信息化條件下優(yōu)化勘察設(shè)計單位檔案管理的策略分析

張盼

摘 要：在檔案管理工作中，融入信息化元素，能有效地節(jié)約單位檔案管理成本，使得檔案管理更加的專業(yè)化和科學(xué)化，方便人員查閱檔案。在日常作業(yè)中，勘察設(shè)計單位檔案管理存在各種各樣的問題。文章主要分析了勘察設(shè)計單位檔案管理信息化的必要性，提出了信息化條件下優(yōu)化勘察設(shè)計單位檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：信息化條件;勘察設(shè)計單位;檔案管理;策略分析

1 引言

目前，我國科學(xué)信息技術(shù)取得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，當(dāng)前的社會環(huán)境正在發(fā)生變化。信息技術(shù)是現(xiàn)代社會度的重要資源，在勘察設(shè)計單位實施方案管理過程中，加大信息化技術(shù)的投入力度，將自動化辦公理念廣泛融入到檔案數(shù)字化管理過程中，解決勘察設(shè)計單位資料管理存在的問題。在現(xiàn)實工作中，由于受到檔案自身特點、信息技術(shù)等各類因素的影響，無法達(dá)到預(yù)期效果，文章主要圍繞信息化條件下優(yōu)化勘察設(shè)計單位檔案管理策略進(jìn)行分析，具有至關(guān)重要的現(xiàn)實意義，才能對檔案管理工作起到積極的推動作用[1]。

2 勘察設(shè)計單位檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

通常情況下，對于勘察設(shè)計單位來說，在進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)該使用現(xiàn)代化設(shè)備。然而，在日常作業(yè)中，勘察設(shè)計單位管理模式過于落后，滿足不了信息化的發(fā)展需求，無論是在管理體系，還是設(shè)備等方面都存在著各種各樣的缺陷，無法滿足迅速的社會發(fā)展需求。在信息化背景下，應(yīng)該做好勘察設(shè)計單位檔案管理工作，能夠在最大范圍內(nèi)提高勘察設(shè)計單位的經(jīng)濟(jì)效益，加大檔案人員資料信息的管控工作，強(qiáng)化整體管理工作。在檔案管理過程中推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，這對企業(yè)發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用，尤其是近幾年勘察設(shè)計機(jī)構(gòu)，無論是在技術(shù)投入，還是檔案管理過程中都有著較大的進(jìn)步。為了充分發(fā)揮資料信息應(yīng)有作用，推動企業(yè)信息化進(jìn)程，使得勘察設(shè)計機(jī)構(gòu)檔案管理更加科學(xué)化和信息化，做好各類資源的歸納總結(jié)分類工作，在提高整體工作效益的同時極大地縮短查找時間，全面提高企業(yè)的辦公效率。傳統(tǒng)的紙制檔案無法滿足新時代的發(fā)展進(jìn)程，不能夠幫助人員進(jìn)行檔案查詢工作，在進(jìn)行紙質(zhì)材料存放和存儲過程中，會無形中加大人員負(fù)擔(dān)，在進(jìn)行搬運(yùn)和存放過程中也會消耗不必要的人力和物力[2]。

3 信息化條件下優(yōu)化勘察設(shè)計單位檔案管理策略

目前，勘察設(shè)計單位在強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化建設(shè)過程中，應(yīng)該圍繞以下三個方面，提高人員專業(yè)化水平、落實科學(xué)的檔案管理方式、完善電子設(shè)備，全面提高勘察設(shè)計單位檔案管理。如圖1。

3.1 提高人員專業(yè)化水平

檔案管理工作主要是工作人員對現(xiàn)有的資源、物品等等進(jìn)行管理，做好分類和總結(jié)工作，全面提高人員的可參與性。勘察設(shè)計檔案管理不僅包括人事檔案，還包括各種各樣的技術(shù)資料、人事資料等等。大部分的檔案具有一定的綜合性，而且檔案來源較為廣泛，不僅包括電子檔案紙質(zhì)檔案，還包括相關(guān)的工作人員準(zhǔn)入體系。因此，在日常管理過程中，應(yīng)該選擇知識體系完善服務(wù)意識高的綜合性人才，定期的進(jìn)行組織培訓(xùn)活動，提高人員的信息化水平，優(yōu)化檔案管理工作[3]。

3.2 全面落實檔案管理方法

目前，在現(xiàn)代化檔案管理方式落實過程中，必須要保證管理體系具有較高的流暢性。這在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)該參照企業(yè)檔案信息建設(shè)化意見，以及檔案法的基礎(chǔ)需求，對相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行分析，落實到位。在機(jī)構(gòu)建設(shè)過程中，應(yīng)該建立完備的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任體系，將具體責(zé)任分配到個人。在確保檔案管理機(jī)構(gòu)日常工作順利開展的同時，借助先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，推進(jìn)信息化建設(shè)。目前，隨著我國科學(xué)信息技術(shù)快速發(fā)展，在檔案管理過程中，應(yīng)該做好檔案的維護(hù)工作。在檔案裝置上，應(yīng)該進(jìn)行防高溫、防潮濕、防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防霉菌的維護(hù)，做好電子材料、音頻資料等新型檔案資料的管理工作，全方位的實現(xiàn)檔案管理信息化。一般來說，檔案是勘察設(shè)計機(jī)構(gòu)最主要的資源，它也是企業(yè)提高自身實力的一種方式，在進(jìn)行檔案信息化管理過程中，可以借助信息化手段，強(qiáng)化檔案管理工作的質(zhì)量[4]。

3.3 完善電子設(shè)備

勘察設(shè)計單位檔案管理工作主要是為了滿足現(xiàn)有的建設(shè)和生產(chǎn)需求，也是工程建設(shè)生產(chǎn)活動的基礎(chǔ)。在進(jìn)行具體的工程建設(shè)過程中，應(yīng)該結(jié)合檔案管理的各項內(nèi)容，做好本部門資料信息的整理和收集工作，改變傳統(tǒng)檔案處于分散和無序狀態(tài)，能有效的緩解管理人員的工作負(fù)擔(dān)。在新時代背景下，應(yīng)該加大檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用，無論是檔案的數(shù)量內(nèi)容等等，都要以提高實際利用率為主。因此，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該完善電子設(shè)備，案室?guī)旆侩妱用芗?，自動恒溫恒濕監(jiān)測系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理的重要作用，加大日常設(shè)備的投入。首先，需要站在資金投入層面，加大檔案管理的維護(hù)工作，使得檔案管理方式的檔案管理工作更加完善，能有效地降低企業(yè)的檔案管理成本。其次，加大數(shù)字化管理設(shè)備的投入，還能優(yōu)化檔案管理成本，降低人力物力財力的投入，能有效的緩解人員負(fù)擔(dān)，可以將紙質(zhì)檔案有機(jī)地轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，做好信息資料的分類整合，搜集工作能夠及時的給人們提供所需要的信息。最后，需要進(jìn)行數(shù)字化檔案的管理工作，現(xiàn)在的社會瞬息萬變，無論是數(shù)據(jù)，還是文字，應(yīng)該建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化模型，做好檔案文獻(xiàn)、信息資源的分類整合工作，引入計算機(jī)信息系統(tǒng)，圖紙掃描數(shù)字化，實現(xiàn)紙質(zhì)與電子化管理的同時、做好數(shù)據(jù)信息的存儲，能有效地解決勘察設(shè)計單位空間存儲不足的問題[5]。因此，加大信息化管理模式，這是新時期社會發(fā)展的必然要求。在信息化時代的推動之下，信息傳遞方式發(fā)生各種各樣的變化，強(qiáng)化檔案信息管理工作，能夠全面提高資源的使用效率，進(jìn)而提高工作效益。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著勘察設(shè)計單位的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理滿足不了系統(tǒng)統(tǒng)計和整理的工作需求，無法實現(xiàn)檔案信息資料的快速查找。信息化時代在進(jìn)行勘查設(shè)計單位檔案管理過程中，應(yīng)該加大技術(shù)、設(shè)備、人才的投入，有效地克服檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中存在的問題，為企業(yè)發(fā)展注入源源不斷的活力。在進(jìn)行檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的同時，將單位檔案信息化的應(yīng)用落到實處，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的內(nèi)涵，為檔案數(shù)字化信息建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)

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[3]張志芳.淺談勘察設(shè)計單位檔案資料管理 實現(xiàn)電子化信息化的必要性[J].卷宗，2019，（3）：58-59.

[4]梁江華.淺談信息化背景下勘察設(shè)計單位如何做好檔案的管理工作[J].價值工程，2019，32（13）：154-155.

[5]趙杉.淺談水利勘察設(shè)計單位科技檔案的現(xiàn)代化管理[J].四川水利，2019，31（5）：71-73.