城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題分析

李曉

【摘要】城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作是檔案管理現(xiàn)代化的重要方式，是一種更科學、更高效的管理形式。實現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能保證相關(guān)檔案信息的完整性和規(guī)范性，而且還能及時對其進行更新，從而保證了檔案的動態(tài)性和準確性，對智慧城市建設(shè)而言具有十分重要的意義和價值。但目前，我國城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理仍存在不足?；诖?，本文提出解決的對策。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;管理工作;數(shù)字化建設(shè);問題;對策

隨著我國社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展以及科學技術(shù)的發(fā)展進步，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，智慧城市建設(shè)已經(jīng)悄然興起。在智慧城市建設(shè)背景下，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作開始普及，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作能在很大程度上提高城建檔案管理工作的效率，并為后續(xù)的建設(shè)工作提供數(shù)據(jù)支持，從而有力地推動智慧城市建設(shè)。

一、城建檔案簡述

所謂的城建檔案，泛指在城市建設(shè)規(guī)劃、建設(shè)與管理活動過程中所形成的具有一定保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄材料。這些材料全面記錄了該城市建設(shè)從最初的規(guī)劃到當前建設(shè)成果的全過程，具有極高的文獻價值，能為城市現(xiàn)代化發(fā)展的規(guī)劃決策提供重要的參考。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的意義

城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。這些歷史記錄十分繁多，且大多是紙質(zhì)材料，對其進行保管，不僅需要較為廣闊的空間，還需要耗費大量的人力物力和財力。因為紙質(zhì)檔案必須做好防潮、防水、防火以及防止蟲鼠嚙咬，一旦發(fā)生損毀現(xiàn)象，就會造成大量珍貴文獻資料的遺失，從而造成十分嚴重的危害和影響。在傳統(tǒng)的管理工作中，城建檔案館建設(shè)在不同的區(qū)域，使得人們在檢索查閱時出現(xiàn)較多的困難，而利用先進的信息技術(shù)對這些檔案資料進行數(shù)字化處理，則能夠有效改善傳統(tǒng)管理工作中存在的不足，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享，而且數(shù)字化檔案資料很少占用空間，也能節(jié)省大量的人力物力和財力，并充分發(fā)揮出檔案信息應(yīng)有的作用，從而為城市建設(shè)工作提供更大的支持。因此，加快城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作具有十分重要的意義。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

當前，要想將傳統(tǒng)紙質(zhì)的城建檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，其建設(shè)的主要內(nèi)容分為如下方面：

（一）加強基礎(chǔ)設(shè)施與應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要是指建設(shè)數(shù)字化的城建檔案網(wǎng)絡(luò)一級響應(yīng)的設(shè)備、儀器，在此基礎(chǔ)上，才能夠進行應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，如建設(shè)與之配套的軟件系統(tǒng)，并收集、整理各種各樣的城建檔案。

（二）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫并將文字檔案數(shù)字化。在完成基礎(chǔ)設(shè)施與應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，城建檔案管理工作者還必須構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，并將原有的各種城建檔案進行數(shù)字化處理，使其成為各種類型的電子文檔，然后統(tǒng)一納入數(shù)字化數(shù)據(jù)庫中進行分門別類的保管。

（三）制定完善的管理標準與管理規(guī)范。在完成城建檔案數(shù)字化工作以后，為了更好地收集、整理電子文檔，并做好數(shù)字化城建檔案的建檔、歸檔、存儲、查詢及借閱等活動，還必須制定完善的管理標準與管理規(guī)范，保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作有序進行。

四、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作存在的問題

（一）初期建設(shè)難度較大。當前，要想開展城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，初期建設(shè)的難度較大，因為在初期建設(shè)階段，不僅要進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，還要制定完善的規(guī)章制度，并全面收集、整理紙質(zhì)的檔案資料，將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的檔案文檔資料，然后做好錄入工作，在此基礎(chǔ)上，還要進行分類建檔，以保證后續(xù)查詢和借閱工作的順利進行。這些工作任務(wù)量較大，需要耗費大量的人力物力和財力，因此，存在的難度較大，一旦出現(xiàn)任何差錯，都會影響到后續(xù)工作的順利進行，也會影響到檔案資料的使用。

（二）管理信息易出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，會因為信息網(wǎng)絡(luò)存在著不穩(wěn)定性而造成部分檔案資料的遺失，從而導(dǎo)致管理信息出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，這樣就會影響到數(shù)字化管理工作的效率。而且，數(shù)字化電子文檔在管理的過程中，會因為計算機軟件和硬件設(shè)施的原因以及人為因素或信息網(wǎng)絡(luò)自身的問題，影響到電子文檔的穩(wěn)定性，極易造成檔案資料的缺失，特別是一些十分重要的城建檔案信息，一旦因為各種因素的影響造成遺失，都會影響到檔案資料的完整性，為后續(xù)的使用帶來不便。

（三）管理信息易遭受泄露。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)的歷史記錄，對后續(xù)的城市建設(shè)具有十分重要的指導(dǎo)作用，具有極高的保密性。但網(wǎng)絡(luò)管理極易出現(xiàn)漏洞，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)漏洞，就會造成珍貴資料的泄露，甚至被不法分子盜取或者篡改，這樣就會影響到城建檔案信息的安全性。因此，相關(guān)部門必須重視數(shù)字化城建檔案管理工作的安全性，重視城建檔案信息的安全管理工作，避免因網(wǎng)絡(luò)安全導(dǎo)致城建檔案信息的泄露和篡改。

五、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的解決對策

（一）系統(tǒng)規(guī)劃城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作。在進行城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的過程中，相關(guān)部門必須系統(tǒng)、科學、合理地規(guī)劃城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作流程和體系，以提高數(shù)字化建設(shè)的速度，更好地為智慧城市建設(shè)提供支撐。在實際操作中，相關(guān)部門的管理人員必須根據(jù)管理學原理，科學統(tǒng)計城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中各環(huán)節(jié)的內(nèi)容，并根據(jù)先后順序一一進行，同時組織合適的人力，花費一定的時間和財力對原有的紙質(zhì)檔案進行分類整理和電子文檔的制作，只有這樣，提前做好準備工作，并挑選具有強烈事業(yè)心和責任心的工作人員參與到城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作當中，才能全面、細致地對所有的紙質(zhì)檔案進行收集和整理，從而更好地進行規(guī)劃，抓住工作的重點，進而促使城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作有條不紊地進行。

（二）制定完善統(tǒng)一的建設(shè)標準。在進行城建檔案資料管理數(shù)字化建設(shè)時，相關(guān)部門還必須提前制定出完善、統(tǒng)一的建設(shè)標準，這樣才能保證城建檔案資料數(shù)字化建設(shè)工作順利進行。在指定建設(shè)標準的過程中，首先必須依據(jù)住建部頒布的相關(guān)條文準則，然后結(jié)合本地區(qū)城建檔案管理工作的實際情況，制定出統(tǒng)一的格式與標準，然后根據(jù)標準開展數(shù)字化建設(shè)工作，并保證嚴格按照建設(shè)標準來進行，避免存在隨意而為的現(xiàn)象，從而保證數(shù)字化城建檔案建設(shè)工作的合理性和規(guī)范化。在建設(shè)的過程中，地方政府還要積極發(fā)揮出宏觀調(diào)控的作用，加強指導(dǎo)，并加大政策和資金的扶持力度，在條件允許的情況下，對本地區(qū)不同城市之間的城建檔案進行有效整合，打造綜合利用數(shù)據(jù)平臺，適當增加查詢、在線閱覽、在線交流討論以及提建議或意見的功能，這樣能促進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)多樣化的發(fā)展，從而滿足不同階層使用群體多元化的使用需求，提高其使用的效率。

（三）提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)整體的安全性能。針對網(wǎng)絡(luò)安全性問題，為了提高城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的安全性能，保證計算機網(wǎng)絡(luò)整體的安全性，相關(guān)部門還必須重視網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)整體的安全性。為此，在建設(shè)的過程中，必須進行系統(tǒng)的規(guī)范，加強科技的投入，采用正規(guī)計算機研究部門研發(fā)的專業(yè)防火墻技術(shù)和編程軟件，同時對訪問者進行身份實名認證，并設(shè)定其使用的權(quán)限，以嚴格管理，避免因疏忽導(dǎo)致計算機網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)漏洞，影響到城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的安全性能。此外，還要強化外部接入管理，制定準入標準，嚴格控制外部群體對城建檔案信息的使用。最后要對網(wǎng)站維護人員進行嚴格的計算機技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的計算機信息素養(yǎng)和安全意識，重視維護城建檔案信息化管理體系整體的安全，從而促進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的安全性能。

六、結(jié)束語

綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作對于城市發(fā)展建設(shè)具有十分重要的作用和價值，其建設(shè)的過程是一個系統(tǒng)的、動態(tài)的過程，并非一蹴而就的，必須通過不斷摸索，逐漸完善。因此，相關(guān)城市在進行城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)時，必須系統(tǒng)規(guī)劃城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，制定完善統(tǒng)一的建設(shè)標準，并提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)整體的安全性能，只有這樣，才能保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作順利開展，為智慧城市建設(shè)提供支撐。

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