信息化背景下檔案利用的趨勢及利弊

林嘉欣

摘 要：本文對檔案信息的主要信息實行分析，對信息化檔案信息建設中相關需要注意事項加以研究，然后明確了檔案利用現(xiàn)狀，在信息化背景下施行檔案利用的完善對策，旨在信息化背景下有效利用檔案資料，做好檔案資料的保護工作及管理工作。

關鍵詞：信息化背景;檔案利用;利弊

信息化背景下檔案利用問題比較突出，比如：檔案隱私問題、檔案知識產(chǎn)權問題、檔案真實問題等。因此，本文以中山市自然資源檔案館為例，對信息化背景下檔案利用現(xiàn)狀加以分析，然后構建了檔案利用相關完善舉措，旨在合理運用檔案信息資源。

1 檔案信息的主要信息分析

1.1 信息化檔案的基本內(nèi)涵

信息化檔案建設，即為通過新型技術將紙質檔案、書面文檔等相關信息整合，可實行全方位的管理，便于在第一時間明確所需內(nèi)容、達到資源共享效果，這一技術的要求非常高，所以可為社會方面提供便捷。

1.2 信息化檔案管理理念

進行檔案信息化建設過程，要求檔案管理人員持續(xù)更新管理理念、正確看待做好檔案管理工作的重要性、端正工作態(tài)度、提高法律意識等。此外，可通過使用信息資源聯(lián)通功能方式，在最短時間查詢相關檔案信息。

1.3 信息化檔案的重要性

其一，行政部門對于電子信息需求非常大，其每日接收較多文書和政策綱領，需進行上傳下達。所以，工作人員對檔案保存不能單獨依靠檔案實體，究其原因和檔案實體的容積、占地面積均較大有關，查詢相關資料會加大工作人員工作量及難度[1]。所以，實行信息化檔案建設工作極其關鍵，有助于行政人員在最短時間接受資源信息、發(fā)送資源信息。查詢重要信息資源的過程，要求工作人員整合信息資源查找相關資料。其二，檔案信息建設工作可確保檔案的價值，將不能翻閱紙質檔案資料整合起來，確保原始材料的真實準確，信息建設后共享檔案可公開部分，如此為社會人士查閱檔案資料提供支持，確保資源信息的有效利用。

2 信息化檔案信息建設中相關需要注意事項研究

2.1 檔案信息化建設需做好檔案信息保密工作

中山市自然資源檔案館信息化檔案建設期間，應開通安全傳輸渠道，因檔案信息系統(tǒng)內(nèi)部存在防護網(wǎng)，可避免發(fā)生檔案信息泄露問題。遵循我國相關法律法規(guī)約束不法行為，然后編制相應的檔案資源安全保護方案，要求檔案信息管理人員具備較強的信息保密意識，實時關注檔案信息的動向，避免犯罪販子通過盜取方式篡改機密檔案信息問題，無法確保檔案信息的準確性。

2.2 檔案信息化建設需不斷創(chuàng)新

為促使中山市自然資源檔案館檔案信息建設工作與時俱進，應不斷創(chuàng)新該項工作，結合信息資源狀況添加現(xiàn)代元素，確保檔案信息的實用性[2]。此外，需確保中山市自然資源檔案館管理人員觀念的創(chuàng)新，以便為更好的進行信息化檔案建設工作打下堅實基礎。

3 檔案利用現(xiàn)狀探析

3.1 檔案隱私保護工作問題

檔案可對當事人信息進行記錄涉及較多公民隱私內(nèi)容，借助網(wǎng)絡技術的作用實行檔案信息管理，帶來一定便捷的同時存在一定安全隱患。趨于信息化管理模式作用，更加容易發(fā)生公民隱私泄露問題，這對當事人信譽、名譽的影響非常大，同時會加大檔案管理部門工作的難度。

3.2 檔案安全問題

網(wǎng)絡技術的不斷優(yōu)化，直接關系到人們的正常工作、生活，可為人們生活及工作提供便捷，然而同樣存在安全漏洞問題，進到檔案管理系統(tǒng)中會篡改檔案，對重要信息構成破壞，這時無法確保原始資料的完整、真實。可見，信息化檔案管理工作中，保證檔案信息的完整為重要問題。

3.3 檔案中相關知識產(chǎn)權問題

中山市自然資源檔案館檔案收集整理保管工作，為檔案管理人員的重點工作，涉及較多知識產(chǎn)權內(nèi)容。聯(lián)系實際情況來看，我國構建知識產(chǎn)權保護措施實行時間較晚、管理人員知識產(chǎn)權意識不強，而且該項工作中沒有獲得相關法律法規(guī)的支持，加強對知識產(chǎn)權的保護。如此一來，容易發(fā)生知識產(chǎn)權侵權問題，無法維護檔案管理人員的權益，并且涉及的內(nèi)容較多。

3.4 檔案真實、準確性正確問題

檔案相關規(guī)定中，要求檔案內(nèi)容和實際情況保持一致，不可隨意進行篡改，需確保檔案信息的準確。根據(jù)檔案利用工作現(xiàn)狀來看，較多檔案內(nèi)容非原始內(nèi)容被篡改，這時虛假檔案可為行政人員提供便利，但不能確保檔案的真實性、準確性，同時還會為日后信息化檔案管理及利用工作構成嚴重阻滯。

4 信息化背景下檔案利用的完善舉措

4.1 完善檔案管理機制的方法

檔案管理工作中編制規(guī)范管理機制，利于更好的收集檔案資料、整理并歸檔檔案資料、分析檔案資料，從而形成完整的檔案管理機制。這時，可對各類型檔案信息歸類整理處理，明確檔案信息中的重點后加以評估。此外，對可公開檔案公開處理、保密檔案加強保護，構建長效檔案管理機制，有效處理檔案利用中存在的問題。

4.2 檔案利用監(jiān)督機制建設的方法

要求中山市自然資源檔案館正確看待檔案利用中的問題，構建相應的規(guī)范機制、明確管理流程。然后編制相應的獎懲機制，在檔案信息管理工作表現(xiàn)突出者予以相應的獎勵，反之則需給予相應的懲處，以此有效調(diào)動管理人員的工作熱情，認真執(zhí)行各項規(guī)章機制、流程，避免發(fā)生檔案利用不合理狀況。

4.3 有效處理檔案利用信息不對稱問題的方法

檔案利用信息不對稱為檔案信息管理常見問題，及時通過適宜的方法處理非常關鍵。需要中山市自然資源檔案館做好檔案利用相關宣傳工作，使人們正確看待檔案管理的重要性，有效調(diào)動人們利用檔案的興致，從而很好的處理檔案信息不對稱方面情況[3]。與此同時，檔案管理部門應加大檔案信息宣傳力度，于社會各界人士開放檔案目錄，促使人們?nèi)罕娒鞔_檔案利用意義，處理檔案利用工作中信息利用不對稱問題。

4.4 培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)的方法

加強檔案管理人員職業(yè)道德觀念，使其按檔案管理工作流程執(zhí)行各項工作，秉持公平原則利用檔案。中山市自然資源檔案館定期應組織管理人員參與到相關培訓學習活動中，可將信息化技術應用于檔案管理中，關注檔案管理人員數(shù)字化檔案管理技術，獲得檔案管理系統(tǒng)支持有效處理漏洞問題，旨在避免發(fā)生檔案信息盜用問題。除此之外，要求中山市自然資源檔案館管理人員工作中提高自身責任意識、服務意識，在檔案利用這利用檔案時協(xié)助其解決實際遇到問題，進而確保檔案管理工作的效率及安全。

4.5 實行信息化檔案利用觀念教育的方法

中山市自然資源檔案館方面應進行檔案管理人員信息觀念教育工作，使檔案管理人員樹立檔案信息管理的意識，明確檔案利用不合理所致后果，結合相關規(guī)范不斷提高管理人員檔案管理方面的素養(yǎng)。定期可通過組織檔案管理人員培訓、聘請專門檔案管理專家方式加強管理，從而為達到檔案信息保密、加強對檔案信息保護工作提供支持。

4.6 明確檔案服務途徑的方法

國建集成化檔案管理、服務平臺，提高業(yè)務管理平臺數(shù)字檔案管理水平，并且提供網(wǎng)絡化檔案相關服務?？山柚鷻n案信息檢索技術、檔案信息查詢技術的作用，對檔案信息屬性、全文實行檢索處理，并提供數(shù)字載體圖像、聲音，以及影像等相關查詢方面技術，不斷豐富檔案信息檢索形式、創(chuàng)新檢索技術，旨在滿足檔案利用的實際需求。

4.7 加強中山市自然資源檔案館部門聯(lián)系的方法

首先，應在原檔案信息系統(tǒng)之上，使中山市自然資源檔案館的局域網(wǎng)、單位人事、科研等部門聯(lián)系起來，便于更好的接收電子檔案想信息，為不同部門、工作人員提供查詢服務、檔案利用服務[4]。其次，可使用互聯(lián)網(wǎng)在檔案主管部門引導下，做好其他部門間的配合工作、協(xié)調(diào)工作，從而構建科學、可行的檔案利用服務機制，充分運用現(xiàn)有資源、整合資源。

4.8 提高檔案管理系統(tǒng)運行安全的方法

為保證檔案管理系統(tǒng)運行的穩(wěn)定及安全，構建信息系統(tǒng)防火墻和密碼訪問控制極其必要，這就需要實行備份、獲得恢復系統(tǒng)的支持，不斷優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)安全管理機制內(nèi)容。然后編制電子歸檔機制做好細節(jié)管理工作，加強對電子文件利用管理強度，遵循技術、管理相關標準執(zhí)行工作，從而有效提高檔案管理系統(tǒng)運行的安全性。

5 結語

信息技術的快速發(fā)展下加強檔案管理非常關鍵，因此需要明確檔案利用中存在的不足，然后編制完善的檔案管理機制和監(jiān)督機制、提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)、轉變以往檔案利用觀念、加強各部門聯(lián)系等，以此確保中山市自然資源檔案館檔案利用效果及安全。

參考文獻

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