基于黨校文書檔案管理的演變及優(yōu)化措施

劉雨竺

【摘要】黨校檔案管理工作受到社會(huì)的廣泛關(guān)注?；邳h校檔案管理的更高要求，過去傳統(tǒng)的檔案管理模式必然不能達(dá)到要求，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和智能化必將讓黨校檔案管理迎來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文基于黨校文書檔案管理的演變進(jìn)行分析，深入研究演變過程中出現(xiàn)的問題并尋找解決措施，為黨校檔案管理提供新的思路和幫助。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;管理演變;解決對(duì)策

文書檔案有著種類繁雜、聯(lián)系性強(qiáng)的特點(diǎn)，一般文書檔案中包含行政類、業(yè)務(wù)類、教學(xué)類以及黨群類。因此想要達(dá)到高效率、高質(zhì)量的檔案管理，必須詳細(xì)把控每一個(gè)環(huán)節(jié)，做到檔案管理工作的有條不紊。

一、黨校文書檔案管理演變及其問題

（一）信息化管理水平低。就目前現(xiàn)狀來看，黨校文書檔案工作已經(jīng)在信息化管理道路上前進(jìn)，但前進(jìn)的步伐還不夠，暴露出的問題比較多。實(shí)際情況中，信息化管理水平較低，大多數(shù)黨校目前的管理還是傳統(tǒng)模式下應(yīng)用新的技術(shù)，但是對(duì)于新技術(shù)下產(chǎn)生的電子檔案的管理比較混亂，自動(dòng)化水平低。此外，信息化管理中，過去的紙質(zhì)資料會(huì)隨著時(shí)間出現(xiàn)損壞，這些檔案資料都必須進(jìn)行電子備份。電子檔案和文書檔案的存放應(yīng)該統(tǒng)一分類，但實(shí)際情況中，都籠統(tǒng)進(jìn)行收存。

（二）缺少資金投入。受傳統(tǒng)的檔案管理理念影響，認(rèn)為文書檔案只需要保管好就行，且不能為黨校帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以很多檔案管理人員自身都沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，缺少關(guān)注度和資金投入。帶來的直接影響是檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備不完善，制度不完善以及檔案自身的價(jià)值不能實(shí)現(xiàn)。管理人員對(duì)檔案的管理基本是對(duì)于文件的保存和整理，未能充分發(fā)揮黨校檔案價(jià)值，對(duì)檔案工作正常進(jìn)行也形成制約。

（三）工作不協(xié)調(diào)。在早期的黨校檔案管理工作中，文秘工作與檔案管理工作是交叉的，甚至部分黨校將兩者重疊后混為一談，最終的結(jié)果就是檔案管理工作雜亂無章，在黨校的檔案管理中必須要與各個(gè)部門進(jìn)行配合，保持緊密的聯(lián)系，但實(shí)際情況是大部分部門沒有在意對(duì)檔案工作的配合，影響了資料的完整性和檔案管理工作的效率。

（四）歸檔材料缺少系統(tǒng)性備案。從黨校檔案工作的發(fā)展過程來看，黨校的檔案管理在其系統(tǒng)性上存在很大的缺陷，一方面是檔案管理人員專業(yè)度不夠，對(duì)檔案信息只要求完整，目的是為了通過部門每年檢查，并不注重檔案文件本身的價(jià)值和重要性。另外一方面，黨校對(duì)于高價(jià)值教學(xué)及科研檔案重視度不夠，關(guān)注的重點(diǎn)在于政策性的紅頭文件，從而忽視其他高價(jià)值的檔案。但是目前對(duì)于日常科研和教學(xué)的內(nèi)容要求逐漸提高的情況下，教學(xué)和科研檔案暴露出不夠豐富的問題，這就是檔案材料缺少系統(tǒng)性的歸檔所導(dǎo)致的現(xiàn)象。甚至因?yàn)槿耸铝鲃?dòng)，導(dǎo)致檔案材料流失。

（五）缺少專業(yè)的管理人才。檔案管理發(fā)展過程中，很多管理人員屬于半路出家，之前并沒有接觸過檔案管理工作，只是在負(fù)責(zé)檔案管理工作之后才進(jìn)行了解，在傳統(tǒng)模式下也許可以滿足管理檔案的基本需求，但就目前而言，互聯(lián)網(wǎng)信息及智能化管理的模式下，管理人員對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)原理、操作流程和管理水平都顯得不足以勝任，所以專業(yè)的人才需求也是文書檔案管理的最大需求。

二、黨校文書檔案管理的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。有較高的檔案管理意識(shí)是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，所以必須要提高檔案管理人員的檔案工作意識(shí)。要提高檔案工作意識(shí)離不開所在黨校工作人員的支持，具體來講，要分三方面進(jìn)行：第一，在黨校的會(huì)議上，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)行多次強(qiáng)調(diào)，保證全體黨校員工意識(shí)到檔案管理的作用和意義。第二，進(jìn)行多種方式的文書檔案管理宣傳，條幅、視頻播放、自媒體平臺(tái)等等都可以使用。第三，開發(fā)檔案的利用價(jià)值，保證檔案對(duì)黨校教學(xué)任務(wù)和科學(xué)研究等方面做出實(shí)際的貢獻(xiàn)。其次要進(jìn)行檔案管理工作的摸底，領(lǐng)導(dǎo)定時(shí)進(jìn)行檢查，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督;聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)和講解;設(shè)立固定的活動(dòng)和固定日期對(duì)檔案管理人員或者全員參與檔案管理知識(shí)的競賽。

（二）依規(guī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。管理制度是保障管理順暢和高效的必備條件，所以完善的檔案管理制度，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，是落實(shí)檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。但是針對(duì)不同地區(qū)黨校的不同情況，都需要從實(shí)際出發(fā)進(jìn)行制度的制定和完善。就具體細(xì)節(jié)而言，例如：由相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一的采購和發(fā)放存檔光盤，光盤格式以及電子文檔的要求都必須統(tǒng)一，盡量采用國家標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作過程中要遵循取檔、記錄、存管制度，確保能進(jìn)項(xiàng)有序的檔案管理，專門專用，井井有條。其中對(duì)于價(jià)值比較高的檔案資料要進(jìn)行紙質(zhì)資料和電子檔案的雙重備份，并做好保存工作。另外，我國對(duì)于文書管理人員有著相應(yīng)的規(guī)定，確定了工作的具體細(xì)則和要求，文書工作人員必須統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化條件開展工作。

（三）加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用。以傳統(tǒng)黨校檔案信息系統(tǒng)來講，資金投入不足導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)備簡陋或者功能不全，針對(duì)此方面必須進(jìn)行相應(yīng)的措施，最好的解決辦法就是加大資金的投入，把老化和存在缺陷的設(shè)備更新?lián)Q代，例如：擴(kuò)大電子檔案存儲(chǔ)空間，增加存收類型的劃分，豐富檔案資源。新時(shí)代的檔案管理中，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫是必要條件之一，要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的技術(shù)條件，為檔案管理提供便利。黨校檔案管理工作的目的在于服務(wù)黨校工作，具體而言，就是服務(wù)黨校的教育教學(xué)任務(wù)和科學(xué)研究，不過需要注意的是黨校檔案有其特殊性，能不能與外界信息實(shí)現(xiàn)信息共享（例如，與高校圖書館管理系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)）或依靠檔案資源產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益還有待商榷，但加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用是沒有問題的，依靠信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和智能化。

（四）培養(yǎng)專業(yè)人才。專業(yè)人才的缺失貫穿整個(gè)檔案管理演變的過程，文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率是由其管理人員決定的，所以這也是檔案管理效率和質(zhì)量無法保證的原因。基于這個(gè)問題，在實(shí)際情況中我們可以采取以下幾個(gè)方面解決：第一，聘請(qǐng)社會(huì)上專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)的檔案管理人員對(duì)黨校現(xiàn)在的管理系統(tǒng)進(jìn)行梳理，并對(duì)黨校目前的管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)。第二，要進(jìn)行專項(xiàng)人才的招聘，與大學(xué)相關(guān)專業(yè)進(jìn)行合作，吸納檔案管理人才。第三，依靠對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)崗位，對(duì)外進(jìn)行社會(huì)招聘來解決專業(yè)人才的問題，當(dāng)然，這些是相對(duì)應(yīng)急的辦法，要從根本上解決這個(gè)問題，檔案管理人才的培養(yǎng)才是解決這個(gè)問題的關(guān)鍵，一方面是培訓(xùn)目前檔案管理人員，讓他們更具有專業(yè)性;一方面是對(duì)于專業(yè)人才的培養(yǎng)。

三、結(jié)論

綜上所述，黨校文書檔案在演變過程中所暴露出來的問題都有其原因，要想解決這些問題，就必須根據(jù)黨校所在地的具體情況而言，不能一概而論，在解決檔案管理的問題時(shí)，要思考如何發(fā)揮黨校文書檔案的價(jià)值，目前的檔案管理已經(jīng)走過了簡單的資料信息保管之后束之高閣的時(shí)代，新時(shí)代的檔案管理要更加注重文書檔案信息本身帶來的價(jià)值，收存的目的也從保管轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)于黨校的教學(xué)教育任務(wù)和科學(xué)研究，當(dāng)然黨校檔案文書具有其特殊性和專用性，如果拋開保密檔案，進(jìn)行資源共享來服務(wù)社會(huì)或者進(jìn)行一定的經(jīng)濟(jì)收益，那必定為文書檔案工作提供更大的優(yōu)勢(shì)。本文對(duì)文書檔案工作進(jìn)行了深入的研究分析，但具體的措施并不一定適用于所有的黨校檔案管理，還是要根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況進(jìn)行文書檔案的管理工作，希望本文的解決措施能為各地區(qū)黨校文書檔案的管理工作帶來思路和幫助。

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