企業(yè)智慧檔案館實施策略研究

蔣永芳

【摘要】智慧檔案館是應(yīng)用智慧管理技術(shù)的數(shù)字化、信息化、智能化的數(shù)字信息檔案館，是數(shù)字檔案館的發(fā)展和升級。本文從智慧檔案館收集、整理、存儲、利用四個方面系統(tǒng)闡述了企業(yè)智慧檔案館實施策略。

【關(guān)鍵詞】智慧檔案館;特點;實施措施

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》從大數(shù)據(jù)的視角，描述出2016-2020年檔案信息化建設(shè)的前景和發(fā)展路徑。電子政務(wù)建設(shè)極大推進和實現(xiàn)了電子檔案的形成、管理;檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)利用成為發(fā)展趨勢;云計算、大數(shù)據(jù)和移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給信息安全、隱私保護和數(shù)字記憶留存帶來挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案館建設(shè)已不能滿足檔案事業(yè)發(fā)展，需要檔案管理突破傳統(tǒng)管理思路的藩籬，拓寬管理思路，探索大數(shù)據(jù)時代檔案管理新思路、新方法，數(shù)字檔案館向智慧檔案館的轉(zhuǎn)型是大勢所趨。

一、智慧檔案館定義和特點

（一）定義。智慧檔案館是在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，以資源建設(shè)為主線，以服務(wù)利用為目的，以信息化技術(shù)為依托，通過優(yōu)化信息化管理平臺和提升信息技術(shù)，全面升級檔案管理水平。智慧型檔案館是以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上具備“智慧”的特征。智慧型檔案館是指在具備資源數(shù)字化、共享網(wǎng)絡(luò)化、管理自動化等特點的數(shù)字檔案館建設(shè)，以資源共享平臺為依托，應(yīng)用云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等信息技術(shù)工具，重點打造高效、智能、統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺和信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用最大化的新型檔案館模式。

（二）特點。一是檔案資源管理網(wǎng)絡(luò)化。檔案資源是智慧型數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)。通過運用信息化手段構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案資源的采集、整合，建立多元化的數(shù)據(jù)資源庫，檔案資源管理網(wǎng)絡(luò)接口，實現(xiàn)檔案互聯(lián)互通，豐富檔案資源建設(shè)，為開展檔案信息資源的開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。二是檔案實體管理智能化。檔案實體管理智能化即通過管理策略和技術(shù)手段，將檔案數(shù)據(jù)信息資源、檔案實體、檔案庫房、檔案管理聯(lián)系起來，通過檔案實體管理多系統(tǒng)集成開發(fā)，實現(xiàn)檔案管理員對檔案內(nèi)容、檔案實體、檔案庫房、檔案用戶的智能化管理。三是檔案開發(fā)利用智慧化。檔案開發(fā)利用智慧化指的是改變過去單一的檔案開發(fā)利用的方式，變被動為主動，創(chuàng)新檔案利用方式，強化智能編研成果，系統(tǒng)開發(fā)檔案檢索利用方式，將知識管理理念融入檔案開發(fā)利用過程中，提高檔案的利用服務(wù)效益。

二、企業(yè)智慧檔案館實施措施

（一）智慧檔案收集策略。數(shù)字資源建設(shè)是智慧檔案館的主體和基礎(chǔ)。從企業(yè)管理需求實際出發(fā)，以需求為導(dǎo)向，對智慧檔案館的資源建設(shè)主要從資源協(xié)同、電子檔案在線收集管理、數(shù)字化收集管理三個主要方面展開。一是協(xié)同資源管理。通過數(shù)字檔案在線接口實現(xiàn)與上級單位、研制供應(yīng)商、下級單位、利益相關(guān)方等相關(guān)單位檔案的在線接受移交、歸檔工作。定義協(xié)同規(guī)則，提供支持多種數(shù)字傳輸形式的在線進館接收接口，通過接口在線調(diào)用相關(guān)單位數(shù)字資源實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的協(xié)同管理，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，建立檔案協(xié)同數(shù)據(jù)模型，對檔案協(xié)同進館情況進行比對、分析問題，并進行統(tǒng)一管理。二是電子檔案在線收集管理。對前端業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進行歸檔接口開發(fā)和設(shè)置介入，實現(xiàn)在線收集歸檔文件，制定數(shù)據(jù)推送規(guī)則和系統(tǒng)接口規(guī)范，對于有效數(shù)據(jù)流實現(xiàn)定時導(dǎo)入和數(shù)據(jù)同步，由前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)實時歸檔至檔案管理系統(tǒng)。影響業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件有效歸檔的三個重要因素是接口規(guī)范、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口可擴展性。（1）接口規(guī)范。接口規(guī)范定義了業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的歸檔內(nèi)容、歸檔過程和實現(xiàn)的技術(shù)形式。考慮到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的復(fù)雜程度不同，接口平臺提供了兩種實現(xiàn)方式：一是“中間庫”，通過中間表的形式與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，二是“Web服務(wù)”模式，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接寫入檔案系統(tǒng)實現(xiàn)歸檔。（2）元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對各類檔案、相關(guān)電子文件及其行為過程進行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)描述，將不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，以及原生電子文件與數(shù)字化文件（文本、圖形、圖像）進行統(tǒng)一描述。（3）接口可擴展性。擴展性是系統(tǒng)持續(xù)發(fā)展的重要方面，無論是采用“中間庫”形式，還是“Web服務(wù)”模式，都要充分考慮企業(yè)信息化環(huán)境的持續(xù)發(fā)展，考慮為新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)接入功能。接口可擴展主要通過配置冗余接口、強化中間庫功能或技術(shù)優(yōu)化升級等方式實現(xiàn)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際情況結(jié)合多種形式，以保證系統(tǒng)接口的先進性、經(jīng)濟性和發(fā)展性。三是數(shù)字化收集管理。由于原生紙質(zhì)檔案的憑證作用，紙質(zhì)檔案無法被電子檔案完全代替，線下收集不可或缺的一種收集手段。數(shù)字化收集的對象是無法通過電子文件接口在線歸檔的原生紙質(zhì)文件，即帶有簽署或蓋章的具有法律憑證作用的有效正式文件，如合格證、法人授權(quán)委托書，合同、資質(zhì)文件等。通過對紙質(zhì)檔案的掃描、圖像處理及格式轉(zhuǎn)換，生成標(biāo)準(zhǔn)的電子原文，通過OCR識別的掃描文件還可以對原文進行全文檢索，在提供方便利用的同時保障檔案信息的安全性。

（二）智慧檔案整理策略。智慧檔案館要滿足傳統(tǒng)檔案整理的需要，持續(xù)深化數(shù)字檔案館建設(shè)成就，將智能化、智慧化的理念與傳統(tǒng)檔案管理操作相結(jié)合，運用信息化手段，實現(xiàn)檔案分類、整理、編目等傳統(tǒng)檔案管理需求，同時也要按照一定的流程以智能化的手段實現(xiàn)檔案鑒定、銷毀等具體操作流程。一是檔案整理編目管理。在數(shù)字檔案館整理編目功能的基礎(chǔ)上，持續(xù)優(yōu)化升級。一方面，在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上查漏補缺，將檔案編目手段智能化、電子化，提升檔案整編效率，減輕管理負擔(dān)，降低管理成本;另一方面，將二維碼與電子標(biāo)簽技術(shù)進行融合，實現(xiàn)電子和紙質(zhì)檔案管理的一體化，建立同一件歸檔文件不同載體或是同一歸檔文件不同組成部分之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，提高檔案管理水平。二是檔案鑒定管理。通過優(yōu)化信息化平臺，支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作，根據(jù)保管期限、歸檔時間、密級等屬性自動列出到期檔案;支持按檔案保管期限表對各門類檔案保管期限進行自動判定;對電子文件的“四性”進行自動檢測;支持對三維模型基于BOM的完整性檢查;支持原文校驗和元數(shù)據(jù)校驗，切實解決在企業(yè)日常管理中存在的具體問題。

（三）智慧檔案保管策略。檔案數(shù)據(jù)安全是檔案管理的重中之重。智慧檔案館對于檔案保管提出新要求：一方面，按照運用現(xiàn)代化高科技手段，建設(shè)智能檔案庫房，實現(xiàn)檔案實體管理智能化;另一方面，強化完善檔案數(shù)字資源的安全保障體系，確保系統(tǒng)安全以及信息和數(shù)據(jù)的安全。一是檔案實體管理。開展智能檔案庫房建設(shè)，實現(xiàn)檔案存儲智能化、檔案安全智能化、檔案控制智能化。采用基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的設(shè)計方案，整合檔案庫房資源，利用智能技術(shù)將檔案館的建筑實體、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、消毒凈化系統(tǒng)、紅外報警系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等模塊功能統(tǒng)籌集成，實現(xiàn)檔案安全保護“九防”要求，推進檔案管理現(xiàn)代化;采用RFID射頻技術(shù)等管理實體檔案，能自動識別實體檔案進出庫房的狀態(tài)，實現(xiàn)智能盤點，對檔案實體進行精細化、信息化、規(guī)范性管控。二是檔案存儲安全管理。建立檔案資源的安全保障體系，采用多種形式的檔案安全保障策略，確保檔案系統(tǒng)安全以及信息和數(shù)據(jù)的安全。一方面，保證電子文件存儲安全，電子文件使用于依賴信息化軟硬件環(huán)境，對電子文件的管理運行環(huán)境必須具備可繼承性和版本兼容性，在技術(shù)設(shè)備更新時，及時進行軟硬件環(huán)境檢測，保證歷史電子檔案可用性和可追溯性;另一方面，對檔案數(shù)字資源實行成熟、完備、安全的數(shù)據(jù)備份機制，建立統(tǒng)一的容災(zāi)備份保障體系，運用在線、離線多種備份方式，開展異質(zhì)備份存儲，同時結(jié)合檔案異地備份管理，切實有效保障檔案資源安全。

（四）智慧檔案利用策略。智慧檔案館的最終目的是實現(xiàn)檔案利用過程的數(shù)字化、知識化、智慧化，通過智慧化的檢索方式，實現(xiàn)利用過程便捷性、準(zhǔn)確性;通過智慧共享服務(wù)機制，主動分析并感知用戶的需求，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。一是共建共享平臺。建立基于統(tǒng)一的、覆蓋全面的檔案資源的共建共享服務(wù)平臺。檔案資源共建共享平臺面向產(chǎn)品全生命周期，構(gòu)建以產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為組織方式的構(gòu)型管理要求，建成連接上級單位、研制供應(yīng)商、下級單位、利益相關(guān)方等相關(guān)單位檔案資源具備數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換統(tǒng)一接口的共建共享平臺數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在各檔案系統(tǒng)建立信任關(guān)系，借助權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)加密存儲、加密傳輸、同步等手段，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互跨域應(yīng)用，實現(xiàn)訪問權(quán)限審批、電子文檔跨域借閱和移交，打通各域之間的壁壘和屏障，從而保證文件歸檔質(zhì)量和傳遞效率，從源頭上控制文件歸檔成套性和動態(tài)有效性。二是檢索利用服務(wù)。進一步拓展檔案檢索利用效率，根據(jù)檔案信息自身的邏輯、語言特點，構(gòu)建不同種類的檔案檢索方式，如智能檢索、全文檢索、高級檢索、分類檢索等方式，對數(shù)據(jù)化檔案資源進行數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)篩選、聚類分類等處置，通過強大的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和知識管理技術(shù)，提高用戶利用檔案的查全率、查準(zhǔn)率，滿足用戶檔案利用需求。三是智慧共享服務(wù)。向檔案信息用戶提供知識化、智慧化的檔案信息利用服務(wù)，通過強大的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和知識管理技術(shù)，提高用戶利用檔案的查全率、查準(zhǔn)率。運用檔案管理平臺實現(xiàn)知識分類標(biāo)引，根據(jù)專業(yè)領(lǐng)域分類、內(nèi)部業(yè)務(wù)體系、項目維度、產(chǎn)品維度、知識種類、文檔類型、崗位體系、部門結(jié)構(gòu)等不同的維度對產(chǎn)品檔案資源自動分類和打標(biāo)簽;實現(xiàn)智能推送，可根據(jù)用戶的興趣來搜索、過濾信息，自動跟蹤用戶的使用傾向，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發(fā)掘有價值的信息;實現(xiàn)知識地圖，系統(tǒng)通過人機結(jié)合的方式構(gòu)建各種知識地圖，并按業(yè)務(wù)、產(chǎn)品、部門及工作崗位進行組織和導(dǎo)航，用戶可以很方便地找到自己關(guān)注的知識。

三、總結(jié)

智慧檔案館是檔案館建設(shè)的方向和目標(biāo)，是一個系統(tǒng)工程。在建設(shè)過程中需要領(lǐng)導(dǎo)重視、資金支持和人才隊伍建設(shè)。在新的形勢下，檔案管理人員根據(jù)單位的實際情況和現(xiàn)實需求，循序漸進、穩(wěn)步推進智慧檔案館建設(shè)各項任務(wù)。

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