信息化環(huán)境下檔案整理理論研究

黃銀輝

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和現(xiàn)代科技的發(fā)展運(yùn)用，檔案整理理論也在不斷的變革。信息化背景下檔案整理逐漸的從“卷”到“件”，通過科學(xué)合理的將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中，推動(dòng)檔案整理向文檔一體化方向發(fā)展。通過對信息化背景下檔案整理理論的研究，促使檔案工作按照信息化的管理方式和開發(fā)方式，科學(xué)合理的運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案整理的創(chuàng)新升級。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案整理;理論

信息技術(shù)的發(fā)展和推廣使用推動(dòng)著檔案整理工作和檔案整理理論的形成與發(fā)展。通過科學(xué)合理的將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息技術(shù)運(yùn)用到檔案整理工作當(dāng)中，推動(dòng)電子文件檔案的發(fā)展，方便檔案信息的獲取、收集、分析和處理，也能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的分類，方便歸檔和檢索，這也推動(dòng)著檔案整理理論的變革，促使檔案整理向文檔一體化方向發(fā)展。

1 信息化背景下檔案整理理論的變革

1.1 “卷”改“件”

在信息化背景下，文件歸檔和檔案的保管以“件”作為立檔單位，沒有組卷這一環(huán)節(jié)，促使文件整理工作更加的便捷，但在一定程度上也影響了案卷的質(zhì)量;在文件檢索時(shí)，可以通過直接檢索文件信息的方式進(jìn)行，促使文件檢索更加的方便，能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的文件檢索。這種文件整理的方式適應(yīng)了當(dāng)前越來越多的檔案信息的需求。但是隨著文件數(shù)量的不斷增加，也增加了接收、統(tǒng)計(jì)等工作的難度。隨著信息化技術(shù)的推廣和使用，檔案整理工作逐漸的運(yùn)用計(jì)算機(jī)和信息化技術(shù)輔助管理，探索文檔一體化發(fā)展，促使文件管理與檔案管理之間的銜接更順暢。

1.2 文件生命周期理論

文件生命周期理論拓展了文件的概念，描述了文件形成、生效、運(yùn)動(dòng)、變化的規(guī)律，有助檔案管理實(shí)踐。在運(yùn)用這一理論的時(shí)候需要檔案工作者充分的考慮不同階段的文件的價(jià)值，促使檔案整理更加的靈活。文檔生命周期理論強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)文件的全過程管理、階段式管理、前端控制，有助于加強(qiáng)對電子文件的管理。

1.3 文件一體化

在這種模式下，實(shí)現(xiàn)了文件管理和檔案管理的一體化發(fā)展，強(qiáng)調(diào)將二者作為一個(gè)整體進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃、統(tǒng)籌管理。一方面，可以實(shí)現(xiàn)文件登記、立卷、著錄一體化管理。另一方面，通過構(gòu)建系統(tǒng)化的信息系統(tǒng)，強(qiáng)化對電子文件的管理，推動(dòng)檔案管理逐漸的向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，方便檔案信息的管理、傳播、分享、開發(fā)和利用。

1.4 “檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”理論

該理論是基于電子文件管理研究發(fā)現(xiàn)的，在電子文件管理過程中，一般是通過利用計(jì)算機(jī)內(nèi)部的算法和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)完成電子文件的排列，通過這樣的方式記錄了電子文件間的聯(lián)系，進(jìn)而形成新的電子文件，作為“歷史聯(lián)系記錄”。

1.5 “二元檔案”實(shí)踐體系

在這種模式下，科學(xué)的將檔案整體分為了“檔案實(shí)體整體”和“檔案信息整理”，根據(jù)檔案整理的過程、歷史聯(lián)系、邏輯聯(lián)系等實(shí)現(xiàn)檔案整理和分類。通過這樣的方法，促使分類更加的靈活、更加的科學(xué)，進(jìn)而更好地服務(wù)于檔案信息檢索。二元檔案實(shí)踐體系涉及到檔案整理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，能促使檔案整理工作更加的全面。

1.6 “雙軌制”和“雙套制”

“雙軌制”要求在檔案整理工作開展的過程中既要強(qiáng)化電子文件的管理，也需要做好紙質(zhì)文件管理工作，促使二者有效的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)二者共存，共同發(fā)揮價(jià)值作用?！半p套制”是在在相關(guān)檔案歸檔的時(shí)候，紙質(zhì)文件和電子文件都需要進(jìn)行歸檔，然后分兩套系統(tǒng)進(jìn)行保存。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和利用，這種模式下的檔案整理的弊端也逐漸的顯現(xiàn)出來。在這種模式下容易造成資源信息的浪費(fèi)，也會(huì)對檔案信息的真實(shí)性和完整性造成一定的影響。

2 信息化背景下檔案整理技術(shù)的變革

2.1 元數(shù)據(jù)整理技術(shù)

元數(shù)據(jù)整理技術(shù)就是記錄檔案文件的形成，并構(gòu)建其元數(shù)據(jù)，在檔案整理的過程中通過使用元數(shù)據(jù)，建立檔案文件間的聯(lián)系，進(jìn)而有效的整理檔案文件。例如，通過構(gòu)建電子政務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對電子文檔的一體化管理，促使電子文件的產(chǎn)生、傳送、收集、整體在同一個(gè)系統(tǒng)中完成，也方便電子信息的存儲(chǔ)。

2.2 非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)

非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)涵蓋的內(nèi)容十分廣泛，如不同載體混合整理技術(shù)、雙套制整理技術(shù)等，相比較而言，這種檔案整理技術(shù)更能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理。這種技術(shù)的運(yùn)用，促使電子文件整體系統(tǒng)更加的完善、更加的完整，在電子文件整理中發(fā)揮著重要的作用，是電子文件整理的重要途徑，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理和運(yùn)用。

2.3 虛擬整理技術(shù)

這種技術(shù)的運(yùn)用需要依照信息技術(shù)，通過科學(xué)合理的運(yùn)用信息技術(shù)，重新構(gòu)建記錄檔案聯(lián)系的系統(tǒng)，強(qiáng)化歷史聯(lián)系和邏輯關(guān)系的整理，促使檔案整理更加的立體、更加的全面。

3 信息化背景下檔案整理理論思考

一是，以“條”為基本單位，滿足即時(shí)性、碎片化、非結(jié)構(gòu)化等的需要，強(qiáng)化對信息數(shù)據(jù)的深度挖掘和分析利用。二是，“索引”取代“來源”。通過科學(xué)的建立文檔索引，實(shí)現(xiàn)電子文件的精準(zhǔn)定位，方便信息的查詢和檢索，更能滿足檔案數(shù)量不斷增多，檔案類目更加多樣的需要，有效的節(jié)省信息獲取的時(shí)間和精力。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展和檔案工作的需求的不斷轉(zhuǎn)變，檔案管理的理論也要發(fā)生變革，要能夠滿足當(dāng)代檔案整理工作的需要。信息化背景下，檔案整理需要科學(xué)的運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案整理的一體化、信息化、數(shù)字化發(fā)展，推動(dòng)檔案整理工作創(chuàng)新發(fā)展。

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