高職院校檔案信息化建設(shè)工作的思考

劉驊

摘 要：當(dāng)前高職院校改革不斷深入，職業(yè)教育越來越受到重視，這也使高職院校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模。在高職院校發(fā)展過程中，檔案作為核心資源，其對高職院校各項工作的有序開展具有極為重要的作用。為了能夠更好的發(fā)揮出高職院校檔案的重要作用，則需要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，打破檔案信息孤島現(xiàn)象，積極促進(jìn)檔案信息的共享利用。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案;信息化建設(shè);問題;優(yōu)化策略

在當(dāng)前我國教育現(xiàn)代化不斷推進(jìn)的新形勢下，高等職業(yè)教育取得了較快的發(fā)展，這也對高職院校管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理工作中，需要重視信息技術(shù)的引入，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的步伐，這不僅有利于檔案的高效利用，同時也有利于高職院校檔案服務(wù)水平的提升，為高職院校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

1 高職院校檔案信息化建設(shè)的重要意義

信息技術(shù)的發(fā)展對檔案管理工作帶來了較大的沖擊，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越無法滿足社會發(fā)展的需求，這也促使高職院校開始在檔案工作中引入信息化技術(shù)，并運(yùn)用高效的采集和檢索方法來提升檔案服務(wù)質(zhì)量。而且在大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的新形勢下，電子檔案的普及應(yīng)用及無紙化辦公的實現(xiàn)，高職院校也加快了自身信息化建設(shè)的步伐，檔案信息化建設(shè)作為高職院校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，通過強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，可以實現(xiàn)檔案管理的信息化和服務(wù)的智能化。而且檔案信息化建設(shè)也是高職院校信息化和現(xiàn)代化發(fā)展的具體行動。通過全面提高檔案信息化水平，不僅有利于實現(xiàn)檔案信息的高效利用，也能夠更好的使檔案信息服務(wù)于高職院校的發(fā)展和建設(shè)。特別是檔案信息化的實現(xiàn)，檔案存儲和利用過程中不易出現(xiàn)檔案原件遺失和損毀的情況，實現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上查閱，這無論是對于檔案利用效率還是檔案管理水平的提升都起到了極為重要的作用。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 檔案數(shù)字化相對滯后

檔案信息化建設(shè)工作的實施離不開檔案數(shù)字化這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但一直以來高職院校在檔案管理工作中缺乏對檔案數(shù)字化的重視，部分高職院校仍采用傳統(tǒng)的檔案工作模式，檔案數(shù)字化建設(shè)相對滯后，這不僅會對檔案管理工作帶來諸多的不便，同時也不利于檔案共享目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.2 檔案信息化管理制度缺失

目前由于檔案管理環(huán)境變化較大，在檔案信息化建設(shè)過程中需要以完善的管理制度作為保障，并在實際工作中不斷對制度加以改進(jìn)和完善，特別是要針對檔案存儲、權(quán)限控制及實時歸檔等方面要制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理措施。高職院校在實際發(fā)展過程中，對于教學(xué)和科研工作的開展給予了充分的重視，對于檔案工作較為忽視，而且在實際檔案信息化建設(shè)工作中沒有科學(xué)合理的制度作為指導(dǎo)，使檔案信息化建設(shè)工作的有序開展受到了較大的影響。

2.3 檔案信息化建設(shè)缺乏全局統(tǒng)籌與規(guī)劃

目前大部分高職院校檔案信息化建設(shè)時只考慮到自身的需求，整體工作缺乏全局統(tǒng)籌與規(guī)劃意識，這就容易在以后檔案信息資源利用過程中出現(xiàn)不兼容及數(shù)據(jù)無法交換等問題，不僅會影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，同時還會帶來物力、人力和財力的損失。

2.4 檔案信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)不到位

信息化環(huán)境下信息易出現(xiàn)丟失、被盜及篡改等問題，而且成熟的信息技術(shù)、完善的軟硬件設(shè)施也是保證檔案信息安全和可靠的重要保障。在當(dāng)前高職院校檔案信息利用過程中，對檔案信息保密不重視，這也導(dǎo)致涉密信息易出現(xiàn)泄露問題。特別是對于電子文件而言，數(shù)據(jù)易被更改和丟失，同時信息與載體之間能夠分離，這也導(dǎo)致電子檔案信息存在較多的安全隱患。而且在當(dāng)前電子檔案真實性、可靠性和安全性方面還沒有完善的法律依據(jù)來進(jìn)行鑒定，這也給檔案信息化建設(shè)帶來了一定的難度。

3 高職院校檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

3.1 強(qiáng)化重視度

檔案作為高職院校發(fā)展中的重要信息資源，其對于高職院校的發(fā)展具有極為重要的意義。因此在當(dāng)前高職院校發(fā)展過程中，管理層需要明確檔案對學(xué)校發(fā)展的重要性，加大投入力度來推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的步伐，將其作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要內(nèi)容，積極采取各種有效措施來提高檔案信息化水平，為檔案信息化建設(shè)工作的開展?fàn)幦「嗟馁Y源支持。

3.2 健全學(xué)校檔案管理制度

目前檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)還不完善，在完善檔案相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對于高職院校而言，在實際工作中需要建立健全檔案管理制度，并保證制度能夠得到有效的落實和執(zhí)行，以此來為檔案信息化建設(shè)提供必要的指導(dǎo)。在實際檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，還需要加大資源整合力度，不斷的豐富檔案資源，促進(jìn)檔案利用服務(wù)水平的提升，為檔案信息資源共享目標(biāo)的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。另外，高職院校還需要加大檔案宣傳力度，全面提高檔案開發(fā)利用的水平。

3.3 強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高職院校需要及時對服務(wù)器、防火墻和交換器等設(shè)備進(jìn)地更新，并加大資金投入，保證檔案信息化建設(shè)工作的有序開展。同時還要完善相關(guān)軟件設(shè)施的建設(shè)，積極建立檔案信息化軟件系統(tǒng)，全面提高檔案處理效率，并及時對系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級。另外，高職院校還需要在擴(kuò)大檔案管理范圍的基礎(chǔ)上，積極建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案信息資源共享平臺，全面提高檔案利用率。

3.4 建立完善的檔案信息資源庫

4在檔案信息化建設(shè)過程中，需要依托于先進(jìn)的技術(shù)手段將各種載體的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，并通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行存儲和管理，以此來推進(jìn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，促進(jìn)檔案信息資源共享目標(biāo)的實現(xiàn)。高職院校通過開發(fā)與自身適合的檔案信息庫，可以有效的提高檔案開發(fā)利用服務(wù)水平。另外，高職院校檔案信息化管理系統(tǒng)還需要與辦公平臺進(jìn)行有效銜接，不斷豐富檔案信息資源，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

3.5 確保檔案信息的安全

互聯(lián)網(wǎng)具有較強(qiáng)的開放性和共享性特點，這也使檔案信息安全受到較大的威脅，在檔案信息化開作開展過程中，檔案信息易發(fā)性丟失、失密及泄密等問題，并做好檔案數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)的安全檢測和保障工作。通過利用各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，以此來提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。另外，高職院校檔案網(wǎng)絡(luò)安全還要納入學(xué)校建設(shè)規(guī)劃中來，設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限和身份認(rèn)證，針對各類信息進(jìn)行安全分級，并依托于網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)漏洞及病毒攻擊問題，全面提高檔案信息的安全。

4 結(jié)束語

高職院校檔案信息化建設(shè)作為一項系統(tǒng)的工程，在實際開展過程中，需要認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并加大投入力度，實現(xiàn)檔案管理的信息化，全面提高高職院校檔案的利用率，使檔案能夠更好的服務(wù)于高職院校的發(fā)展和建設(shè)。

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