劉瑩
【摘要】在社會與科技不斷發(fā)展的背景下,我國經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)出了新常態(tài),推動了人才流動的增快,進(jìn)而對煙草企業(yè)人事檔案管理工作提出了更高的要求,主要表現(xiàn)在提高人事檔案管理思想認(rèn)識、優(yōu)化人事檔案管理模式以及完善人事檔案管理制度等方面,注重在人事檔案管理的過程中對現(xiàn)代技術(shù)予以革新,進(jìn)而促進(jìn)新時期煙草企業(yè)人事檔案管理水平的提高,全面發(fā)揮服務(wù)與保障作用。
【關(guān)鍵詞】煙草企業(yè);人事檔案;管理;問題
人事檔案和其它檔案之間存在一定的差異,我國在歷經(jīng)市場經(jīng)濟(jì)體制改革后,企業(yè)用人理念以及員工工作理念出現(xiàn)了極大的變化,人事流動更加頻繁,傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足新時期煙草企業(yè)對于人事檔案管理的相關(guān)需求。對此,煙草企業(yè)需要認(rèn)識到現(xiàn)階段人事檔案管理存在的各類問題,對管理方式予以積極優(yōu)化,確保能夠為人事管理提供更好的服務(wù),并為企業(yè)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
一、人事檔案管理概述
人事檔案管理工作是檔案管理的重要部分,人事檔案記錄個人業(yè)務(wù)能力以及經(jīng)歷,是立足于個人建立的文件資料。通常在人事、勞資以及組織部門在招聘、培養(yǎng)等相關(guān)工作中形成,反映個人學(xué)歷、社會關(guān)系、道德素養(yǎng)、特長優(yōu)勢、人才類型以及工作實績等信息。隨著社會的不斷發(fā)展,煙草企業(yè)內(nèi)部管理需求與內(nèi)容產(chǎn)生了極大的變化,人事檔案管理內(nèi)容也出現(xiàn)了許多的改變,對此需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化與創(chuàng)新。
二、企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)的主要問題
(一)檔案管理部門管理意識淡薄?,F(xiàn)階段,部分煙草企業(yè)關(guān)注生產(chǎn)與實際經(jīng)濟(jì)效益,忽略了人事檔案管理工作的作用,過分強(qiáng)調(diào)重視“管”及強(qiáng)調(diào)保密性,忽視了管理的目的是“用”,進(jìn)而將大量的資金與人力投入到具體的生產(chǎn)過程中去,導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱,建設(shè)投資與規(guī)范較少,在檔案管理部門實際生產(chǎn)過程中,部門形同虛設(shè),往往出現(xiàn)粗放管理。
(二)人事檔案管理制度欠完善?,F(xiàn)階段,部分煙草企業(yè)人事檔案管理制度并不完善,能夠進(jìn)行操作的相關(guān)制度和程序極少,體現(xiàn)在檔案收集、整理、歸檔以及查閱等環(huán)節(jié),使得檔案管理工作極易產(chǎn)生一些混亂的狀況,進(jìn)而引發(fā)檔案轉(zhuǎn)接脫節(jié)、資料遺失以及查找困難等相關(guān)問題。其次,檔案保密工作不嚴(yán)謹(jǐn),未嚴(yán)格遵守借閱、登記與保密要求,通過自身職務(wù)便利對個人檔案信息予以篡改,為他人提供晉升以及任用的便利。
(三)隊伍建設(shè)不足。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度與人事隊伍管理的穩(wěn)定性密切相關(guān)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展,煙草企業(yè)人事檔案管理工作人員需要不斷提高自己所具備的專業(yè)技能與素養(yǎng),部分煙草企業(yè)為了節(jié)約人力成本,部分工作人員身兼多職,但未經(jīng)歷系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn),導(dǎo)致人事檔案數(shù)據(jù)存在更新不及時、內(nèi)容不準(zhǔn)確等相關(guān)問題,阻礙了檔案管理工作的有序進(jìn)行。
三、解決新時期企業(yè)人事檔案管理問題的對策
(一)強(qiáng)化檔案管理意識。就煙草企業(yè)人事檔案管理工作而言,日常工作中應(yīng)確保相關(guān)工作人員具備良好的服務(wù)理念,保持其積極、向上、樂觀的工作態(tài)度,確保在日常管理工作的過程中全面整理與收集各類檔案資料。同時,對人事鑒別表予以收集時,需立足于具體事實開展各項工作,保證檔案質(zhì)量的可靠性、真實性。在時代持續(xù)發(fā)展的背景下,信息化逐漸演變成人事檔案管理的基本發(fā)展方向,對此相關(guān)工作者在工作中,需緊跟時代發(fā)展的潮流,不斷提升自身信息素養(yǎng),進(jìn)而推動人事檔案的信息化發(fā)展。并且,管理人員應(yīng)對各類信息化技術(shù)予以正確使用,促進(jìn)檔案資源運(yùn)營效率不斷提升,確保人事檔案的安全性以及保密性。
(二)完善人事檔案管理制度。要想提高人事檔案管理的工作效率,煙草企業(yè)需緊跟時代發(fā)展潮流,刪減與優(yōu)化和當(dāng)前形勢不符的管理制度,增強(qiáng)人事檔案管理制度的規(guī)范化以及科學(xué)化,實現(xiàn)對各類檔案的及時收集與歸檔,并給予檔案借閱更多的關(guān)注。煙草企業(yè)在人事檔案管理方面,人力資源部門需要和其它部門之間區(qū)分開來,確保檔案的安全性,同時對檔案內(nèi)容進(jìn)行及時更新與補(bǔ)充,保證檔案的真實性、可靠性以及完整性。對此,煙草企業(yè)需根據(jù)人事檔案管理工作的實際狀況,立足于和檔案管理相關(guān)的法律法規(guī),建立并完善檔案管理制度以及安全保密制度等,確保檔案管理人員在日常工作的過程中有章可循、有法可依,如此一來,方可解決煙草企業(yè)人事檔案管理完整性缺失、管理混亂以及檔案失真等相關(guān)問題。所以,想要真正提高檔案管理的效率,日常的檔案管理工作必須嚴(yán)格按照該項制度進(jìn)行執(zhí)行,保證制度的嚴(yán)肅性及權(quán)威性。
(三)改進(jìn)隊伍建設(shè)。在新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下,傳統(tǒng)思想觀念和煙草企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展脫節(jié),對此應(yīng)不斷增強(qiáng)工作人員所具備的專業(yè)素養(yǎng)與技能。作為人事檔案管理工作的中堅力量,工作人員和人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率之間存在著緊密的聯(lián)系。對此,需提高工作人員所具備的專業(yè)素質(zhì),增強(qiáng)人事檔案工作隊伍建設(shè)。在實際工作中,應(yīng)優(yōu)化人員招聘工作,對工作人員的個人能力以及專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行細(xì)致的篩選,積極引進(jìn)高素質(zhì)人才,并采取正確的方式配置人才和定期開展培訓(xùn)工作,緊跟時代發(fā)展的潮流。另外,煙草企業(yè)需督促人事檔案工作人員利用業(yè)余時間學(xué)習(xí)法律法規(guī)與時事政治,進(jìn)而促進(jìn)其政治素養(yǎng)的提升。
(四)提升信息化管理。現(xiàn)階段,我國正在發(fā)展信息化,煙草企業(yè)人事檔案管理需要將信息化建設(shè)作為主要發(fā)展方向,這主要是因為在開展人事檔案管理工作時,只有順應(yīng)時代發(fā)展的潮流,才能有效地滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提出的相關(guān)需求。對此,煙草企業(yè)在開展人事檔案管理工作的過程中,需積極推進(jìn)信息化進(jìn)程,保障工作人員在日常工作中可對信息技術(shù)予以正確、熟練的運(yùn)用,并確保財力、物力以及人力在分配方面的均勻性,并積極引進(jìn)各類先進(jìn)技術(shù)。例如,運(yùn)用掃描儀計算機(jī)等技術(shù),可以將人事檔案資料準(zhǔn)確迅速錄入計算機(jī)中,并通過信息技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù),如此一來,方可保證員工信息的真實性和可靠性,還能夠通過網(wǎng)絡(luò)化的方式對原始檔案予以管理,促進(jìn)人事檔案利用效率的提高,并滿足現(xiàn)代技術(shù)在發(fā)展方面的需求。需設(shè)置專業(yè)人員對引進(jìn)的先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行操作,定期培訓(xùn)工作人員的專業(yè)技術(shù),使其具有更高的專業(yè)素質(zhì),能夠熟練掌握先進(jìn)設(shè)備,確保相關(guān)工作高效完成。
四、結(jié)語
綜上所述,人事檔案屬于煙草企業(yè)檔案的主要構(gòu)成部分之一,在新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下,煙草企業(yè)在人員流動方面的速度不斷增快,使得人事檔案管理出現(xiàn)了許多問題,影響人事檔案管理工作效率的提高。對此,煙草企業(yè)在開展人事檔案管理工作的過程中,需立足于時代發(fā)展潮流,促進(jìn)檔案管理工作效率與質(zhì)量不斷提升,積極對工作經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié),促進(jìn)檔案管理工作效率的提高,提升服務(wù)水平。
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