信息化建設(shè)在現(xiàn)今檔案工作中的必要性

馮明哲

摘 要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展，過(guò)去老舊的人事檔案管理方式，已經(jīng)完全無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下快節(jié)奏的工作模式。在人事管理的工作開(kāi)展中，關(guān)于它的檔案管理是其中重要的關(guān)鍵部分，這會(huì)嚴(yán)重影響到整體的工作質(zhì)量。憑借合理妥善的檔案管理方法，不僅能夠提升管理者的工作積極性，同時(shí)可以加快企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。本文主要闡述人事檔案管理的關(guān)鍵意義、人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題以及提升人事檔案管理自動(dòng)化效率的有效途徑。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);檔案管理;必要性

在人事管理中，檔案管理占據(jù)著重要的一部分。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷高速發(fā)展，企業(yè)的數(shù)據(jù)量正在呈現(xiàn)暴漲形式增加。在各行各業(yè)中都需要通過(guò)大數(shù)據(jù)來(lái)加以分析。在人事檔案管理中，充分利用各種辦公信息，將有效提升人事的運(yùn)行效率。

1 人事檔案管理的必要性

通過(guò)人事檔案管理工作能夠?qū)⑵髽I(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中各種有意義的數(shù)據(jù)都記錄下來(lái)，形成檔案的重要組成部分。檔案資料對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的建設(shè)發(fā)展有著重要的價(jià)值和意義。日后在進(jìn)行重大決策、經(jīng)營(yíng)管理工作方面都有著關(guān)鍵的指導(dǎo)意義。同時(shí)，人事檔案管理工作也是一種監(jiān)督管理工作，對(duì)于企業(yè)工作質(zhì)量及效率的提高也有著一定的積極意義。人事檔案管理基于真實(shí)完整的數(shù)據(jù)資料，可以清晰的展現(xiàn)人事自身的實(shí)際運(yùn)行情況，有著重要的參考作用。基于人事檔案管理工作，能夠更加深層次的挖掘企業(yè)的精神文化，增強(qiáng)員工認(rèn)可企業(yè)的發(fā)展歷史，顯著提升企業(yè)員工整體的凝聚力。

2 人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

雖然人事檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著獨(dú)特的積極作用，然而其檔案管理的質(zhì)量與效率存在著一些問(wèn)題。以下針對(duì)人事檔案管理工作中存在的典型問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述。

1）管理者缺乏重視。許多企業(yè)管理者對(duì)于人事檔案管理這項(xiàng)工作不夠重視，僅僅認(rèn)為這只是公司業(yè)務(wù)中的一項(xiàng)附屬品。尤其在文書檔案工作最先明顯，大多是讓其他工作人員兼職帶過(guò)。調(diào)查結(jié)果顯示，多家企業(yè)中沒(méi)有專門的檔案管理人員。部分企業(yè)的內(nèi)部檔案管理制度雖然有，但內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，這不足以全面規(guī)范和限制企業(yè)的整體工作。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，人事內(nèi)部檔案管理制度的不完整實(shí)施將直接影響人事信息質(zhì)量，并導(dǎo)致企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的不可逆轉(zhuǎn)的損失。簡(jiǎn)單的管理制度可以在短時(shí)間內(nèi)應(yīng)付人事相關(guān)工作，但隨著時(shí)間的推移，及其容易造成重要資料丟失，直接影響人事的正常運(yùn)作。

2）檔案管理體系不完善。許多中小企業(yè)目前尚沒(méi)有一個(gè)相對(duì)完善的人事檔案管理制度，這使得檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)顯得較為混亂。企業(yè)需要借鑒國(guó)內(nèi)外檔案管理建設(shè)制度，最終建設(shè)屬于自身的管理標(biāo)準(zhǔn)。在制度建設(shè)過(guò)程中，基于專業(yè)的技術(shù)規(guī)范以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，避免人為誤失造成的經(jīng)濟(jì)損失。人事檔案工作的資料收集、整理、保管歸檔等等，每個(gè)環(huán)節(jié)都可能由于工作人員的大意疏忽而產(chǎn)生遺漏的現(xiàn)象。在實(shí)際過(guò)程中，經(jīng)常由于沒(méi)有科學(xué)的管理制度，或制度無(wú)法有效落實(shí)，最終造成檔案管理的質(zhì)量與效率非常低。

3）信息化專業(yè)水平較低。檔案管理人員的整體信息化素質(zhì)不足，缺乏專業(yè)的檔案管理意識(shí)。工作人員無(wú)法有效完成檔案管理工作的主要原因包括兩個(gè)方面。一方面是檔案管理人員自身的認(rèn)識(shí)差錯(cuò)。認(rèn)為自身的工作意義性不大，在工作過(guò)程中馬虎了事，工作效率較低。另一方面是由于許多檔案管理人員年齡較大，專業(yè)的檔案管理專業(yè)出身。甚至對(duì)于公開(kāi)性資料與保密資料之間的區(qū)別并不清楚。缺乏專業(yè)的信息化管理意識(shí)，對(duì)檔案管理的掌控能力相關(guān)較弱。工作中顯得過(guò)于被動(dòng)，從而造成檔案管理的弱化。最終檔案管理整體效率和質(zhì)量都沒(méi)能達(dá)到預(yù)期的效果。

4）檔案管理手段落后。目前，信息化的辦公方式更多體現(xiàn)在業(yè)務(wù)管理中。在檔案管理工作中依舊還是以大量人工的方式進(jìn)行，及其容易發(fā)生錯(cuò)誤。這種方式不僅需要耗費(fèi)較大人力，同時(shí)無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題，后期整理糾正比較困難。

3 提升人事檔案管理自動(dòng)化效率的有效途徑

1）充分結(jié)合信息管理技術(shù)。企業(yè)應(yīng)采取紙質(zhì)與計(jì)算機(jī)兩者相結(jié)合的檔案管理方式，從而保證信息資源管理的科學(xué)規(guī)范。充分利用大數(shù)據(jù)以及云技術(shù)等先進(jìn)的辦公技術(shù)，加強(qiáng)各類信息數(shù)據(jù)的分析判斷。大數(shù)據(jù)辦公技術(shù)是利用那些大量但是規(guī)律卻不明顯或無(wú)規(guī)律的數(shù)據(jù)中進(jìn)行總結(jié)和分析以及最后的處理。通過(guò)各種計(jì)算方法來(lái)找出其中的特有規(guī)律來(lái)預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的問(wèn)題，并以此來(lái)分析和解決相關(guān)問(wèn)題。這項(xiàng)技術(shù)能從大量的數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)內(nèi)在規(guī)律，再進(jìn)行一系列的轉(zhuǎn)化。從這也可以體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的融合，極大的促進(jìn)了人事檔案管理的發(fā)展。

2）完善檔案管理工作制度。要進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)的建設(shè)發(fā)展，必須加強(qiáng)和完善人事內(nèi)部檔案管理的構(gòu)成。建立科學(xué)的管理體系。從而確保人事正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率。通過(guò)制定合理的工作制度，逐步形成科學(xué)的檔案管理體系。檔案管理工作需要進(jìn)行不斷的完善，清晰認(rèn)識(shí)到在實(shí)際管理過(guò)程中的不足之處，形成科學(xué)的評(píng)估管理制度。做好各項(xiàng)的準(zhǔn)備工作，每個(gè)具體流程都要熟練掌握。企業(yè)在建設(shè)相對(duì)完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系后，需要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，科學(xué)合理的開(kāi)展檔案管理活動(dòng)。充分利用檔案過(guò)程中所需要的各項(xiàng)信息資源，提高人事整體的工作效率。企業(yè)可以不斷發(fā)展檔案的信息技術(shù)，來(lái)提高整體的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，提升工作能力，從而使得企業(yè)能夠不斷立足于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中。

3）借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理理念。在我國(guó)現(xiàn)階段，人事檔案管理發(fā)展比起西方發(fā)達(dá)國(guó)家還有許多不足之處，仍有很長(zhǎng)的一段路要走。通過(guò)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理理念，來(lái)豐富自身對(duì)于各方面的知識(shí)，積極促進(jìn)人事檔案管理自動(dòng)化的建設(shè)發(fā)展。首先相關(guān)人事需要充分意識(shí)到檔案管理的重要意義，對(duì)于過(guò)去傳統(tǒng)思想理念不能墨守成規(guī)，需要積極發(fā)展創(chuàng)新。企業(yè)需要制定科學(xué)合理的管理制定，憑借專業(yè)的管理方式來(lái)提高人事的綜合能力。對(duì)于過(guò)去傳統(tǒng)的管理理念，要取其精華、去其糟粕，不可一味的接受或者摒棄。提高企業(yè)人事管理理念，做好前期的規(guī)劃方案，適應(yīng)各個(gè)時(shí)期的市場(chǎng)情況。檔案管理的信息化發(fā)展需要一個(gè)持續(xù)性的過(guò)程，從紙質(zhì)化發(fā)展成為無(wú)紙化管理。對(duì)于資料的收集以及貯存都將發(fā)生巨大變化。管理人員從最初的記錄、整理、歸類工作發(fā)展到了電子化、數(shù)字化的管理體系。建設(shè)化過(guò)程需要基于科學(xué)合理的原則，確保人事的檔案管理體系的建設(shè)。

4）加強(qiáng)員工培訓(xùn)力度。對(duì)人事檔案管理工作，主體是工作人員，檔案管理工作對(duì)人才的培養(yǎng)就顯得尤為重要。相關(guān)人事可以聘用、培養(yǎng)或引進(jìn)檔案管理的專業(yè)人才，進(jìn)而提高工作效率。對(duì)于這些人才，可以采取考核的方式，定期安排考核，對(duì)于變現(xiàn)突出的工作人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不好的工作人員給予一定的懲罰，從而起到激勵(lì)的作用。在人事檔案管理的各項(xiàng)工作中，想要擁有較好的專業(yè)能力這不是一天兩天就能夠立刻能學(xué)會(huì)的。人事中的具體部門需要保持良好的學(xué)習(xí)氛圍，讓工作人員不斷開(kāi)展學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，建設(shè)成學(xué)習(xí)型的管理企業(yè)。企業(yè)需保證各個(gè)部門之間的聯(lián)動(dòng)作用，讓各個(gè)部門之間充分溝通，展開(kāi)積極的交流活動(dòng)。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理正在利用信息技術(shù)做新一輪的突破。信息技術(shù)有著同時(shí)處理數(shù)量信息龐大，且同時(shí)并行處理相關(guān)信息的完善技術(shù)。兩者的結(jié)合滿足檔案管理對(duì)于高效率、高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的迫切需求。如今處于知識(shí)大爆發(fā)的時(shí)代，全球化的經(jīng)濟(jì)時(shí)代已經(jīng)悄無(wú)聲息的來(lái)臨。這種情況的外在表現(xiàn)為知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速爆發(fā)。針對(duì)各人事的人事檔案管理，這也是質(zhì)量化、信息化的競(jìng)爭(zhēng)。要想在這場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得勝利，急需要在創(chuàng)新發(fā)展和資源占據(jù)先機(jī)。

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