標(biāo)，各單位對(duì)怎樣利用數(shù)字化檔案有不同的認(rèn)識(shí)和理解，管理標(biāo)準(zhǔn)也并不一致。在數(shù)字檔案的查閱權(quán)限劃分、機(jī)密文件的加密處理、工作人員的設(shè)備操作限制等方面還有很大空白等待填補(bǔ)。

二、提高事業(yè)單位對(duì)數(shù)字化檔案的管理能力的可行改進(jìn)措施研究

（一）嚴(yán)格訓(xùn)練檔案管理隊(duì)伍，培育工作人員的服務(wù)意識(shí)和保密意識(shí)

以信息技術(shù)為主要工具的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的管理者和設(shè)備操作者必須具備較高的專業(yè)科學(xué)素養(yǎng)和信息技術(shù)知識(shí)。各單位必須調(diào)配優(yōu)秀干部參加信息設(shè)備使用方法訓(xùn)練班，以受訓(xùn)干部為核心組建數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，使工作人員熟練掌握技術(shù)操作方法和必要的設(shè)備維護(hù)手段，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)定期核查管理隊(duì)伍的科學(xué)素養(yǎng)和專業(yè)技能水平[3]，鼓勵(lì)工作人員主動(dòng)編訂數(shù)字檔案目錄，認(rèn)真整理錄入不斷更新的檔案信息，掌握基本的電腦使用方法和數(shù)據(jù)庫軟件管理技巧，學(xué)會(huì)檢查檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，排除系統(tǒng)漏洞，提高自身業(yè)務(wù)能力。同時(shí)管理人員還應(yīng)接受崗前保密安全訓(xùn)練和系統(tǒng)的思想政治教育，提高政治上的警覺性，堅(jiān)守職業(yè)道德操守，把好網(wǎng)絡(luò)信息安全關(guān)口，堵住單位機(jī)密信息外流渠道，提高對(duì)秘密檔案的保衛(wèi)等級(jí)，努力改變服務(wù)態(tài)度，為員工提供網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)和館內(nèi)檔案借閱服務(wù)。

（二）單位應(yīng)大力支持信息設(shè)備更新活動(dòng)，投入足夠資金

隨著設(shè)備的逐年老化，數(shù)字化檔案管理的效率和安全性也會(huì)逐步下降，為保持檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)投入充足資金滿足檔案館設(shè)備升級(jí)更新的合理需求，購進(jìn)最新的網(wǎng)路安全防控設(shè)備和數(shù)據(jù)掃描錄入、存儲(chǔ)設(shè)備，有條件的部門還可向國內(nèi)服務(wù)商購買云服務(wù)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)聯(lián)網(wǎng)整理各類檔案的數(shù)據(jù)，將數(shù)字化檔案進(jìn)行云存儲(chǔ)，提高檔案的信息安全性和保存壽命。還應(yīng)為檔案管理工作配備相應(yīng)的服務(wù)設(shè)施，例如報(bào)警器、能夠撲滅電子設(shè)備起火的特種滅火器材、室內(nèi)溫度自動(dòng)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等設(shè)備，提高檔案管理人員的工作舒適度。

（三）制定新型檔案工作管理準(zhǔn)則，規(guī)范管理方式和業(yè)務(wù)內(nèi)容

新型檔案管理規(guī)則必須同時(shí)考慮到紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的兩大領(lǐng)域工作的不同之處，通過適宜的管理計(jì)劃和調(diào)節(jié)措施簡(jiǎn)化工作流程，提高管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性，制定詳細(xì)的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，劃分不同檔案的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和查閱權(quán)限等級(jí)，明確制定不同領(lǐng)域管理工作的具體負(fù)責(zé)者，總結(jié)各類特殊情況下的避險(xiǎn)應(yīng)對(duì)辦法，并定期加以演練，提高安全反應(yīng)速度，選定科學(xué)合理的危機(jī)處理策略，對(duì)檔案的查閱、利用、存儲(chǔ)、審閱等不同環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃。

結(jié)論：為迎合檔案數(shù)字化的社會(huì)發(fā)展潮流，事業(yè)單位必須引進(jìn)新型數(shù)據(jù)管理技術(shù)與設(shè)備，提高人員服務(wù)能力和保密意識(shí)，提高檔案管理工作的質(zhì)量和服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

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