企業(yè)檔案管理工作中存在的問題與思考

丁小蘭

【摘要】企業(yè)檔案產(chǎn)生于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營時的各種歷史記錄，存在于國家檔案信息數(shù)據(jù)庫之中，在企業(yè)生產(chǎn)運作時起到了重要的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)生存的至關重要的知識寶庫，在企業(yè)生產(chǎn)管理中發(fā)揮了不可或缺的作用，因此，企業(yè)對檔案的管理必須毫不懈怠，要有嚴格的管理流程和接轉(zhuǎn)流程。本文針對企業(yè)檔案管理工作中產(chǎn)生的問題進行以下分析。

【關鍵詞】企業(yè)檔案管理;企業(yè)管理問題;思考

在企業(yè)成立之初檔案便已經(jīng)產(chǎn)生，它見證了企業(yè)從開始成立到發(fā)展壯大的每一個部分，貫穿于企業(yè)的歷史，為企業(yè)的建設和企業(yè)的每一個決策提供了重要的依據(jù)，也是企業(yè)建設不可或缺的一部分，然而在許多企業(yè)，檔案管理存在不同程度的問題，這些問題在企業(yè)的管理上產(chǎn)生了一些消極的影響。本文對企業(yè)的檔案管理實際工作中產(chǎn)生的問題進行探討，提出了一些解決措施來應對這些實際工作中的問題。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

檔案在企業(yè)的發(fā)展中占有至關重要的地位，記錄了企業(yè)的生產(chǎn)管理、人才引進與流出、生產(chǎn)資源的調(diào)度、各種科技中的信息、各種生產(chǎn)中的知識。因此檔案的重要性不言而喻，關系到企業(yè)能否正常發(fā)展，能否在社會主義市場經(jīng)濟的管理下生存。努力做好檔案管理工作有助于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和符合社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展要求。

二、企業(yè)檔案管理工作中的主要問題

（一）一些企業(yè)對檔案的管理工作認識不到位，沒有認識到檔案管理工作的重要性。在檔案管理中配套資源不充足，對檔案管理缺失主動性，對檔案管理工作缺乏創(chuàng)造性，相應的管理人員能力不足?；A設施在檔案管理工作中準備不夠充分，各種軟件硬件系統(tǒng)不到位，管理經(jīng)費準備不夠，不能得到保證，檔案的信息資源開發(fā)不夠，由此造成檔案的利用減少，不能從戰(zhàn)略角度從檔案中得到相應的信息，嚴重影響了企業(yè)檔案管理工作的開展。

（二）企業(yè)檔案管理力量不充足。在大部分企業(yè)，檔案管理人員身兼數(shù)職，并且企業(yè)檔案管理職位變動次數(shù)比較多，沒有形成檔案管理的專門人才，更有甚者，沒有設立檔案管理專門的部門，這非常不利于檔案管理。許多檔案管理人員沒有專業(yè)能力，在檔案管理上沒有專業(yè)的知識儲備，對檔案的管理要求了解不夠，對檔案的收集整理歸檔裝訂等步驟了解不夠，不能夠充分勝任檔案管理工作，有可能會導致部分檔案沒有收集到或者有部分檔案收集不全面的行為，造成企業(yè)檔案資源的缺失和浪費。

（三）檔案的管理質(zhì)量較低。在企業(yè)檔案管理中，檔案的管理內(nèi)容存在缺失，由于檔案管理人員沒有接受過相應的管理培訓，導致一部分檔案管理人員只知道將檔案立檔歸檔，不能深刻了解檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管日期等更深層次。長期保管的檔案內(nèi)容了解不充分，對這些檔案無法充分利用。檔案管理人員的管理觀念無法與時俱進，對檔案收集、整理、編目、檢索查閱等還是采用舊方法，檔案管理工作效率低下。檔案收集時多為被動收集，檔案之中所含信息比較缺少，檔案的載體單一，這些情況導致不能多角度、全方位地反映企業(yè)的發(fā)展歷程。檔案編研內(nèi)容比較單調(diào)，大多為一次性編纂。只看到和追求檔案的數(shù)量，很少提高檔案管理的質(zhì)量，不利于檔案管理的效率和發(fā)揮檔案在企業(yè)管理上的重要作用，也給檔案管理工作帶來負面影響，不利用企業(yè)的生存和發(fā)展。

（四）檔案信息化建設落后。大部分企業(yè)檔案管理方式采用人工方式，而信息化建設比較落后。采用人工方式不僅效率低下，而且在人工處理的過程中還有可能造成人為原因的錯誤。導致在信息化蓬勃發(fā)展的時代，許多企業(yè)不能夠充分利用信息化帶來的好處，由此導致檔案整理手段更新速度變慢，使得檔案管理無法滿足信息化社會發(fā)展的需要。

（五）管理與服務存在脫節(jié)。首先，企業(yè)檔案的門類比較單一，一些企業(yè)側(cè)重或只注重文書檔案，而不注重對業(yè)務資料的收集，不利于企業(yè)檔案系統(tǒng)的系統(tǒng)性和完整性。其次，對檔案的保護不夠充分，造成少量檔案流失。最后，企業(yè)對檔案只考慮到了保管問題而忽略了檔案的利用問題。一些企業(yè)收集完檔案之后，常常只是保存而不愿再翻開檔案，忽視了檔案在企業(yè)發(fā)展之中的作用。這不利于企業(yè)戰(zhàn)略性的發(fā)展，也不利于企業(yè)服務的進行，造成了大量的資源浪費。

三、對企業(yè)檔案管理工作的對策

（一）加強對檔案管理工作的認識，加強企業(yè)在檔案管理工作上的責任感。大力宣傳檔案工作的重要性，讓管理人員和企業(yè)員工都能認識到檔案管理的寶貴。真正重視檔案管理工作，將檔案管理工作提高到企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，讓企業(yè)能夠得到重視。加強檔案管理的資金投入力度，提高檔案管理工作的建設。

（二）完善檔案管理制度，加強企業(yè)檔案管理規(guī)范，讓檔案管理具有充分性和科學性，要形成企業(yè)檔案管理特定的管理模式。企業(yè)還要聯(lián)系實際，提高檔案管理工作的標準，利用檔案管理的先進理念、先進原則和先進管理方式將其融入檔案管理工作之中，將檔案管理落實到檔案的質(zhì)量和應用之中。

（三）規(guī)范檔案管理工作，科學立檔，提高檔案的質(zhì)量，提高檔案收集工作的標準。制定、完善、健全檔案的收集制度，在分類檔案、歸檔范圍、保管期限等方面嚴格遵循檔案管理標準。提高檔案整理工作標準，嚴格遵循標準進行檔案整理工作，做到組卷合格，檔案內(nèi)的文件整理有序、標題簡明。規(guī)范檔案管理工作，嚴格分類檔案的門類，進行統(tǒng)一管理，利于檔案的保存和使用。

（四）創(chuàng)新檔案服務機制，使檔案服務貼近企業(yè)需求?？茖W管理檔案的內(nèi)容，在提高檔案質(zhì)量的基礎上，要有目的、有重點、有選擇性地對檔案的文獻資源進行不斷優(yōu)化，讓檔案管理能夠系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，能夠準確及時高效地為企業(yè)的發(fā)展提供服務。不斷提高檔案管理服務的創(chuàng)新意識，促進現(xiàn)代化建設，為經(jīng)濟建設提供幫助。

（五）加強檔案管理隊伍建設，充分配備相應的管理人才。在經(jīng)濟社會不斷發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理人才也必須做到與時俱進，必須具備檔案管理的綜合素質(zhì)，這就要求檔案管理人才知識化、年輕化、專業(yè)化。不僅需要檔案管理者成熟穩(wěn)重，也要求檔案管理者能夠與時俱進，開拓創(chuàng)新。企業(yè)要擁有一定的檔案管理人才儲備，增加檔案管理人員的資金投入，以面對檔案管理人員的流轉(zhuǎn)。

（六）要加快企業(yè)的信息化建設。利用當今時代大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，將檔案信息建立起數(shù)據(jù)庫，將檔案進行信息化處理，推動企業(yè)檔案管理和企業(yè)信息化建設同步進行。要充分利用好現(xiàn)代化發(fā)展的成果，利用信息技術和網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化，實現(xiàn)資源共享，進一步提高檔案管理的現(xiàn)代化建設。同時在企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設時，要注意保護隱私，實現(xiàn)檔案的信息化和法制化同時并舉。

（七）企業(yè)要多做好檔案管理的安全防護工作。要按照國家的相關法律法規(guī)進行檔案管理。在檔案安全管理工作中，要提高資金投入，注意人為影響如信息的盜取和自然危害，注意防潮、防火、防有害生物的毀損等。對于特殊檔案如各種商業(yè)機密文件等，要進行特殊防護，必要情況下，進行獨立的防護措施。同時還要對企業(yè)知識產(chǎn)權進行法律備案等。

四、總結(jié)

在當今不斷發(fā)展的社會中，檔案管理工作必須做到不斷完善，與時俱進。積極探索新的管理理念和管理方式，加大對檔案管理工作的投入。在做好檔案管理工作的前提下，還要將檔案管理和企業(yè)發(fā)展聯(lián)系起來，讓檔案在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其作用，推進檔案管理工作的有效性和先進性實施，為社會發(fā)展作出新貢獻。

【參考文獻】

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