企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)研究

王婷婷 劉麗娟 于梁博學(xué)

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展壯大，該技術(shù)給人們生活帶去了大量的生活便利和變化。信息技術(shù)的投入使得工作變得更加便捷高效、易管理，信息的準(zhǔn)確度也逐漸提高。本文將對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)給企業(yè)帶來的重要意義做分析，并分析研究如何建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，以供相關(guān)人士參考、交流。

關(guān)鍵詞：企業(yè);會(huì)計(jì)檔案管理;數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

引言：

所謂企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，實(shí)際指的是企業(yè)自身記錄企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開支、收付等等，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)會(huì)有相關(guān)的會(huì)計(jì)資料：會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告、賬本等等。企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)內(nèi)部的重要檔案之一，對(duì)于企業(yè)今后的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)手寫的會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)無法滿足企業(yè)未來發(fā)展的要求，各個(gè)企業(yè)已經(jīng)紛紛開始建立網(wǎng)上的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。

一、企業(yè)內(nèi)建立會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的重要意義

（一）提高會(huì)計(jì)管理工作效率

企業(yè)逐年發(fā)展壯大起來，面對(duì)的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)信息將會(huì)變得更多、更繁瑣、更復(fù)雜。對(duì)于企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理部門的工作人員來說，其需要面對(duì)的票據(jù)記錄查詢、復(fù)印等工作也會(huì)增加。倘若僅僅是憑靠紙質(zhì)信息進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的傳輸將會(huì)使得工作效率大大降低，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案利用率也會(huì)逐漸下降，甚至阻礙其他部門的正常工作進(jìn)展。企業(yè)將會(huì)計(jì)檔案管理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立完善的網(wǎng)上管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，將會(huì)使得企業(yè)的各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案得以清晰、科學(xué)的整理，能夠加快各個(gè)部門對(duì)相關(guān)信息提取的時(shí)間，為企業(yè)的后期發(fā)展提供全方位的會(huì)計(jì)信息支撐。

（二）提高會(huì)計(jì)檔案的使用期限

從前，會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)化管理會(huì)由于氣候的變化導(dǎo)致記錄紙老化和記錄數(shù)據(jù)模糊，而當(dāng)將會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一管理時(shí)就不需要擔(dān)心這樣的問題，一定程度上信息技術(shù)的利用能夠提高會(huì)計(jì)檔案的使用期限。不僅如此，當(dāng)會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的記錄時(shí)，能夠有效避免一些違法的偷稅、漏稅的現(xiàn)象出現(xiàn)。避免企業(yè)因出現(xiàn)記錄上的漏洞，最終被有心人鉆空子。

（三）提高會(huì)計(jì)檔案的安全性

企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)含企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的詳細(xì)賬單、報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證，當(dāng)財(cái)務(wù)部相關(guān)工作人員出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)難免會(huì)要進(jìn)行一些工作資料上的交接，在整個(gè)交接過程中由于信息過于繁瑣或者賬本的損壞會(huì)導(dǎo)致一部分的會(huì)計(jì)檔案記錄遺失。借助信息技術(shù)的融入，建立完善的網(wǎng)上會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)使得交接過程變得更簡(jiǎn)便，并且會(huì)計(jì)檔案可以進(jìn)行多次的備份減少會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)遺失的幾率。并且一些較為隱私的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可以通過設(shè)置專門的網(wǎng)上管理人員并設(shè)置查看權(quán)限密碼，這樣一來就能夠大大的降低會(huì)計(jì)檔案被竊取的風(fēng)險(xiǎn)[1]。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

（一）增強(qiáng)企業(yè)自身對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自身應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的建立引起足夠高的重視度，并且注重對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)上要加強(qiáng)一定的資金投入，最大程度的增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的管理效率和安全性。同時(shí)，使得該管理系統(tǒng)符合公司會(huì)計(jì)工作的相關(guān)規(guī)章制度，促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)化、合理化發(fā)展。

（二）合理利用檔案管理理論進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

企業(yè)內(nèi)部工作人員要清楚的意識(shí)到之所以建設(shè)檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)是為了更推動(dòng)后期企業(yè)的工作開展以及更高效、便捷的使用會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部信息。因此，對(duì)于管理檔案的相關(guān)工作人員而言，就是要保障會(huì)計(jì)信息的提取更快速、方便。所以，在會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)是為了能夠提高會(huì)計(jì)檔案存入的效率，降低重復(fù)的檔案錄入的情況發(fā)生，一定程度上也能夠提高會(huì)計(jì)檔案信息在企業(yè)內(nèi)部的傳遞速率。將會(huì)計(jì)檔案通過互聯(lián)網(wǎng)的輸入，最終使得會(huì)計(jì)檔案的傳輸能夠跨越時(shí)間、空間，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的使用率。相關(guān)工作人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息錄入時(shí)可以結(jié)合一定的檔案管理理論，這樣能夠加速會(huì)計(jì)信息的輸入和輸出[2]。

（三）根據(jù)實(shí)際情況選擇科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

企業(yè)不斷發(fā)展壯大，就應(yīng)當(dāng)考慮到會(huì)計(jì)信息的逐漸大量化和復(fù)雜化。因此，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更新、升級(jí)，這樣才能使得數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)滿足企業(yè)發(fā)展的要求。在管理會(huì)計(jì)檔案的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意設(shè)置檔案在不同設(shè)備、軟件之間的便捷轉(zhuǎn)換模式，這樣會(huì)使得會(huì)計(jì)信息的傳遞進(jìn)一步加速。

（四）確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性以及保密性

企業(yè)會(huì)計(jì)信息本社就具有一定的隱私性質(zhì)，所以數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)也務(wù)必要保障信息的安全性和保密性。互聯(lián)網(wǎng)安全問題便是會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中的一大威脅。因此，相關(guān)工作人員要重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的保護(hù)工作，運(yùn)用加密技術(shù)、防火墻等信息技術(shù)保障數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性質(zhì)。為了良好的應(yīng)對(duì)一些突發(fā)的信息風(fēng)險(xiǎn)狀況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立相關(guān)的應(yīng)急方案，減少給企業(yè)帶來的不必要損失。企業(yè)對(duì)自身內(nèi)部工作人員的信息保密紀(jì)律、制度也要嚴(yán)格執(zhí)行，避免出現(xiàn)由于個(gè)人的失誤造成會(huì)計(jì)檔案被竊取的現(xiàn)象。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代下，企業(yè)務(wù)必要重視對(duì)自身會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提升會(huì)計(jì)檔案的安全性、準(zhǔn)確性、保密性，以推動(dòng)企業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張俊輝，李清澤.探究財(cái)務(wù)檔案管理過程中的信息失真的原因和控制措施[J].科學(xué)中國(guó)人，2017（21）：112-113.

[2]蔡盈芳.會(huì)計(jì)檔案電子化管理背景、現(xiàn)狀、難點(diǎn)及有關(guān)建議——在中國(guó)檔案學(xué)會(huì)電子會(huì)計(jì)檔案管理研討會(huì)上的發(fā)言[J].檔案學(xué)研究，2018（4）：110-114.