做好企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理工作的探討

李研

摘 要：技改項(xiàng)目檔案資料包括項(xiàng)目全過程所產(chǎn)生的資料文件，詳細(xì)記錄項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過程。隨著項(xiàng)目的不斷進(jìn)展，對(duì)資料文件進(jìn)行收集和整理。檔案管理工作在項(xiàng)目建設(shè)中屬于復(fù)雜工作，此次研究主要是探討分析企業(yè)技改項(xiàng)目的檔案管理工作，全面討論項(xiàng)目檔案管理所存在的問題，提出檔案管理的有效措施，全面維護(hù)項(xiàng)目的管理效果。

關(guān)鍵詞：企業(yè)技改項(xiàng)目;檔案管理;管理措施

企業(yè)技改項(xiàng)目全面記錄了技改項(xiàng)目的實(shí)施過程，屬于技改項(xiàng)目鑒定、執(zhí)行和質(zhì)量管理的重要依據(jù)，也屬于企業(yè)資產(chǎn)的憑證。按照項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的相關(guān)規(guī)定，各行業(yè)領(lǐng)域開始頒發(fā)管理規(guī)定，全面突出檔案管理在項(xiàng)目中的重要性。然而在實(shí)際工作中，檔案管理工作不會(huì)產(chǎn)生直接效益，所以極易忽略檔案管理的重要性。多數(shù)管理人員在項(xiàng)目竣工后才開始收集和補(bǔ)充檔案資料，采用此種收集方式將無法全面反映出項(xiàng)目建設(shè)情況，還會(huì)增加生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與設(shè)備維護(hù)難度。此次研究聯(lián)合筆者長(zhǎng)期建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，深入分析檔案管理工作，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性價(jià)值。

1 技改項(xiàng)目檔案管理

技術(shù)改造主要是企業(yè)采用先進(jìn)技術(shù)，改造和升級(jí)生產(chǎn)設(shè)備與配套設(shè)施，以此優(yōu)化調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，全面提升產(chǎn)品銷量。同時(shí)還可以改善勞動(dòng)條件，不斷增加經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，屬于綜合性固定資產(chǎn)投資活動(dòng)。在技改項(xiàng)目中，各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生資料文件，必須將資料文獻(xiàn)整理歸檔，并不斷加大管理力度。由于企業(yè)技改項(xiàng)目的建設(shè)周期比較長(zhǎng)，會(huì)涉及多個(gè)專業(yè)部門，不同環(huán)節(jié)的復(fù)雜度高，具備較強(qiáng)的專業(yè)性。這個(gè)項(xiàng)目檔案真實(shí)記錄了項(xiàng)目建設(shè)的全過程，可以為竣工驗(yàn)收提供參考依據(jù)。企業(yè)通過檔案驗(yàn)收可以完成竣工驗(yàn)收，有效支持后續(xù)運(yùn)行維護(hù)與管理。從上述分析可知，檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展影響比較大，必須將該項(xiàng)工作納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中。

2 企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理存在的問題

筆者為了深入分析技改項(xiàng)目檔案管理所存在的問題，聯(lián)合實(shí)際情況，制定檔案管理調(diào)查問卷，并將調(diào)查問卷發(fā)放給項(xiàng)目技改人員與管理人員。調(diào)查問卷主要包括管理人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)知、工作參與程度、檔案管理方式、管理制度、管理能力。同時(shí)調(diào)查企業(yè)員工的年齡層次、技術(shù)職稱、工作年限。

1）企業(yè)不注重檔案管理工作。按照相關(guān)調(diào)查結(jié)果可知，只有38%的企業(yè)設(shè)置專欄的檔案管理部門和檔案室，配備專業(yè)的檔案人員，制定合理有效的管理制度。58%的企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案室，多數(shù)檔案人員為兼職，人員流動(dòng)性比較大。多數(shù)是在項(xiàng)目竣工后臨時(shí)抽調(diào)人員參與到檔案管理工作中，大部分資料內(nèi)容都是現(xiàn)用現(xiàn)補(bǔ)，存儲(chǔ)價(jià)值與參考價(jià)值均比較低。盡管在后續(xù)補(bǔ)充文件資料可以滿足檔案驗(yàn)收需求，然而也增加了管理工作的難度。

2）項(xiàng)目參與度不足。按照調(diào)查結(jié)果顯示，95%的企業(yè)檔案管理部門所收集的內(nèi)容，都是由各部門提交的資料文件。3%檔案管理人員是由于項(xiàng)目執(zhí)行存在問題，需要由檔案管理部門進(jìn)行溝通。只有2%的檔案管理人員會(huì)參與到項(xiàng)目建設(shè)中，可以正確指導(dǎo)檔案管理所存在的問題。由于企業(yè)技術(shù)改造項(xiàng)目的建設(shè)時(shí)間比較長(zhǎng)，不同環(huán)節(jié)的專業(yè)性和復(fù)雜性比較高，因此會(huì)形成大量資料文件。部分項(xiàng)目的建設(shè)時(shí)間比較長(zhǎng)，人員流動(dòng)性大，若檔案管理部門沒有全面參與到一線工作中，將會(huì)對(duì)檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)造成影響，還會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目文件分類不清晰，影響資料文件的完整性。例如施工變更問題，必須及時(shí)簽發(fā)變更通知單，并且在施工圖紙上進(jìn)行標(biāo)注。如果沒有做好標(biāo)注，將會(huì)導(dǎo)致實(shí)際情況與圖紙不符。部分施工企業(yè)不了解檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將資料文件提交給建設(shè)單位時(shí)，會(huì)隨意將竣工章蓋在施工圖紙上，并將施工圖紙冒充為竣工圖紙，上述行為都會(huì)影響企業(yè)改擴(kuò)建活動(dòng)。

3）檔案管理方式過于單一。按照相關(guān)調(diào)查研究報(bào)告顯示，只有20%企業(yè)采用檔案管理軟件，注重檔案資料的信息化建設(shè)，不斷提升管理效率和質(zhì)量。通過此種方式可以簡(jiǎn)化管理步驟，全面提升工作效率，為管理人員提供決策依據(jù)。然而超過80%的企業(yè)采用紙質(zhì)檔案管理模式，不注重檔案管理的信息化建設(shè)，沒有引進(jìn)信息化設(shè)備與軟件。

4）缺乏完善的檔案管理制度。按照調(diào)查研究結(jié)果顯示，超過90%的企業(yè)制定檔案管理制度，由于制度缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，且沒有全面管理執(zhí)行過程，缺乏獎(jiǎng)懲制約機(jī)制。部分施工企業(yè)為了過度追趕工期，不注重項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量，從而降低資料歸檔效率。企業(yè)內(nèi)部技術(shù)人員為了方便自己工作，私自保存設(shè)備的原版說明書和線路圖。分散式存儲(chǔ)方法極易增加資料損失率和丟失率，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

5）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不一。施工企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平會(huì)直接影響檔案管理效果。按照調(diào)查結(jié)果顯示，超過95%的檔案管理人員沒有接受系統(tǒng)化培訓(xùn)教育，只是接受簡(jiǎn)單的崗前培訓(xùn)。檔案管理知識(shí)和管理系統(tǒng)比較差，不了解到資料的管理流程，從而無法對(duì)項(xiàng)目實(shí)施起到指導(dǎo)性作用。

3 企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理的有效對(duì)策

1）提高認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。施工單位必須加大管理力度，轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，注重收集和積累原始數(shù)據(jù)與基礎(chǔ)資料。施工企業(yè)還應(yīng)當(dāng)提前介入到項(xiàng)目檔案管理工作中，在立項(xiàng)初期按照國(guó)家與相關(guān)部門管理制度，制定合理有效的管理辦法，不斷優(yōu)化項(xiàng)目的管理體系，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理的同步發(fā)展，提升檔案管理工作的制度化水平。

2）注重各部門配合，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。項(xiàng)目建設(shè)不能依靠單一部門實(shí)現(xiàn)，施工企業(yè)內(nèi)部涉及項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、檔案管理和設(shè)備管理。不同部門都必須服務(wù)于項(xiàng)目建設(shè)，建立相互交叉的網(wǎng)絡(luò)體系。項(xiàng)目實(shí)施期間，不同職能部門都會(huì)產(chǎn)生文件資料，要求部門人員收集項(xiàng)目建設(shè)所產(chǎn)生的所有資料檔案，保證資料的完整歸檔。項(xiàng)目建設(shè)期間，需要由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工企業(yè)和監(jiān)理單位形成網(wǎng)絡(luò)體系，明確不同單位的檔案收集和整理職責(zé)，維護(hù)整個(gè)檔案工作的有序開展。此外，技改項(xiàng)目的檔案管理必須和項(xiàng)目實(shí)施同步開展，將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理程序與業(yè)務(wù)流程中，實(shí)現(xiàn)檔案資料的程序化管理。

3）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，注重專業(yè)化培訓(xùn)。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展支持下，不斷增加技改項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容，開始朝著多樣性和專業(yè)性方向發(fā)展。傳統(tǒng)管理思想和方法無法滿足檔案管理需求。通過分析檔案管理的基本性質(zhì)與作用可知，該項(xiàng)工作具備服務(wù)性與政治性特點(diǎn)。在開展檔案管理工作時(shí)，必須按照統(tǒng)一管理模式，全面維護(hù)檔案資料的完整性和安全性。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量造成直接影響，管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，注重知識(shí)學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提升項(xiàng)目檔案管理的完整性和高效性。管理人員必須掌握檔案管理的要點(diǎn)與內(nèi)容，才可以不斷鞏固專業(yè)知識(shí)，提升管理技能，滿足技改項(xiàng)目檔案管理要求。

4）注重檔案管理的信息化建設(shè)。在信息技術(shù)支持下，檔案信息化管理已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)。管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維模式，引進(jìn)檔案管理設(shè)備，同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限，這樣不僅可以簡(jiǎn)化借閱手續(xù)，提升工作效率，還能夠使員工隨時(shí)下載檔案資料，便于檔案資料的二次開發(fā)與利用。同時(shí)，建立檔案管理的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，對(duì)建設(shè)工程檔案管理的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行開發(fā)利用。通過信息化技術(shù)深度挖掘數(shù)據(jù)，以此凸顯出建設(shè)工程技改檔案管理功能。同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)隨時(shí)了解工程建設(shè)施工情況，通過檔案為工程管理提供參考依據(jù)，提升工程檔案的利用率。

4 結(jié)束語

綜上所述，技改項(xiàng)目檔案管理已經(jīng)成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要內(nèi)容，然而在具體管理中還存在較多問題。檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式和方法，注重建立和完善檔案管理制度，強(qiáng)化考核機(jī)制，全面約束管理人員的行為，從根本上提升技改項(xiàng)目的管理效率和質(zhì)量。

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