檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考(1)

李一鋒

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，在各行業(yè)領(lǐng)域中信息技術(shù)早已滲透其中，這對(duì)行業(yè)的發(fā)展以及我國(guó)綜合國(guó)力的提升是有很多促進(jìn)作用的。檔案管理一直是我國(guó)各事業(yè)單位中較為基礎(chǔ)的工作，同時(shí)也不可忽略，為了能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率，檔案信息化建設(shè)是非常有必要的，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也極為有利，而本文則是就檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考為議題展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;思考

檔案作為事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中所保存的歷史信息，是具有一定價(jià)值性的，作為單位的檔案管理人員，要高度重視起自身的工作，這樣才能夠?yàn)閱挝粰n案信息化建設(shè)以及檔案信息的完整性出一份力。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性分析

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的工作中之所以越來(lái)越重視檔案信息化建設(shè)，主要是為了迎合時(shí)代發(fā)展的需求，在不斷拓寬相關(guān)工作領(lǐng)域的基礎(chǔ)上，能夠提升內(nèi)部的檔案管理工作效率，對(duì)檔案儲(chǔ)存安全性的提升也有一定的促進(jìn)作用。第一，從檔案信息化建設(shè)迎合時(shí)代發(fā)展的需求這方面來(lái)講，隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，在一定程度上促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這樣一來(lái)，不但可以讓檔案管理技術(shù)變得越來(lái)越先進(jìn)，還可以讓相關(guān)工作無(wú)需受到多種條件的限制，對(duì)提升檔案管理人員的管理質(zhì)量有一定幫助[1]。第二，檔案信息化建設(shè)有利于拓寬相關(guān)管理工作的服務(wù)領(lǐng)域，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理人員來(lái)講，在相關(guān)管理工作中，可以利用更先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行資源的開(kāi)發(fā)，這可以直接拓寬其服務(wù)的方式和渠道，與傳統(tǒng)的管理模式相比，當(dāng)代檔案信息化建設(shè)可以為單位的發(fā)展創(chuàng)造更多的價(jià)值。第三，事業(yè)單位檔案信息將會(huì)變得更加安全，要知道，傳統(tǒng)的檔案管理模式基本上以紙質(zhì)存儲(chǔ)為主，這很容易造成信息的丟失問(wèn)題，對(duì)檔案信息的安全性沒(méi)有保障，但是在檔案信息化建設(shè)工作中，這些問(wèn)題將會(huì)迎刃而解，通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，檔案信息的儲(chǔ)存會(huì)變得更加安全。

2 當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，數(shù)字化發(fā)展滯后

事業(yè)單位要想做好其內(nèi)部的檔案信息化建設(shè)工作，就需要加強(qiáng)對(duì)其內(nèi)部基礎(chǔ)硬件設(shè)施的重視，不論是性能較好的電腦設(shè)備，還是局域網(wǎng)、服務(wù)器等，都要對(duì)其進(jìn)行完善，同時(shí)為了不斷促進(jìn)日常對(duì)檔案信息的維護(hù)工作，還需要專門開(kāi)發(fā)與其相關(guān)的軟件，可是從當(dāng)前事業(yè)單位的檔案信息管理工作中，相關(guān)部門似乎并沒(méi)有從根本上重視起有關(guān)問(wèn)題，加上其部門的預(yù)算本身就有限，很難滿足檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求，最終將會(huì)造成基礎(chǔ)設(shè)施不完善的后果。此外，單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程里是需要數(shù)字化技術(shù)做支撐的，只有這樣，才可以從根本上提升檔案管理工作的質(zhì)量，現(xiàn)階段來(lái)看，還是有相當(dāng)一部分事業(yè)單位在檔案的管理工作中沒(méi)有將數(shù)字化技術(shù)融入進(jìn)來(lái)，這會(huì)對(duì)檔案管理方式的革新產(chǎn)生一定的影響，在此基礎(chǔ)上，單位在數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中，也沒(méi)有將專業(yè)化的數(shù)字技術(shù)系統(tǒng)引入進(jìn)來(lái)，這對(duì)檔案信息化建設(shè)工作也會(huì)產(chǎn)生一些影響。

2.2 單位缺乏重視度，相關(guān)管理人員的素養(yǎng)不足

雖然多數(shù)事業(yè)單位都展開(kāi)了檔案信息化建設(shè)工作，但是實(shí)際上對(duì)其重視度嚴(yán)重不足，尤其是單位的管理人員，不僅不能夠從思想上認(rèn)識(shí)到有關(guān)工作的重要性，還會(huì)影響單位基層人員對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)，加上單位管理人員陳舊的管理理念，就更加阻礙了檔案信息化建設(shè)工作的順利展開(kāi)。與此同時(shí)，單位內(nèi)部的檔案管理人員不能夠重視起自身的工作，仍舊按部就班的利用傳統(tǒng)的方式來(lái)完成檔案管理工作，這對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)并無(wú)實(shí)際意義。最重要的是，相關(guān)檔案管理人員自身信息技術(shù)能力不足，所以在有關(guān)工作中也無(wú)法發(fā)揮自身的作用和價(jià)值，在其思想層面，也只是安于現(xiàn)狀，對(duì)工作缺乏激情，這種長(zhǎng)期不思進(jìn)取的狀態(tài)對(duì)其自身以及單位的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生一定的阻礙作用。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

3.1 樹(shù)立檔案信息化建設(shè)觀念

單位內(nèi)部的檔案管理人員可以說(shuō)是檔案管理工作的主要群體，只有從根本上引導(dǎo)其樹(shù)立正確的檔案信息化觀念才能夠提升相關(guān)工作的實(shí)效性。在此基礎(chǔ)上，還需要檔案管理人員能夠給掌握一定程度的信息技術(shù)，明確其工作目標(biāo)，創(chuàng)新工作模式，并且能夠減少思想問(wèn)題，轉(zhuǎn)變管理理念的同時(shí)，還要進(jìn)行服務(wù)渠道的拓展，以此來(lái)滿足社會(huì)的發(fā)展需求，這樣不僅能夠提升自身的工作效率和質(zhì)量，還可以促進(jìn)單位的進(jìn)一步發(fā)展。作為單位的管理人員，要學(xué)會(huì)定時(shí)的組織檔案管理部門人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，務(wù)求提升其專業(yè)知識(shí)水平和能力，這可以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)程，還可以為打造強(qiáng)有力的檔案管理人才隊(duì)伍奠定基礎(chǔ)。

3.2 對(duì)內(nèi)部的管理制度進(jìn)行完善

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程里，單位內(nèi)部的有關(guān)部門要為其制度完善的管理制度，這樣才可以使各人能夠各司其職，在進(jìn)行管理模式創(chuàng)新的同時(shí)，還可以使得數(shù)據(jù)信息和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更具安全性，當(dāng)然，相關(guān)管理制度的制定過(guò)程里要結(jié)合單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，明確責(zé)任制度的基礎(chǔ)上，還要對(duì)激勵(lì)制度進(jìn)行革新，這樣才能夠從根本上提升檔案啊管理人員的工作質(zhì)量。一方面來(lái)講，檔案管理流程要變得更加明確化，相關(guān)管理環(huán)節(jié)要不斷細(xì)化，管理人員要積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)，以此來(lái)推進(jìn)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程。另一方面，進(jìn)一步完善單位內(nèi)部的安全制度，為了避免更多安全問(wèn)題的出現(xiàn)，使得檔案數(shù)據(jù)信息保存的更加完整，要對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行加密處理和傳輸，同時(shí)，還要建立注明的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這對(duì)提高相關(guān)管理人員的工作質(zhì)量也非常有幫助。

3.3 加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入

事業(yè)單位要想盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就需要在有關(guān)工作中投入更多的人力物力乃至財(cái)力，加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，這樣才可以為檔案管理人員提供更好的工作環(huán)境，例如，要想擴(kuò)大室藏量，可以適當(dāng)增加庫(kù)房的面積，并且購(gòu)置一批檔案裝具，最重要的是能夠添置一批性能良好的計(jì)算機(jī)設(shè)備，將一些頗具價(jià)值的檔案信息儲(chǔ)存其中，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這有利于檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行的更加順利。同時(shí)，為了能夠拓展內(nèi)部檔案管理的服務(wù)工作，可以主動(dòng)向社會(huì)征集一些相對(duì)有價(jià)值的檔案信息，這樣才可以更好的服務(wù)于社會(huì)。

3.4 不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在某層面來(lái)講，單位內(nèi)部檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)其工作質(zhì)量的提升是有很大影響的，鑒于此，單位的管理人員要重視起相關(guān)工作，以促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，從而為單位的發(fā)展蓄力。這樣一來(lái)，自然對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，首先，選擇檔案管理人員時(shí)要注重其專業(yè)能力，畢竟檔案管理人員的主要職責(zé)不僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行存放，還需要在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行接收、整理甚至對(duì)其格式進(jìn)行修改，如果檔案管理人員不具備一定程度的信息技術(shù)水平，是很難完成這幾項(xiàng)工作的。其次，單位要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，時(shí)代在進(jìn)步，信息技術(shù)也處于不斷發(fā)展過(guò)程中，因此，檔案管理人員只有不斷的學(xué)習(xí)才能夠滿足社會(huì)的發(fā)展需求，從而不被社會(huì)以及單位所淘汰，通過(guò)培訓(xùn)課程，可以加強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備能力以及專業(yè)素養(yǎng)，最后，可以將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入進(jìn)來(lái)，這對(duì)相關(guān)管理人員能力的發(fā)揮有很大的促進(jìn)作用，除此之外，還可以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，使其用更飽滿的狀態(tài)迎接每天的新工作。

4 總結(jié)

總而言之，對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作本身就是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，在新時(shí)期背景下，要想不斷推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)工作，就需要結(jié)合單位的實(shí)際發(fā)展情況，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入的同時(shí)，對(duì)內(nèi)部的管理制度進(jìn)行完善，當(dāng)然，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是極為重要的，只有這樣，才可以為檔案管理工作以及事業(yè)單位的全面發(fā)展提供一定的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]劉爽.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2017（08）：143.